9 Estratégias Comprovadas para Reduzir Reclamações de Spam por E-mail

Vamos encarar os fatos: se você envia e-mails, provavelmente se preocupa com reclamações de spam. E deveria! Mesmo o e-mail mais bem-intencionado pode acabar na pasta de spam se você não for cuidadoso.

Como alguém que trabalha com marketing por e-mail para várias marcas, posso dizer que manter essa pontuação de reclamações de spam baixa é uma batalha constante. Quando você está trabalhando com listas de milhares de pessoas, é difícil manter todos felizes.

Mas se você não trabalhar para reduzir as reclamações de spam, sua reputação de remetente pode ser seriamente afetada. Isso, por sua vez, fará com que suas taxas de entrega despencem, então até mesmo seus e-mails cuidadosamente elaborados e cheios de informações valiosas acabarão indo direto para a pasta de spam. Eu já passei por isso e não é um bom lugar para se estar, confie em mim!

Embora nem sempre seja possível eliminar completamente as reclamações de spam, certamente há algumas medidas que você pode tomar para mantê-las no mínimo. Seja você um profissional experiente em marketing por e-mail ou apenas começando, estas dicas o ajudarão a criar e-mails que chegam às caixas de entrada, não às pastas de spam.

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Qual é a sua taxa de reclamações de spam?

Sua taxa de reclamações de spam é uma métrica crucial no marketing por e-mail. Ela representa a porcentagem de seus e-mails que os destinatários marcam como spam.

Provedores de Serviços de Internet usam essa taxa para determinar a qualidade de suas práticas de e-mail. Por exemplo, se sua taxa de spam for de 0,1%, isso significa que para cada 1.000 e-mails enviados, você recebeu uma reclamação de spam.

Qual é uma boa taxa de reclamações de spam?

O Google e outros provedores de e-mail aconselham os remetentes de e-mail a mirar em uma taxa de reclamações de spam de no máximo 0,1% e nunca mais que 0,3%.

Na verdade, se você atingir esse limite de 0,3% mais de algumas vezes, pode descobrir que provedores como Google e Yahoo bloqueiam seus e-mails completamente.

No entanto, você certamente não está sozinho se sua taxa de spam for muito maior do que isso. As taxas médias de spam variam por setor, mas um estudo recente da Techradar descobriu que a taxa média de reclamações de spam no espaço B2B excedeu 2%.

Você pode verificar e reduzir sua taxa de reclamações de spam revisando suas análises de e-mail em sua plataforma de marketing por e-mail e usando ferramentas de monitoramento de terceiros como o Google Postmaster Tools.

A Importância de Manter as Reclamações de Spam Baixas

Uma alta taxa de reclamações de spam pode levar a várias consequências negativas:

• Reputação de remetente diminuída
• Entregabilidade de e-mail reduzida
• Taxas de abertura e cliques mais baixas
• Potencial bloqueio por ISPs

Você deve monitorar sua taxa de reclamações de spam como parte de sua estratégia geral de marketing por e-mail. Ao manter essa taxa baixa, você pode proteger sua reputação de remetente e garantir que suas mensagens cheguem aos destinatários pretendidos.

Se sua taxa de reclamações de spam for maior do que você gostaria, nem tudo está perdido. Continue lendo para descobrir como minimizar as reclamações de spam e manter sua taxa dentro dos limites aceitáveis.

Estratégias Comprovadas para Reduzir Reclamações de Spam por E-mail

Eu já passei por isso. Mais de uma vez, enfrentei a realidade de uma taxa de reclamações de spam 10 vezes maior do que deveria ser.

Mas aqui está a boa notícia: com alguma otimização focada e honestidade brutal sobre os e-mails que eu estava enviando, consegui reduzir esse número e mantê-lo consistentemente baixo.

As estratégias que estou prestes a compartilhar não são apenas teoria — eu as testei na prática e posso dizer com confiança que elas funcionam. Mas os benefícios vão além de apenas reduzir as reclamações de spam. Essas táticas também levaram a:

• Taxas de abertura aumentadas
• Mais cliques
• Vendas maiores
• E o mais importante (na minha opinião), ótimo feedback dos destinatários

Afinal, manter seu público feliz não deveria ser seu objetivo principal?

Agora, vamos aos detalhes de como reduzir as reclamações de spam de e-mail.

1. Implemente o Double Opt-In

O duplo opt-in é o segurança da sua lista de e-mails, garantindo que apenas os assinantes mais interessados entrem. Veja o processo: após alguém se inscrever, ela recebe um e-mail de confirmação e deve clicar em um link para finalizar sua assinatura.

Por que se preocupar? É simples: qualidade acima de quantidade. O duplo opt-in verifica a propriedade do e-mail, elimina endereços falsos ou digitados incorretamente e confirma o interesse genuíno em seu conteúdo.

Além disso, está alinhado com os requisitos do remetente do Google, que afirmam a necessidade de “obter consentimento explícito dos destinatários antes de enviar e-mails de marketing”. O duplo opt-in garante que você esteja cumprindo essa exigência crucial.

Sim, você pode ver uma pequena queda no número de assinantes inicialmente. Mas a troca é uma lista mais engajada que tem menos probabilidade de marcar seus e-mails como spam.

A implementação disso geralmente é simples – a maioria das plataformas de e-mail oferece isso como uma configuração simples. Se você estiver usando uma solução personalizada, precisará criar um e-mail de confirmação e uma página de destino.

Lembre-se, este e-mail de confirmação é sua primeira impressão. Mantenha-o simples, claro e faça com que o link de confirmação se destaque.

Ao usar o duplo opt-in, você não está apenas reduzindo as reclamações de spam – você está construindo uma lista de assinantes que realmente desejam receber seus e-mails (em vez daqueles que se inscrevem por acidente ou apenas para obter seu lead magnet). E essa é a base do marketing por e-mail eficaz.

2. Mantenha uma Lista de E-mails Limpa

Sem manutenção regular, sua lista de e-mails pode ficar sobrecarregada com assinantes inativos, e-mails inválidos e possíveis armadilhas de spam. Uma lista limpa é crucial para reduzir as reclamações de spam e melhorar o desempenho geral de seus e-mails.

Para limpar sua lista, você deve remover regularmente assinantes inativos, e-mails devolvidos e endereços inválidos.

Comece identificando assinantes que não abriram ou clicaram em seus e-mails nos últimos 6 a 12 meses. Considere realizar uma campanha de reengajamento para esses usuários. Se eles ainda não responderem, é hora de deixá-los ir. Muitos provedores de serviços de e-mail oferecem ferramentas para ajudá-lo a identificar e remover esses assinantes inativos automaticamente.

Não se esqueça dos hard bounces – estes são e-mails que não puderam ser entregues por motivos permanentes, como endereços inexistentes. Se sua plataforma de e-mail não remover automaticamente esses endereços de e-mail de sua lista, certifique-se de removê-los manualmente para manter uma boa reputação de remetente.

Você também deve desconfiar de picos repentinos nas taxas de inscrição, especialmente de provedores de e-mail gratuitos. Estes podem ser bots de spam ou cadastros falsos. A implementação de CAPTCHAs em seus formulários de inscrição pode ajudar a prevenir isso.

2. Segmente seu público

Segmentar seu público significa dividir sua lista de e-mails com base em critérios específicos. Isso pode incluir informações demográficas como idade ou localização, dados comportamentais como compras anteriores ou engajamento com e-mails, ou até mesmo fatores como interesses ou valores.

Ao enviar conteúdo mais direcionado e relevante para esses segmentos, você tem mais chances de engajar seus assinantes e menos chances de irritá-los com mensagens irrelevantes.

Essa relevância é fundamental para reduzir as reclamações de spam. Afinal, as pessoas têm muito menos probabilidade de marcar um e-mail como spam se ele contiver informações que elas realmente desejam.

Agora, serei honesto com você. Quando se trata dos e-mails que envio, sei que poderia fazer muito melhor com a segmentação. É uma ferramenta poderosa, mas vem com uma troca: eficácia versus esforço. Embora a segmentação possa impulsionar significativamente o desempenho do seu e-mail, ela também exige tempo e recursos adicionais.

Você precisará encontrar o equilíbrio certo para o seu negócio, pesando os benefícios potenciais contra o trabalho extra envolvido. Comece pequeno, talvez com apenas um ou dois segmentos, e expanda gradualmente à medida que você vê os resultados. O segredo é encontrar uma estratégia de segmentação que lhe proporcione um bom retorno sobre o investimento sem sobrecarregar sua equipe ou seu orçamento.

A maioria das plataformas de e-mail marketing oferece ferramentas de segmentação integradas. Use-as a seu favor. Elas geralmente permitem que você crie segmentos dinâmicos que se atualizam automaticamente com base no comportamento do assinante.

Lembre-se, o objetivo da segmentação não é apenas enviar conteúdo diferente para grupos diferentes. É sobre criar experiências mais personalizadas e valiosas para seus assinantes. Quando você entrega consistentemente conteúdo relevante, verá taxas de engajamento mais altas, menos cancelamentos de inscrição e, sim, menos reclamações de spam.

3. Personalize o conteúdo do e-mail

Todos nós já recebemos aqueles e-mails que começam com "Prezado Cliente Valioso". Como eles fizeram você se sentir? Provavelmente não muito valorizado, certo? É aí que entra a personalização.

Enquanto a segmentação é sobre agrupar seu público, a personalização é sobre fazer com que cada assinante individual se sinta como se o e-mail tivesse sido criado apenas para ele. É a diferença entre "Ei, entusiastas de corrida!" e "Ei Sarah, pronta para sua maratona no próximo mês?"

Comece com o básico. Use os nomes dos seus assinantes na linha de assunto ou na saudação. Mas não pare por aí. Você pode alterar seções inteiras do seu e-mail com base nos dados individuais do assinante. Por exemplo, você pode mostrar diferentes recomendações de produtos com base em compras anteriores ou histórico de navegação.

Um colega meu recebeu um e-mail referenciando sua comida favorita na linha de assunto (algo que ele havia mencionado brincando em seu perfil do LinkedIn). Embora eu não recomendasse necessariamente espionar seus destinatários no LinkedIn para hiper-personalizar seus e-mails, é um ótimo exemplo de como a personalização pode fazer suas mensagens se destacarem na caixa de entrada.

Lembre-se, a personalização não serve apenas para aumentar as taxas de abertura ou cliques (embora também faça isso). Trata-se de construir relacionamentos com seus assinantes. Quando as pessoas sentem que você entende suas necessidades, elas são mais propensas a aguardar seus e-mails em vez de marcá-los como indesejados.

4. A frequência ideal de e-mail para reduzir reclamações de spam

Encontrar a frequência de e-mail certa é crucial. Envie com muita frequência e você corre o risco de irritar seus assinantes, levando a mais cancelamentos e reclamações de spam. Envie com pouca frequência e você pode ver o engajamento cair, pois as pessoas esquecem que se inscreveram na sua lista em primeiro lugar.

Então, como encontrar esse ponto ideal? Aqui estão algumas abordagens:

• Pergunte aos seus assinantes: Sim, é simples assim. Inclua opções de frequência no seu formulário de inscrição ou envie uma pesquisa de preferências para sua lista. Por exemplo, estou atualmente no processo de configurar uma opção mensal de "resumo" para assinantes que não querem receber um e-mail toda semana.
• Teste e monitore: Tente diferentes frequências de envio com pequenos segmentos da sua lista e acompanhe o impacto nas taxas de abertura, cliques e cancelamentos.
• Observe sinais de fadiga: Se você vir as taxas de abertura caindo ou os cancelamentos aumentando, pode ser hora de diminuir a frequência.
• Considere seu conteúdo: Se você está lutando para criar conteúdo valioso para cada e-mail, isso é um sinal de que você pode estar enviando com muita frequência.
• Leve em conta seu setor e público: Um boletim informativo diário pode funcionar para um site de notícias, mas provavelmente seria excessivo para uma empresa de software B2B.

Por último, considere implementar uma opção de "desinscrição parcial". Isso permite que os assinantes reduzam a frequência de e-mails ou pausem os e-mails sem se desinscrever completamente. Fazemos isso todos os anos durante o período da Black Friday, quando enviamos muitos e-mails promocionais sobre as vendas que estamos realizando. É uma ótima maneira de reter assinantes que, de outra forma, poderiam pular fora.

Lembre-se, é melhor enviar um e-mail incrível por mês do que quatro e-mails semanais medíocres que não agregam valor à vida dos seus assinantes.

5. Use linhas de assunto claras e honestas

Sua linha de assunto é a primeira coisa que seus assinantes veem e, muitas vezes, o fator decisivo para que eles abram seu e-mail ou não. Mas não se trata apenas de fazê-los clicar – trata-se também de definir as expectativas corretas.

Vamos ser sinceros: todos nós já fomos tentados a usar aquela linha de assunto super atraente e ligeiramente enganosa para aumentar nossas taxas de abertura. Eu sei que já fui.

E aqui está o ponto: não há nada de errado com uma linha de assunto que desperta a curiosidade. Na verdade, eu ainda uso linhas de assunto intrigantes para chamar a atenção. A chave é encontrar um equilíbrio entre ser chamativo e ser honesto.

A diferença está em evitar clickbait e não fazer promessas que você não pode cumprir. Lembre-se, seu objetivo é atrair aberturas de assinantes interessados, não enganar as pessoas para que abram e-mails que elas não querem. Quando suas linhas de assunto cumprem consistentemente sua promessa, você constrói confiança. E a confiança é sua melhor defesa contra reclamações de spam.

6. Facilite o cancelamento da inscrição

Eu sei o que você está pensando: “Por que diabos eu facilitaria a saída das pessoas da minha lista?” A ideia de perder assinantes pode ser assustadora. Mas aqui está a verdade contraintuitiva: facilitar o cancelamento da inscrição é uma das melhores maneiras de reduzir as reclamações de spam.

Pense nisso. Quando alguém quer parar de receber seus e-mails, encontrará um jeito. Se o cancelamento da inscrição for um incômodo, adivinhe o que eles farão em vez disso? Sim, eles apertarão o botão de spam.

Coloque seu link de cancelamento de inscrição onde seja fácil de encontrar. O rodapé é o padrão, mas você também pode considerar adicioná-lo ao corpo do seu e-mail.

Você também deve realmente usar um cabeçalho list-unsubscribe (até porque o Google e o Yahoo agora exigem que os remetentes de e-mail em massa usem um).

O cabeçalho list-unsubscribe é um trecho de código no seu e-mail que permite que os clientes de e-mail forneçam uma opção de cancelamento de inscrição diretamente em sua interface. Você provavelmente já viu isso como um botão "Cancelar inscrição" na parte superior dos e-mails no Gmail ou Outlook.

Isso é incrivelmente conveniente para os assinantes e pode reduzir significativamente as reclamações de spam. A maioria das plataformas de marketing por e-mail agora adiciona isso por padrão, mas confira nosso guia para adicionar cabeçalhos list-unsubscribe aos seus e-mails do WordPress para obter mais orientações.

Seu processo de cancelamento de inscrição também deve ser "um clique", o que significa que não é necessário login nem marcar caixas para lhe dar feedback. Se você quiser solicitar esse feedback, pode fazê-lo depois de confirmar o cancelamento da inscrição.

7. Autentique seus e-mails (SPF, DKIM, DMARC)

A autenticação de e-mail ajuda a garantir que os e-mails que afirmam ser seus sejam realmente seus. Isso não apenas protege sua marca, mas também reduz significativamente as chances de seus e-mails serem marcados como spam.

Existem três protocolos principais de autenticação que você precisa configurar: SPF, DKIM e DMARC. Vamos detalhá-los:

• SPF (Sender Policy Framework): Isso informa aos servidores de recebimento quais endereços IP têm permissão para enviar e-mails em nome do seu domínio. Se um e-mail vier de um IP que não está na lista, ele poderá ser rejeitado ou marcado como spam.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): O DKIM adiciona uma assinatura digital aos seus e-mails que verifica se eles não foram adulterados durante o trânsito. Isso gera confiança com os servidores de recebimento.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Isso informa aos servidores de recebimento o que fazer com e-mails que falham nas verificações SPF ou DKIM. Ele também pode enviar relatórios sobre e-mails que usam seu domínio, ajudando você a identificar abusos potenciais.

Também devo observar que a autenticação SPF e DKIM agora é obrigatória para quaisquer e-mails que você enviar para usuários do Gmail. Se o seu domínio não estiver autenticado para enviar e-mails, suas mensagens serão devolvidas.

Se você estiver usando o WP Mail SMTP, poderá verificar facilmente se seu e-mail está autenticado enviando um e-mail de teste.

Não está totalmente autenticado? Não se preocupe, preparamos um guia para iniciantes sobre autenticação de e-mail para guiá-lo no processo de configuração de tudo.

8. Monitore sua reputação de remetente

Pense na sua reputação de remetente como seu score de crédito de marketing por e-mail. Assim como um bom score de crédito pode lhe render melhores condições de empréstimo, uma boa reputação de remetente pode fazer com que seus e-mails cheguem à caixa de entrada em vez da pasta de spam. E assim como seu score de crédito, é algo que você precisa monitorar e manter constantemente.

Sua reputação de remetente é essencialmente como os provedores de caixa de correio veem os e-mails vindos do seu endereço IP e domínio. É afetada por fatores como:

• Reclamações de spam
• Rejeições
• Taxas de engajamento (aberturas, cliques)
• Atingir armadilhas de spam
• Volume e consistência do seu envio

Então, como você monitora sua reputação de remetente? Ferramentas de monitoramento de reputação como SenderScore e Google Postmaster Tools são um bom ponto de partida. Você também pode usar sites como MXToolbox, que podem dizer se seu IP foi colocado em uma lista negra.

Além de monitorar seus scores de reputação com esses serviços de terceiros, fique de olho em suas métricas de engajamento. Baixas taxas de abertura ou altas taxas de rejeição podem indicar problemas de reputação.

Se você notar que sua reputação está caindo, não entre em pânico. Comece limpando sua lista, reduzindo o volume de envio e focando em seus assinantes mais engajados. Aumente gradualmente à medida que sua reputação melhora.

9. Eduque seus assinantes sobre seus e-mails

Vamos concluir com uma estratégia que muitas vezes é negligenciada, mas incrivelmente poderosa: educar seus assinantes sobre seus e-mails. Definir expectativas claras desde o início pode fazer uma grande diferença na forma como seus e-mails são recebidos.

Por exemplo, quando você se inscreve no WP Mail SMTP, você primeiro recebe nossa série de e-mails de boas-vindas. Isso o orienta por todos os recursos do plugin e fornece dicas e estratégias úteis para melhorar a entregabilidade de seus e-mails do WordPress.

Enviar e-mails imediatamente sem pelo menos um rápido e-mail de boas-vindas pode ser bastante chocante. Alguns assinantes podem não saber quem você é ou por que você está enviando e-mails para eles, o que é uma receita garantida para uma alta taxa de reclamações de spam.

Use um nome "De" consistente para que os assinantes reconheçam instantaneamente seus e-mails e lembre-os quando e por que eles se inscreveram. Um simples "Você está recebendo este e-mail porque se inscreveu em X" pode evitar confusão e reclamações de spam.

Você também pode querer fornecer instruções sobre como adicionar seu endereço de e-mail à lista de remetentes confiáveis. Isso pode ajudar a garantir que seus e-mails não sejam capturados por filtros de spam.

Lembre-se, um assinante educado tem menos probabilidade de marcar seus e-mails como spam. Eles sabem o que esperar, entendem o valor que estão recebendo e são mais propensos a se engajar positivamente com seu conteúdo.

E é isso! Lembre-se, uma estratégia de e-mail bem elaborada não se trata de enviar mais e-mails, mas sim de enviar e-mails que seus assinantes realmente desejam receber. Por exemplo, você pode precisar enviar e-mails quando um comprador abandona o carrinho.

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Em seguida, Faça Seus E-mails Parecerem Fantásticos

O design do e-mail também pode contribuir muito para que seus e-mails pareçam mais profissionais e incentive as pessoas a lê-los. Isso, por sua vez, pode ajudar a manter baixas as reclamações de spam. Confira nossos exemplos de design de e-mail e melhores práticas para obter algumas dicas que o ajudarão a criar e-mails atraentes que manterão os leitores engajados.

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