Kosten Sie Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit Ihre gemeinnützige Organisation Spenden?

Über 16 % der E-Mails von gemeinnützigen Organisationen erreichen die Posteingänge von Spendern nie. Wie viel kostet das Ihre Organisation?

Viele gemeinnützige Organisationen entscheiden sich für WordPress, da es eine erschwingliche Möglichkeit ist, eine professionelle Website zu erstellen. Aber das ist, was die meisten nicht erkennen: Wenn Sie sich auf die Standard-E-Mail-Einrichtung von WordPress verlassen, werden Ihre wichtigsten Nachrichten möglicherweise nicht bei Ihren Unterstützern ankommen.

Für gemeinnützige Organisationen ist E-Mail alles. So treten Sie mit Spendern in Kontakt und kündigen Kampagnen an, und so bedanken Sie sich bei Menschen für ihre Beiträge. Wenn diese Nachrichten nicht durchkommen, kann das für Ihre Sache sehr schädlich sein.

Aber die meisten Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit von WordPress sind einfach zu beheben. Sie benötigen kein riesiges Tech-Budget oder ein Team von Entwicklern.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen genau, was bei E-Mails von gemeinnützigen Organisationen schief läuft. Wir berechnen, wie viel es Sie kosten könnte. Dann gebe ich Ihnen einfache Schritte zur Verbesserung der Zustellbarkeit, damit Ihre wichtigen Nachrichten Ihre Unterstützer tatsächlich erreichen.

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Was ist E-Mail-Zustellbarkeit und warum sollten gemeinnützige Organisationen sich darum kümmern?

E-Mail-Zustellbarkeit bedeutet sicherzustellen, dass Ihre E-Mails tatsächlich im Posteingang landen und nicht im Spam-Ordner oder komplett blockiert werden.

Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation leiten, gehen wahrscheinlich etwa 16 % Ihrer E-Mails irgendwo zwischen Ihrer Website und den Posteingängen Ihrer Unterstützer verloren. Das entspricht jährlich rund 92,8 Millionen US-Dollar an verlorenen Fundraising-Möglichkeiten für alle gemeinnützigen Organisationen.

Dies betrifft alle Arten von wichtigen E-Mails. Ihre dringenden Spendenaufrufe werden möglicherweise nie gesehen. Spendenquittungen könnten verschwinden. Dankes-E-Mails, die helfen, Beziehungen zu Spendern aufzubauen, landen im Spam-Ordner.

Selbst Einladungen zu Veranstaltungen und E-Mails zur Koordination von Freiwilligen können blockiert werden. Jede verpasste E-Mail ist eine verpasste Gelegenheit, jemanden zu erreichen, dem Ihre Sache bereits am Herzen liegt.

Warum haben gemeinnützige Organisationen Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit?

Die meisten gemeinnützigen Organisationen arbeiten mit knappen Budgets und begrenztem technischen Support. Sie haben möglicherweise keine dedizierte IT-Person oder die Ressourcen, um E-Mail-Marketing-Spezialisten zu beauftragen.

Dies führt zu einigen häufigen Problemen. Viele gemeinnützige Organisationen bleiben bei einfachen E-Mail-Tools oder verlassen sich auf die Standard-E-Mail-Einrichtung ihres Hosting-Anbieters. Diese Lösungen mögen zunächst in Ordnung erscheinen, aber ihnen fehlt oft die richtige Authentifizierung.

Ohne korrekt eingerichtete Authentifizierungsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC vertrauen E-Mail-Anbieter Ihren Nachrichten nicht. Ihre Absenderreputation kann im Laufe der Zeit beschädigt werden, insbesondere wenn Sie Ihre E-Mail-Listen nicht regelmäßig bereinigen.

WordPress-Benutzer gehen oft davon aus, dass die E-Mail-Einrichtung ihres Hostings für wichtige Nachrichten gut genug ist. Leider werden E-Mail-Systeme von Shared-Hosting-Anbietern häufig von Spamfiltern markiert, da andere Websites auf demselben Server möglicherweise problematische E-Mails versenden.

Wie hilft WP Mail SMTP gemeinnützigen Organisationen?

WP Mail SMTP behebt ganz einfach die häufigsten Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit auf WordPress-Websites.

Das Plugin kümmert sich automatisch um die E-Mail-Authentifizierung. Sobald Sie es mit einem zuverlässigen E-Mail-Dienst wie Gmail, Outlook oder einem dedizierten Anbieter wie SendLayer verbinden, richtet es die richtigen Protokolle ein, um zu überprüfen, ob Ihre E-Mails legitim sind.

Mit der Pro-Version des Plugins erhalten Sie außerdem detaillierte Fehlerprotokolle, wenn E-Mails nicht gesendet werden können, damit Sie Probleme schnell erkennen und beheben können; Benachrichtigungen über fehlgeschlagene E-Mails, damit Sie sofort wissen, wenn Nachrichten nicht ankommen, und automatisierte Backup-Mail-Server, damit Sie Ihre E-Mails über einen anderen Dienst leiten können, wenn Ihr primärer E-Mail-Anbieter ausfällt.

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WP Mail SMTP lässt sich nahtlos in Spendenformulare, Veranstaltungsanmeldesysteme und andere WordPress-Tools integrieren, auf die gemeinnützige Organisationen für ihren täglichen Betrieb angewiesen sind.

Wie viel kostet schlechte E-Mail-Zustellbarkeit Ihre gemeinnützige Organisation?

Rechnen wir das Problem einmal durch. Im Durchschnitt sammeln gemeinnützige Organisationen zwischen 58 und 90 US-Dollar für jeweils 1.000 gesendete E-Mails.

Wenn Sie 10.000 E-Mails pro Monat senden und 16 % davon niemals den Posteingang erreichen, sind das 1.600 verlorene E-Mails. Bei der niedrigeren Schätzung könnten diese fehlenden E-Mails jeden Monat 93 US-Dollar an verlorenen Spenden darstellen. Über ein Jahr summiert sich das auf über 1.100 US-Dollar.

Für größere gemeinnützige Organisationen, die 100.000 E-Mails monatlich versenden, wird die Rechnung schmerzhafter. Diese 16.000 verlorenen E-Mails könnten jeden Monat 928 US-Dollar an verpassten Spenden bedeuten oder mehr als 11.000 US-Dollar jährlich.

Hier ist eine einfache Möglichkeit, Ihre eigenen Verluste abzuschätzen: Nehmen Sie Ihr monatliches E-Mail-Volumen, multiplizieren Sie es mit 0,16, um Ihre verlorenen E-Mails zu erhalten, und multiplizieren Sie diese Zahl dann mit 0,074 (die durchschnittliche Spende pro E-Mail). Das Ergebnis wird Sie vielleicht überraschen.

Wenn Sie Spenden aufgrund von Problemen mit der E-Mail-Zustellbarkeit verlieren, kann WP Mail SMTP helfen, diese Probleme schnell zu beheben.

Was sind die realen Konsequenzen?

Über die Zahlen hinaus verursachen Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit dauerhaften Schaden an Ihren Beziehungen zu Unterstützern.

Wenn Spender nach einer Spende keine Dankes-E-Mails erhalten, denken sie vielleicht, dass Sie ihre Geschenke nicht schätzen. Einige hören vielleicht ganz auf zu spenden, weil sie nie eine Bestätigung erhalten haben, dass ihre Spende eingegangen ist.

Verpasste Spendenaufrufe bedeuten, dass Unterstützer, die während dringender Kampagnen helfen möchten, niemals die Gelegenheit dazu bekommen. Sie sehen vielleicht später Ihre Social-Media-Beiträge und fragen sich, warum Sie sie nicht direkt kontaktiert haben.

Schlechte Zustellbarkeit beeinträchtigt auch Ihre Fähigkeit, dauerhafte Beziehungen aufzubauen. Regelmäßige Updates über Ihre Wirkung und Geschichten von der Front helfen, Spender zwischen den Kampagnen zu binden. Wenn diese E-Mails nicht ankommen, verlieren die Unterstützer allmählich die Verbindung zu Ihrer Arbeit.

Die Teilnahme an Veranstaltungen leidet, wenn Einladungen im Spam-Ordner landen. Die Koordination von Freiwilligen wird fast unmöglich, wenn die Leute Ihre Nachrichten über bevorstehende Möglichkeiten nicht erhalten.

Wie können Sie die E-Mail-Zustellbarkeit für Ihre gemeinnützige Organisation verbessern?

Der erste Schritt zur Behebung der E-Mail-Zustellbarkeit von Ihrer WordPress-Website für gemeinnützige Organisationen ist die Installation von WP Mail SMTP. Allein der Wechsel von der Standard-E-Mail-Funktion von WordPress zu SMTP-E-Mails behebt viele Probleme, bei denen Ihre Website keine E-Mails sendet.

Arbeiten Sie sich danach durch diese sechs praktischen Schritte, die dazu beitragen, dass mehr Ihrer E-Mails die Posteingänge Ihrer Unterstützer erreichen.

Richten Sie die E-Mail-Authentifizierung ein

Die E-Mail-Authentifizierung teilt empfangenden Servern mit, dass Ihre E-Mails legitim sind. Sie benötigen drei Hauptprotokolle: SPF, DKIM und DMARC.

SPF listet auf, welche Server E-Mails von Ihrer Domain senden dürfen. DKIM fügt eine digitale Signatur hinzu, um zu überprüfen, ob Ihre E-Mails nicht manipuliert wurden. DMARC teilt anderen E-Mail-Anbietern mit, was zu tun ist, wenn eine E-Mail diese Prüfungen nicht besteht.

Die meisten Hosting-Anbieter können Ihnen bei der Einrichtung helfen, oder Sie können ein Plugin wie WP Mail SMTP verwenden, das die technischen Details für Sie übernimmt.

Halten Sie Ihre E-Mail-Liste sauber

Entfernen Sie E-Mail-Adressen, die abprallen oder seit langem nicht mehr mit Ihren E-Mails interagiert haben. Das Senden an inaktive Adressen schadet Ihrer Absenderreputation.

Richten Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Bereinigung Ihrer Listen ein. Entfernen Sie Hard Bounces sofort und erwägen Sie, Soft Bounces zu entfernen, nachdem sie mehrmals fehlgeschlagen sind. Möglicherweise möchten Sie auch eine Re-Engagement-Kampagne an inaktive Abonnenten senden, bevor Sie sie vollständig entfernen.

Schreiben Sie besseren E-Mail-Inhalt

Vermeiden Sie Wörter und Phrasen, die Spamfilter auslösen. Begriffe wie „dringend“, „jetzt handeln“ und „kostenlos“ können Probleme verursachen, insbesondere wenn sie wiederholt oder in Großbuchstaben verwendet werden.

Halten Sie Ihre E-Mails fokussiert und fügen Sie klare Handlungsaufforderungen hinzu. Stellen Sie sicher, dass Ihr „Von“-Name und Ihre Betreffzeile Ihre Organisation korrekt darstellen, damit die Leute Ihre E-Mails erkennen.

Verwenden Sie eine zuverlässige E-Mail-Infrastruktur

Kostenlose E-Mail-Dienste wie Gmail sind in Ordnung, wenn Sie nicht viele E-Mails senden, aber sie haben Einschränkungen und Sie können auf Probleme stoßen, wenn Sie eine sehr geschäftige Website haben. Stattdessen ist es am besten, auf einen professionellen E-Mail-Dienst wie SendLayer aufzurüsten, der ab nur 5 US-Dollar pro Monat erhältlich ist und für die optimale E-Mail-Zustellung von Ihrer Website oder App aus konzipiert ist.

Prüfen Sie, ob Ihre Domain oder Server-IP-Adresse blacklisted wurde. Es gibt kostenlose Tools online, die mehrere Blacklists gleichzeitig scannen können.

Überwachen Sie Ihre E-Mail-Leistung

Verfolgen Sie Ihre Öffnungsraten, Bounce-Raten und Spam-Beschwerderaten. Die meisten E-Mail-Dienste stellen diese Metriken in ihren Dashboards bereit. Sie können auch die E-Mail-Protokolle von WP Mail SMTP verwenden, um nach nicht zugestellten oder abgeprallten E-Mails zu suchen.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Öffnungsraten sinken oder Ihre Bounce-Raten steigen, untersuchen Sie dies schnell. Dies könnten frühe Anzeichen für Zustellbarkeitsprobleme sein.

Machen Sie die Abmeldung einfach

Fügen Sie in jeder E-Mail einen klaren Abmeldelink ein. Wenn Leute sich nicht einfach abmelden können, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Ihre E-Mails als Spam markieren, was Ihre Absenderreputation schädigt.

Verarbeiten Sie Abmeldeanfragen schnell und versuchen Sie nicht, Leute davon zu überzeugen, Ihre Liste zu verlassen. Eine kleinere, engagierte Liste ist viel besser als eine große Liste voller uninteressierter Empfänger.

Schnelle Checkliste zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit

Hier ist, was Sie sofort tun sollten, um die E-Mail-Probleme Ihrer Non-Profit-Organisation zu beheben:

1. Installieren Sie WP Mail SMTP und richten Sie es mit einem zuverlässigen E-Mail-Anbieter ein
2. Prüfen Sie, ob Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen, indem Sie Testnachrichten an verschiedene E-Mail-Anbieter senden
3. Richten Sie die SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung für Ihre Domain ein
4. Entfernen Sie zurückgesendete und inaktive E-Mail-Adressen aus Ihren Listen
5. Überprüfen Sie Ihre letzten E-Mails auf Spam-auslösende Wörter und Phrasen
6. Überwachen Sie Ihre E-Mail-Metriken in den nächsten Wochen, um Verbesserungen zu verfolgen

Jede E-Mail, die einen Unterstützer nicht erreicht, ist eine verpasste Gelegenheit, etwas zu bewirken. Da 16 % der E-Mails von Non-Profit-Organisationen verloren gehen, könnten Sie jedes Jahr Tausende von Dollar an Spenden verpassen.

Die meisten Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit können mit den richtigen Werkzeugen und Kenntnissen behoben werden. Beginnen Sie mit der Überprüfung Ihrer aktuellen E-Mail-Einrichtung und der Umsetzung der Praktiken, die wir in diesem Beitrag behandelt haben.

Wenn Sie bereit sind, die E-Mail-Zustellbarkeit Ihrer Non-Profit-Organisation zu verbessern, probieren Sie WP Mail SMTP noch heute aus. Ihre Unterstützer möchten von Ihnen hören, also stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigen Nachrichten sie auch erreichen.

Beheben Sie jetzt Ihre WordPress-E-Mails

Haben Sie Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit in Ihrer Non-Profit-Organisation bemerkt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren unten mit oder lassen Sie uns wissen, welche anderen E-Mail-Herausforderungen Sie in zukünftigen Beiträgen behandelt haben möchten.

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Ihre E-Mails EAA-konform sind

Der European Accessibility Act ist jetzt in Kraft und gilt auch für E-Mails. Werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden EAA für E-Mails, um herauszufinden, was Sie tun müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Non-Profit-E-Mails für alle zugänglich sind.

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