GDPR Best Practices für Transaktions-E-Mails

Die meisten WordPress-Seitenbetreiber denken, dass es bei der DSGVO nur um Cookie-Banner und Newsletter-Anmeldungen geht. Aber es gibt noch eine andere Seite von GDPR, die viel weniger beachtet wird: Transaktions-E-Mails.

Jeden Tag verschickt deine Website wahrscheinlich Dutzende von automatischen E-Mails. Bestellbestätigungen von WooCommerce. Links zum Zurücksetzen des Passworts. Versandbenachrichtigungen. Kontowarnungen. Das sind keine Marketing-E-Mails - es sind funktionale Nachrichten, die dein Geschäft am Laufen halten.

Aber diese E-Mails verarbeiten oft immer noch personenbezogene Daten, was bedeutet, dass die DSGVO auch für sie gilt. Die gute Nachricht: Sie werden anders behandelt als Marketing-E-Mails. Du brauchst in der Regel keine Zustimmung, um sie zu versenden.

Die nicht ganz so gute Nachricht? Wenn du einer Auftragsbestätigung ein Werbeangebot hinzufügst, kann es sein, dass du damit deine rechtlichen Anforderungen völlig verändert hast. Ich habe schon erlebt, dass Unternehmen von diesem scheinbar kleinen Detail überrascht wurden.

In diesem Leitfaden führe ich dich durch die GDPR-Regeln, die für Transaktions-E-Mails wirklich wichtig sind. Wir bleiben dabei ganz praktisch - kein Juristenjargon, nur das, was du wissen musst, um die Vorschriften einzuhalten. Außerdem zeige ich dir, wie WP Mail SMTP dir dabei hilft, diese E-Mails richtig zu verwalten und dabei die üblichen Fallstricke zu vermeiden.

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1. Was sind Transaktions-E-Mails?

Transaktions-E-Mails sind automatische Nachrichten, die gesendet werden, wenn jemand etwas auf deiner Website tut. Das sind die E-Mails, die Menschen erwarten, nachdem sie eine Aktion durchgeführt haben.

Hier sind die häufigsten Arten:

Wenn jemand etwas kauft:

• Auftragsbestätigungen
• Zahlungseingänge
• Versand-Updates
• Lieferbenachrichtigungen

Kontosachen:

• Willkommens-E-Mails nach der Anmeldung
• Links zum Zurücksetzen des Passworts
• Kontoüberprüfung
• Login-Warnungen

Website-Benachrichtigungen:

• Bestätigungen für Kontaktformulare
• Abonnementverlängerungen
• Konto-Warnungen
• Sicherheitswarnungen

WordPress Beispiele:

• WooCommerce-Bestellungen aktualisieren
• Anmeldedaten für die Mitgliederseite
• Kursabschluss-E-Mails
• Anmeldebestätigungen für Veranstaltungen

Das Wichtigste an Transaktions-E-Mails ist, dass die Menschen sie wollen. Wenn du etwas online kaufst, erwartest du eine Bestätigungsmail. Wenn du dein Passwort zurücksetzt, wartest du darauf, dass dieser Link ankommt.

Das sind keine Marketing-E-Mails, die dir etwas verkaufen wollen. Es sind praktische E-Mails, die den Leuten helfen, das zu Ende zu bringen, was sie auf deiner Website begonnen haben.

Das ist wichtig für die Datenschutzgrundverordnung, weil diese E-Mails anders behandelt werden als Werbe-E-Mails. Da die Menschen diese Nachrichten tatsächlich brauchen, sind die rechtlichen Anforderungen anders.

2. Gilt die DSGVO für Transaktions-E-Mails?

Ja, die Datenschutz-Grundverordnung gilt auch für Transaktions-E-Mails. Jede E-Mail, die personenbezogene Daten verarbeitet, fällt unter die GDPR-Vorschriften, und Transaktions-E-Mails verwenden definitiv personenbezogene Daten.

Überlege dir, was in einer typischen Auftragsbestätigungs-E-Mail steht:

• Name und E-Mail Adresse des Kunden
• Rechnungs- und Lieferadressen
• Details zum Kauf
• Zahlungsinformationen

Das sind alles personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.

Aber hier ist der entscheidende Unterschied: Transaktions-E-Mails brauchen in der Regel keine ausdrückliche Zustimmung wie Marketing-E-Mails. Stattdessen wird in der Regel das "berechtigte Interesse" als Rechtsgrundlage verwendet.

Rechtmäßiges Interesse bedeutet, dass du einen triftigen geschäftlichen Grund für die Verarbeitung der Daten einer Person hast und dieser Grund schwerer wiegt als Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes. Bei Transaktions-E-Mails ist das absolut sinnvoll.

Wenn jemand etwas auf deiner Website kauft, hast du ein berechtigtes Interesse daran, ihm eine Bestellbestätigung zu schicken. Sie erwarten sie, sie brauchen sie und sie gehört zum Abschluss der Transaktion.

Das Gleiche gilt für das Zurücksetzen von Passwörtern, Kontobenachrichtigungen und andere wichtige Nachrichten. Diese E-Mails sind notwendig, damit dein Unternehmen funktioniert und damit deine Kunden deine Dienste richtig nutzen können.

Das bedeutet jedoch nicht, dass du mit Transaktions-E-Mails machen kannst, was du willst. Du musst immer noch die Grundprinzipien der GDPR in Bezug auf Datenschutz, Transparenz und Nutzerrechte befolgen. Dazu gehört auch, dass du deine E-Mails ordnungsgemäß authentifizierst und sie sicher zustellst.

In dem Moment, in dem du einer Transaktions-E-Mail Werbeinhalte hinzufügst, änderst du möglicherweise die Rechtsgrundlage von einem berechtigten Interesse zu etwas, das eine Zustimmung erfordert.

3. Rechtmäßige Grundlage für den Versand von Transaktions-E-Mails

Nach der DSGVO brauchst du eine gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Bei Transaktions-E-Mails ist diese Grundlage fast immer das "berechtigte Interesse".

Ein berechtigtes Interesse liegt vor, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Du hast eine echte geschäftliche Notwendigkeit, die Daten zu verarbeiten
2. Die Verarbeitung ist notwendig, um diesen Bedarf zu decken
3. Deine Interessen haben keinen Vorrang vor den Persönlichkeitsrechten der Person

Transaktions-E-Mails erfüllen alle diese Kriterien. Du musst Auftragsbestätigungen versenden, um dein Geschäft zu betreiben. Die Kunden erwarten diese E-Mails. Und es gibt keine wirklichen Datenschutzbedenken, denn die Leute wollen sie erhalten.

Wenn eine Zustimmung nicht erforderlich ist:

• Reine Auftragsbestätigungen
• E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts
• Kontosicherheitswarnungen
• Versandbenachrichtigungen
• Zahlungseingänge

Wann du vielleicht eine Zustimmung brauchst:

• Hinzufügen von Marketing-Inhalten zu Transaktions-E-Mails
• Einschließlich Werbeangebote oder Rabatte
• Produktempfehlungen verschicken
• Hinzufügen von Links zur Newsletter-Anmeldung

Die Grauzone ist der Punkt, an dem Unternehmen in Schwierigkeiten geraten. Der unschuldige "Das könnte dir auch gefallen..."-Abschnitt in deiner Bestellbestätigung? Das könnte deine E-Mail in den Bereich des Marketings verschieben und deine rechtlichen Bestimmungen ändern.

Manche Unternehmen versuchen, alles zu bündeln. Sie fügen Werbeinhalte zu Transaktions-E-Mails hinzu, weil sie denken, dass das bequemer ist. Aber dieser Ansatz kann zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften führen.

Am sichersten ist es, Transaktions-E-Mails strikt transaktionsbezogen zu halten. Wenn du Marketing-Inhalte verschicken willst, verwende separate E-Mails mit geeigneten Zustimmungsmechanismen.

4. Wichtige GDPR-Grundsätze für Transaktions-E-Mails

Auch wenn Transaktions-E-Mails keine Zustimmung benötigen, müssen sie dennoch die Grundprinzipien der DSGVO befolgen. Hier ist das Wichtigste:

Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz

Erkläre offen, warum du die E-Mail versendest und was du mit den Kundendaten machst. Verwende klare Betreffzeilen, die den Zweck der E-Mail erklären, mach deutlich, von wem die E-Mail stammt, und füge in jeder E-Mail einen Link zu deinen Datenschutzrichtlinien ein. Deine Datenschutzrichtlinie sollte erklären, wie du Kundendaten verwendest.

Zweck Begrenzung

Nimm nur Inhalte auf, die direkt mit der Transaktion oder Aktion zu tun haben, die die E-Mail ausgelöst hat. Auftragsbestätigungen sollten Auftragsdetails enthalten. E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern sollten Anweisungen zum Zurücksetzen enthalten. Kontobenachrichtigungen sollten sich auf Kontoänderungen konzentrieren.

Vermeide es, Produktempfehlungen mit Bestellbestätigungen, Marketingangebote mit Sicherheitswarnungen oder Newsletterinhalte mit Transaktionsnachrichten zu verbinden. Konzentriere dich bei jeder E-Mail auf ihren speziellen Zweck.

Datenminimierung

Erfasse nur die persönlichen Daten, die du für die jeweilige E-Mail tatsächlich brauchst. Nimm keine unnötigen persönlichen Daten in den E-Mail-Inhalt auf. Erfasse nur Datenfelder, die für die Transaktion erforderlich sind, und entferne Daten, die du für geschäftliche Zwecke nicht mehr brauchst.

Sicherheit

Schütze die Kundendaten sowohl bei der Speicherung als auch beim Versand von E-Mails. Verwende eine sichere E-Mail-Übertragung durch TLS-Verschlüsselung, aktualisiere regelmäßig deine E-Mail-Systeme und Plugins und überwache sie auf Datenschutzverletzungen oder Sicherheitsprobleme. Schränke den Zugang zu Kundendaten innerhalb deines Teams ein.

Eine ordnungsgemäße E-Mail-Authentifizierung durch SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Einhaltung der DSGVO. Diese Protokolle helfen dabei, die Integrität von E-Mails zu gewährleisten und die unbefugte Nutzung deiner Domain für den Versand von E-Mails zu verhindern.

WP Mail SMTP verbessert die Sicherheit, indem es deine E-Mails über zuverlässige, verschlüsselte Kanäle versendet, anstatt über die potenziell unsichere Mailfunktion deines Servers. Außerdem unterstützt es die richtigen Protokolle zur E-Mail-Authentifizierung und sorgt dafür, dass deine E-Mail-Listen sauber und korrekt bleiben.

Weitere Informationen findest du in unserer Dokumentation darüber, wie du mit WP Mail SMTP GDPR-konform bist.

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5. Inhalt und Formatierung: Do's und Don'ts

Der richtige Inhalt deiner Transaktions-E-Mails ist entscheidend für die Einhaltung der DSGVO. Hier erfährst du, was du tun und was du vermeiden solltest:

✅ Tun	❌ Tu's nicht
Verwende klare Betreffzeilen und Absenderangaben	Werbeangebote oder externe Marketinglinks hinzufügen
Halte deine E-Mails kurz und relevant	Newsletter oder Sonderangebote in Transaktions-E-Mails bündeln
Link zur Datenschutzrichtlinie bereitstellen	Verwirrende oder irreführende Botschaften verwenden
Verwende standardisierte, gut getestete Vorlagen	Vorlagen häufig auf eine Art und Weise ändern, die die Benutzer verwirren könnte
Sicherstellung einer ordnungsgemäßen E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM)	Senden von nicht verifizierten oder verdächtigen Domains
Überwache die Zustellbarkeit von E-Mails und Bounces	Fehlgeschlagene Lieferungen oder Bounce-Benachrichtigungen ignorieren

Das Wichtigste ist, dass sich deine Transaktions-E-Mails auf ihren Zweck konzentrieren. Wenn jemand eine Bestellbestätigung erhält, möchte er die Details seiner Bestellung, Versandinformationen und vielleicht deine Kontaktdaten sehen, falls er Fragen hat.

Sie wollen nicht deine neueste Produkteinführung, einen Rabattcode für ihren nächsten Einkauf oder eine Einladung, dir in den sozialen Medien zu folgen, sehen. Wenn du diese Art von Inhalt hinzufügst, verändert das die Art der E-Mail und möglicherweise auch deine rechtlichen Verpflichtungen.

Halte dich an saubere, einfache Vorlagen, die die notwendigen Informationen klar vermitteln. Deine Kunden werden die Klarheit zu schätzen wissen, und du bleibst auf der richtigen Seite der GDPR-Anforderungen.

6. Abmeldung und Nutzerrechte

Die Anforderungen für die Abmeldung von Transaktions-E-Mails unterscheiden sich von denen für Marketing-E-Mails. Hier ist, was du wissen musst:

Wenn eine Abmeldung nicht erforderlich ist

Reine Transaktions-E-Mails brauchen keine Abmeldelinks. Wenn jemand etwas in deinem Laden kauft, kann er sich nicht von der Bestellbestätigung abmelden. Das würde den Zweck der Transaktion zunichte machen.

Das Gleiche gilt für das Zurücksetzen von Passwörtern, Sicherheitswarnungen und andere wichtige Benachrichtigungen. Diese E-Mails sind notwendig, damit dein Dienst ordnungsgemäß funktioniert.

Wenn du Abbestelloptionen brauchst

Sobald du einer Transaktions-E-Mail Marketing-Inhalte hinzufügst, musst du eine Abmeldeoption anbieten. Dazu gehören Produktempfehlungen, Werbeangebote oder sogar Links zu deinem Blog oder deinen sozialen Medien.

Wenn deine "Bestellbestätigungs-E-Mail" einen Abschnitt über neue Produkte enthält, hast du gerade eine zweckentfremdete E-Mail erstellt, die einen Abmeldelink benötigt.

Rechte der Betroffenen respektieren

Nach der DSGVO haben Menschen mehrere Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten. Für Transaktions-E-Mails sind die wichtigsten davon:

Recht auf Auskunft: Die Menschen können fragen, welche Daten du über sie hast und wie du sie verwendest. Vergewissere dich, dass deine Datenschutzrichtlinien deine E-Mail-Praktiken klar erklären.

Recht auf Berichtigung: Wenn die E-Mail-Adresse oder andere Angaben einer Person falsch sind, sollte sie diese leicht über ihr Konto oder durch Kontaktaufnahme mit dir aktualisieren können. Eine gute E-Mail-Infrastruktur hilft dabei - Bounce-Benachrichtigungen machen dich darauf aufmerksam, wenn E-Mails veraltete Adressen nicht erreichen können.

Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Nachdem eine Transaktion abgeschlossen ist und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, können Personen von dir verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden. Erkläre deine Richtlinien zur Datenspeicherung in deiner Datenschutzrichtlinie. Mit den Protokollierungsfunktionen von WP Mail SMTP kannst du nachverfolgen, wann du E-Mails gesendet und empfangen hast, und so die Aufbewahrungsfristen leichter verwalten.

Recht auf Widerspruch: Während man gegen notwendige Transaktions-E-Mails keinen Widerspruch einlegen kann, kann man gegen zusätzliche Verarbeitungen wie Marketing-Inhalte Widerspruch einlegen.

Der Schlüssel dazu ist, diese Rechte transparent zu machen und es den Menschen leicht zu machen, sie auszuüben, wenn es angebracht ist.

7. Dokumentation und Rechenschaftspflicht

Die DSGVO verlangt von Unternehmen, dass sie die Einhaltung der Vorschriften nachweisen, nicht nur erreichen. Das bedeutet, dass du deine E-Mail-Praktiken und Entscheidungsprozesse ordnungsgemäß aufzeichnen musst.

Dokumentiere deine Bewertung der berechtigten Interessen

Dokumentiere für jede Art von Transaktions-E-Mail, die du versendest, warum du glaubst, dass ein berechtigtes Interesse vorliegt. Das muss nicht kompliziert sein, aber du solltest in der Lage sein, zu erklären, welchem Geschäftszweck die E-Mail dient, warum die E-Mail notwendig ist, um diesen Zweck zu erfüllen, und wie du deine Geschäftsinteressen gegen die Privatsphäre deiner Kunden abgewogen hast.

In deiner Bewertung für Bestellbestätigungs-E-Mails könnte zum Beispiel stehen, dass die Kunden diese E-Mails erwarten, um ihren Kauf abzuschließen, dass die E-Mails nur transaktionsbezogene Informationen enthalten und dass die Kunden verwirrt oder besorgt wären, wenn sie sie nicht erhalten würden.

Regelmäßige Audits

Überprüfe deine E-Mail-Prozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie noch konform sind. Überprüfe, ob deine Transaktions-E-Mails nicht im Laufe der Zeit in den Bereich des Marketings abdriften. Es kann leicht passieren, dass wohlmeinende Teammitglieder "hilfreiche" Werbeinhalte hinzufügen, ohne sich über die Auswirkungen auf die Einhaltung der Vorschriften im Klaren zu sein.

Richte ein vierteljährliches E-Mail-Audit ein, bei dem du deine E-Mail-Vorlagen, Datenschutzrichtlinien und Datenverarbeitungsprozesse überprüfst. Achte auf alle Änderungen, die sich auf die Einhaltung der DSGVO auswirken könnten.

Personalschulung

Stelle sicher, dass jeder, der an deinen E-Mail-Systemen arbeitet, die Grundlagen der GDPR-Konformität für Transaktions-E-Mails versteht. Dazu gehören Entwickler, Marketingexperten, Kundendienstmitarbeiter und alle anderen, die E-Mail-Vorlagen oder -Prozesse ändern könnten.

Bringe deinem Team bei, zu erkennen, wann Inhalte eine Transaktions-E-Mail in den Bereich des Marketings verschieben könnten. Eine einfache Faustregel lautet: Wenn der Inhalt nicht direkt mit der Transaktion oder der Aktion zu tun hat, die die E-Mail ausgelöst hat, gehört er wahrscheinlich nicht in die E-Mail.

WP Mail SMTP verbessert die Nachvollziehbarkeit, indem es detaillierte E-Mail-Protokolle und Zustellungsberichte bereitstellt, die es einfacher machen, deine E-Mail-Praktiken zu verfolgen und zu dokumentieren. Diese Protokolle enthalten den Zustellungsstatus, Bounce-Informationen und den Versandverlauf - allesamt wertvoll für Compliance-Audits und den Nachweis, dass du dich an die GDPR-Grundsätze hältst.

8. Häufig zu vermeidende Fehler

Von den Fehlern anderer Unternehmen zu lernen ist einfacher, als deine eigenen zu machen. Hier sind die häufigsten Fehler bei der Einhaltung der DSGVO bei Transaktions-E-Mails:

Werbliche und transaktionale Inhalte mischen

Das ist der größte Fehler, den Unternehmen machen, und ich sehe ihn ständig. Sie fügen Produktempfehlungen zu Bestellbestätigungen hinzu, fügen Rabattcodes in E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern ein oder bündeln Newsletter-Anmeldungen mit Kontobestätigungen.

Mit jedem Werbeinhalt, den du einer Transaktions-E-Mail hinzufügst, begibst du dich weiter in den Bereich des Marketings. Was als E-Mail mit berechtigtem Interesse begann, kann stattdessen eine Zustimmung erfordern.

Verwendung von E-Mail-Transaktionsdaten für andere Zwecke

Nur weil jemand dir seine E-Mail-Adresse gegeben hat, um einen Kauf abzuschließen, heißt das nicht, dass du sie für etwas anderes verwenden darfst. Du kannst sie nicht automatisch in deinen Newsletter aufnehmen, ihnen Werbe-E-Mails schicken oder ihre Daten ohne ihre Zustimmung an Dritte weitergeben.

Halte deine Zwecke getrennt. Transaktionsdaten sollten nur für Transaktionszwecke verwendet werden, es sei denn, du hast eine ausdrückliche Zustimmung für andere Zwecke.

Mangelnde Transparenz bei der Datenverarbeitung

Viele Unternehmen vergessen, klar zu erklären, wie sie mit E-Mail-Daten umgehen. In deiner Datenschutzerklärung sollte ausdrücklich erwähnt werden, welche Daten du sammelst, wie lange du sie speicherst und welche Rechtsgrundlage du verwendest.

Lass die Kunden nicht nach diesen Informationen suchen. Füge Links zu den Datenschutzrichtlinien in deine E-Mails ein und achte darauf, dass die Richtlinien in einfacher Sprache verfasst sind.

Nichtbeachtung der Nutzerrechte

Manche Unternehmen gehen davon aus, dass sie sich um die Rechte der Nutzer/innen keine Sorgen machen müssen, weil Transaktions-E-Mails keine Zustimmung erfordern. Aber die Menschen haben nach der DSGVO immer noch Rechte, z. B. das Recht zu erfahren, wie ihre Daten verwendet werden, und das Recht, falsche Daten korrigieren zu lassen.

Mach es deinen Kunden leicht, ihre Informationen zu aktualisieren, deine Datenpraktiken zu verstehen und dich zu kontaktieren, wenn sie Bedenken haben, wie du mit ihren Daten umgehst.

Schlechtes Management der E-Mail-Infrastruktur

Die Verwendung unzuverlässiger E-Mail-Systeme führt zu Compliance-Problemen. Fehlerhafte Zustellungen, unzustellbare E-Mails und mangelhafte Authentifizierung führen zu Problemen mit der Datengenauigkeit und Sicherheitslücken. Wenn deine E-Mails deine Kunden nicht zuverlässig erreichen, erfüllst du deine legitimen Geschäftszwecke nicht effektiv.

Wenn du die Standard-Mailfunktion von WordPress verwendest, solltest du zu WP Mail SMTP wechseln. Es bietet bessere Sicherheit, Zustellbarkeit und Compliance-Funktionen, darunter:

• Detaillierte E-Mail-Protokollierung zur Dokumentation der Einhaltung von Vorschriften
• Sichere SMTP-Verbindungen mit TLS-Verschlüsselung
• Unterstützung der E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)
• Professionelle Bearbeitung von Rückschlägen und Nachverfolgung gescheiterter Lieferungen
• Integration mit zuverlässigen E-Mail-Anbietern
• Umfassende Lieferberichte für Prüfungszwecke

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Konfiguriere deine E-Mail-Einstellungen so, dass sichere Protokolle und Authentifizierungsmethoden verwendet werden. So wird sichergestellt, dass deine Transaktions-E-Mails deine Kunden zuverlässig und sicher erreichen, was für die Einhaltung der DSGVO unerlässlich ist.

9. Jüngste GDPR-Entwicklungen und Trends zur Durchsetzung

Die Durchsetzung der DSGVO wird immer ausgefeilter, und die Aufsichtsbehörden achten immer genauer auf E-Mail-Praktiken. Hier ist, was ich in der Durchsetzungslandschaft sehe:

Hartes Durchgreifen bei E-Mails mit gemischtem Verwendungszweck

Datenschutzbehörden in ganz Europa haben mehrere hohe Geldstrafen gegen Unternehmen verhängt, die die Grenzen zwischen Transaktions- und Marketing-E-Mails verwischen. Das Muster ist klar: Die Aufsichtsbehörden nehmen gezielt Unternehmen ins Visier, die Werbeinhalte in Transaktionsnachrichten "einschmuggeln".

Eine häufige Durchsetzungsmaßnahme betrifft E-Commerce-Unternehmen, die Produktempfehlungen oder Rabattcodes in Bestellbestätigungs-E-Mails ohne angemessene Zustimmungsmechanismen einfügen. Diese Fälle zeigen, dass selbst kleine Hinzufügungen von Marketinginhalten erhebliche Strafen nach sich ziehen können.

Anforderungen an E-Mail-Dienste von Drittanbietern

Der Umgang von Unternehmen mit Daten bei der Nutzung von E-Mail-Diensten von Drittanbietern wird immer genauer unter die Lupe genommen. Die Aufsichtsbehörden fordern klare Vereinbarungen zur Datenverarbeitung und angemessene Sicherheitsvorkehrungen, wenn Kundendaten an E-Mail-Dienstleister weitergegeben werden.

Dies betrifft WordPress-Nutzer, die auf externe SMTP-Dienste oder E-Mail-Marketingplattformen zurückgreifen. Vergewissere dich, dass jeder von dir genutzte Drittanbieterdienst angemessene GDPR-Schutzmaßnahmen bietet. WP Mail SMTP ist mit großen E-Mail-Anbietern integriert, die GDPR-konforme Dienste und angemessene Datenverarbeitungsverträge anbieten.

Aktualisierte Standards für den Datenschutz

Die jüngsten Leitlinien der EU-Aufsichtsbehörden unterstreichen die Notwendigkeit spezifischerer Informationen über E-Mail-Praktiken in den Datenschutzrichtlinien. Allgemeine Aussagen über "E-Mail-Kommunikation" sind nicht mehr ausreichend.

Die Aufsichtsbehörden wollen klare Unterscheidungen zwischen verschiedenen Arten von E-Mails, spezifische Aufbewahrungsfristen und detaillierte Erklärungen zu den rechtmäßigen Grundlagen für die Verarbeitung.

Fokus auf Dokumentation der berechtigten Interessen

Die Durchsetzungsmaßnahmen konzentrieren sich zunehmend darauf, ob Unternehmen ihre berechtigten Interessen ordnungsgemäß begründen können. Die Aufsichtsbehörden verlangen detaillierte Unterlagen, aus denen hervorgeht, wie die Unternehmen ihre Interessen gegen die Privatsphäre der Nutzer abgewogen haben.

Das bedeutet, dass du deine berechtigten Interessen bei Transaktions-E-Mails gründlich und gut dokumentiert prüfen musst und nicht einfach nur nachdenken darfst.

Für WordPress-Nutzer helfen Tools wie WP Mail SMTP dabei, die Vorschriften einzuhalten, indem sie eine sichere E-Mail-Zustellung, detaillierte Protokollierung und eine bessere Kontrolle über deine E-Mail-Infrastruktur bieten. Funktionen wie umfassende E-Mail-Protokolle, Zustellungsverfolgung und die Integration mit GDPR-konformen E-Mail-Anbietern machen es einfacher, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und deine E-Mail-Praktiken effektiv zu verwalten.

Aber vergiss nicht, dass die Technologie nur ein Teil der Einhaltung der Vorschriften ist. Klare Richtlinien, ordnungsgemäße Dokumentation und Teamschulungen sind ebenso wichtig.

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Als Nächstes solltest du sicherstellen, dass deine E-Mails EAA-konform sind.

Die DSGVO ist nicht die einzige Vorschrift, die du in Bezug auf deine E-Mails beachten musst. In unserem Leitfaden zur Einhaltung von E-Mail-Vorschriften findest du Informationen zu CAN-SPAM und anderen Vorschriften. Außerdem findest du hier eine ausführliche Anleitung, wie du sicherstellst, dass deine E-Mails mit dem neuesten europäischen Gesetz zur Barrierefreiheit konform sind.

Bist du bereit, deine E-Mails zu verbessern? Starten Sie noch heute mit dem besten WordPress SMTP-Plugin. Wenn du keine Zeit hast, deine E-Mails zu reparieren, kannst du gegen Aufpreis eine umfassende White Glove Setup-Unterstützung erhalten und es gibt eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie für alle kostenpflichtigen Angebote.

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