WordPress E-Mail-Audit: Sendet Ihre Seite E-Mails, von denen Sie nichts wissen?

Könnte WordPress heimlich E-Mails an Ihre Kunden senden?

Ihre WordPress-Website sendet wahrscheinlich mehr E-Mails, als Sie denken. Passwort-Zurücksetzungs-Benachrichtigungen, Bestätigungen von Kontaktformularen, Backup-Berichte und Plugin-Updates werden automatisch mit Ihrem Firmennamen versendet.

Die meisten dieser E-Mails sind in Ordnung und hilfreich. Aber die meisten WordPress-Website-Betreiber haben keine Ahnung, welche E-Mails ihre Website tatsächlich sendet oder wie oft. Ohne Einblick in Ihre E-Mail-Aktivitäten können Sie die Kommunikation nicht optimieren, die Zustellbarkeit nicht sicherstellen oder potenzielle Probleme erkennen.

Zu wissen, welche E-Mails Ihre Website sendet, hilft Ihnen, Professionalität zu wahren, E-Mail-Vorschriften einzuhalten und ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen, die auf Sicherheitsprobleme hindeuten könnten.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie jede E-Mail, die Ihre WordPress-Website sendet, in nur 15 Minuten mit der E-Mail-Protokollfunktion von WP Mail SMTP Pro überprüfen können. Es ist ein einfacher, nicht-technischer Prozess, der Ihnen vollständige Transparenz über die E-Mail-Aktivitäten Ihrer Website verschafft.

Arten von E-Mails, die Ihre WordPress-Website normalerweise sendet

Das Verständnis, welche E-Mails Ihre WordPress-Website generiert, hilft Ihnen zu wissen, was Sie während Ihrer Überprüfung erwarten können. Die meisten davon sind normale Website-Funktionen, aber es ist nützlich zu wissen, woher sie kommen und warum sie gesendet werden.

Kategorie	Häufige Beispiele	Wann sie ausgelöst werden	Warum Sie sie vielleicht nicht bemerken
WordPress Core	Links zum Zurücksetzen von Passwörtern, Benachrichtigungen für neue Benutzer, Kommentar-Benachrichtigungen	Integrierte WordPress-Funktionen	Admin-E-Mails gehen oft an eine selten geprüfte Adresse
Kontaktformulare	Formularübermittlungen, Autoresponder, Lieferbestätigungen	Jedes Mal, wenn jemand ein Formular absendet	Falsche oder selten geprüfte E-Mail-Adresse in den Einstellungen
Newsletter-Tools	Willkommens-E-Mails, Bestätigungsnachrichten, Abonnement-Benachrichtigungen	Benutzeranmeldungen oder API-Fehler	Automatisch im Hintergrund ausführen
Mitgliedschaft/LMS	Kursanmeldung, Ablauf-Erinnerungen, Fortschrittsaktualisierungen	Geplante Ereignisse oder Benutzeraktionen	Oft ausgelöst durch automatisierte Cron-Jobs
Backup/Sicherheit	Berichte über abgeschlossene Backups, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen	Tägliche Zeitpläne oder wenn Probleme erkannt werden	Betreffzeilen können für Benutzer wie Spam aussehen
E-Commerce	Auftragsbestätigungen, Versandaktualisierungen, Zahlungsbenachrichtigungen	Käufe von Kunden und Kontoaktionen	Normalerweise erwartet, aber gut, das Volumen zu überwachen
Theme/Plugin-Updates	Update-Benachrichtigungen, Willkommensnachrichten, Werbe-E-Mails	Plugin-Aktivierung oder Theme-Installation	Manchmal in den Theme-Code integriert, ohne offensichtliche Einstellungen
Server/System	Fehlerbenachrichtigungen, Ressourcenwarnungen, Uptime-Benachrichtigungen	Ereignisse auf Serverebene oder Hosting-Probleme	Oft an die Admin-E-Mail-Adresse oder das Hosting-Konto gesendet

Was das für Sie bedeutet

Selbst ein einfacher Blog oder eine Geschäftswebsite kann pro Woche Dutzende dieser E-Mails generieren. Die meisten sind hilfreich und notwendig. Passwort-Resets halten Ihre Website beispielsweise sicher, Formularbestätigungen beruhigen Besucher und Backup-Berichte informieren Sie darüber, dass Ihre Daten geschützt sind.

Das Ziel ist nicht, all diese E-Mails zu stoppen, sondern zu verstehen, was gesendet wird, damit Sie:

• Sicherstellen, dass wichtige Benachrichtigungen die richtigen Personen erreichen
• E-Mails ausschalten, die für Sie nicht nützlich sind
• Ungewöhnliche Muster erkennen, die auf Probleme hindeuten könnten
• Sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Zustellung ordnungsgemäß funktioniert

Während Ihres Audits sehen Sie, welche Kategorien für Ihre Website gelten, und können entscheiden, was Sie beibehalten, ändern oder deaktivieren möchten.

So überprüfen Sie Ihre WordPress-E-Mails in 15 Minuten (Schritt für Schritt)

Dieser einfache Audit-Prozess zeigt Ihnen genau, welche E-Mails Ihre WordPress-Site sendet. Befolgen Sie diese Schritte der Reihe nach, und Sie erhalten vollständige Einblicke in Ihre E-Mail-Aktivitäten.

Schritt 1: WP Mail SMTP Pro installieren & E-Mail-Protokoll aktivieren (3-4 Minuten)

Die Funktion "E-Mail-Protokoll" ist für diese Überprüfung unerlässlich und nur in WP Mail SMTP Pro (nicht in der kostenlosen Version) verfügbar.

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Kopieren Sie nach dem Kauf Ihrer Lizenz den Lizenzschlüssel aus Ihrem Konto-Dashboard. Sie können dann das WP Mail SMTP Pro-Plugin installieren (detaillierte Installationsanweisungen finden Sie hier).

Nachdem Sie das Plugin installiert haben, navigieren Sie zu WP Mail SMTP » Einstellungen » E-Mail-Protokoll und stellen Sie sicher, dass der Schalter "Protokoll aktivieren" auf Ein steht. Dies sollte automatisch aktiviert sein, es sei denn, Sie haben es während des Onboarding-Assistenten deaktiviert. Es ist jedoch am besten, dies zur Sicherheit zu überprüfen.

Die Funktion "E-Mail-Protokoll" ist die Investition wert, da sie Ihnen vollständige Einblicke in Ihre E-Mail-Aktivitäten gibt. WP Mail SMTP Pro wird außerdem mit einer 14-tägigen Geld-zurück-Garantie geliefert, sodass Sie es risikofrei ausprobieren können.

Schritt 2: Häufige Aktionen auslösen (5-6 Minuten)

Jetzt müssen Sie einige E-Mail-Aktivitäten generieren, um zu sehen, was Ihre Website tatsächlich sendet. Führen Sie diese Aktionen auf Ihrer Website aus:

• Hinterlassen Sie einen Testkommentar zu einem Ihrer Blogbeiträge
• Senden Sie Ihr Kontaktformular ab (verwenden Sie eine Test-E-Mail-Adresse)
• Wenn Sie einen Online-Shop haben, tätigen Sie einen kleinen Testkauf
• Setzen Sie Ihr Passwort auf der WordPress-Anmeldeseite zurück
• Wenn Sie eine Mitgliedschaftsseite haben, lösen Sie eine neue Anmeldung aus

Profi-Tipps:

• Verwenden Sie eine separate E-Mail-Adresse (wie Gmail) zum Testen, damit Sie sehen können, was die Empfänger tatsächlich erhalten
• Probieren Sie diese Aktionen sowohl im angemeldeten als auch im abgemeldeten Zustand aus, um verschiedene Verhaltensweisen zu sehen
• Testen Sie auf Mobilgeräten, wenn Sie responsive Formulare haben

Schritt 3: Das E-Mail-Protokoll überprüfen (3-4 Minuten)

Kehren Sie zu Ihrem WordPress-Dashboard zurück und gehen Sie zu WP Mail SMTP » E-Mail-Protokoll. Sie sollten nun alle E-Mails sehen, die Ihre Website während des Tests gesendet hat.

Das Protokoll zeigt wichtige Informationen in Spalten an:

• Datum/Uhrzeit: Wann die E-Mail gesendet wurde
• An: Die E-Mail-Adresse des Empfängers
• Betreff: Worum es in der E-Mail ging
• Quelle: Welches Plugin oder System die E-Mail generiert hat
• Geöffnet/Geklickt: Ob der Empfänger eine E-Mail geöffnet oder auf einen Link darin geklickt hat
• Status: Ob die Zustellung erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist

Worauf Sie achten sollten:

✅ Erwartete E-Mails: Standard-WordPress-Funktionen wie Passwort-Resets und Formularbestätigungen 

⚠️ Unerwartete E-Mails: E-Mails, von denen Sie nichts wussten, die aber legitim erscheinen 

🚨 Warnsignale: Verdächtige E-Mails, die einer Untersuchung bedürfen

👎 Unnötige E-Mails: Legitime, aber nicht benötigte E-Mails (nicht geöffnete E-Mails können ein Zeichen dafür sein)

Häufige Warnsignale:

• E-Mails, die an Adressen gesendet werden, die Sie nicht kennen
• Betreffzeilen, die spamartig oder werblich erscheinen
• Hohes E-Mail-Aufkommen in kurzer Zeit
• E-Mails von Plugins, von denen Sie dachten, sie seien inaktiv

Schritt 4: Räumen Sie auf, was Sie nicht brauchen (2-3 Minuten)

Für unerwartete E-Mails, die Sie gefunden haben, hier ist, wie Sie damit umgehen:

WordPress Core E-Mails: Verwenden Sie die E-Mail-Steuerelemente von WP Mail SMTP Pro, um bestimmte WordPress-Benachrichtigungen, die Sie nicht benötigen, einfach zu deaktivieren.

Plugin-E-Mails: Überprüfen Sie die Einstellungen des Plugins auf E-Mail-Optionen oder deaktivieren Sie Plugins, die unnötige E-Mails senden.

Verdächtige Aktivitäten: Wenn Sie E-Mails sehen, die wie Spam oder Phishing-Versuche aussehen, führen Sie sofort einen Sicherheits-Scan mit Wordfence oder einem ähnlichen Sicherheit-Plugin durch.

Theme-E-Mails: Überprüfen Sie das Optionsfeld Ihres Themes auf E-Mail-Einstellungen oder erwägen Sie den Wechsel des Themes, wenn es Werbe-E-Mails ohne klare Opt-out-Optionen sendet.

Machen Sie sich Notizen zu den vorgenommenen Änderungen, damit Sie sie bei zukünftigen Audits nachschlagen können.

Schritt 5: E-Mail-Zustellbarkeit testen (1-2 Minuten)

Verwenden Sie den integrierten E-Mail-Test von WP Mail SMTP Pro, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails die Empfänger tatsächlich erreichen:

Gehen Sie zu WP Mail SMTP » Tools » E-Mail-Test und senden Sie eine Test-E-Mail an Ihre primäre E-Mail-Adresse.

Prüfen Sie, ob sie in Ihrem Posteingang ankommt (nicht im Spam-Ordner).

Wenn der Test fehlschlägt, müssen Sie möglicherweise Ihre SMTP-Zugangsdaten erneut überprüfen und sicherstellen, dass die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge Ihrer Domain korrekt konfiguriert sind.

Schritt 6: Zukünftige Überwachung einrichten (1 Minute)

Lassen Sie dies keine einmalige Überprüfung sein. Sorgen Sie für kontinuierliche E-Mail-Transparenz:

• Fügen Sie eine vierteljährliche Erinnerung in Ihren Kalender für vollständige E-Mail-Audits ein
• Fehlerbenachrichtigungen aktivieren in WP Mail SMTP Pro, um benachrichtigt zu werden, wenn E-Mails fehlschlagen
• Abonnieren Sie Sicherheitsbenachrichtigungen von Ihren Plugins und Themes

Mit dem kontinuierlich laufenden E-Mail-Protokoll von WP Mail SMTP Pro erfassen Sie ungewöhnliche E-Mail-Aktivitäten, sobald sie auftreten, anstatt sie Monate später zu entdecken.

Einfache Wege, um E-Mail-Hijacking zu verhindern

Obwohl die meisten WordPress-E-Mails legitim sind, ist es ratsam, Ihre Website vor potenziellen E-Mail-bezogenen Sicherheitsproblemen zu schützen. Diese einfachen Praktiken sorgen dafür, dass Ihr E-Mail-System sicher und reibungslos funktioniert.

Halten Sie alles auf dem neuesten Stand

WordPress Core, Plugins und Themes erhalten regelmäßig Sicherheitsupdates. Aktivieren Sie automatische Updates für Sicherheitspatches, wann immer möglich, und entfernen Sie nicht verwendete Plugins oder Themes, die zu Sicherheitslücken werden könnten.

Veraltete Software ist der häufigste Weg, wie Hacker auf WordPress-Websites zugreifen. Stellen Sie eine monatliche Erinnerung ein, um nach Updates zu suchen, wenn Sie keine automatischen Updates aktiviert haben.

Verwenden Sie starke Authentifizierung

Schützen Sie Ihren WordPress-Adminbereich mit starken Passwörtern für alle Benutzerkonten. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) über ein Plugin wie Wordfence oder Google Authenticator.

Erwägen Sie, Anmeldeversuche zu begrenzen, um Brute-Force-Angriffe zu verhindern. Viele Sicherheit-Plugins bieten diese Funktion automatisch an.

E-Mail-Authentifizierung aktivieren

Richten Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für Ihre Domain ein. Diese technischen Einstellungen helfen E-Mail-Anbietern zu überprüfen, ob E-Mails von Ihrer Domain legitim sind, und verbessern Ihre Zustellbarkeit.

Die meisten Hosting-Anbieter können Ihnen bei der Konfiguration dieser Einträge helfen. WP Mail SMTP bietet außerdem Anleitungen zur Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung bei den beliebtesten Anbietern.

Regelmäßig überwachen

Überprüfen Sie wöchentlich Ihre E-Mail-Protokolle auf ungewöhnliche Aktivitäten. Überprüfen Sie monatlich die Benutzerkonten, um sicherzustellen, dass Sie jeden kennen, der Zugriff auf Ihre Website hat.

Achten Sie auf Muster wie E-Mails, die zu ungewöhnlichen Zeiten oder an Empfänger gesendet werden, die Sie nicht kennen. Früherkennung macht Sicherheitsprobleme viel einfacher zu lösen.

Zuverlässiges Hosting wählen

Nutzen Sie einen seriösen Hosting-Anbieter, der Managed WordPress Hosting und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen anbietet und einen guten Ruf für E-Mail-Zustellbarkeit hat.

Billiges Hosting geht oft mit schlechten E-Mail-Zustellraten und unzureichender Sicherheitsüberwachung einher. Die Investition in hochwertiges Hosting zahlt sich durch bessere Leistung und Sicherheit aus.

Warum WP Mail SMTP Pro die E-Mail-Überprüfung vereinfacht

Während Sie versuchen könnten, Ihre WordPress-E-Mails manuell zu überprüfen, machen die Funktionen von WP Mail SMTP Pro den Prozess viel schneller und gründlicher. Hier erfahren Sie, warum es das beste Werkzeug für diese Aufgabe ist.

E-Mail-Protokoll

Sehen Sie jede Nachricht, die Ihre Website sendet, in Echtzeit. Das Protokoll erfasst automatisch alle E-Mail-Aktivitäten, sodass Sie sich nie fragen müssen, was Ihre Website sendet oder wann.

Die durchsuchbare Historie reicht Monate zurück und erleichtert das Erkennen von Mustern oder die Untersuchung von Problemen, die in der Vergangenheit aufgetreten sind. Der farbcodierte Zustellstatus zeigt Ihnen auf einen Blick, welche E-Mails erfolgreich waren oder fehlgeschlagen sind.

Protokollsuche & Filter

Finden Sie problematische Plugins oder spezifische E-Mail-Probleme sofort. Suchen Sie nach Empfänger, Betreffzeile oder Datumsbereich, um die gesuchten E-Mails schnell zu finden.

Filtern Sie nach Zustellstatus, um nur fehlgeschlagene E-Mails anzuzeigen, oder sortieren Sie nach Quelle, um zu sehen, welche Plugins die meisten E-Mail-Aktivitäten generieren. Exportieren Sie Protokolle für eine tiefere Analyse, falls erforderlich.

E-Mails erneut senden

Beheben Sie E-Mail-Probleme, ohne Code anzufassen. Wenn eine wichtige E-Mail nicht gesendet werden konnte, können Sie sie mit einem Klick erneut senden.

Diese Funktion ist perfekt zum Testen von Änderungen oder zum Beheben von E-Mails, die beim ersten Mal nicht korrekt gesendet wurden.

Fehler- & Zustellbarkeitswarnungen

Werden Sie sofort benachrichtigt, wenn E-Mails nicht gesendet werden können. Richten Sie Slack- oder E-Mail-Benachrichtigungen ein, um Sie in dem Moment zu alarmieren, in dem Ihre Website Probleme mit der E-Mail-Zustellung hat.

Proaktive Überwachung bedeutet, dass Sie Probleme erkennen und beheben, bevor sie Ihre Kunden oder Geschäftsabläufe beeinträchtigen.

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FAQs zur Durchführung einer E-Mail-Prüfung

Viele Benutzer kontaktieren uns verwirrt über die E-Mails, die ihre WordPress-Website sendet. Hier sind einige der häufigsten Fragen, die wir erhalten:

Hat WP Mail SMTP Lite E-Mail-Protokolle

Die E-Mail-Protokollfunktion ist nur in WP Mail SMTP Pro verfügbar. Während die kostenlose Version die E-Mail-Zustellung übernimmt, gibt Ihnen nur Pro Einblick, was gesendet wird.

Da die E-Mail-Sichtbarkeit Ihnen hilft, Professionalität zu wahren, Sicherheitsprobleme zu erkennen und die schwebefähigkeit zu optimieren, amortisiert sich die Pro-Version, indem sie Kommunikationsprobleme verhindert und Ihnen Sicherheit gibt.

Verlangsamt die E-Mail-Protokollierung meine Website?

Nein, die E-Mail-Protokollierung erstellt leichte Datenbankeinträge, die kaum Auswirkungen auf die Leistung haben. Die Protokollierung erfolgt, nachdem die E-Mail gesendet wurde, sodass sie die Geschwindigkeit Ihrer Website nicht beeinträchtigt.

Die meisten Benutzer bemerken nie einen Leistungsunterschied. Der geringe Datenbank-Overhead lohnt sich für die Transparenz und die Fehlerbehebungsfunktionen, die Sie erhalten.

Wie oft sollte ich meine E-Mails überprüfen?

Führen Sie vierteljährlich oder nach der Installation neuer Plugins/Themes eine vollständige Überprüfung durch. Mit dem aktivierten E-Mail-Protokoll von WP Mail SMTP Pro können Sie jedoch Probleme in Echtzeit erkennen.

Richten Sie wöchentliche Fehlermeldungen ein, um Probleme sofort zu erkennen, anstatt auf geplante Überprüfungen zu warten. Dieser proaktive Ansatz verhindert, dass kleine Probleme zu größeren werden.

Was ist, wenn ich Malware finde, die E-Mails sendet?

Wenn Sie verdächtige E-Mails entdecken, führen Sie sofort einen Sicherheitsscan mit Wordfence oder einem ähnlichen Sicherheitspaket durch. Ändern Sie alle Passwörter, aktualisieren Sie alles und erwägen Sie die Wiederherstellung aus einem sauberen Backup.

Dokumentieren Sie, was Sie finden, falls Sie Ihrem Hosting-Anbieter oder E-Mail-Dienst Meldung erstatten müssen. Am wichtigsten ist: keine Panik – wenn Sie es frühzeitig durch E-Mail-Protokolle erkennen, können Sie es schnell beheben.

Kann ich bestimmte E-Mails ohne Programmierung deaktivieren?

Ja, verwenden Sie die Funktion „E-Mail-Steuerung“ in WP Mail SMTP Pro für E-Mails des WordPress-Kerns. Für Plugin-spezifische E-Mails überprüfen Sie die Einstellungen des jeweiligen Plugins.

WP Mail SMTP Pro hilft Ihnen auch dabei, herauszufinden, welche Plugins E-Mails generieren, sodass Sie leichter die richtigen Einstellungen zum Ändern finden. Die meisten E-Mail-Benachrichtigungen können über die Plugin-Einstellungen oder die WordPress-Admin-Optionen deaktiviert werden.

In nur 15 Minuten haben Sie jede E-Mail aufgedeckt, die Ihre WordPress-Website sendet. Jetzt haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre E-Mail-Kommunikation, anstatt sich zu fragen, welche Nachrichten mit dem Namen Ihres Unternehmens gesendet werden.

Sie werden nie wieder von unerwarteten E-Mails überrascht. Wenn das E-Mail-Protokoll von WP Mail SMTP Pro kontinuierlich läuft, können Sie Probleme sofort erkennen, sicherstellen, dass wichtige E-Mails ihr Ziel erreichen, und mit jeder Nachricht ein professionelles Image wahren.

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