Come usare Discord per la collaborazione di squadra

Quando la maggior parte delle persone pensa a Discord, immagina i giocatori che chattano durante partite intense. Ma col tempo, ho capito che Discord può fare molto di più.

È in realtà uno strumento potente per la collaborazione di squadra. Ho usato personalmente Discord per gestire progetti, condividere aggiornamenti e persino ospitare riunioni virtuali.

In questa guida, ti mostrerò come sfruttare al meglio Discord per i team di lavoro, basandomi su ciò che ha funzionato per me e per i team con cui ho lavorato.

Imposta gli avvisi di Discord con WP Mail SMTP

Come impostare Discord per il tuo team

Prima di iniziare a spiegare come usare Discord per i team di lavoro, è importante capire come creare il tuo server. Segui i passaggi seguenti per iniziare;

1. Creazione di un nuovo server

Il primo passo è creare il tuo server. Apri Discord, fai clic sull'icona più (+) nella barra laterale, e quindi seleziona l'opzione Crea il mio.

Successivamente, ti verrà chiesto di fornire maggiori dettagli sul server che desideri creare. Consiglio di selezionare qui l'opzione Per me e i miei amici.

Ti verrà chiesto di nominare il tuo server. Questo può riflettere il nome del tuo team o progetto. Ad esempio, una volta ho chiamato il mio "Team Projects Hub" per mantenere le cose chiare e professionali.

Puoi anche caricare un'icona personalizzata per rendere il server visivamente distinto per il tuo team. Una volta fatto, fai semplicemente clic sul pulsante Crea.

Una volta pronto il tuo server, dovrai creare canali per una comunicazione organizzata. È qui che avviene la vera magia.

2. Impostazione dei canali

Per mantenere le conversazioni ordinate, consiglio di creare categorie e canali in base alla struttura o ai progetti del tuo team. Trattali come gruppi per il tuo team.

Ad esempio, ho creato categorie come "#Generale", "#Marketing" e "#Sviluppo", con canali sotto ciascuna per argomenti specifici come "#pianificazione-social-media" o "#segnalazioni-bug".

Mantenere tutto compartimentato ha reso molto più facile per tutti trovare ciò di cui avevano bisogno senza dover scorrere conversazioni non correlate.

3. Invito dei membri del team

Non tutti i membri del team hanno bisogno di accedere a tutti i canali, e Discord rende facile assegnare ruoli e permessi. Per fare ciò, fai clic sulle impostazioni di un canale, vai su Permessi e assegna i ruoli di conseguenza.

Con il tuo server e i tuoi canali pronti, è ora di invitare il tuo team. Fai clic sul nome del tuo server e seleziona Invita persone. I membri del tuo team ora possono unirsi tramite un link.

Sia che tu stia gestendo piccoli progetti o grandi team, l'impostazione di un server come questo crea un hub centrale per una comunicazione e una collaborazione senza interruzioni.

Migliori pratiche per l'utilizzo di Discord come strumento di collaborazione di team

Quando ho iniziato a usare Discord con il mio team, è diventato subito chiaro che le sue funzionalità sono potenti, ma solo se le usi nel modo giusto.

1. Chatta in tempo reale con diversi team

Una delle cose migliori dell'utilizzo di Discord per la collaborazione di team è quanto sia facile impostare canali di comunicazione in tempo reale, senza spendere un centesimo.

In precedenza, ho parlato dell'impostazione di canali come #marketing, #sviluppo e #generale. Questi sono ora i posti di riferimento per le chat in tempo reale.

Offre a tutti uno spazio chiaro per condividere aggiornamenti, porre domande e portare a termine il lavoro senza alcuna confusione. Ecco come funzionano per noi:

• Spazi Dedicati per Ogni Team: Avere canali specifici consente ai membri del team di sapere esattamente dove andare per discutere del proprio lavoro. Ad esempio, il team di marketing condivide gli aggiornamenti delle campagne in #marketing.
• Discussioni Specifiche per Progetto: Per progetti più grandi che coinvolgono più team, creo canali temporanei come #lancio-prodotto o #ridisegno-sito-web.
• Messaggi Fissati per un Accesso Rapido: Una funzionalità che uso continuamente è fissare messaggi importanti. In ogni canale, fisso collegamenti a documenti condivisi, note di riunioni o elenchi di attività.

È incredibile quanto più fluido sia diventato il nostro flusso di lavoro da quando abbiamo adottato questa struttura, ed è qualcosa che ora consiglio a ogni team che cerca di migliorare la propria collaborazione.

2. Condividi lo schermo con i team aziendali

La condivisione dello schermo su Discord è uno dei migliori strumenti per la comunicazione in tempo reale e la risoluzione dei problemi. Durante le discussioni di team, condivido il mio schermo per guidare tutti attraverso una presentazione o un dashboard di progetto.

Aiuta a mantenere tutti sulla stessa pagina e le immagini rendono più facile comprendere il contesto. Spiegare come è strutturato il nostro server o come utilizzare strumenti specifici è molto più veloce con la condivisione dello schermo.

La condivisione dello schermo è anche semplice. Basta fare clic su qualsiasi Canale Vocale, e dovrebbe apparire un elenco di opzioni. Da qui, puoi condividere il tuo schermo e collaborare istantaneamente con il tuo team.

Per i team che lavorano su elementi visivi o layout, utilizzo anche la condivisione dello schermo per rivedere i progetti in tempo reale. Possiamo apportare modifiche mentre tutti guardano, il che dà la sensazione di lavorare insieme nella stessa stanza.

3. Integra i bot per l'automazione

Quando ho iniziato a usare Discord per la collaborazione di team, ho capito rapidamente quanto i bot potessero semplificare la vita. Sono come membri aggiuntivi del team che si occupano di compiti ripetitivi.

Uno dei primi bot che ho aggiunto al nostro server è stato MEE6. È incredibilmente versatile e gestisce molte cose automaticamente. Ad esempio, lo uso per assegnare ruoli quando qualcuno si unisce al server.

Invece di impostare manualmente i permessi, MEE6 assicura che ogni nuovo membro sia pronto per partire con l'accesso corretto. Ho anche sperimentato bot che aiutano con la pianificazione.

Strumenti come Sesh sono perfetti per coordinare le riunioni di team tra diversi fusi orari. Puoi impostare un sondaggio per gli orari disponibili e il bot invia promemoria prima dell'inizio della riunione.

Usa gli avvisi di Discord di WP Mail SMTP

Puoi anche usare Discord e integrarlo con WordPress per risparmiare molto tempo e fatica. Una delle migliori funzionalità che ho aggiunto alla nostra configurazione sono gli Avvisi tramite WP Mail SMTP.

Ad esempio, se c'è un problema con l'invio di un modulo di contatto sul nostro sito, ricevo un avviso istantaneo nel nostro canale Discord "Notifiche Sito Web". Ecco come impostarlo.

Imposta gli avvisi di Discord con WP Mail SMTP

1. Abilita gli avvisi di Discord

Per configurare le notifiche email dalla dashboard di WordPress e connetterti a Discord, vai su WP Mail SMTP » Impostazioni e seleziona l'opzione Avvisi.

Questo ti porterà alla pagina Avvisi, dove puoi scegliere una qualsiasi delle integrazioni di servizi disponibili. Per iniziare, attiva l'opzione Avvisi Discord su ATTIVATO.

2. Imposta un webhook in Discord

Per prima cosa, accedi al tuo server Discord. Una volta dentro, fai clic sul nome del server nell'angolo in alto a sinistra. Si apriranno impostazioni aggiuntive.

Dal menu a discesa, seleziona Impostazioni server. Nella pagina Panoramica server, cerca l'opzione Integrazioni nel menu della barra laterale sotto la sezione APP. Fai clic su di essa per continuare.

Successivamente, fai clic sul pulsante Crea webhook. Questo creerà una nuova connessione webhook per il tuo server. Una volta generato il webhook, selezionalo per visualizzare maggiori dettagli.

Ora dovrai dare un nome al tuo webhook nel campo Nome. Questo è particolarmente utile se gestisci più webhook.

Dopo averlo nominato, scegli il canale in cui desideri che vengano visualizzati gli avvisi email. Puoi anche aggiornare l'icona del webhook facendo clic sull'icona della foto accanto al logo di Discord.

Non dimenticare di fare clic su Salva modifiche al termine. Infine, copia l'URL del webhook facendo clic sul pulsante Copia URL webhook.

3. Collega il webhook a WP Mail SMTP

Dopo aver configurato il webhook, torna alla pagina delle impostazioni di Avvisi WP Mail SMTP. Incolla l'URL del webhook copiato nel campo URL webhook.

A questo punto, puoi salvare le impostazioni o aggiungere altre integrazioni se necessario. Una volta configurato tutto, inizierai a ricevere notifiche nel canale Discord scelto.

Questo processo rende semplicissimo tenere traccia degli avvisi email direttamente in Discord senza dover accedere costantemente alla dashboard di WordPress.

Imposta gli avvisi di Discord con WP Mail SMTP

FAQ su come utilizzare Discord per la collaborazione di team

L'utilizzo di Discord per i team di lavoro è un argomento di grande interesse per i nostri lettori. Ecco le risposte ad alcune domande comuni al riguardo:

Discord è valido per la gestione dei team?

Sì, Discord è ottimo per la gestione dei team. Ti consente di organizzare la comunicazione con canali per argomenti specifici, gestire ruoli e autorizzazioni per diversi membri e utilizzare bot per automatizzare le attività.

Funzionalità come i canali vocali, la condivisione dello schermo e le integrazioni lo rendono versatile per la gestione di team remoti o ibridi.

Come condivido file e documenti in Discord?

Puoi condividere file e documenti in Discord trascinandoli e rilasciandoli in una chat o in un canale. C'è anche un pulsante di caricamento accanto al campo di immissione del testo.

Discord supporta la maggior parte dei tipi di file, ma c'è un limite di dimensione a meno che tu non abbia Nitro, che aumenta il limite.

Discord è sicuro per la comunicazione aziendale?

Discord fornisce diverse funzionalità di sicurezza, come l'autenticazione a due fattori e il controllo degli accessi basato sui ruoli, per mantenere sicura la tua comunicazione.

Tuttavia, è importante configurare correttamente le autorizzazioni ed evitare di condividere informazioni sensibili senza ulteriori misure di crittografia.

Come gestisco ruoli e autorizzazioni in un server Discord?

Per gestire ruoli e autorizzazioni, vai su Impostazioni server e seleziona Ruoli. Puoi creare ruoli, assegnarli ai membri del team e personalizzare le autorizzazioni per ciascun ruolo.

Ciò ti consente di controllare chi può accedere a canali specifici o eseguire azioni come aggiungere membri o eliminare messaggi.

Come posso usare WP Mail SMTP con Discord per gli avvisi?

Puoi integrare WP Mail SMTP con Discord utilizzando la sua funzione Discord Alerts. Crea un webhook nel tuo server Discord, copia l'URL e incollalo nelle impostazioni di WP Mail SMTP Alerts.

Questa configurazione invia avvisi via email direttamente a un canale Discord designato, aiutando il tuo team a rimanere aggiornato sugli eventi importanti.

Successivamente, Scopri come impostare un flusso di lavoro email automatizzato

Se stai cercando di impostare un flusso di lavoro email automatizzato come quello sopra utilizzando WP Mail SMTP e Discord, potresti trovare interessante la nostra guida sull'impostazione degli avvisi per le email "annullate". Segui i passaggi qui per impostare il flusso di lavoro automatizzato e rimani aggiornato su le tue notifiche.

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