9 Estratégias Comprovadas para Reduzir as Reclamações de Spam de E-mail

Vamos ser sinceros: se envia e-mails, provavelmente preocupa-se com as reclamações de spam. E deveria! Mesmo o e-mail mais bem intencionado pode acabar na pasta de spam se não tiver cuidado.

Como alguém que trabalha em marketing por e-mail para várias marcas, posso dizer-lhe que manter essa pontuação de reclamações de spam baixa é uma batalha constante. Quando se trabalha com listas de milhares de pessoas, é difícil manter toda a gente feliz.

Mas se não trabalhar para reduzir as reclamações de spam, a sua reputação de remetente pode ser gravemente afetada. Isto, por sua vez, fará com que as suas taxas de entrega caiam a pique, de modo que mesmo os seus e-mails cuidadosamente elaborados, repletos de informações valiosas, acabem por ir diretamente para a pasta de spam. Já passei por isso e não é um bom lugar para estar, acredite em mim!

Embora nem sempre seja possível eliminar completamente as reclamações de spam, existem certamente algumas medidas que pode tomar para as manter no mínimo. Quer seja um profissional experiente de marketing por e-mail ou esteja apenas a começar, estas dicas irão ajudá-lo a criar e-mails que chegam às caixas de entrada, não às pastas de spam.

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Qual é a sua taxa de reclamações de spam?

A sua taxa de reclamações de spam é uma métrica crucial no marketing por e-mail. Representa a percentagem dos seus e-mails que os destinatários marcam como spam.

Os Provedores de Serviços de Internet utilizam esta taxa para determinar a qualidade das suas práticas de e-mail. Por exemplo, se a sua taxa de spam for de 0,1%, significa que, em cada 1.000 e-mails enviados, recebeu uma reclamação de spam.

Qual é uma boa taxa de reclamações de spam?

O Google e outros fornecedores de e-mail aconselham os remetentes de e-mail a ter como objetivo uma taxa de reclamações de spam não superior a 0,1% e nunca superior a 0,3%.

Na verdade, se se encontrar a atingir este limite de 0,3% mais do que algumas vezes, poderá constatar que fornecedores como o Google e o Yahoo bloqueiam totalmente os seus e-mails.

No entanto, certamente não está sozinho se a sua taxa de spam for muito superior a esta. As taxas médias de spam variam por setor, mas um estudo recente da Techradar descobriu que a taxa média de reclamações de spam no espaço B2B excedia os 2%.

Pode verificar e reduzir a sua taxa de reclamações de spam revendo as suas análises de e-mail na sua plataforma de marketing por e-mail e utilizando ferramentas de monitorização de terceiros como as Google Postmaster Tools.

A importância de manter as reclamações de spam baixas

Uma taxa elevada de reclamações de spam pode levar a várias consequências negativas:

• Reputação de remetente diminuída
• Entregabilidade de e-mail reduzida
• Taxas de abertura e cliques mais baixas
• Potencial bloqueio por ISPs

Deve monitorizar a sua taxa de reclamações de spam como parte da sua estratégia geral de marketing por e-mail. Ao manter esta taxa baixa, pode proteger a sua reputação de remetente e garantir que as suas mensagens chegam aos destinatários pretendidos.

Se a sua taxa de reclamações de spam for superior à que gostaria, nem tudo está perdido. Continue a ler para descobrir como pode minimizar as reclamações de spam e manter a sua taxa dentro de limites aceitáveis.

Estratégias Comprovadas para Reduzir as Reclamações de Spam de E-mail

Já passei por isso. Mais de uma vez, enfrentei a realidade de uma taxa de reclamações de spam 10 vezes superior ao que deveria ser.

Mas aqui ficam as boas notícias: com alguma otimização focada e honestidade brutal sobre os e-mails que estava a enviar, consegui reduzir esse número e mantê-lo consistentemente baixo.

As estratégias que estou prestes a partilhar não são apenas teoria - testei-as na prática e posso dizer com confiança que funcionam. Mas os benefícios vão além da simples redução das reclamações de spam. Estas táticas também levaram a:

• Taxas de abertura aumentadas
• Mais cliques
• Vendas mais elevadas
• E, mais importante (na minha opinião), um ótimo feedback dos destinatários

Afinal, manter o seu público satisfeito não deveria ser o seu objetivo principal?

Agora, vamos aos detalhes de como reduzir as reclamações de spam por e-mail.

1. Implemente a dupla confirmação (Double Opt-In)

O duplo opt-in é o porteiro da sua lista de e-mails, garantindo que apenas os subscritores mais interessados entrem. Eis o processo: depois de alguém se inscrever, recebe um e-mail de confirmação e deve clicar num link para finalizar a sua subscrição.

Porquê preocupar-se? É simples: qualidade em vez de quantidade. O duplo opt-in verifica a propriedade do e-mail, elimina endereços falsos ou digitados incorretamente e confirma o interesse genuíno no seu conteúdo.

Além disso, está em conformidade com os requisitos do remetente do Google, que estipulam a necessidade de "obter consentimento explícito dos destinatários antes de enviar e-mails de marketing". O duplo opt-in garante que está a cumprir este requisito crucial.

Sim, pode haver uma ligeira diminuição no número de subscritores inicialmente. Mas a contrapartida é uma lista mais envolvida, com menor probabilidade de marcar os seus e-mails como spam.

A implementação disto é geralmente simples – a maioria das plataformas de e-mail oferece-o como uma configuração simples. Se estiver a usar uma solução personalizada, terá de criar um e-mail de confirmação e uma página de destino.

Lembre-se, este e-mail de confirmação é a sua primeira impressão. Mantenha-o simples, claro e faça com que o link de confirmação se destaque.

Ao usar o duplo opt-in, não está apenas a reduzir as reclamações de spam – está a construir uma lista de subscritores que realmente querem receber os seus e-mails (em vez daqueles que se inscrevem por acidente ou apenas para obter o seu lead magnet). E esse é o pilar do marketing por e-mail eficaz.

2. Mantenha uma lista de e-mail limpa

Sem manutenção regular, a sua lista de e-mails pode ficar sobrecarregada com subscritores inativos, e-mails inválidos e potenciais armadilhas de spam. Uma lista limpa é crucial para reduzir as reclamações de spam e melhorar o desempenho geral dos seus e-mails.

Para limpar a sua lista, deve remover regularmente subscritores inativos, e-mails devolvidos e endereços inválidos.

Comece por identificar subscritores que não abriram ou clicaram nos seus e-mails nos últimos 6-12 meses. Considere realizar uma campanha de reativação para estes utilizadores. Se ainda assim não responderem, é hora de os deixar ir. Muitos fornecedores de serviços de e-mail oferecem ferramentas para o ajudar a identificar e remover estes subscritores inativos automaticamente.

Não se esqueça dos hard bounces — estes são e-mails que não puderam ser entregues por razões permanentes, como endereços inexistentes. Se a sua plataforma de e-mail não remover automaticamente estes endereços da sua lista, certifique-se de que os remove manualmente para manter uma boa reputação de remetente.

Também deve ter cuidado com picos súbitos nas taxas de subscrição, especialmente de fornecedores de e-mail gratuitos. Estes podem ser bots de spam ou inscrições falsas. A implementação de CAPTCHAs nos seus formulários de inscrição pode ajudar a prevenir isto.

2. Segmente o seu público

Segmentar o seu público significa dividir a sua lista de e-mail com base em critérios específicos. Podem ser informações demográficas como idade ou localização, dados comportamentais como compras passadas ou envolvimento com e-mails, ou mesmo fatores como interesses ou valores.

Ao enviar conteúdo mais direcionado e relevante para estes segmentos, é mais provável que envolva os seus subscritores e menos provável que os incomode com mensagens irrelevantes.

Esta relevância é fundamental para reduzir as reclamações de spam. Afinal, as pessoas têm muito menos probabilidade de marcar um e-mail como spam se contiver informações que realmente desejam.

Agora, serei honesto consigo. No que diz respeito aos e-mails que envio, sei que poderia fazer muito melhor com a segmentação. É uma ferramenta poderosa, mas tem um compromisso: eficácia versus esforço. Embora a segmentação possa impulsionar significativamente o desempenho do seu e-mail, também requer tempo e recursos adicionais.

Terá de encontrar o equilíbrio certo para o seu negócio, ponderando os benefícios potenciais face ao trabalho extra envolvido. Comece pequeno, talvez com apenas um ou dois segmentos, e expanda gradualmente à medida que vê resultados. O segredo é encontrar uma estratégia de segmentação que lhe proporcione um bom retorno sobre o investimento sem sobrecarregar a sua equipa ou o seu orçamento.

A maioria das plataformas de marketing por e-mail oferece ferramentas de segmentação integradas. Utilize-as a seu favor. Muitas vezes permitem-lhe criar segmentos dinâmicos que se atualizam automaticamente com base no comportamento do subscritor.

Lembre-se, o objetivo da segmentação não é apenas enviar conteúdo diferente para grupos diferentes. Trata-se de criar experiências mais personalizadas e valiosas para os seus subscritores. Quando entrega consistentemente conteúdo relevante, verá taxas de envolvimento mais altas, menos cancelamentos de subscrição e, sim, menos reclamações de spam.

3. Personalize o conteúdo do e-mail

Todos nós recebemos aqueles e-mails que começam com "Caro Cliente Valioso". Como é que eles o fizeram sentir? Provavelmente não muito valorizado, certo? É aí que entra a personalização.

Enquanto a segmentação se trata de agrupar o seu público, a personalização trata de fazer com que cada subscritor individual sinta que o e-mail foi criado apenas para ele. É a diferença entre "Olá, entusiastas da corrida!" e "Olá, Sarah, pronta para a sua maratona no próximo mês?"

Comece com o básico. Use os nomes dos seus subscritores na linha de assunto ou na saudação. Mas não pare por aí. Pode alterar secções inteiras do seu e-mail com base em dados individuais do subscritor. Por exemplo, pode mostrar diferentes recomendações de produtos com base em compras passadas ou histórico de navegação.

Um colega meu recebeu um e-mail a referir a sua comida favorita na linha de assunto (algo que ele tinha mencionado a brincar no seu perfil do LinkedIn). Embora eu não recomendasse necessariamente investigar os seus destinatários no LinkedIn para hiper-personalizar os seus e-mails, é um ótimo exemplo de como a personalização pode fazer com que as suas mensagens se destaquem na caixa de entrada.

Lembre-se, a personalização não serve apenas para aumentar as taxas de abertura ou de cliques (embora também o faça). Trata-se de construir relacionamentos com os seus subscritores. Quando as pessoas sentem que compreende as suas necessidades, é mais provável que aguardem os seus e-mails em vez de os marcar como indesejados.

4. A frequência ideal de e-mail para reduzir as reclamações de spam

Encontrar a frequência de e-mail certa é crucial. Envie com muita frequência e corre o risco de irritar os seus subscritores, levando a mais cancelamentos de subscrição e reclamações de spam. Envie com pouca frequência e poderá ver o envolvimento a diminuir, pois as pessoas esquecem-se de que se inscreveram na sua lista em primeiro lugar.

Então, como é que encontra esse ponto ideal? Aqui ficam algumas abordagens:

• Pergunte aos seus subscritores: Sim, é tão simples quanto isso. Inclua opções de frequência no seu formulário de inscrição ou envie uma pesquisa de preferências para a sua lista. Por exemplo, estou atualmente a configurar uma opção mensal de "resumo" para subscritores que não querem receber um e-mail todas as semanas.
• Teste e monitorize: Experimente diferentes frequências de envio com pequenos segmentos da sua lista e acompanhe o impacto nas taxas de abertura, cliques e cancelamentos de subscrição.
• Esteja atento a sinais de fadiga: Se vir as taxas de abertura a diminuir ou os cancelamentos de subscrição a aumentar, pode ser altura de reduzir a frequência.
• Considere o seu conteúdo: Se está a ter dificuldades em criar conteúdo valioso para cada e-mail, isso é um sinal de que pode estar a enviar com muita frequência.
• Considere a sua indústria e público: Um boletim informativo diário pode funcionar para um site de notícias, mas provavelmente seria excessivo para uma empresa de software B2B.

Por último, considere implementar uma opção de "subscrição reduzida". Isto permite que os subscritores reduzam a frequência de e-mail ou pausem os e-mails sem cancelar a subscrição completamente. Fazemos isto todos os anos durante o período da Black Friday, quando enviamos muitos e-mails promocionais sobre as vendas que estamos a realizar. É uma ótima maneira de reter subscritores que, de outra forma, poderiam saltar fora.

Lembre-se, é melhor enviar um e-mail incrível por mês do que quatro e-mails semanais medíocres que não acrescentam valor à vida dos seus subscritores.

5. Utilize linhas de assunto claras e honestas

A sua linha de assunto é a primeira coisa que os seus subscritores veem e, muitas vezes, o fator decisivo para abrirem ou não o seu e-mail. Mas não se trata apenas de os fazer clicar – trata-se também de definir as expectativas certas.

Sejamos honestos: todos nós já fomos tentados a usar aquela linha de assunto super cativante e ligeiramente enganosa para aumentar as nossas taxas de abertura. Eu sei que já o fiz.

E aqui está o ponto: não há nada de errado com uma linha de assunto que desperta a curiosidade. Na verdade, eu ainda uso linhas de assunto intrigantes para captar a atenção. O segredo é encontrar um equilíbrio entre ser chamativo e ser honesto.

A diferença reside em evitar o clickbait e não fazer promessas que não pode cumprir. Lembre-se, o seu objetivo é atrair aberturas de subscritores interessados, não enganar as pessoas para que abram e-mails que não querem. Quando as suas linhas de assunto cumprem consistentemente a sua promessa, constrói confiança. E a confiança é a sua melhor defesa contra reclamações de spam.

6. Facilite o cancelamento da subscrição

Sei no que está a pensar: “Porque é que eu haveria de facilitar a saída das pessoas da minha lista?” A ideia de perder subscritores pode ser assustadora. Mas eis a verdade contraintuitiva: facilitar a anulação da subscrição é uma das melhores formas de reduzir as queixas de spam.

Pense nisso. Quando alguém quer deixar de receber os seus e-mails, encontrará uma forma. Se anular a subscrição for um incómodo, adivinhe o que fará em vez disso? Sim, clicará no botão de spam.

Coloque o seu link de anulação de subscrição onde seja fácil de encontrar. O rodapé é o local padrão, mas pode considerar adicioná-lo também no corpo do seu e-mail.

Deverá também utilizar um cabeçalho list-unsubscribe (até porque o Google e o Yahoo exigem agora que os remetentes de e-mail em massa utilizem um).

O cabeçalho list-unsubscribe é um pouco de código no seu e-mail que permite aos clientes de e-mail fornecer uma opção de anulação de subscrição diretamente na sua interface. Provavelmente já viu isto como um botão "Anular subscrição" na parte superior dos e-mails no Gmail ou Outlook.

Isto é incrivelmente conveniente para os subscritores e pode reduzir significativamente as queixas de spam. A maioria das plataformas de marketing por e-mail está agora a adicionar isto por defeito, mas consulte o nosso guia para adicionar cabeçalhos list-unsubscribe aos seus e-mails do WordPress para mais orientações.

O seu processo de anulação de subscrição também deve ser "one-click", o que significa que não é necessário fazer login nem selecionar caixas para lhe dar feedback. Se quiser solicitar este feedback, pode fazê-lo depois de confirmar a anulação da subscrição.

7. Autentique os seus e-mails (SPF, DKIM, DMARC)

A autenticação de e-mail ajuda a garantir que os e-mails que afirmam ser seus são realmente seus. Isto não só protege a sua marca, como também reduz significativamente as hipóteses de os seus e-mails serem marcados como spam.

Existem três protocolos de autenticação principais que precisa de configurar: SPF, DKIM e DMARC. Vamos detalhá-los:

• SPF (Sender Policy Framework): Isto diz aos servidores de receção quais os endereços IP autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Se um e-mail vier de um IP que não está na lista, poderá ser devolvido ou marcado como spam.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): O DKIM adiciona uma assinatura digital aos seus e-mails que verifica se não foram adulterados durante o transporte. Isto cria confiança com os servidores de receção.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Isto diz aos servidores de receção o que fazer com os e-mails que falham as verificações SPF ou DKIM. Também lhe pode enviar relatórios sobre e-mails que utilizam o seu domínio, ajudando-o a detetar abusos potenciais.

Devo também notar que a autenticação SPF e DKIM é agora obrigatória para quaisquer e-mails que envie para utilizadores do Gmail. Se o seu domínio não estiver autenticado para enviar e-mails, as suas mensagens serão devolvidas.

Se estiver a usar o WP Mail SMTP, pode verificar facilmente se o seu e-mail está autenticado enviando um e-mail de teste.

Não está totalmente autenticado? Não se preocupe, preparámos um guia para iniciantes sobre autenticação de e-mail para o ajudar no processo de configuração.

8. Monitorize a sua reputação de remetente

Pense na sua reputação de remetente como a pontuação de crédito do seu marketing por e-mail. Assim como uma boa pontuação de crédito pode garantir melhores condições de empréstimo, uma boa reputação de remetente pode fazer com que os seus e-mails cheguem à caixa de entrada em vez da pasta de spam. E, tal como a sua pontuação de crédito, é algo que precisa de monitorizar e manter constantemente.

A sua reputação de remetente é essencialmente como os fornecedores de caixas de correio veem os e-mails provenientes do seu endereço IP e domínio. É afetada por fatores como:

• Reclamações de spam
• Rejeições
• Taxas de envolvimento (aberturas, cliques)
• Atingir armadilhas de spam
• Volume e consistência do seu envio

Então, como monitorizar a sua reputação de remetente? Ferramentas de monitorização de reputação como SenderScore e Google Postmaster Tools são um bom ponto de partida. Também pode usar sites como MXToolbox, que podem dizer-lhe se o seu IP foi colocado em lista negra.

Além de monitorizar as suas pontuações de reputação com estes serviços de terceiros, fique atento às suas métricas de envolvimento. Taxas de abertura baixas ou taxas de rejeição altas podem indicar problemas de reputação.

Se notar que a sua reputação está a diminuir, não entre em pânico. Comece por limpar a sua lista, reduzir o volume de envio e concentrar-se nos seus assinantes mais envolvidos. Aumente gradualmente à medida que a sua reputação melhora.

9. Eduque os seus subscritores sobre os seus e-mails

Vamos concluir com uma estratégia que é frequentemente negligenciada, mas incrivelmente poderosa: educar os seus assinantes sobre os seus e-mails. Definir expectativas claras desde o início pode fazer uma enorme diferença na forma como os seus e-mails são recebidos.

Por exemplo, quando se inscreve no WP Mail SMTP, receberá primeiro a nossa série de e-mails de boas-vindas. Esta série percorre todas as funcionalidades do plugin e fornece dicas e estratégias úteis para melhorar a entregabilidade dos seus e-mails do WordPress.

Enviar e-mails imediatamente sem, pelo menos, um breve e-mail de boas-vindas pode ser bastante chocante. Alguns assinantes podem não saber quem você é ou por que está a enviar-lhes e-mails, o que é uma receita garantida para uma alta taxa de reclamações de spam.

Use um nome "De" consistente para que os assinantes reconheçam instantaneamente os seus e-mails e lembre-lhes quando e por que se inscreveram. Um simples "Está a receber este e-mail porque se inscreveu em X" pode prevenir confusão e reclamações de spam.

Pode também querer fornecer instruções sobre como colocar o seu endereço de e-mail na lista de remetentes confiáveis. Isto pode ajudar a garantir que os seus e-mails não sejam apanhados pelos filtros de spam.

Lembre-se, um assinante informado tem menos probabilidade de marcar os seus e-mails como spam. Eles sabem o que esperar, entendem o valor que estão a receber e são mais propensos a interagir positivamente com o seu conteúdo.

E é tudo! Lembre-se, uma estratégia de e-mail bem elaborada não se trata de enviar mais e-mails - trata-se de enviar e-mails que os seus assinantes realmente querem receber. Por exemplo, pode precisar de enviar e-mails quando um comprador abandona o carrinho.

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Em seguida, Faça com que os Seus E-mails Pareçam Fantásticos

O design do email também pode contribuir muito para que os seus emails pareçam mais profissionais e incentive as pessoas a lê-los. Isto, por sua vez, pode ajudar a manter baixas as reclamações de spam. Consulte os nossos exemplos de design de email e melhores práticas para obter algumas dicas que o ajudarão a criar emails apelativos que manterão os leitores envolvidos.

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