Résumé IA
Quand la plupart des gens pensent à Discord, ils imaginent des joueurs discutant pendant des matchs intenses. Mais au fil du temps, j'ai réalisé que Discord pouvait faire bien plus.
C'est en fait un outil puissant pour la collaboration d'équipe. J'ai personnellement utilisé Discord pour gérer des projets, partager des mises à jour et même organiser des réunions virtuelles.
Dans ce guide, je vais vous montrer comment tirer le meilleur parti de Discord pour les équipes de travail, en me basant sur ce qui a fonctionné pour moi et les équipes avec lesquelles j'ai travaillé.
Configurer les alertes Discord avec WP Mail SMTP
Comment configurer Discord pour votre équipe
Avant de commencer à expliquer comment utiliser Discord pour les équipes de travail, il est important de comprendre comment créer votre propre serveur. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer ;
1. Créer un nouveau serveur
La première étape consiste à créer votre serveur. Ouvrez Discord, cliquez sur l'icône plus (+) dans la barre latérale, puis sélectionnez l'option Créer le mien .
Après cela, vous serez invité à fournir plus de détails sur le serveur que vous souhaitez créer. Je recommande de sélectionner l'option Pour moi et mes amis ici.
Il vous sera demandé de nommer votre serveur. Cela peut refléter le nom de votre équipe ou de votre projet. Par exemple, j'ai un jour nommé le mien « Hub de projets d'équipe » pour rester clair et professionnel.
Vous pouvez également télécharger une icône personnalisée pour rendre le serveur visuellement distinct pour votre équipe. Une fois terminé, cliquez simplement sur le bouton Créer.
Une fois votre serveur prêt, vous devrez créer des canaux pour une communication organisée. C'est là que la vraie magie opère.
2. Configurer les canaux
Pour que les conversations restent ordonnées, je recommande de créer des catégories et des canaux basés sur la structure ou les projets de votre équipe. Traitez-les comme des groupes pour votre équipe.
Par exemple, j'ai créé des catégories comme « #Général », « #Marketing » et « #Développement », avec des canaux sous chacune pour des sujets spécifiques comme « #planification-réseaux-sociaux » ou « #rapports-de-bugs ».
Garder tout compartimenté a rendu beaucoup plus facile pour tout le monde de trouver ce dont ils avaient besoin sans avoir à parcourir des conversations sans rapport.
3. Inviter les membres de l'équipe
Tous les membres de l'équipe n'ont pas besoin d'accéder à tous les canaux, et Discord facilite l'attribution de rôles et d'autorisations. Pour ce faire, cliquez sur les paramètres d'un canal, accédez à Autorisations et attribuez les rôles en conséquence.
Avec votre serveur et vos canaux prêts, il est temps d'inviter votre équipe. Cliquez sur le nom de votre serveur et sélectionnez Inviter des personnes. Vos membres d'équipe peuvent maintenant rejoindre via un lien.
Que vous gériez de petits projets ou de grandes équipes, la mise en place d'un serveur comme celui-ci crée un hub central pour une communication et une collaboration fluides.
Bonnes pratiques pour utiliser Discord comme outil de collaboration d'équipe
Lorsque j'ai commencé à utiliser Discord avec mon équipe, il est rapidement devenu évident que ses fonctionnalités sont puissantes, mais seulement si vous les utilisez de la bonne manière.
1. Chatter en temps réel avec différentes équipes
L'une des meilleures choses à propos de l'utilisation de Discord pour la collaboration d'équipe est la facilité avec laquelle il est possible de configurer des canaux de communication en temps réel, sans dépenser un centime.
Plus tôt, j'ai parlé de la configuration de canaux comme #marketing, #development et #general. Ce sont maintenant les endroits de prédilection pour les discussions en temps réel.
Cela donne à chacun un espace clair pour partager des mises à jour, poser des questions et accomplir du travail sans aucune confusion. Voici comment ils fonctionnent pour nous :
- Espaces dédiés pour chaque équipe : Avoir des canaux spécifiques permet aux membres de l'équipe de savoir exactement où aller pour discuter de leur travail. Par exemple, l'équipe marketing partage les mises à jour de campagne dans #marketing.
- Discussions spécifiques à un projet : Pour les projets plus importants impliquant plusieurs équipes, je crée des canaux temporaires comme #product-launch ou #website-redesign.
- Messages épinglés pour un accès rapide : Une fonctionnalité que j'utilise tout le temps est l'épinglage de messages importants. Dans chaque canal, j'épingle des liens vers des documents partagés, des notes de réunion ou des listes de tâches.
C'est incroyable à quel point notre flux de travail est devenu plus fluide depuis l'adoption de cette structure, et c'est quelque chose que je recommande maintenant à toute équipe cherchant à améliorer sa collaboration.
2. Partager son écran avec les équipes professionnelles
Le partage d'écran sur Discord est l'un des meilleurs outils pour la communication en temps réel et la résolution de problèmes. Lors des discussions d'équipe, je partage mon écran pour guider tout le monde à travers une présentation ou un tableau de bord de projet.
Cela aide à garder tout le monde sur la même longueur d'onde, et les visuels facilitent la compréhension du contexte. Expliquer comment notre serveur est structuré ou comment utiliser des outils spécifiques est beaucoup plus rapide avec le partage d'écran.
Le partage d'écran est également simple. Cliquez simplement sur n'importe quel Canal vocal, et une liste d'options devrait apparaître. À partir de là, vous pouvez partager votre écran et collaborer avec votre équipe instantanément.
Pour les équipes travaillant sur des visuels ou des mises en page, j'utilise également le partage d'écran pour examiner les conceptions en temps réel. Nous pouvons apporter des ajustements pendant que tout le monde regarde, ce qui donne l'impression de travailler ensemble dans la même pièce.
3. Intégrer des bots pour l'automatisation
Lorsque j'ai commencé à utiliser Discord pour la collaboration d'équipe, j'ai rapidement réalisé à quel point les bots pouvaient faciliter la vie. Ils sont comme des membres d'équipe supplémentaires qui s'occupent des tâches répétitives.
L'un des premiers bots que j'ai ajoutés à notre serveur était MEE6. Il est incroyablement polyvalent et gère automatiquement beaucoup de choses. Par exemple, je l'utilise pour attribuer des rôles lorsqu'une personne rejoint le serveur.
Au lieu de définir manuellement les autorisations, MEE6 garantit que chaque nouveau membre est prêt à partir avec le bon accès. J'ai également expérimenté des bots qui aident à la planification.
Des outils comme Sesh sont parfaits pour coordonner les réunions d'équipe à travers les fuseaux horaires. Vous pouvez organiser un sondage pour les heures disponibles, et le bot envoie des rappels avant le début de la réunion.
Utiliser les alertes Discord de WP Mail SMTP
Vous pouvez également utiliser Discord et l'intégrer à WordPress pour gagner beaucoup de temps et d'efforts. L'une des meilleures fonctionnalités que j'ai ajoutées à notre configuration est les alertes via WP Mail SMTP.
Par exemple, s'il y a un problème avec la soumission d'un formulaire de contact sur notre site, je reçois une alerte instantanée dans notre canal Discord « Notifications du site Web ». Voici comment configurer cela.
Configurer les alertes Discord avec WP Mail SMTP
1. Activer les alertes Discord
Pour configurer les notifications par e-mail depuis le tableau de bord WordPress et vous connecter à Discord, accédez à WP Mail SMTP » Paramètres et sélectionnez l'option Alertes.
Cela vous mènera à la page Alertes, où vous pourrez choisir l'une des intégrations de services disponibles. Pour commencer, activez l'option Alertes Discord en position ACTIVÉ.
2. Configurer un webhook dans Discord
Tout d'abord, connectez-vous à votre serveur Discord. Une fois connecté, cliquez sur le nom du serveur dans le coin supérieur gauche. Cela ouvrira des paramètres supplémentaires.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres du serveur. Sur la page Aperçu du serveur, recherchez l'option Intégrations dans le menu latéral sous la section APPLICATIONS. Cliquez dessus pour continuer.
Ensuite, cliquez sur le bouton Créer un webhook. Cela créera une nouvelle connexion webhook pour votre serveur. Une fois le webhook généré, sélectionnez-le pour afficher plus de détails.
Maintenant, vous devrez donner un nom à votre webhook dans le champ Nom. Ceci est particulièrement utile si vous gérez plusieurs webhooks.
Après l'avoir nommé, choisissez le canal où vous souhaitez que les alertes par e-mail apparaissent. Vous pouvez également mettre à jour l'icône du webhook en cliquant sur l'icône photo à côté du logo Discord.
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé. Enfin, copiez l'URL du webhook en cliquant sur le bouton Copier l'URL du webhook.
3. Lier le webhook à WP Mail SMTP
Après avoir configuré le webhook, retournez à votre page de paramètres Alertes WP Mail SMTP. Collez l'URL du webhook copiée dans le champ URL du webhook.
À ce stade, vous pouvez soit enregistrer vos paramètres, soit ajouter d'autres intégrations si nécessaire. Une fois tout configuré, vous commencerez à recevoir des notifications dans le canal Discord que vous avez choisi.
Ce processus facilite grandement le suivi des alertes par e-mail directement dans Discord sans avoir à vous connecter constamment à votre tableau de bord WordPress.
Configurer les alertes Discord avec WP Mail SMTP
FAQ sur l'utilisation de Discord pour la collaboration d'équipe
L'utilisation de Discord pour les équipes de travail est un sujet d'intérêt populaire parmi nos lecteurs. Voici les réponses à quelques questions courantes à ce sujet :
Discord est-il bon pour la gestion d'équipe ?
Oui, Discord est excellent pour la gestion d'équipe. Il vous permet d'organiser la communication avec des canaux pour des sujets spécifiques, de gérer les rôles et les autorisations pour les différents membres, et d'utiliser des bots pour automatiser les tâches.
Des fonctionnalités telles que les canaux vocaux, le partage d'écran et les intégrations le rendent polyvalent pour la gestion d'équipes à distance ou hybrides.
Comment partager des fichiers et des documents dans Discord ?
Vous pouvez partager des fichiers et des documents dans Discord en les faisant glisser et déposer dans un chat ou un canal. Il y a aussi un bouton de téléchargement à côté du champ de saisie de texte.
Discord prend en charge la plupart des types de fichiers, mais il y a une limite de taille à moins que vous n'ayez Nitro, ce qui augmente la limite.
Discord est-il sécurisé pour la communication professionnelle ?
Discord fournit plusieurs fonctionnalités de sécurité, telles que l'authentification à deux facteurs et le contrôle d'accès basé sur les rôles, pour assurer la sécurité de vos communications.
Cependant, il est important de configurer correctement les autorisations et d'éviter de partager des informations sensibles sans mesures de chiffrement supplémentaires.
Comment gérer les rôles et les autorisations sur un serveur Discord ?
Pour gérer les rôles et les autorisations, allez dans Paramètres du serveur et sélectionnez Rôles. Vous pouvez créer des rôles, les attribuer aux membres de l'équipe et personnaliser les autorisations pour chaque rôle.
Cela vous permet de contrôler qui peut accéder à des canaux spécifiques ou effectuer des actions telles que l'ajout de membres ou la suppression de messages.
Comment puis-je utiliser WP Mail SMTP avec Discord pour les alertes ?
Vous pouvez intégrer WP Mail SMTP à Discord en utilisant sa fonctionnalité d'alertes Discord. Créez un webhook dans votre serveur Discord, copiez l'URL, et collez-la dans les paramètres d'alertes de WP Mail SMTP.
Cette configuration envoie des alertes par e-mail directement à un canal Discord désigné, aidant votre équipe à rester informée des événements importants.
Ensuite, découvrez comment configurer un flux de travail d'e-mails automatisé
Si vous cherchez à configurer un flux de travail d'e-mails automatisé comme celui ci-dessus en utilisant WP Mail SMTP et Discord, notre guide sur la configuration des alertes pour les e-mails « annulés » pourrait vous intéresser. Suivez les étapes ici pour configurer le flux de travail automatisé et restez informé de vos notifications.
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