Référencement des e-mails : comment rendre vos e-mails plus faciles à trouver dans la boîte de réception

La plupart des conseils en matière d'e-mails se limitent à la boîte de réception. Obtenir un bon taux d'ouverture, limiter les désabonnements, éviter de finir dans les spams. C'est l'objectif, et c'est un objectif raisonnable.

Mais personne ne parle vraiment de ce qui se passe quand quelqu'un revient te demander quelque chose que tu lui as envoyé.

Ils veulent le code promotionnel du mois dernier. Ils ont besoin de la confirmation de commande pour un retour. Ils transmettent la facture à leur comptable ou essaient de retrouver le lien de réinitialisation du mot de passe qu’ils ont ignoré à sa réception. Ils tapent quelque chose dans la barre de recherche, font défiler les résultats, et soit ils trouvent ce dont ils ont besoin, soit ils abandonnent et vous envoient un e-mail pour vous le redemander.

C'est justement cet aspect de l'e-mail que la plupart des expéditeurs négligent. Arriver dans la boîte de réception de quelqu'un est une chose. Être facile à retrouver une fois que l'on y est en est une autre.

Voici ce que signifie réellement le référencement des e-mails (et non, cela n'a rien à voir avec le classement Google). Il s'agit simplement de s'assurer que lorsqu'une personne recherche dans sa boîte de réception un message que vous lui avez envoyé, celui-ci apparaisse bien. Cela semble évident, mais la plupart des e-mails ne sont pas configurés pour cela.

Cela vaut également pour tous les types d'e-mails : newsletters, campagnes promotionnelles, confirmations de commande automatisées, réinitialisations de mot de passe, notifications de soumission de formulaire, rappels de réservation. Les e-mails transactionnels sont même d'autant plus importants que ce sont ceux que les gens ont le plus besoin de retrouver rapidement, et ce sont généralement ceux qui sont créés à partir d'un modèle par défaut et qui ne sont plus jamais modifiés.

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Comment fonctionne la recherche dans la boîte de réception

Avant d'apporter des modifications, il est utile de comprendre ce que la recherche dans les e-mails indexe. Gmail et Outlook effectuent tous deux automatiquement une recherche dans plusieurs champs.

En d'autres termes, si votre e-mail contient principalement des images sans texte alternatif et très peu de contenu textuel, les moteurs de recherche n'ont pratiquement aucune information sur laquelle s'appuyer. Et si vos e-mails transactionnels se limitent à un logo et à un bouton sans texte brut, le problème est le même.

1. Rédigez des objets de courriel qui peuvent servir de mots-clés pour la recherche

La plupart des conseils concernant les objets de courriel mettent l'accent sur les taux d'ouverture. Mais un objet qui incite à ouvrir le courriel et un objet facile à retrouver par la suite ne sont pas toujours la même chose.

Les titres de type « teaser » sont parfaits pour susciter la curiosité. En revanche, ils sont bien moins efficaces pour retrouver des informations.

Difficile à retrouver par la suite :

• Tu ne vas pas le croire…
• Nous avons une bonne nouvelle à vous annoncer
• Quelque chose d'important se prépare

Facile à retrouver plus tard :

• Votre facture WP Mail SMTP – novembre 2025
• Comment résoudre le problème des « e-mails envoyés dans le dossier spam » dans WordPress
• Nouvelle fonctionnalité : les journaux des e-mails sont désormais disponibles dans votre tableau de bord

Lorsqu'un utilisateur recherche dans sa boîte de réception des termes tels que « facture de novembre », « courrier indésirable » ou « journaux des e-mails », les résultats correspondant à la deuxième série de mots-clés apparaissent immédiatement, tandis que ceux correspondant à la première série sont beaucoup plus difficiles à trouver.

La solution n'est pas de rendre tous les objets de courriel ennuyeux. Il s'agit plutôt d'inclure dans l'objet au moins un mot concret et facile à rechercher, que quelqu'un taperait s'il cherchait ce courriel dans un mois.

C'est ce dont les objets des e-mails transactionnels ont le plus besoin

Les e-mails transactionnels provenant de sites WordPress utilisent souvent des objets génériques, basés sur des modèles, qui sont pratiquement impossibles à retrouver par la suite.

Comparer :

Les e-mails de la colonne de droite sont précis. Si un client cherche son numéro de commande ou si vous recherchez un formulaire envoyé par une personne en particulier, ces objets permettent de les retrouver immédiatement grâce à une recherche. Ceux de la colonne de gauche peuvent provenir de n'importe qui et porter sur n'importe quel sujet.

La plupart des modèles d'e-mails transactionnels proposés par les plugins WordPress sont modifiables. Cela vaut la peine de consacrer une demi-heure à mettre à jour vos objets par défaut dans WooCommerce, WPForms, votre plugin de réservation et partout ailleurs où votre site envoie automatiquement des e-mails.

Limite du nombre de caractères dans l'objet selon le client de messagerie

La plupart des clients de messagerie affichent environ 40 à 60 caractères avant de tronquer le texte, mais l'objet complet est indexé pour la recherche, quelle que soit sa longueur.

Client	Nombre de caractères affichés (environ)
Gmail (version pour ordinateur)	~70
Gmail (mobile)	30-40
Outlook (version de bureau)	~60
Apple Mail (mobile)	~35
Yahoo Mail	~55

Placez les mots clés au début. Si le sujet est tronqué sur mobile, veillez à ce que le mot-clé apparaisse avant les points de suspension.

2. Veillez à ce que votre nom d'expéditeur reste le même

Le nom de l'expéditeur est la première chose que les gens voient avant même de lire l'objet. C'est également l'un des principaux critères qu'ils utilisent pour rechercher un e-mail dans leur boîte de réception lorsqu'ils ne se souviennent plus de son contenu.

Si quelqu'un tape le nom de votre marque dans la barre de recherche, tous les e-mails que vous avez envoyés devraient s'afficher. Cela fonctionne parfaitement lorsque votre nom d'expéditeur est toujours le même. Mais cela ne fonctionne plus lorsqu'il change.

Il s'agit d'un problème courant sur les sites WordPress qui envoient plusieurs types d'e-mails. Vos confirmations de commande WooCommerce peuvent provenir de « My Store », vos notifications WPForms de « WordPress » et votre newsletter de votre marque. Du point de vue de l'abonné, cela donne l'impression qu'il s'agit de trois expéditeurs différents — et la recherche de l'un d'entre eux ne fera pas apparaître les autres.

Une approche simple :

Le plus important est de choisir un format pour chaque type d'expéditeur et de s'y tenir. Si votre newsletter alterne entre « Acme Shop », « L'équipe Acme » et « Tom d'Acme », vous fragmenterez vos archives et affaiblirez en même temps la reconnaissance de l'expéditeur.

Pour les e-mails transactionnels sur les sites WordPress, le nom de l'expéditeur est souvent défini à deux endroits : dans les paramètres de votre plugin de messagerie, et dans les paramètres spécifiques des plugins tels que WooCommerce, WPForms, etc. Il est recommandé de vérifier ces deux emplacements, car les valeurs par défaut telles que « WordPress » ou « Admin » sont souvent à l'origine d'incohérences.

Comment résoudre ce problème dans WordPress avec WP Mail SMTP

C'est exactement le problème que la fonction Force From Name est précisément conçu pour résoudre ce problème. Au lieu de passer au crible les paramètres de chaque plugin de votre site pour essayer de les harmoniser, vous pouvez définir un seul nom d'expéditeur dans WP Mail SMTP et le faire prévaloir automatiquement sur tous les autres.

Voici comment procéder :

1. Accédez à WP Mail SMTP » Paramètres dans votre tableau de bord WordPress
2. Dans la section « Connexion principale », repérez le champ « Nom de l'expéditeur »
3. Saisissez le nom d'expéditeur que vous souhaitez utiliser sur l'ensemble de votre site
4. Cochez la case intitulée « Forcer le nom »

Une fois l'option « Force From Name » activée, WP Mail SMTP ignore le nom d'expéditeur que d'autres plugins tentent d'utiliser et envoie tous les messages sous le nom que vous avez défini. Ainsi, que WooCommerce souhaite envoyer des messages sous le nom « Ma boutique », que WPForms souhaite les envoyer sous le nom « WordPress », ou que votre formulaire de contact dispose de son propre expéditeur personnalisé, tous les messages seront envoyés sous le nom de votre marque.

3. Ne gaspillez pas votre texte d'en-tête

Le texte d'aperçu, également appelé « pré-en-tête », est la courte ligne qui apparaît à côté ou en dessous de l'objet dans la plupart des boîtes de réception. De nombreux expéditeurs l'ignorent complètement ou le laissent vide, ce qui signifie que la boîte de réception affiche alors la première ligne de texte de l'e-mail. Il s'agit souvent d'une phrase du type « Afficher cet e-mail dans votre navigateur » ou « Vous rencontrez des difficultés pour afficher ce message ? ».

Neither of those does anything useful. And for transactional emails, the default is often worse — things like “<!DOCTYPE html>” showing up as the preheader because nobody configured it.

Le pré-en-tête est un espace précieux. Dans le cas des e-mails marketing, il s'agit de convaincre le destinataire de cliquer. Pour les e-mails transactionnels, il s'agit de rendre le message immédiatement identifiable et utile dès le premier coup d'œil.

Exemple d'e-mail marketing :

From:    WP Mail SMTP
Subject: Fix emails going to spam in WordPress
Preview: Here's a checklist to run through before you call your host

Exemple d'e-mail transactionnel :

From:    Acme Shop
Subject: Order #48291 confirmed
Preview: Estimated delivery: 18-20 December. Track your order here.

Ce deuxième aperçu indique au destinataire exactement ce qu'il doit savoir sans avoir à ouvrir l'e-mail. Et s'il revient plus tard pour consulter ses informations de suivi, la combinaison de l'objet et de l'aperçu lui permet de repérer facilement le message d'un seul coup d'œil lorsqu'il fait défiler sa boîte de réception.

Longueur des pré-en-têtes selon le client de messagerie :

Mettez vos mots les plus importants dans les 50 premiers caractères. Écrivez toujours quelque chose de manière délibérée plutôt que de laisser le champ vide : ce qui s'affiche automatiquement correspond rarement à ce que vous auriez choisi.

4. Ajouter un texte alternatif à chaque image

Cette fonctionnalité est sous-utilisée, et les raisons de l'utiliser vont bien au-delà de la facilité de recherche.

Lorsqu'un utilisateur effectue une recherche dans sa boîte de réception, la plupart des clients de messagerie indexent le texte alternatif des images en même temps que le corps du message. Ainsi, si vous envoyez un e-mail composé en grande partie d'un élément graphique, comme une bannière promotionnelle, une image d'en-tête ou une photo de produit, aucun mot contenu dans cette image ne sera pris en compte par le moteur de recherche, à moins que vous n'ayez rédigé un texte alternatif pour celle-ci.

❌ <img src="promo-banner.jpg" alt="">
✅ <img src="promo-banner.jpg" alt="50% off WP Mail SMTP Pro – this week only">

Le texte alternatif est également important pour :

• Accessibilité: les lecteurs d'écran lisent le texte alternatif à voix haute pour les utilisateurs qui ne peuvent pas voir les images
• Blocage des images: de nombreux clients de messagerie bloquent les images par défaut ; le texte alternatif est ce que les abonnés voient à la place
• Délivrabilité: les expéditeurs qui respectent les bonnes pratiques en matière d'accessibilité ont généralement une meilleure réputation d'expéditeur

Rédigez le texte alternatif comme s'il s'agissait d'une légende. Décrivez ce que montre l'image et mentionnez les informations essentielles qu'elle contient, notamment les noms de produits, les détails de l'offre ou tout autre élément susceptible d'être recherché ultérieurement.

Dans le cas des e-mails transactionnels, cela vaut tout particulièrement pour les éléments tels que les codes QR, les tableaux récapitulatifs de commande présentés sous forme d'images ou tout autre élément visuel contenant des informations dont le destinataire pourrait avoir besoin par la suite.

5. Mettez les mots importants en texte brut

La recherche dans les e-mails indexe le corps du texte, mais ne dispose d'éléments à analyser que si celui-ci contient effectivement du texte. Les e-mails comportant beaucoup d'images et peu de texte sont plus difficiles à trouver via la recherche — et plus difficiles à lire si les images sont bloquées.

Les informations essentielles de votre e-mail doivent figurer sous forme de texte, et non pas uniquement dans une image ou un graphique stylisé.

Pour les e-mails marketing, si vous envoyez une annonce de soldes :

❌ Une grande bannière avec le texte « 50 % DE RÉDUCTION CE WEEK-END UNIQUEMENT », sans aucun texte dans le corps de l'e-mail

✅ Une image de bannière accompagnée d'une ligne de texte : « Ce week-end, WP Mail SMTP Pro est à -50 %. Utilisez le code WEEKEND50 lors du paiement. »

Les codes promotionnels, en particulier, méritent d'être indiqués en texte clair. Les utilisateurs les recherchent par leur nom, souvent plusieurs semaines après avoir reçu l'e-mail. Si le code figure uniquement dans une image, il ne peut pas être trouvé par les moteurs de recherche et ne s'affichera pas du tout si les images sont bloquées.

En ce qui concerne les e-mails transactionnels, le même principe s'applique de manière plus générale :

• Les numéros de commande doivent apparaître sous forme de texte (et non pas uniquement dans une image d'en-tête ou une pièce jointe au format PDF)
• Les dates et heures de réservation doivent figurer dans le corps du message, et pas seulement dans un calendrier joint
• Les montants des factures doivent être lisibles directement dans l'e-mail, et pas seulement dans le fichier PDF joint
• Les numéros de suivi doivent être des liens en texte brut, et non des images sur lesquelles est superposé un bouton

Lorsque les informations importantes figurent dans le corps du texte sous forme de texte brut, elles restent consultables et accessibles, que les images s'affichent ou non.

6. Expliquez à vos abonnés comment rechercher vos e-mails

Il ne s'agit pas tant ici de vous expliquer comment rédiger des e-mails, mais plutôt d'aider vos destinataires à tirer le meilleur parti de leur boîte de réception.

La plupart des gens ignorent que Gmail prend en charge les opérateurs de recherche (des commandes que l'on peut saisir dans la barre de recherche pour filtrer les résultats avec précision). Une brève explication dans un e-mail de bienvenue ou dans la séquence d'intégration peut éviter bien des frustrations aux abonnés et vous permettre de vous montrer plus serviable.

Opérateurs de recherche utiles dans Gmail :

Si vos e-mails sont bien structurés et nommés de manière cohérente, ces opérateurs gagnent considérablement en efficacité. Un client qui souhaite retrouver toutes les factures que vous lui avez envoyées peut taper from:yourstore subject:invoice et afficher la liste complète en quelques secondes.

Vous pouvez partager ce conseil dans vos e-mails d'accueil, dans le pied de page de vos e-mails ou dans tout contenu d'aide que vous publiez. En formulant cela ainsi : « Voici comment retrouver nos e-mails si vous ne les trouvez pas », vous pouvez également évoquer de manière naturelle l'importance de vérifier le dossier des spams (où finissent souvent les e-mails transactionnels si la configuration de l'envoi d'e-mails de votre site n'est pas correcte).

Mais n'oubliez pas les principes fondamentaux de la délivrabilité.

Tout cela suppose que vos e-mails parviennent bien à leur destinataire.

Un e-mail qui atterrit dans le dossier des spams n'apparaît dans la boîte de réception de personne. Un e-mail qui n'est jamais remis n'existe tout simplement pas aux yeux du moteur de recherche. La facilité de recherche des e-mails perd tout son sens si leur remise n'est pas fiable.

C'est là le problème principal que résout WP Mail SMTP. Par défaut, WordPress n'envoie pas les e-mails de manière fiable, mais s'appuie plutôt sur le système de gestion des e-mails intégré à votre serveur, qui est souvent peu fiable. WP Mail SMTP connecte votre site WordPress à un service de messagerie SMTP adapté, permettant l'envoi via un compte authentifié et respectant les normes techniques requises.

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WP Mail SMTP propose également une fonctionnalité de journalisation des e-mails, qui vous fournit un historique complet de tous les e-mails envoyés par votre site : l'objet, la date d'envoi, si l'e-mail a bien été remis et son contenu. Si un client affirme ne pas avoir reçu la confirmation de sa commande, vous pouvez immédiatement consulter les journaux pour vérifier si celle-ci a bien été envoyée.

Ensuite, empêchez WordPress de perturber votre messagerie

L'utilisation de plusieurs plugins avec des noms d'expéditeur différents pour les e-mails envoyés depuis votre site peut compliquer la tâche des utilisateurs qui cherchent à retrouver vos messages. Mais saviez-vous qu'il existe bien d'autres paramètres WordPress susceptibles d'empêcher l'envoi de vos e-mails ou d'affecter leur délivrabilité ? Consultez notre guide sur la configuration des paramètres de messagerie WordPress pour savoir à quoi vous devez prêter attention.

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