多くの人がDiscordといえば、ゲーマーが激しい試合中にチャットする姿を思い浮かべるだろう。しかし、時間が経つにつれて、Discordはそれ以上のことができることに気づきました。
実際、Discordはチームコラボレーションのための強力なツールだ。私は個人的にDiscordを使ってプロジェクトを管理し、最新情報を共有し、バーチャルミーティングを開催したこともある。
このガイドでは、私や私が一緒に働いてきたチームでうまくいったことに基づいて、仕事チームでDiscordを最大限に活用する方法を紹介します。
チームにDiscordをセットアップする方法
仕事チームでDiscordを使う方法を始める前に、自分のサーバーを作成する方法を理解することが重要です。以下のステップに従って始めてください；
1.新しいサーバーの作成
最初のステップはサーバーを作成することです。Discord を開き、サイドバーのプラス (+)アイコンをクリックして、Create My Own オプションを選択します。
その後、作成するサーバーの詳細について尋ねられます。ここでFor me and my friendsオプションを選択することをお勧めします。
サーバーの名前を入力するプロンプトが表示されます。これはチーム名やプロジェクト名を反映させることができる。例えば、私は "Team Projects Hub "と名付け、分かりやすくプロフェッショナルなものにしました。
また、カスタムアイコンをアップロードして、チームのサーバーを視覚的に区別することもできます。完了したら、作成 ボタンをクリックしてください。
サーバーの準備ができたら、組織的なコミュニケーションのためのチャンネルを作る必要がある。ここからが本当のマジックだ。
2.チャンネルの設定
会話を整理整頓するために、チームの構成やプロジェクトに基づいてカテゴリーやチャンネルを作成することをお勧めします。これらをチームのグループとして扱います。
例えば、"#一般"、"#マーケティング"、"#開発 "のようなカテゴリーを作り、それぞれの下に "#ソーシャル・メディア・プランニング "や "#バグ報告 "のような特定のトピックのチャンネルを作った。
すべてを区分けしておくことで、関係ない会話をかき分けることなく、誰もが必要なものを見つけやすくなった。
3.チームメンバーの招待
すべてのチームメンバーがすべてのチャンネルにアクセスする必要はありませんが、Discordではロールとパーミッションを簡単に割り当てることができます。これを行うには、チャンネルの設定をクリックし、パーミッションに移動し、それに応じてロールを割り当てます。
サーバーとチャンネルの準備ができたら、チームを招待しましょう。サーバー名をクリック し、招待を選択します。チームメンバーはリンクから参加できます。
小規模なプロジェクトであれ、大規模なチームであれ、このようなサーバーを設置することで、シームレスなコミュニケーションとコラボレーションのための中心的なハブを作ることができる。
チームコラボレーションツールとしてDiscordを使用するためのベストプラクティス
私がチームでDiscordを使い始めたとき、その機能がパワフルであることはすぐに明らかになった。
1.異なるチームとリアルタイムでチャット
チームコラボレーションにDiscordを使用する最も良い点の1つは、お金をかけずにリアルタイムのコミュニケーションチャンネルを簡単に設定できることです。
以前、私は#マーケティング、#開発、#一般といったチャンネルを立ち上げたことを話した。これらは現在、リアルタイムのチャットの場となっている。
最新情報を共有し、質問し、混乱することなく仕事をこなすための明確なスペースが全員に与えられます。以下は、私たちにとっての活用方法です：
- 各チーム専用のスペース：特定のチャンネルを持つことで、チームメンバーは自分たちの仕事について議論する場所を正確に知ることができる。例えば、マーケティングチームは#marketingでキャンペーンの最新情報を共有する。
- プロジェクト特有の議論： 複数のチームが関わる大きなプロジェクトでは、#product-launchや#website-redesignのような一時的なチャンネルを作る。
- ピン留めメッセージでクイックアクセス： 私がいつも使っている機能のひとつが、重要なメッセージをピン留めすることだ。各チャンネルで、共有ドキュメント、ミーティングノート、タスクリストへのリンクをピン留めしている。
この仕組みを採用して以来、私たちのワークフローは驚くほどスムーズになりました。私は今、コラボレーションを改善したいと考えているすべてのチームにこの仕組みを勧めています。
2.ビジネスチームとの画面共有
Discordでの画面共有は、リアルタイムのコミュニケーションや問題解決に最適なツールのひとつだ。チームでディスカッションをするとき、私は自分の画面を共有して、プレゼンテーションやプロジェクトのダッシュボードをみんなに見せます。
全員が同じページを見ることができますし、ビジュアルで文脈を理解しやすくなります。サーバーの構造や特定のツールの使い方を説明するのも、画面共有の方がはるかに速いです。
画面共有も簡単です。音声チャンネルをクリックすると、オプションのリストが表示されます。ここから 画面を共有し、即座にチームとコラボレーションすることができます。
ビジュアルやレイアウトに取り組んでいるチームには、画面共有を使ってリアルタイムでデザインを見直すこともしている。みんなで見ながら調整できるので、同じ部屋で一緒に仕事をしているような感覚になります。
3.自動化のためのボットの統合
チームのコラボレーションにDiscordを使い始めたとき、ボットがいかに生活を楽にしてくれるかにすぐに気づいた。ボットは、繰り返しの多い仕事を引き受けてくれる特別なチームメンバーのようなものです。
私たちのサーバーに最初に追加したボットのひとつがMEE6だ。驚くほど多機能で、多くのことを自動的に処理してくれます。例えば、誰かがサーバーに参加したときにロールを割り当てるのに使っています。
MEE6では、手動でアクセス権を設定する代わりに、すべての新メンバーが適切なアクセス権で準備できるようにしています。また、スケジューリングに役立つボットの実験も行いました。
Seshのようなツールは、タイムゾーンをまたいだチームミーティングの調整に最適だ。空いている時間の投票を設定すれば、会議が始まる前にボットがリマインダーを送信してくれる。
WP Mail SMTPのDiscordアラートを使う
Discordを使い、WordPressと統合することで、時間と労力を大幅に節約することもできます。私たちのセットアップに追加した最高の機能のひとつは、WP Mail SMTPを使ったアラートです。
例えば、私たちのサイトでコンタクトフォームの送信に問題があった場合、Discordの「ウェブサイト通知」チャンネルに即座にアラートが届きます。設定方法は以下の通りです。
1.Discordアラートを有効にする
WordPressダッシュボードからメール通知を設定し、Discordに接続するには、WP Mail SMTP " Settingsに移動し、Alerts オプションを選択します。
Alerts ページが表示され、利用可能なサービス統合を選択できます。開始するには、Discord Alertsオプションをオンに 切り替えます。
2.DiscordでWebhookを設定する
まず、Discordサーバーにログインします。ログインしたら、左上のサーバー名をクリックしてください。追加設定が開きます。
ドロップダウンメニューから、サーバー設定を選択します。サーバーの概要ページで、APPSセクションの下のサイドバーメニューにあるIntegrations オプションを探します。それをクリックして続行します。
次に、「Create Webhook」ボタンをクリックします。サーバーに新しいWebhook接続が作成されます。Webhookが生成されたら、それを選択して詳細を表示します。
ここで、Name フィールドにWebhookの名前を付ける必要があります。複数のWebhookを管理している場合は特に便利です。
名前を付けたら、メールアラートを表示するチャンネルを選択します。また、Discordロゴの横にある写真のアイコンをクリックすると、ウェブフックアイコンを更新できます。
完了したら、[変更を保存]をクリックすることを忘れないでください。最後に、「Copy Webhook URL」ボタンをクリックして、WebhookのURLをコピーします。
3.Webhook を WP Mail SMTP にリンクする。
Webhookを設定したら、WP Mail SMTP Alerts 設定ページに戻ります。コピーしたWebhook URLをWebhook URLフィールドに貼り付けます。
この時点で、設定を保存するか、必要に応じてさらに統合を追加することができます。すべての設定が完了すると、選択した Discord チャンネルで通知を受け取るようになります。
このプロセスにより、WordPressのダッシュボードに常時ログインすることなく、Discordで直接メールアラートを追跡することができます。
チームコラボレーションにDiscordを使用する方法に関するFAQ
仕事チームでのDiscordの使用は、読者の間で人気のあるトピックです。ここでは、それに関するよくある質問にお答えします：
Discordはチームマネジメントに適しているか？
そう、Discordはチーム管理に最適だ。特定のトピック用のチャンネルでコミュニケーションを整理したり、メンバーごとの役割や権限を管理したり、ボットを使ってタスクを自動化したりできます。
音声チャンネル、画面共有、統合などの機能により、リモートチームやハイブリッドチームの管理に多目的に利用できる。
Discordでファイルやドキュメントを共有するには？
Discordでは、ファイルやドキュメントをチャットやチャンネルにドラッグ＆ドロップすることで共有できます。テキスト入力欄の横にはアップロードボタンもあります。
Discordはほとんどのファイル形式をサポートしていますが、Nitroを持っていない限り、サイズ制限があります。
Discordはビジネス・コミュニケーションに安全か？
Discordは、2要素認証やロールベースのアクセス制御など、いくつかのセキュリティ機能を提供し、コミュニケーションの安全を守ります。
ただし、権限を正しく設定し、暗号化対策を追加せずに機密情報を共有することは避けることが重要だ。
Discordサーバーでロールと権限を管理するには？
ロールと権限を管理するには、［ サーバー設定］で ［ロール］を選択します。ロールを作成し、チームメンバーに割り当て、各ロールの権限をカスタマイズできます。
これにより、誰が特定のチャンネルにアクセスできるかを制御したり、メンバーの追加やメッセージの削除などのアクションを実行できるようになります。
WPメールSMTPをDiscordのアラートに使用するにはどうすればよいですか？
Discord Alerts機能を使って、WP Mail SMTPをDiscordと統合できます。Discord サーバーで Webhook を作成し、URLをコピーして WP Mail SMTP Alerts 設定に貼り付けます。
この設定により、指定した Discord チャンネルに電子メールアラートが直接送信され、チームが重要なイベントに関する最新情報を入手できるようになります。
次に、自動メールワークフローの設定方法について説明します。
WP Mail SMTPとDiscordを使用して、上記のような自動メールワークフローを設定したい場合は、「キャンセル」メールのアラート設定に関するガイドをご覧ください。こちらの手順に従って、自動ワークフローをセットアップし、通知を常に確認しましょう。
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