Willst du eine E-Mail mit Anhängen von WordPress aus versenden?
Du möchtest vielleicht, dass deine Website Dateianhänge aus einem Kontaktformular oder einem WooCommerce-Shop versendet.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du beides erreichst und außerdem die gesendeten Anhänge archivierst.
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Kann WordPress E-Mails mit Anhängen versenden?
Ja, WordPress kann E-Mails mit Anhängen versenden. Die meisten Kontaktformular-Plugins haben ein Feld zum Hochladen von Dateien, aber nur wenige haben die Option, die Datei auch als Anhang zu versenden. In diesem Lernprogramm zeigen wir dir anhand von Formidable Forms und WooCommerce, wie sie Anhänge erstellen und versenden.
Wie man eine E-Mail mit Anhängen von WordPress aus versendet
Schauen wir uns beide Anwendungsfälle nacheinander an:
Zuerst verwenden wir ein Kontaktformular, um einen Dateianhang zu senden.
1. Senden eines Dateianhangs aus einem Kontaktformular
Wenn du deinen Besuchern erlauben willst, dir Anhänge zu schicken, empfehlen wir Formidable Forms. Es ist ein leistungsstarkes Kontaktformular-Plugin, mit dem du Anhänge zusammen mit der Benachrichtigung über das Kontaktformular empfangen kannst.
Als Erstes musst du das Plugin Formidable Forms installieren und aktivieren. Wenn du neu in WordPress bist, kannst du dir diese Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins ansehen.
Sobald das Plugin installiert ist, gehst du zu deinem WordPress-Dashboard und klickst auf Formidable Forms " Forms.
Klicke oben auf die Schaltfläche Neu hinzufügen, um nach einer Formularvorlage zu suchen.
In diesem Lernprogramm erstellen wir ein Bewerbungsformular.
Klicke auf die Vorlage, um sie hier auszuwählen:
Klicke dann auf das Feld Datei-Upload, um die Einstellungen zu konfigurieren.
Aktiviere unter den Optionen für den Datei-Upload das Kästchen mit der Aufschrift Diese Datei an die E-Mail-Benachrichtigung anhängen. Die anderen Einstellungen hier sind optional:
Jetzt scrollst du nach unten und gibst die Dateitypen an, die du zulassen möchtest. Du kannst bestimmte Dateierweiterungen festlegen oder alle Dateitypen zulassen, die WordPress unterstützt.
Speichere dein Formular, damit die Änderungen wirksam werden.
Sehen wir uns nun an, wie wir das gleiche Formular zu einer Seite hinzufügen können.
Formidable-Formulare zu einer Seite hinzufügen
Du kannst Formidable Forms mit einem Shortcode oder einem Block zu einer Seite hinzufügen, deshalb verwenden wir in diesem Tutorial einen Block.
Öffne eine beliebige WordPress-Seite oder suche nach einer bestehenden Seite. Sobald du sie zur Bearbeitung geöffnet hast, suche nach dem Block Formidable Forms.
Klicke auf das Formidable Forms-Logo, um den Block zu deiner Seite hinzuzufügen:
Als Nächstes wählst du das Bewerbungsformular aus, das du gerade erstellt hast.
Und das war's! Veröffentliche die Seite und sende eine Datei über das Formular, um sie zu testen.
Sehen wir uns nun an, wie du diese Anhänge direkt im WordPress-Dashboard anzeigen kannst.
Dateianhänge in WordPress anzeigen
Mit dem WP Mail SMTP-Plugin kannst du jeden Anhang, der über dein Kontaktformular hochgeladen wird, speichern. Auf diese Weise kannst du eine Sicherungskopie anlegen und bei Bedarf die Benachrichtigung mit den Anhängen erneut versenden.
Wenn du WP Mail SMTP noch nicht kennst, solltest du das Plugin herunterladen und installieren, bevor du mit dieser Anleitung fortfährst. Beachte, dass du die Pro-Version brauchst, um die Protokollierung von Anhängen zu aktivieren.
Wenn du ein wenig Hilfe bei der Einrichtung brauchst, schau dir diese Anleitung zur Konfiguration der WordPress SMTP-Einstellungen an.
Nachdem du das Plugin auf deiner Website installiert hast, müssen wir die Einstellungen anpassen, um Anhänge in WordPress zu speichern. Gehe dazu zu WP Mail SMTP " Einstellungen.
Als Nächstes wechselst du in der oberen Leiste zu E-Mail-Protokoll.
Aktiviere hier die Kontrollkästchen für E-Mail-Inhalt protokollieren und Anhänge speichern.
Scrolle schließlich zum Ende der Seite und klicke auf Einstellungen speichern, um deine Änderungen zu übernehmen.
Jetzt wird jeder E-Mail-Anhang, der von Formidable Forms gesendet wird, auch in deinem E-Mail-Protokoll gespeichert.
Um zu sehen, wie es funktioniert, kannst du die Dateien unter WP Mail SMTP " Email Log einsehen.
Die hochgeladenen Dateien erscheinen im Abschnitt " Anhänge" der Protokolldatei.
Das war's! Sehen wir uns nun an, wie du eine Rechnung als Anhang in den WooCommerce-E-Mails versendest.
2. Rechnungsanhang von WooCommerce aus versenden
Willst du Kunden nach einem Kauf eine Rechnung schicken? In der Standardeinstellung enthält WooCommerce die Bestellinformationen im Text der E-Mail.
Um die Rechnung als E-Mail-Anhang zu versenden, musst du ein zusätzliches Plugin installieren. Schauen wir uns an, wie das geht.
Installiere das WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Plugin
Um eine Rechnung zu erstellen und sie an deine WooCommerce-E-Mails anzuhängen, kannst du das kostenlose Plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips installieren.
Nachdem du das Plugin installiert und aktiviert hast, klicke oben auf die Schaltfläche Setup-Assistent ausführen, um es einzurichten.
Mit dem Assistenten kannst du:
- Anpassen des Aussehens der Rechnung, die als Anhang hinzugefügt wird
- Wähle aus, an welche E-Mails eine Rechnung angehängt werden soll.
Sehen wir uns nun an, wie wir dasselbe WP Mail SMTP-Plugin nutzen können, um alle deine Rechnungen auf einmal zu exportieren.
Anhänge aus deinem E-Mail-Protokoll exportieren
Installiere zuerst das WP Mail SMTP-Plugin. Du kannst den Einrichtungsassistenten verwenden, um den von dir gewählten Mailer zu konfigurieren, und danach auf diese Anleitung zurückkommen.
In den Plugin-Einstellungen musst du die Kontrollkästchen für "E-Mail-Inhalt protokollieren " und " Anhänge speichern" aktivieren.
Wenn du auch den Inhalt der E-Mail protokollieren möchtest, aktiviere auch diese Einstellung. Klicke dann auf Einstellungen speichern.
Jetzt, wo du die Anhänge deiner Bestell-E-Mails protokollierst, kannst du sie im E-Mail-Protokoll in WP Mail SMTP einsehen.
Wir können auch Links zu all diesen Anhängen exportieren, damit du die Anhänge, die du brauchst, schnell herunterladen kannst. Das ist sehr hilfreich, wenn du deine Buchhaltung vervollständigen musst.
Um zu beginnen, navigiere zu WP Mail SMTP " Tools.
Wechsle dann auf die Registerkarte Export.
Von hier aus können wir eine Exportdatei erstellen, die die Informationen enthält, auf die du dich beziehen musst.
Zunächst kannst du unter Exporttyp das Dateiformat für den E-Mail-Log-Export auswählen.
Beachte, dass die CSV- und XLSX-Exporte eine Datei mit Links zu allen Anhängen, die den E-Mails hinzugefügt wurden, in einer Spalte erzeugen. Wenn du das EML-Format wählst, kannst du die gesamte E-Mail so exportieren, wie sie ursprünglich versendet wurde, d.h. der Inhalt der Nachricht und der Anhang bleiben in einer Datei.
Wenn du die Exportdatei eingerichtet hast, musst du das Kästchen " Anhänge" am Ende des Abschnitts " Allgemeine Informationen" ankreuzen:
Auf diesem Bildschirm kannst du auch:
- Wähle einen benutzerdefinierten Datumsbereich für den Export
- Den Export nach einem Stichwort im Betreff oder in den Kopfzeilen filtern
Alles bereit? Klicke auf Exportdatei herunterladen.
Wenn du die E-Mail-Protokolle herunterlädst, werden alle Links zu deinen Anhängen enthalten sein. So sieht der Inhalt der Zip-Datei aus, wenn wir sie im EML-Format exportieren:
Wenn du die Datei als XLSX oder CSV exportiert hast, kannst du die Dateien herunterladen, indem du auf die Links in der Spalte Anhänge klickst.
Und das war's! Jetzt weißt du, wie du in WordPress eine E-Mail mit Anhängen versenden und die Dateien bei Bedarf speichern oder archivieren kannst.
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Weiter: Wähle einen Anbieter für Transaktions-E-Mails
Wenn du einen Online-Shop betreibst, musst du dafür sorgen, dass deine Bestell-E-Mails sofort zugestellt werden. In unserem Leitfaden findest du eine Liste der besten Transaktions-E-Mail-Anbieter, die dir bei der Auswahl eines Anbieters für deinen WooCommerce-Shop helfen.
Vergiss auch nicht, dir dieses Tutorial anzusehen, in dem du erklärst, wie du eine benutzerdefinierte WordPress-Seitenleiste erstellst, wenn du eine solche auf deiner Website einrichten möchtest.
Wenn du ein Formular-Plugin wie Visual Form Builder verwendest und Probleme mit der Benachrichtigung hast, sieh dir diese Anleitung zur Fehlerbehebung an, wenn Visual Form Builder E-Mails nicht sendet.
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