Kosten Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails deine Nonprofit-Organisationen Spenden?

Über 16% der gemeinnützigen E-Mails erreichen nie den Posteingang der Spender. Wie viel kostet das deine Organisation?

Viele gemeinnützige Organisationen entscheiden sich für WordPress, weil es eine kostengünstige Möglichkeit ist, eine professionelle Website zu erstellen. Aber was die meisten nicht wissen: Wenn du dich auf die Standard-E-Mail-Einstellungen von WordPress verlässt, kann es sein, dass deine wichtigsten Nachrichten deine Unterstützer nicht erreichen.

Für gemeinnützige Organisationen sind E-Mails das A und O. So kannst du mit Spendern in Kontakt treten, Kampagnen ankündigen und dich für ihre Spenden bedanken. Wenn diese Nachrichten nicht ankommen, kann das für deine Sache sehr schädlich sein.

Aber die meisten Probleme mit der Zustellbarkeit von WordPress-E-Mails sind einfach zu beheben. Du brauchst weder ein großes technisches Budget noch ein Team von Entwicklern.

In diesem Beitrag zeige ich dir genau, was bei Nonprofit-E-Mails schief läuft. Wir berechnen, wie viel dich das kosten könnte. Dann zeige ich dir einfache Schritte, um die Zustellbarkeit zu verbessern, damit deine wichtigen Nachrichten deine Unterstützer auch wirklich erreichen.

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Was ist E-Mail-Zustellbarkeit und warum sollten Nonprofit-Organisationen darauf achten?

Die Zustellbarkeit von E-Mails bedeutet, dass deine E-Mails tatsächlich im Posteingang der Menschen landen und nicht im Spam-Ordner oder komplett blockiert werden.

Wenn du eine gemeinnützige Organisation leitest, ist es wahrscheinlich, dass etwa 16% deiner E-Mails irgendwo zwischen deiner Website und dem Posteingang deiner Unterstützer verloren gehen. Das entspricht etwa 92,8 Millionen Dollar an verlorenen Spendenmöglichkeiten pro Jahr für alle gemeinnützigen Organisationen.

Das betrifft alle Arten von wichtigen E-Mails. Deine dringenden Spendenaufrufe werden vielleicht nie gesehen. Spendenquittungen könnten verschwinden. Dankes-E-Mails, die helfen, Beziehungen zu Spendern aufzubauen, landen in Spam-Ordnern.

Selbst Einladungen zu Veranstaltungen und E-Mails zur Koordination von Freiwilligen können blockiert werden. Jede verpasste E-Mail ist eine verpasste Gelegenheit, jemanden anzusprechen, der sich bereits für deine Sache interessiert.

Warum haben Nonprofit-Organisationen Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails?

Die meisten gemeinnützigen Organisationen arbeiten mit knappen Budgets und begrenztem technischem Support. Sie haben vielleicht keinen eigenen IT-Mitarbeiter oder nicht die Mittel, um E-Mail-Marketing-Spezialisten einzustellen.

Das führt zu einigen häufigen Problemen. Viele gemeinnützige Organisationen verwenden einfache E-Mail-Tools oder verlassen sich auf die Standard-E-Mail-Einstellungen ihres Hosting-Anbieters. Diese Lösungen scheinen auf den ersten Blick in Ordnung zu sein, aber ihnen fehlt oft eine angemessene Authentifizierung.

Wenn Authentifizierungsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC nicht korrekt eingerichtet sind, trauen E-Mail-Anbieter deinen Nachrichten nicht. Dein Absenderruf kann mit der Zeit Schaden nehmen, vor allem, wenn du deine E-Mail-Listen nicht regelmäßig bereinigst.

WordPress-Nutzer/innen gehen oft davon aus, dass ihre Hosting-E-Mail-Einrichtung gut genug für wichtige Nachrichten ist. Leider werden Shared-Hosting-E-Mail-Systeme häufig von Spam-Filtern erkannt, weil andere Websites auf demselben Server möglicherweise problematische E-Mails versenden.

Wie kann WP Mail SMTP gemeinnützigen Organisationen helfen?

WP Mail SMTP macht es einfach, die häufigsten Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit auf WordPress-Seiten zu beheben.

Das Plugin übernimmt die E-Mail-Authentifizierung automatisch. Sobald du es mit einem zuverlässigen E-Mail-Dienst wie Gmail, Outlook oder einem speziellen Anbieter wie SendLayer verbindest, richtet es die richtigen Protokolle ein, um die Rechtmäßigkeit deiner E-Mails zu überprüfen.

Mit der Pro-Version des Plugins erhältst du außerdem detaillierte Fehlerprotokolle, wenn E-Mails nicht gesendet werden können, damit du Probleme schnell erkennen und beheben kannst; E-Mail-Fehlerwarnungen, damit du sofort weißt, wenn Nachrichten fehlschlagen, und automatische Backup-Mailer, damit du deine E-Mails über einen anderen Dienst leiten kannst, falls dein primärer E-Mail-Anbieter ausfällt.

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WP Mail SMTP lässt sich nahtlos in Spendenformulare, Veranstaltungsregistrierungssysteme und andere WordPress-Tools integrieren, auf die sich gemeinnützige Organisationen bei ihrer täglichen Arbeit verlassen.

Wie viel kostet die schlechte Zustellbarkeit von E-Mails deine Nonprofit-Organisation?

Lass uns dieses Problem mit ein paar Zahlen belegen. Im Durchschnitt sammeln gemeinnützige Organisationen zwischen 58 und 90 US-Dollar pro 1.000 E-Mails, die sie versenden.

Wenn du 10.000 E-Mails pro Monat versendest und 16% davon nie den Posteingang erreichen, sind das 1.600 verlorene E-Mails. Wenn du die niedrigere Schätzung zugrunde legst, könnten diese fehlenden E-Mails jeden Monat 93 USD an verlorenen Spenden ausmachen. Über ein Jahr summiert sich das auf über 1.100 $.

Für größere gemeinnützige Organisationen, die monatlich 100.000 E-Mails versenden, wird die Rechnung noch schmerzhafter. Diese 16.000 verlorenen E-Mails könnten jeden Monat 928 Dollar an entgangenen Spenden bedeuten, also mehr als 11.000 Dollar pro Jahr.

Hier ist eine einfache Methode, um deine eigenen Verluste zu schätzen: Nimm dein monatliches E-Mail-Volumen, multipliziere es mit 0,16, um deine verlorenen E-Mails zu erhalten, und multipliziere diese Zahl dann mit 0,074 (der durchschnittlichen Spende pro E-Mail). Das Ergebnis könnte dich überraschen.

Wenn du aufgrund von Problemen mit der E-Mail-Zustellbarkeit Spenden verlierst, kann WP Mail SMTP helfen, diese Probleme schnell zu beheben.

Was sind die Konsequenzen in der realen Welt?

Abgesehen von den Zahlen schaden Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails deinen Beziehungen zu deinen Unterstützern.

Wenn Spenderinnen und Spender nach ihrer Spende keine Dankes-E-Mails erhalten, könnten sie denken, dass du ihre Spende nicht zu schätzen weißt. Manche hören vielleicht ganz auf zu spenden, weil sie keine Bestätigung erhalten haben, dass ihre Spende angekommen ist.

Verpasste Spendenaufrufe bedeuten, dass Unterstützer, die bei dringenden Kampagnen helfen wollen, nie die Chance dazu bekommen. Sie sehen vielleicht später deine Posts in den sozialen Medien und fragen sich, warum du sie nicht direkt kontaktiert hast.

Eine schlechte Zustellbarkeit beeinträchtigt auch deine Fähigkeit, dauerhafte Beziehungen aufzubauen. Regelmäßige Informationen über deine Wirkung und Berichte aus der Praxis helfen dir, deine Spender zwischen den Kampagnen zu binden. Wenn diese E-Mails nicht ankommen, verlieren die Spenderinnen und Spender nach und nach den Bezug zu deiner Arbeit.

Die Teilnahme an Veranstaltungen leidet, wenn die Einladungen im Spam-Ordner landen. Die Koordination von Freiwilligen wird fast unmöglich, wenn die Leute deine Nachrichten über bevorstehende Gelegenheiten nicht erhalten.

Wie kannst du die Zustellbarkeit von E-Mails für deine gemeinnützige Organisation verbessern?

Der erste Schritt, um die Zustellbarkeit von E-Mails auf deiner gemeinnützigen WordPress-Website zu verbessern, ist die Installation von WP Mail SMTP. Der Wechsel von der standardmäßigen WordPress-E-Mail-Funktion zu SMTP-E-Mail behebt viele Probleme, wenn deine Website keine E-Mails versendet.

Arbeite dich danach durch diese sechs praktischen Schritte, die dazu beitragen werden, dass mehr deiner E-Mails die Posteingänge deiner Unterstützer erreichen.

E-Mail-Authentifizierung einrichten

Die E-Mail-Authentifizierung zeigt den empfangenden Servern, dass deine E-Mails legitim sind. Du brauchst drei Hauptprotokolle: SPF, DKIM und DMARC.

SPF listet auf, welche Server E-Mails von deiner Domain senden dürfen. DKIM fügt eine digitale Signatur hinzu, um zu überprüfen, dass deine E-Mails nicht manipuliert wurden. DMARC teilt anderen E-Mail-Anbietern mit, was zu tun ist, wenn eine E-Mail diese Prüfungen nicht besteht.

Die meisten Hosting-Anbieter können dir bei der Einrichtung helfen, oder du kannst ein Plugin wie WP Mail SMTP verwenden, das die technischen Details für dich erledigt.

Halte deine E-Mail-Liste sauber

Entferne E-Mail-Adressen, die bouncen oder schon lange nicht mehr auf deine E-Mails reagiert haben. Wenn du an inaktive Adressen sendest, schadet das deinem Ruf als Absender.

Richte einen regelmäßigen Zeitplan für die Bereinigung deiner Listen ein. Entferne "Hard Bounces" sofort und erwäge, "Soft Bounces" zu entfernen, nachdem sie mehrmals fehlgeschlagen sind. Du könntest auch eine Re-Engagement-Kampagne an inaktive Abonnenten senden, bevor du sie ganz entfernst.

Bessere E-Mail-Inhalte schreiben

Vermeide Wörter und Phrasen, die Spamfilter auslösen. Begriffe wie "dringend", "jetzt handeln" und "kostenlos" können Probleme verursachen, besonders wenn sie wiederholt oder in Großbuchstaben verwendet werden.

Konzentriere dich in deinen E-Mails auf das Wesentliche und gib klare Handlungsaufforderungen. Achte darauf, dass dein Absendername und die Betreffzeile deine Organisation genau repräsentieren, damit die Leute deine E-Mails erkennen.

Verwende eine zuverlässige E-Mail-Infrastruktur

Kostenlose E-Mail-Dienste wie Gmail sind in Ordnung, wenn du nicht viele E-Mails verschickst, aber sie haben ihre Grenzen und können zu Problemen führen, wenn du eine stark frequentierte Website hast. Stattdessen ist es am besten, auf einen professionellen E-Mail-Dienst wie SendLayerder schon ab 5 $ pro Monat erhältlich ist und für den optimalen E-Mail-Versand von deiner Website oder App entwickelt wurde.

Überprüfe, ob deine Domain oder Server-IP-Adresse auf einer schwarzen Liste steht. Es gibt kostenlose Tools im Internet, die mehrere Blacklists auf einmal überprüfen können.

Überwache deine E-Mail-Leistung

Verfolge deine Öffnungsraten, Bounce-Raten und Spam-Beschwerde-Raten. Die meisten E-Mail-Dienste bieten diese Kennzahlen in ihren Dashboards an. Du kannst auch die WP Mail SMTP-E-Mail-Protokolle nutzen, um zu prüfen, ob E-Mails nicht zugestellt wurden oder gebounct wurden.

Wenn du merkst, dass deine Öffnungsraten sinken oder die Absprungraten steigen, solltest du das schnell untersuchen. Das könnten erste Anzeichen für Zustellbarkeitsprobleme sein.

Abbestellen leicht gemacht

Füge in jeder E-Mail einen eindeutigen Abmeldelink ein. Wenn die Leute sich nicht einfach abmelden können, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie deine E-Mails als Spam markieren, was deinem Ruf als Absender schadet.

Bearbeite Abmeldungsanfragen schnell und versuche nicht, den Leuten das Verlassen deiner Liste auszureden. Eine kleinere, engagierte Liste ist viel besser als eine große Liste mit uninteressierten Empfängern.

Schnelle Checkliste zur Verbesserung der Zustellbarkeit deiner E-Mails

Hier ist, was du jetzt tun solltest, um die E-Mail-Probleme deiner gemeinnützigen Organisation zu lösen:

1. Installiere WP Mail SMTP und richte es mit einem zuverlässigen E-Mail-Anbieter ein
2. Prüfe, ob deine E-Mails in Spam-Ordnern landen, indem du Testnachrichten an verschiedene E-Mail-Anbieter sendest
3. Richte SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung für deine Domain ein
4. Entferne unzustellbare und inaktive E-Mail-Adressen aus deinen Listen
5. Überprüfe deine letzten E-Mails auf Spam-auslösende Wörter und Phrasen
6. Beobachte deine E-Mail-Kennzahlen für die nächsten Wochen, um Verbesserungen zu verfolgen

Jede E-Mail, die einen Unterstützer nicht erreicht, ist eine verpasste Chance, etwas zu bewirken. Da 16% der E-Mails an gemeinnützige Organisationen verloren gehen, könnten dir jedes Jahr Tausende von Dollar an Spenden entgehen.

Die meisten Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails lassen sich mit den richtigen Tools und Kenntnissen beheben. Beginne damit, deine aktuellen E-Mail-Einstellungen zu überprüfen und die in diesem Beitrag beschriebenen Praktiken umzusetzen.

Wenn du die Zustellbarkeit von E-Mails für deine gemeinnützige Organisation verbessern willst, solltest du WP Mail SMTP noch heute ausprobieren. Deine Unterstützer wollen von dir hören, also sorge dafür, dass deine wichtigen Nachrichten sie auch wirklich erreichen.

Repariere deine WordPress-E-Mails jetzt

Hast du bei deiner gemeinnützigen Organisation Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails festgestellt? Teile uns deine Erfahrungen in den Kommentaren unten mit oder lass uns wissen, welche anderen E-Mail-Probleme wir in zukünftigen Beiträgen behandeln sollen.

Als Nächstes solltest du sicherstellen, dass deine E-Mails EAA-konform sind.

Der European Accessibility Act ist jetzt in Kraft und gilt auch für E-Mails. In unserem Leitfaden zur Barrierefreiheit von E-Mails erfährst du, was du tun musst, um sicherzustellen, dass deine gemeinnützigen E-Mails für alle zugänglich sind.

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