Lorsque la plupart des gens pensent à Discord, ils imaginent des joueurs en train de discuter pendant des matchs intenses. Mais au fil du temps, je me suis rendu compte que Discord pouvait faire bien plus.
Il s'agit en fait d'un outil puissant pour la collaboration en équipe. J'ai personnellement utilisé Discord pour gérer des projets, partager des mises à jour et même organiser des réunions virtuelles.
Dans ce guide, je vous montrerai comment tirer le meilleur parti de Discord pour les équipes de travail, en me basant sur ce qui a fonctionné pour moi et les équipes avec lesquelles j'ai travaillé.
Mettre en place des alertes Discord avec WP Mail SMTP
Comment configurer Discord pour votre équipe
Avant de commencer à expliquer comment utiliser Discord pour les équipes de travail, il est important de comprendre comment vous pouvez créer votre propre serveur. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer ;
1. Création d'un nouveau serveur
La première étape consiste à créer votre serveur. Ouvrez Discord, cliquez sur l'icône plus (+) dans la barre latérale, puis sélectionnez l'option Créer mon propre serveur.
Ensuite, il vous sera demandé de fournir plus de détails sur le serveur que vous souhaitez créer. Je vous recommande de sélectionner l'option Pour moi et mes amis.
Vous serez invité à donner un nom à votre serveur. Celui-ci peut refléter le nom de votre équipe ou de votre projet. Par exemple, j'ai nommé le mien "Team Projects Hub" pour que les choses soient claires et professionnelles.
Vous pouvez également télécharger une icône personnalisée afin de rendre le serveur visuellement distinct pour votre équipe. Une fois cela fait, il vous suffit de cliquer sur le bouton Créer .
Une fois que votre serveur est prêt, vous devez créer des canaux de communication organisés. C'est là que la vraie magie opère.
2. Configuration des chaînes
Pour que les conversations restent ordonnées, je recommande de créer des catégories et des canaux en fonction de la structure ou des projets de votre équipe. Considérez-les comme des groupes pour votre équipe.
Par exemple, j'ai créé des catégories telles que "#Général", "#Marketing" et "#Développement", avec des canaux sous chacune d'elles pour des sujets spécifiques tels que "#planification des médias sociaux" ou "#rapports de bogues".
Le fait de tout compartimenter a permis à chacun de trouver plus facilement ce dont il avait besoin sans avoir à se perdre dans des conversations sans rapport les unes avec les autres.
3. Inviter les membres de l'équipe
Tous les membres de l'équipe n'ont pas besoin d'accéder à tous les canaux, et Discord facilite l'attribution des rôles et des autorisations. Pour ce faire, cliquez sur les paramètres d'un canal, accédez à Permissions et attribuez des rôles en conséquence.
Votre serveur et vos canaux étant prêts, il est temps d'inviter votre équipe. Cliquez sur le nom de votre serveur et sélectionnez Inviter des personnes. Les membres de votre équipe peuvent maintenant se joindre à vous par le biais d'un lien.
Que vous gériez de petits projets ou de grandes équipes, la mise en place d'un tel serveur crée un pôle central pour une communication et une collaboration sans faille.
Meilleures pratiques pour l'utilisation de Discord comme outil de collaboration d'équipe
Lorsque j'ai commencé à utiliser Discord avec mon équipe, il est rapidement devenu évident que ses fonctionnalités sont puissantes, mais seulement si vous les utilisez de la bonne manière.
1. Discuter avec différentes équipes en temps réel
L'un des meilleurs aspects de l'utilisation de Discord pour la collaboration d'équipe est la facilité avec laquelle il est possible de mettre en place des canaux de communication en temps réel, sans dépenser un seul centime.
Plus tôt, j'ai parlé de la mise en place de canaux tels que #marketing, #développement et #général. Ce sont désormais les endroits privilégiés pour les discussions en temps réel.
Il offre à chacun un espace clair pour partager les mises à jour, poser des questions et travailler sans confusion. Voici comment ils fonctionnent pour nous :
- Des espaces dédiés à chaque équipe : Le fait d'avoir des canaux spécifiques permet aux membres de l'équipe de savoir exactement où aller pour discuter de leur travail. Par exemple, l'équipe marketing partage les mises à jour des campagnes dans #marketing.
- Discussions spécifiques à un projet : Pour les projets plus importants impliquant plusieurs équipes, je crée des canaux temporaires tels que #product-launch ou #website-redesign.
- Messages épinglés pour un accès rapide : L'une des fonctions que j'utilise en permanence consiste à épingler les messages importants. Dans chaque canal, j'épingle des liens vers des documents partagés, des notes de réunion ou des listes de tâches.
Il est étonnant de constater à quel point notre flux de travail est devenu plus fluide depuis l'adoption de cette structure, et c'est quelque chose que je recommande désormais à toutes les équipes qui cherchent à améliorer leur collaboration.
2. Partage d'écran avec les équipes professionnelles
Le partage d'écran sur Discord est l'un des meilleurs outils pour la communication en temps réel et la résolution de problèmes. Lorsque je dirige des discussions d'équipe, je partage mon écran pour expliquer à tout le monde une présentation ou un tableau de bord de projet.
Cela permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et les images facilitent la compréhension du contexte. Expliquer comment notre serveur est structuré ou comment utiliser des outils spécifiques est beaucoup plus rapide avec le partage d'écran.
Le partage d'écran est également simple. Il suffit de cliquer sur n'importe quel canal vocal et une liste d'options s'affiche. Vous pouvez alors partager votre écran et collaborer avec votre équipe instantanément.
Pour les équipes qui travaillent sur des visuels ou des mises en page, j'utilise également le partage d'écran pour revoir les conceptions en temps réel. Nous pouvons procéder à des ajustements pendant que tout le monde regarde, ce qui donne l'impression de travailler ensemble dans la même pièce.
3. Intégrer des bots pour l'automatisation
Lorsque j'ai commencé à utiliser Discord pour la collaboration en équipe, j'ai rapidement réalisé à quel point les bots pouvaient faciliter la vie. Ils sont comme des membres supplémentaires de l'équipe qui s'occupent des tâches répétitives.
L'un des premiers bots que j'ai ajouté à notre serveur est MEE6. Il est incroyablement polyvalent et gère beaucoup de choses automatiquement. Par exemple, je l'utilise pour attribuer des rôles lorsque quelqu'un rejoint le serveur.
Au lieu de définir manuellement les autorisations, MEE6 s'assure que chaque nouveau membre est prêt à partir avec l'accès approprié. J'ai également expérimenté des robots qui facilitent la planification.
Des outils comme Sesh sont parfaits pour coordonner les réunions d'équipe sur plusieurs fuseaux horaires. Vous pouvez organiser un sondage sur les heures disponibles et le robot envoie des rappels avant le début de la réunion.
Utiliser les alertes Discord de WP Mail SMTP
Vous pouvez également utiliser Discord et l'intégrer à WordPress pour économiser beaucoup de temps et d'efforts. L'une des meilleures fonctionnalités que j'ai ajoutées à notre configuration est l'envoi d'alertes via WP Mail SMTP.
Par exemple, s'il y a un problème avec la soumission d'un formulaire de contact sur notre site, je reçois une alerte instantanée dans notre canal Discord "Notifications du site web". Voici comment configurer ce canal.
Mettre en place des alertes Discord avec WP Mail SMTP
1. Activer les alertes Discord
Pour configurer les notifications par courriel à partir du tableau de bord de WordPress et se connecter à Discord, naviguez vers WP Mail SMTP " Paramètres et sélectionnez l'option Alertes .
Cela vous mènera à la page Alertes , où vous pourrez choisir l'une des intégrations de service disponibles. Pour commencer, activez l'option Alertes Discord.
2. Mise en place d'un Webhook dans Discord
Tout d'abord, connectez-vous à votre serveur Discord. Une fois connecté, cliquez sur le nom du serveur dans le coin supérieur gauche. Des paramètres supplémentaires s'ouvrent alors.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres du serveur. Dans la page Aperçu du serveur, recherchez l'option Intégrations dans le menu latéral sous la section APPS. Cliquez dessus pour continuer.
Ensuite, cliquez sur le bouton Créer un webhook. Cela créera une nouvelle connexion webhook pour votre serveur. Une fois le webhook généré, sélectionnez-le pour afficher plus de détails.
Vous devez maintenant donner un nom à votre webhook dans le champ Nom. Ceci est particulièrement utile si vous gérez plusieurs webhooks.
Après l'avoir nommé, choisissez le canal sur lequel vous souhaitez que les alertes par courriel apparaissent. Vous pouvez également mettre à jour l'icône du webhook en cliquant sur l'icône de la photo à côté du logo Discord.
N'oubliez pas de cliquer sur Save Changes lorsque vous avez terminé. Enfin, copiez l'URL du webhook en cliquant sur le bouton Copier l'URL du webhook.
3. Lier le Webhook à WP Mail SMTP
Après avoir configuré le webhook, retournez sur la page de configuration des alertes SMTP de WP Mail . Collez l'URL du webhook copiée dans le champ Webhook URL.
À ce stade, vous pouvez enregistrer vos paramètres ou ajouter d'autres intégrations si nécessaire. Une fois que tout est configuré, vous commencerez à recevoir des notifications dans le canal Discord de votre choix.
Ce processus permet de suivre facilement les alertes email directement dans Discord sans avoir à se connecter en permanence à votre tableau de bord WordPress.
Mettre en place des alertes Discord avec WP Mail SMTP
FAQ sur l'utilisation de Discord pour la collaboration en équipe
L'utilisation de Discord pour les équipes de travail est un sujet d'intérêt populaire parmi nos lecteurs. Voici les réponses à quelques questions courantes à ce sujet :
Discord est-il adapté à la gestion d'équipe ?
Oui, Discord est idéal pour la gestion d'équipe. Il vous permet d'organiser la communication avec des canaux pour des sujets spécifiques, de gérer les rôles et les autorisations des différents membres et d'utiliser des robots pour automatiser les tâches.
Des fonctionnalités telles que les canaux vocaux, le partage d'écran et les intégrations le rendent polyvalent pour la gestion d'équipes distantes ou hybrides.
Comment puis-je partager des fichiers et des documents dans Discord ?
Vous pouvez partager des fichiers et des documents dans Discord en les glissant-déposant dans une discussion ou un canal. Il existe également un bouton de téléchargement à côté du champ de saisie de texte.
Discord prend en charge la plupart des types de fichiers, mais il y a une limite de taille à moins que vous n'ayez Nitro, qui augmente la limite.
Discord est-il sûr pour les communications professionnelles ?
Discord propose plusieurs fonctions de sécurité, comme l'authentification à deux facteurs et le contrôle d'accès basé sur les rôles, afin de garantir la sécurité de vos communications.
Toutefois, il est important de configurer correctement les autorisations et d'éviter de partager des informations sensibles sans mesures de cryptage supplémentaires.
Comment gérer les rôles et les autorisations sur un serveur Discord ?
Pour gérer les rôles et les autorisations, allez dans Paramètres du serveur et sélectionnez Rôles. Vous pouvez créer des rôles, les attribuer à des membres de l'équipe et personnaliser les autorisations pour chaque rôle.
Cela vous permet de contrôler qui peut accéder à des canaux spécifiques ou effectuer des actions telles que l'ajout de membres ou la suppression de messages.
Comment utiliser WP Mail SMTP avec Discord pour les alertes ?
Vous pouvez intégrer WP Mail SMTP à Discord en utilisant sa fonctionnalité Discord Alerts. Créez un webhook dans votre serveur Discord, copiez l'URL, et collez-la dans les paramètres des alertes WP Mail SMTP.
Cette configuration envoie des alertes par courrier électronique directement à un canal Discord désigné, ce qui permet à votre équipe de rester informée des événements importants.
Ensuite, apprenez à mettre en place un flux de travail automatisé par courrier électronique
Si vous cherchez à mettre en place un flux d'emails automatisé comme celui ci-dessus en utilisant WP Mail SMTP et Discord, notre guide sur la mise en place d'alertes pour les emails "annulés" pourrait vous intéresser. Suivez les étapes ici pour configurer le flux de travail automatisé et rester au courant de vos notifications.
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