Quando la maggior parte delle persone pensa a Discord, immagina i giocatori che chattano durante le partite più intense. Ma col tempo ho capito che Discord può fare molto di più.
In realtà è uno strumento potente per la collaborazione tra team. Personalmente ho usato Discord per gestire progetti, condividere aggiornamenti e persino organizzare riunioni virtuali.
In questa guida vi mostrerò come sfruttare al meglio Discord per i team di lavoro, basandomi su ciò che ha funzionato per me e per i team con cui ho lavorato.
Impostare gli avvisi di Discord con WP Mail SMTP
Come impostare Discord per il vostro team
Prima di iniziare a spiegare come utilizzare Discord per i team di lavoro, è importante capire come creare il proprio server. Seguite i passaggi seguenti per iniziare;
1. Creazione di un nuovo server
Il primo passo è creare il proprio server. Aprire Discord, fare clic sull'icona più (+) nella barra laterale e selezionare l'opzione Crea il mio server .
Successivamente, vi verrà chiesto di fornire ulteriori dettagli sul server che volete creare. Vi consiglio di selezionare l'opzione Per me e i miei amici.
Verrà richiesto di assegnare un nome al server. Questo può rispecchiare il nome del team o del progetto. Ad esempio, una volta ho chiamato il mio "Team Projects Hub" per mantenere le cose chiare e professionali.
È anche possibile caricare un'icona personalizzata per rendere il server visivamente distinto per il proprio team. Una volta fatto, basta cliccare sul pulsante Crea .
Una volta che il vostro server è pronto, dovrete creare dei canali per la comunicazione organizzata. È qui che avviene la vera magia.
2. Impostazione dei canali
Per tenere in ordine le conversazioni, consiglio di creare categorie e canali in base alla struttura o ai progetti del vostro team. Trattateli come gruppi per il vostro team.
Per esempio, ho creato categorie come "#Generale", "#Marketing" e "#Sviluppo", con canali sotto ciascuna di esse per argomenti specifici come "#pianificazione dei social media" o "#segnalazioni di bug".
Mantenere tutto suddiviso in compartimenti ha reso molto più facile per tutti trovare ciò di cui avevano bisogno senza dover passare attraverso conversazioni non correlate.
3. Invitare i membri del team
Non tutti i membri del team hanno bisogno di accedere a tutti i canali e Discord semplifica l'assegnazione di ruoli e permessi. Per farlo, cliccate sulle impostazioni di un canale, andate su Permessi e assegnate i ruoli di conseguenza.
Dopo aver preparato il server e i canali, è il momento di invitare la squadra. Fare clic sul nome del server e selezionare Invita persone. I membri della vostra squadra possono ora unirsi tramite un link.
Sia che si gestiscano piccoli progetti o grandi team, la creazione di un server come questo crea un hub centrale per la comunicazione e la collaborazione senza soluzione di continuità.
Migliori pratiche per l'utilizzo di Discord come strumento di collaborazione di gruppo
Quando ho iniziato a usare Discord con il mio team, è diventato subito chiaro che le sue funzioni sono potenti, ma solo se le si usa nel modo giusto.
1. Chattare con diversi team in tempo reale
Uno degli aspetti migliori dell'utilizzo di Discord per la collaborazione tra team è la facilità con cui è possibile creare canali di comunicazione in tempo reale, senza spendere un solo centesimo.
Prima ho parlato della creazione di canali come #marketing, #sviluppo e #generale. Questi sono ora i punti di riferimento per le chat in tempo reale.
Offre a tutti uno spazio chiaro per condividere gli aggiornamenti, fare domande e portare a termine il lavoro senza confusione. Ecco come funzionano per noi:
- Spazi dedicati per ogni team: Avere canali specifici permette ai membri del team di sapere esattamente dove andare per discutere del proprio lavoro. Ad esempio, il team marketing condivide gli aggiornamenti delle campagne in #marketing.
- Discussioni specifiche per i progetti: Per i progetti più grandi che coinvolgono più team, creo canali temporanei come #product-launch o #website-redesign.
- Messaggi appuntati per un accesso rapido: Una funzione che uso sempre è quella di appuntare i messaggi importanti. In ogni canale, appendo i link a documenti condivisi, note di riunione o elenchi di attività.
È incredibile quanto sia diventato più fluido il nostro flusso di lavoro da quando abbiamo adottato questa struttura, che ora consiglio a tutti i team che vogliono migliorare la loro collaborazione.
2. Condivisione dello schermo con i team aziendali
La condivisione dello schermo su Discord è uno dei migliori strumenti per la comunicazione in tempo reale e la risoluzione dei problemi. Durante le discussioni di gruppo, condivido il mio schermo per guidare tutti attraverso una presentazione o un cruscotto di progetto.
Aiuta a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e le immagini rendono più facile la comprensione del contesto. Spiegare come è strutturato il nostro server o come usare strumenti specifici è molto più veloce con la condivisione dello schermo.
Anche la condivisione dello schermo è semplice. È sufficiente fare clic su un qualsiasi canale vocale per visualizzare un elenco di opzioni. Da qui è possibile condividere lo schermo e collaborare immediatamente con il proprio team.
Per i team che lavorano su immagini o layout, utilizzo anche la condivisione dello schermo per rivedere i progetti in tempo reale. Possiamo apportare modifiche mentre tutti guardano, e sembra di lavorare insieme nella stessa stanza.
3. Integrare i bot per l'automazione
Quando ho iniziato a usare Discord per la collaborazione in team, mi sono subito reso conto di come i bot potessero rendere la vita molto più facile. È come avere dei membri extra del team che si occupano di compiti ripetitivi.
Uno dei primi bot che ho aggiunto al nostro server è stato MEE6. È incredibilmente versatile e gestisce automaticamente molte cose. Ad esempio, lo uso per assegnare i ruoli quando qualcuno si unisce al server.
Invece di impostare manualmente le autorizzazioni, MEE6 assicura che ogni nuovo membro sia pronto a partire con il giusto accesso. Ho anche sperimentato dei bot che aiutano nella programmazione.
Strumenti come Sesh sono perfetti per coordinare le riunioni del team attraverso i fusi orari. È possibile impostare un sondaggio sugli orari disponibili e il bot invia promemoria prima dell'inizio della riunione.
Usate gli avvisi di WP Mail SMTP per Discord
È anche possibile utilizzare Discord e integrarlo con WordPress per risparmiare tempo e fatica. Una delle migliori funzionalità che ho aggiunto alla nostra configurazione è quella degli avvisi tramite WP Mail SMTP.
Ad esempio, se si verifica un problema con l'invio di un modulo di contatto sul nostro sito, ricevo un avviso immediato nel nostro canale Discord "Notifiche del sito web". Ecco come impostarlo.
Impostare gli avvisi di Discord con WP Mail SMTP
1. Abilitare gli avvisi di Discord
Per impostare le notifiche via e-mail dalla dashboard di WordPress e collegarsi a Discord, andare su WP Mail SMTP " Impostazioni e selezionare l'opzione Avvisi .
Si accede così alla pagina Avvisi , dove è possibile scegliere una delle integrazioni di servizio disponibili. Per iniziare, spostare l'opzione Avvisi Discordia su ON .
2. Impostare un webhook in Discord
Per prima cosa, accedere al proprio server Discord. Una volta entrati, fare clic sul nome del server nell'angolo in alto a sinistra. Si apriranno le impostazioni aggiuntive.
Dal menu a discesa, selezionare Impostazioni server. Nella pagina Panoramica del server, cercate l'opzione Integrazioni nel menu laterale sotto la sezione APPS. Fare clic su di essa per continuare.
Quindi, fare clic sul pulsante Crea webhook. Verrà creata una nuova connessione webhook per il server. Una volta generato il webhook, selezionarlo per visualizzarne i dettagli.
A questo punto, è necessario assegnare un nome al webhook nel campo Nome . Questo è particolarmente utile se si gestiscono più webhook.
Dopo avergli dato un nome, scegliere il canale in cui si desidera che appaiano gli avvisi via e-mail. È anche possibile aggiornare l'icona del webhook facendo clic sull'icona della foto accanto al logo di Discord.
Non dimenticare di fare clic su Salva modifiche quando hai finito. Infine, copiare l'URL del webhook facendo clic sul pulsante Copia URL webhook.
3. Collegare il webhook a WP Mail SMTP
Dopo aver impostato il webhook, tornare alla pagina delle impostazioni degli avvisi SMTP di WP Mail . Incollare l'URL del webhook copiato nel campo URL del webhook.
A questo punto, è possibile salvare le impostazioni o aggiungere altre integrazioni, se necessario. Una volta configurato il tutto, inizierete a ricevere le notifiche nel canale Discord scelto.
Questo processo rende estremamente facile tenere traccia degli avvisi e-mail direttamente in Discord senza dover accedere costantemente alla dashboard di WordPress.
Impostare gli avvisi di Discord con WP Mail SMTP
Domande frequenti su come utilizzare Discord per la collaborazione in team
L'utilizzo di Discord per i team di lavoro è un argomento di grande interesse per i nostri lettori. Ecco le risposte ad alcune domande comuni al riguardo:
Discord è utile per la gestione del team?
Sì, Discord è ottimo per la gestione dei team. Permette di organizzare la comunicazione con canali per argomenti specifici, di gestire ruoli e autorizzazioni per i diversi membri e di utilizzare i bot per automatizzare le attività.
Funzioni come i canali vocali, la condivisione dello schermo e le integrazioni lo rendono versatile per la gestione di team remoti o ibridi.
Come posso condividere file e documenti in Discord?
È possibile condividere file e documenti in Discord trascinandoli in una chat o in un canale. C'è anche un pulsante di upload accanto al campo di immissione del testo.
Discord supporta la maggior parte dei tipi di file, ma c'è un limite di dimensioni, a meno che non si abbia Nitro, che aumenta il limite.
Discord è sicuro per le comunicazioni aziendali?
Discord offre diverse funzioni di sicurezza, come l'autenticazione a due fattori e il controllo degli accessi basato sui ruoli, per mantenere la comunicazione sicura.
Tuttavia, è importante configurare correttamente le autorizzazioni ed evitare di condividere informazioni sensibili senza ulteriori misure di crittografia.
Come si gestiscono i ruoli e i permessi in un server Discord?
Per gestire i ruoli e le autorizzazioni, andare in Impostazioni server e selezionare Ruoli. È possibile creare ruoli, assegnarli ai membri del team e personalizzare le autorizzazioni per ciascun ruolo.
Ciò consente di controllare chi può accedere a canali specifici o eseguire azioni come l'aggiunta di membri o l'eliminazione di messaggi.
Come posso utilizzare WP Mail SMTP con Discord per gli avvisi?
È possibile integrare WP Mail SMTP con Discord utilizzando la sua funzione Avvisi Discord. Create un webhook nel vostro server Discord, copiate l'URL e incollatelo nelle impostazioni degli avvisi di WP Mail SMTP.
Questa configurazione invia avvisi via e-mail direttamente a un canale Discord designato, aiutando il vostro team a rimanere aggiornato sugli eventi importanti.
Quindi, imparate a impostare un flusso di lavoro automatico per le e-mail.
Se state cercando di impostare un flusso automatico di e-mail come quello sopra descritto utilizzando WP Mail SMTP e Discord, potreste trovare interessante la nostra guida sull'impostazione degli avvisi per le e-mail "cancellate". Seguite i passaggi qui riportati per impostare il flusso di lavoro automatico e tenere sotto controllo le notifiche.
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