Resumo de IA
Rejeições de email podem parecer um mistério quando está a gerir uma campanha, especialmente quando tudo o resto parece estar a correr bem.
Lidei com a minha quota de notificações de rejeição, e elas não são apenas frustrantes, mas podem prejudicar seriamente o desempenho do seu email.
Neste artigo, abordarei tudo o que aprendi sobre rejeições de email, incluindo o que as causa, porque são importantes e que medidas práticas pode tomar para as corrigir.
O que são Rejeições de Email?
As rejeições de email ocorrem quando a sua mensagem não consegue chegar à caixa de entrada do destinatário. É como enviar uma encomenda para um endereço incorreto e ela voltar para si.
Isto pode acontecer por várias razões, como problemas com o endereço de email do destinatário ou com o servidor de email dele. No entanto, se as rejeições continuarem a acontecer, podem diminuir a reputação do seu remetente.
Existem dois tipos principais de rejeições de email: soft e hard. Uma rejeição soft é temporária, como quando a caixa de entrada de alguém está cheia, ou o servidor de email está inativo. Uma rejeição hard, por outro lado, é permanente.
Se estiver a enfrentar problemas com rejeições de email e portas SMTP e procura uma forma de monitorizar o desempenho do seu email, garantindo a máxima capacidade de entrega, pode considerar usar o WP Mail SMTP.
Usei os registos de email do WP Mail SMTP para identificar emails falhados e rejeições soft repetidas, para que pudesse decidir se devia continuar a tentar ou remover o endereço da minha lista.
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Tipos de Rejeições de Email
Compreender por que os emails são rejeitados ajuda a manter a sua lista saudável, proteger a reputação do seu remetente e garantir que os seus emails chegam realmente às pessoas a quem se destinam.
Rejeições Hard
As rejeições hard ocorrem quando existe um problema permanente que impede a entrega do email. Pense nisso como tentar enviar uma carta para um endereço inexistente.
Algumas causas comuns de rejeições hard incluem endereços de email inválidos, domínios com erros ortográficos ou contas de email que foram encerradas.
Por exemplo, se escrever acidentalmente “[email protected]” em vez de “[email protected]”, o seu email será rejeitado porque o domínio não existe.
Com o tempo, percebi que deixar as rejeições hard por resolver pode prejudicar a sua reputação como remetente, tornando mais difícil para os emails legítimos chegarem às caixas de entrada.
A melhor abordagem é remover estes endereços da sua lista assim que forem sinalizados para evitar falhas repetidas.
Rejeições Soft
As rejeições soft, por outro lado, são temporárias. Estas acontecem quando existe um problema momentâneo com a conta de email do destinatário ou com o servidor dele.
Por exemplo, a caixa de entrada pode estar cheia, o servidor pode estar inativo, ou o seu email pode ser demasiado grande para processar. As rejeições soft muitas vezes resolvem-se sozinhas, ao contrário das rejeições hard, mas ainda assim vale a pena monitorizá-las.
Encontrei casos em que os e-mails foram devolvidos temporariamente, mas enviá-los novamente mais tarde funcionou perfeitamente. Manter um olho nas devoluções temporárias ajuda a identificar padrões e a evitar problemas desnecessários de entregabilidade.
Se um e-mail continuar a ser devolvido pela mesma razão em várias tentativas, pode ser altura de investigar mais a fundo ou considerar remover o endereço.
Como as Rejeições de Email são Identificadas
Quando um e-mail é devolvido, ele não desaparece no vazio. O servidor de e-mail do destinatário desempenha um papel importante na identificação do problema e na notificação sobre ele.
Cada vez que o seu e-mail não é entregue, o servidor envia uma mensagem de devolução com detalhes sobre o que correu mal. Estas mensagens incluem frequentemente códigos de erro que explicam o problema.
Por exemplo, se o problema for temporário, como uma caixa de entrada cheia, poderá ver um código como 4xx, o que significa que é uma devolução temporária. Se o problema for permanente, como um endereço de e-mail inválido, o código de erro será geralmente 5xx, marcando-o como uma devolução permanente.
Estes códigos de erro são como um mapa, ajudando-o a descobrir o que correu mal e como corrigi-lo. Aqui está uma tabela de códigos de erro comuns de devolução de e-mail, categorizados por tipo e com descrições:
| Código de Erro | Tipo | Descrição |
| 4xx | Devolução Temporária | Problema temporário que impede a entrega, como uma caixa de entrada cheia ou uma interrupção temporária do servidor. |
| 5xx | Devolução Permanente | Problema permanente que impede a entrega, como um endereço de e-mail ou domínio inválido. |
| 421 | Devolução Temporária | Serviço indisponível; indica tipicamente um problema temporário com o servidor do destinatário. |
| 450 | Devolução Temporária | Caixa de correio indisponível; muitas vezes causada por um servidor ocupado ou sobrecarregado. |
| 451 | Devolução Temporária | Erro temporário do servidor; a mensagem não pôde ser processada nesse momento. |
| 452 | Devolução Temporária | Armazenamento de sistema insuficiente; o servidor do destinatário ficou sem espaço de armazenamento. |
| 550 | Devolução Permanente | Caixa de correio do utilizador indisponível; tipicamente devido a um endereço de e-mail inválido ou conta desativada. |
| 551 | Devolução Permanente | Destinatário não local; o servidor de e-mail não reconhece o domínio do destinatário. |
| 552 | Devolução Permanente | Alocação de armazenamento excedida; a mensagem de e-mail excede a capacidade da caixa de entrada do destinatário. |
| 553 | Devolução Permanente | Endereço de e-mail inválido; muitas vezes causado por erros de digitação ou formatação incorreta. |
| 554 | Devolução Permanente | Transação falhada; significa tipicamente que a mensagem foi rejeitada pelo servidor por razões de segurança. |
Por que as Rejeições de Email Acontecem?
Compreender porque ocorrem devoluções de e-mail tem sido crucial para mim na gestão eficaz das minhas campanhas. Vou detalhar as razões comuns para que possa detetar potenciais problemas e corrigi-los rapidamente.
Razões Comuns para Devoluções Permanentes
As devoluções permanentes são problemas que tornam impossível que o seu e-mail chegue ao destinatário. Aqui estão as causas mais comuns com que lidei:
- Endereços de E-mail Inválidos: Isto acontece muitas vezes quando alguém insere um e-mail falso durante o registo ou quando um endereço está desatualizado.
- Domínios Digitados Incorretamente: Um pequeno erro de digitação, como “@gamil.com” em vez de “@gmail.com”, pode levar a uma devolução imediata.
- Contas Fechadas ou Inativas: Alguns endereços de e-mail são desativados com o tempo, especialmente se pertencerem a utilizadores que já não os acedem.
- Domínios Inexistentes: Se o domínio não existir de todo, o servidor de e-mail não consegue processar a sua mensagem.
- Endereço do Remetente Bloqueado: Por vezes, o servidor do destinatário pode bloquear o seu endereço de e-mail por completo devido a interações anteriores ou filtros.
- Configuração Incorreta do Servidor de Correio: Ocasionalmente, um problema técnico do seu lado, como um endereço de remetente mal configurado, pode resultar em devoluções permanentes (hard bounces).
Razões Comuns para Devoluções Temporárias (Soft Bounces)
As devoluções temporárias (soft bounces) são geralmente temporárias e podem resolver-se sozinhas, mas ignorá-las pode prejudicar as suas campanhas. Eis o que descobri serem as razões mais comuns:
- Caixa de Correio do Destinatário Cheia: Quando a caixa de correio de um destinatário atinge o seu limite de armazenamento, o seu e-mail é rejeitado temporariamente.
- Interrupções Temporárias do Servidor: Se o servidor de e-mail do destinatário ou do remetente estiver inativo no momento do envio, o e-mail será devolvido.
- Tamanho do E-mail Excede os Limites: Anexos grandes ou designs de e-mail excessivamente complexos podem, por vezes, exceder o tamanho permitido pelo servidor do destinatário.
- Limitação de Taxa no Servidor do Destinatário: Alguns servidores têm restrições sobre quantos e-mails podem receber num curto período.
- Conteúdo Semelhante a Spam: Mesmo e-mails legítimos podem acionar filtros de spam, fazendo com que sejam devolvidos temporariamente.
- Problemas de Autenticação: Se a autenticação do seu domínio (SPF, DKIM ou DMARC) não for bem-sucedida, o seu e-mail poderá ser devolvido.
Fatores Externos que Levam a Devoluções de E-mail
Por vezes, as devoluções não são causadas pela configuração do destinatário ou pela sua lista, mas sim por fatores externos. Eis alguns com os quais lidei:
- Endereços IP na Lista Negra: Se o seu IP de envio for sinalizado por listas negras de e-mail, os servidores poderão rejeitar todos os e-mails provenientes dele.
- Má Reputação do Remetente: Uma pontuação baixa de remetente, muitas vezes causada por reclamações frequentes de spam ou altas taxas de devolução, pode tornar os servidores desconfiados dos seus e-mails.
- Filtros de Spam Excessivamente Ativos: Mesmo e-mails bem concebidos podem ser sinalizados como spam por filtros excessivamente rigorosos, especialmente se contiverem certas palavras-chave ou problemas de formatação.
- Problemas de Alojamento Partilhado: Se estiver em alojamento partilhado, outro utilizador no mesmo servidor pode estar a causar problemas de reputação que afetam as suas campanhas.
- Políticas de Segurança do Destinatário: Algumas organizações utilizam configurações de segurança rigorosas que rejeitam e-mails de remetentes desconhecidos ou não verificados.
Como Corrigir Rejeições de Email
Uma devolução pode parecer um pequeno problema no início, mas se acontecer com frequência, pode prejudicar a sua capacidade de entrega e reputação. Eis como a resolvi passo a passo.
Limpe e Verifique a Sua Lista de E-mail
Um hábito que fez uma grande diferença para mim é rever regularmente a minha lista de e-mail para remover endereços inválidos e inativos (isto é incrivelmente útil ao enviar e-mails para fins de marketing).
Com o tempo, as pessoas deixam de usar certas contas de e-mail, ou podem cancelar a subscrição sem o notificar. Estes endereços desatualizados podem levar a devoluções permanentes (hard bounces), que prejudicam a sua reputação.
O que eu faço é verificar padrões como emails que não abriram uma única mensagem nos últimos seis meses ou mais. Remover estes endereços mantém a lista atualizada e ajuda-me a concentrar-me em utilizadores ativos que realmente querem receber as minhas mensagens.
Também pode usar ferramentas de verificação de email para verificar se um endereço de email é válido antes de clicar em “enviar”. Estas ferramentas identificam erros de digitação, contas falsas e até endereços que estão temporariamente indisponíveis.
Por exemplo, serviços como o Hunter.io tornaram fácil o carregamento da minha lista e a sua limpeza em minutos. Agora, antes de qualquer grande campanha, certifico-me de que a minha lista passa por esta verificação extra.
Dica Bónus: Se estiver a usar um plugin de formulário de contacto como o WPForms para recolher endereços de email para a sua newsletter, pode ativar a confirmação por email para evitar devoluções causadas por utilizadores a digitar incorretamente o seu email nos formulários.
Melhorar a Reputação do Remetente
Se há uma coisa que aprendi sobre email marketing, é que a sua reputação de remetente pode fazer ou quebrar as suas campanhas.
Com o duplo opt-in, os subscritores confirmam o seu endereço de email clicando num link num email de confirmação. Este passo extra garante que apenas pessoas que genuinamente querem os meus emails são adicionadas à minha lista.
Pode parecer um obstáculo extra, mas reduz drasticamente as hipóteses de endereços inválidos ou falsos se infiltrarem na sua lista. Outra coisa em que me concentro é ser transparente com os meus subscritores.
Certifico-me de que eles sabem que tipo de conteúdo esperar e com que frequência o receberão. Isto constrói confiança e mantém os níveis de engagement elevados, o que os fornecedores de email veem como um bom sinal.
Além disso, tenha em mente que frases spam como “Aja agora!” ou “100% grátis” podem ativar filtros. Mesmo que o seu email não seja sinalizado como spam, estas linhas deixam as pessoas desconfiadas.
Mantenho sempre as minhas linhas de assunto claras, concisas e alinhadas com o que está dentro do email. Para o corpo do email, concentro-me em entregar valor. Por exemplo, veja o exemplo de email de carrinho abandonado abaixo:
O email destaca-se imediatamente com o seu humor e abordagem casual. Parece que vem de uma pessoa real e não dá a sensação de ser spam.
Otimizar a Entrega de Emails
Uma das primeiras coisas que sempre verifico é o tamanho dos meus emails. Emails com anexos grandes ou conteúdo excessivamente pesado podem ser rejeitados pelos servidores dos destinatários.
Para evitar isto, mantenho os meus emails leves, minimizando o tamanho das imagens, evitando anexos desnecessários e mantendo layouts simples.
Outro fator chave é permanecer dentro dos limites de envio do servidor do destinatário. Enviar muitos emails de uma vez pode levantar suspeitas, especialmente para campanhas maiores.
Se estiver a aquecer um novo IP, as ferramentas do WP Mail SMTP para aquecimento de IP são uma ótima opção. Ao ativar a funcionalidade Otimizar Envio de Emails, os seus emails são colocados em fila para entrega assíncrona.
O WP Mail SMTP Pro também oferece uma funcionalidade chamada Limitação de Taxa de Emails para evitar exceder os limites do seu servidor de email.
Quando o limite é atingido, novos e-mails ficam em fila para serem enviados mais tarde. Esta abordagem inteligente ajuda a gerir o tráfego de e-mail de forma eficiente e a evitar custos extra para planos superiores.
Monitorizar Taxas de Rejeição
Monitorizar as taxas de rejeição não só me ajuda a detetar problemas cedo, mas também me dá uma imagem mais clara do que pode precisar de ajuste nas minhas campanhas de e-mail.
Se vejo que está a aumentar, é um sinal de que algo precisa de ser corrigido, seja a minha lista de e-mail, o conteúdo ou as práticas de envio. O WP Mail SMTP torna isto muito mais fácil com o seu painel de relatórios de e-mail.
O painel mostra uma análise detalhada dos e-mails enviados, os que falharam e mais. Gosto de como é simples detetar problemas sem ter de vasculhar um labirinto de dados.
Mas se surgir a necessidade, tenho sempre a opção de aceder a registos detalhados. Isto permite o rastreio de cada e-mail enviado do seu site, tornando fácil a deteção de falhas e a resolução de problemas.
Recomendo também a utilização de ferramentas como o Google Postmaster e o Microsoft SNDS para fornecer informações sobre como os fornecedores de e-mail veem o seu domínio ou endereço IP.
São como receber feedback do outro lado, ajudando a ver se existem problemas de reputação que possa não ter notado.
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FAQs — Porquê Ocorrem Rejeições de E-mail?
As rejeições de e-mail são um tópico popular de interesse entre os nossos leitores. Aqui estão respostas a algumas perguntas comuns sobre o assunto:
O que significa o "estado de rejeição"?
Um "estado de rejeição" significa que um e-mail não pôde ser entregue na caixa de entrada do destinatário. Isto acontece quando há um problema como um endereço inválido, uma caixa de entrada cheia ou um erro temporário do servidor.
Devo apagar os e-mails rejeitados?
Sim, especialmente se forem rejeições permanentes. Manter endereços inválidos na sua lista pode prejudicar a sua reputação de remetente. As rejeições temporárias devem ser monitorizadas; se persistirem, considere removê-las.
Qual é uma taxa de rejeição aceitável para marketing por e-mail?
Uma taxa de rejeição aceitável é tipicamente inferior a 2%. Se a sua taxa for superior, pode indicar problemas com a sua lista de e-mail ou práticas de envio.
Demasiadas rejeições farão com que os meus e-mails sejam marcados como spam?
Sim, demasiadas rejeições podem prejudicar a sua reputação de remetente. Isto pode fazer com que os fornecedores de e-mail marquem os seus e-mails como spam ou os bloqueiem completamente.
Porque é que os meus e-mails voltam como não entregues?
Os e-mails voltam como não entregues quando o endereço do destinatário é inválido, a sua caixa de entrada está cheia, o servidor de e-mail está inativo ou o conteúdo do seu e-mail aciona filtros de spam.
A seguir, Aprenda Como Escolher o Provedor SMTP Certo Para o Seu Site
Quando comecei a usar o WordPress, aprendi rapidamente que a forma como ele lida com e-mails não era sempre fiável. Por isso, neste guia, partilharei dicas sobre o que procurar ao selecionar um fornecedor de SMTP e compararei algumas das melhores opções disponíveis.
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