Como gerenciar e-mails no WordPress Multisite (sem dores de cabeça)

O e-mail multissite do WordPress está lhe causando dores de cabeça? O gerenciamento de e-mails em vários sites em uma única instalação pode parecer complicado, mas não precisa ser assim.

Quando você está executando uma rede WordPress multisite, cada subsite gera seu próprio fluxo de envios de formulários de contato, redefinições de senha, notificações de comentários, recibos do WooCommerce e dezenas de outros e-mails automatizados. 

Todas essas mensagens fluem pelo mesmo sistema de e-mail, o que dificulta o monitoramento do que está sendo enviado ou a solução de problemas de entrega: O problema está em um plug-in específico, em um endereço de e-mail específico ou em toda a configuração do seu servidor?

A boa notícia é que, com o WP Mail SMTP, você pode assumir o controle do seu sistema de e-mail em vários sites, melhorar as taxas de entrega e obter visibilidade do que está acontecendo exatamente em toda a sua rede. 

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Por que o e-mail WordPress Multisite parece complicado

As redes de vários sites do WordPress são ferramentas poderosas para organizações que gerenciam vários sites. Com uma única instalação do WordPress, você pode alimentar dezenas ou até centenas de sites individuais, cada um com seus próprios temas, plug-ins e conteúdo.

Isso pode ser muito mais eficiente do que instalações individuais do WordPress, mas o gerenciamento de e-mails em toda a rede pode ser um desafio.

• Mais e-mails: Cada subsite gera seu próprio fluxo de mensagens automatizadas. Uma rede com 20 subsites pode enviar 20 vezes o volume de e-mails de uma única instalação.
• Vários plug-ins: Subsites diferentes geralmente usam plug-ins diferentes, cada um com seus próprios acionadores de e-mail. Um subsite pode usar o Contact Form 7, outro o WPForms e um terceiro o Gravity Forms, todos enviando mensagens pelo seu servidor.
• Não há gerenciamento centralizado: No núcleo do WordPress Multisite, não há um registro central que mostre todos os e-mails enviados pela sua rede. Quando um usuário relata a falta de uma mensagem, você precisa procurar em vários painéis para investigar.
• Infraestrutura compartilhada: Todos esses e-mails saem de seu servidor pelo mesmo canal de entrega. Se esse canal tiver problemas (como má reputação do remetente ou falta de autenticação), isso afetará todos os sites da sua rede.
• Complexidade da solução de problemas: Quando a entrega de e-mail falha, identificar a origem se torna exponencialmente mais difícil. Foi um plugin no site A? Um problema de configuração no site B? Ou um problema em toda a rede?

Aqui está a boa notícia: a execução de uma rede com vários sites não prejudica automaticamente a capacidade de entrega de e-mails. Os desafios técnicos subjacentes são os mesmos que afetam qualquer site WordPress.

Ao usar um plug-in de e-mail WordPress Multisite, como o WP Mail SMTP, você pode simplificar significativamente a tarefa de monitorar e solucionar problemas de entrega de e-mail em vários sites.

Por que o SMTP é melhor do que a função de correio padrão do WordPress

Se você está se perguntando por que deveria se preocupar em alterar a configuração de e-mail do WordPress, a verdade é simples: a forma padrão de envio de e-mails do WordPress não é muito confiável.

O SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) oferece três grandes vantagens que fazem com que valha a pena mudar para ele:

1. Seus e-mails estão devidamente autorizados

Quando você envia e-mails por SMTP, cada mensagem recebe uma "prova de identidade" digital (chamada SPF e DKIM).

Isso informa aos provedores de e-mail, como o Gmail e o Outlook, "Sim, esta mensagem é realmente deste site". Sem essa prova, suas mensagens geralmente acabam em pastas de spam ou são completamente bloqueadas.

2. Não há mais problemas de "limite de mensagens excedido"

A maioria das empresas de hospedagem na Web impõe limites rígidos ao número de e-mails que você pode enviar usando o método padrão. Muitos hosts limitam você a 100-300 e-mails por dia.

Eles também podem tornar os e-mails mais lentos se forem enviados muitos de uma vez. Em uma rede com vários sites, esses limites são compartilhados por todos os sites, o que rapidamente se torna um problema à medida que a rede cresce.

Os serviços de e-mail transacional e os provedores de e-mail SMTP têm limites mais generosos que podem ser ampliados à medida que seus sites crescem, para que seus formulários de contato, redefinições de senha e e-mails de notificação sejam entregues sem atingir limites frustrantes.

3. Melhor reputação junto aos provedores de e-mail

Os serviços de e-mail que oferecem conexões SMTP (como SendLayer, Brevo ou SMTP.com) têm boas relações com os principais provedores de e-mail.

Eles mantêm reputações de envio "limpas", monitoram problemas de entrega e ajudam a resolvê-los, além de fornecer relatórios detalhados que mostram se os e-mails estão sendo entregues.

Isso é especialmente importante para redes com vários sites, em que um site problemático pode afetar a entrega de e-mail para todos os outros sites.

Pense no SMTP como o uso de um serviço de entrega profissional em vez de apenas esperar que sua correspondência passe pelo sistema postal regular. Para qualquer site WordPress que envia e-mails importantes, essa é simplesmente a opção mais confiável.

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Como o WP Mail SMTP Pro facilita o e-mail em vários sites

Agora que você entende os desafios do e-mail multissite do WordPress e por que o SMTP é essencial, vamos dar uma olhada nos recursos do WP Mail SMTP Pro projetados especificamente para redes multissite.

Arquitetura otimizada para vários sites

O WP Mail SMTP Pro funciona perfeitamente com instalações do WordPress em vários sites. Ele é compatível com a ativação de rede, o que significa que você pode instalá-lo e ativá-lo uma vez para todos os seus sites, em vez de fazer isso repetidamente para cada site.

Sua licença cobre toda a sua rede como uma única instalação, economizando dinheiro em comparação com soluções que cobram por site. Todos os seus sites usam a mesma versão do plug-in, evitando problemas de compatibilidade que ocorrem quando os sites executam versões diferentes.

Opções flexíveis de configuração

O WP Mail SMTP Pro oferece duas maneiras de configurar sua rede de vários sites:

1. Modo de configurações globais

A opção Configurações globais oferece um local central para gerenciar tudo. Basta ativar a configuração Tornar as configurações globais em toda a rede para usar automaticamente as mesmas configurações de e-mail em todos os seus sites.

Isso significa que você só atualiza as credenciais de SMTP, o nome do remetente ou o caminho de retorno uma vez, e as alterações funcionam instantaneamente em todos os lugares. Os administradores de subsites não podem acessar ou alterar essas configurações, evitando erros e mantendo a identidade do seu e-mail consistente em todos os sites.

2. Modo de configurações por local

Quando precisar de mais flexibilidade, você pode permitir que sites individuais definam suas próprias configurações de e-mail. Isso funciona bem quando sites diferentes precisam de identidades de envio diferentes.

Você pode misturar abordagens - alguns sites podem usar o padrão da sua rede, enquanto outros usam suas próprias configurações. Isso é especialmente útil para agências ou organizações que hospedam sites de clientes separados em uma rede com vários sites.

Registro abrangente de e-mails

Um dos melhores recursos é o sistema de registro de e-mail unificado. Como administrador de rede, você pode ver todos os e-mails enviados de qualquer site em um registro central no painel do Network Admin.

Você pode filtrar o registro para se concentrar em sites específicos ao solucionar problemas. Cada e-mail mostra seu status com cores claras - Enviado (verde), Falha (vermelho) ou Pendente (cinza).

Você pode visualizar o conteúdo completo de qualquer e-mail, incluindo cabeçalhos, destinatários e anexos. Os e-mails com falha podem ser reenviados com um clique após a correção de qualquer problema. Para a manutenção de registros, é possível exportar logs de sites específicos como arquivos CSV.

Relatórios de e-mail para sua rede

O WP Mail SMTP Pro ajuda a monitorar o desempenho dos e-mails em toda a sua rede. Você pode visualizar relatórios detalhados de qualquer site no painel de administração da rede.

Esses relatórios rastreiam as entregas, as falhas e as taxas de abertura de todos os seus sites. É fácil alternar entre relatórios de sites diferentes usando o menu suspenso no canto superior direito da tela Relatórios de e-mail.

Isso lhe dá uma visibilidade clara do desempenho do sistema de e-mail da sua rede, para que você possa identificar e corrigir rapidamente quaisquer problemas de entrega antes que eles afetem os usuários.

Guia passo a passo de configuração de e-mail para WordPress Multisite

A configuração do WP Mail SMTP Pro em sua rede de vários sites requer uma abordagem um pouco diferente da utilizada em uma instalação padrão do WordPress. Siga estas instruções para começar a receber e-mails confiáveis em todos os seus sites.

Instalação do plug-in WP Mail SMTP Pro

Primeiro, você precisará fazer o download do plug-in WP Mail SMTP Pro. Se você ainda não adquiriu uma licença, clique no botão abaixo.

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Depois de adquirir uma licença, faça login na sua conta do WP Mail SMTP e navegue até a guia Downloads no painel da sua conta. Em seguida, clique no botão Download WP Mail SMTP ao lado de sua licença.

Isso fará o download de um arquivo zip contendo o plug-in em seu computador.

Observação: se o arquivo for descompactado automaticamente durante o download, você precisará compactá-lo novamente antes de fazer o upload para o WordPress. O instalador do plug-in só aceita arquivos compactados.

Diferentemente dos plug-ins comuns, os plug-ins para vários sites precisam ser instalados por meio da área de administração da rede.

Para instalar o plug-in, faça login no painel do WordPress com uma conta de superadministrador e navegue até Network Admin " Dashboard.

Clique na opção Plugins no menu da barra lateral e clique no botão Add New (Adicionar novo ). Clique em Choose File (Escolher arquivo) e selecione o arquivo zip do WP Mail SMTP Pro que você baixou. Em seguida, clique em Install Now (Instalar agora) e aguarde a conclusão da instalação.

Após a instalação, clique no botão Network Activate (Ativar rede ).

Essa ativação de rede é crucial para a funcionalidade de vários sites. Somente com a ativação no nível da rede é possível acessar as configurações globais e os recursos de registro de e-mail em toda a rede.

Configuração de definições globais versus definições por site

Agora você precisa decidir se quer usar configurações unificadas em toda a rede ou permitir que cada site tenha sua própria configuração:

Para configurações globais de toda a rede:

No painel do Network Admin, vá para WP Mail SMTP " Settings e marque a caixa Make the plugin settings global network-wide e salve as alterações.

Com essa opção ativada, todas as configurações serão aplicadas a todos os subsites de sua rede. As páginas de configurações do WP Mail SMTP ficarão ocultas nos painéis dos subsites, impedindo que os administradores do site façam alterações.

Para definir as configurações de SMTP do WP Mail para cada subsite:

No painel de administração da rede, acesse WP Mail SMTP " Settings e certifique-se de que a caixa de seleção Make the plugin settings global network-wide NÃO esteja selecionada antes de salvar as alterações

Conclua sua configuração

Depois de instalar o plug-in WP Mail SMTP Pro, verifique sua chave de licença no Multisite. A vantagem de verificar sua chave de licença no nível da rede é que você pode usar sua licença em quantos subsites desejar sem comprar licenças de site adicionais.

Em seguida, você precisará concluir a configuração do plug-in:

1. Seleção e configuração de seu mailer
2. Configuração do e-mail de origem e do nome de origem
3. Ativação de recursos de registro de e-mail
4. Envio de um e-mail de teste para verificar se tudo está funcionando

E é isso! Você instalou com êxito o WP Mail SMTP Pro em sua rede de vários sites e está pronto para aproveitar as vantagens de um gerenciamento de e-mail mais fácil e eficiente em toda a sua rede de sites do WordPres.

Consulte nosso tutorial completo sobre como usar o WP Mail SMTP no WordPress Multisite para obter mais instruções de configuração.

Usando o registro de e-mail para identificar problemas rapidamente

Um dos melhores recursos do WP Mail SMTP para redes de vários sites é o Registro de e-mails. Pense nele como uma câmera de segurança para seus e-mails - ele permite que você veja tudo o que está acontecendo em todos os seus sites em um só lugar.

É muito fácil ativá-lo em seu painel de administração de rede. Basta acessar WP Mail SMTP " Registro de e-mail e clicar no botão Ativar registro de e-mail.

Agora o plug-in começará a registrar todos os e-mails enviados de qualquer site da sua rede.

O que você verá no registro

A página principal de registro de e-mail mostra tudo o que você precisa em um relance:

• Quando - A data e a hora em que cada e-mail foi enviado
• O quê - A linha de assunto e o conteúdo da mensagem
• Quem - quem enviou e para quem foi enviado
• Status - Indicadores codificados por cores que mostram se o e-mail foi enviado:
  • Verde = enviado com sucesso
  • Vermelho = Falha no envio
  • Cinza = Ainda em processamento

O menu suspenso de seleção de site é especialmente útil para administradores de vários sites. Quando alguém diz "Não recebi o e-mail", você pode ver imediatamente quais dos seus sites tentaram enviá-lo.

Localização de e-mails específicos

Para redes com muitos sites ou e-mails, você pode filtrar facilmente o registro:

• Escolha um intervalo de datas específico
• Filtro para mostrar apenas e-mails de um determinado site
• Examine apenas os e-mails com falha que precisam de sua atenção
• Pesquisar endereços de e-mail ou linhas de assunto específicos

Isso facilita muito o rastreamento de problemas quando eles ocorrem. Você pode clicar em um e-mail para ver detalhes individuais e reenviá-lo em caso de falha. Consulte nosso guia completo sobre registro de e-mail para obter mais informações sobre como usar o registro de e-mail.

Para administradores de rede ocupados, essa visibilidade não tem preço. Em vez de vasculhar vários painéis ou adicionar códigos especiais de depuração, você pode ver tudo em um só lugar e resolver problemas em minutos, em vez de horas.

Você deve usar configurações globais ou configurações por site?

Uma das decisões mais importantes ao configurar o WP Mail SMTP para vários sites é usar configurações globais em toda a rede ou permitir que os subsites individuais mantenham suas próprias configurações. Ambas as abordagens têm seus méritos, e a escolha certa depende da sua estrutura de rede específica e da filosofia de gerenciamento.

Quando usar as configurações globais

As configurações globais oferecem uma abordagem centralizada e uniforme para a entrega de e-mails em toda a rede. Essa opção é ideal para os seguintes cenários:

1. Redes de organização única

Se todos os subsites pertencerem à mesma organização e compartilharem uma identidade de marca comum, as configurações globais garantirão uma comunicação de e-mail consistente:

• Todos os e-mails parecem vir da mesma identidade organizacional (por exemplo, [email protected])
• A consistência da marca é mantida em todos os pontos de contato com o cliente
• As alterações na configuração de e-mail podem ser implementadas em toda a rede instantaneamente

2. Eficiência da manutenção

Para os administradores de rede que gerenciam muitos subsites, as configurações globais reduzem drasticamente a sobrecarga de manutenção:

• Atualizar as credenciais de SMTP uma vez, em vez de em dezenas de sites individuais
• Solucione problemas de e-mail a partir de um único ponto de configuração
• Implementar atualizações de segurança ou práticas recomendadas em todos os sites simultaneamente

3. Ambientes controlados

Quando você precisa de um controle rigoroso sobre as comunicações de saída, as configurações globais oferecem benefícios de governança:

• Impedir que os administradores de subsites usem serviços de e-mail não autorizados
• Garantir que todas as comunicações de rede sigam as políticas organizacionais
• Manter padrões consistentes de capacidade de entrega em todos os sites

4. Recursos compartilhados

Se sua rede usa um serviço de e-mail pago com preços baseados em volume, as configurações globais ajudam a otimizar o uso de recursos:

• Agrupe seu volume de envio em uma única conta
• Obter níveis de preços mais altos por meio do uso combinado
• Simplifique o faturamento e o gerenciamento de contas

Quando usar configurações por site

As configurações por site oferecem maior flexibilidade e autonomia. Essa abordagem funciona melhor nessas situações:

1. Redes com vários clientes

As agências ou empresas de hospedagem que atendem a vários clientes se beneficiam das configurações por site:

• Cada cliente pode usar seu próprio endereço de e-mail de marca como remetente
• Os clientes podem se conectar aos provedores de serviços de e-mail de sua preferência
• O faturamento e o uso de recursos permanecem separados entre os clientes

2. Diversidade de domínios

As redes em que os subsites usam nomes de domínio diferentes geralmente precisam de configurações de e-mail individualizadas:

• Cada subsite pode se autenticar corretamente com seu próprio domínio
• Os registros SPF/DKIM podem ser adaptados especificamente a cada domínio
• A reputação de envio permanece separada entre domínios diferentes

3. Gerenciamento autônomo de subsites

Quando os subsites têm seus próprios administradores com recursos técnicos:

• Os gerentes de site mantêm o controle sobre sua própria configuração de e-mail e serviço de e-mail
• Equipes individuais podem solucionar problemas e otimizar sua própria entrega de e-mail
• Necessidades especializadas podem ser acomodadas sem afetar outros locais

Perguntas frequentes

Aqui estão as respostas para as perguntas mais comuns sobre o uso do WP Mail SMTP Pro com redes multisite do WordPress:

Se você quer mesmo melhorar a entrega de e-mails em sua rede de vários sites, o WP Mail SMTP Pro fornece as ferramentas necessárias para garantir que as mensagens cheguem ao destino de forma confiável. Com seus recursos específicos para vários sites, você pode aprimorar o sistema de e-mail da sua rede e otimizar o processo de entrega para todos os seus sites.

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Em seguida, atualize seu serviço de e-mail para vários sites

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