Die Einrichtung von automatisierten E-Mail-Workflows in WordPress hat mein Kommunikationsmanagement komplett verändert. Anstatt bestimmte E-Mails manuell zu überprüfen, übernehme ich jetzt Workflows, die mir die Arbeit abnehmen.
Mit Tools wie Uncanny Automator und WP Mail SMTP ist es einfacher denn je, solche Workflows zu erstellen. Diese Plugins arbeiten zusammen und helfen dir, Aktionen auf der Grundlage bestimmter Auslöser zu automatisieren.
In diesem Beitrag führe ich dich durch die Schritte, mit denen du deinen E-Mail-Workflow erstellst, damit du Aufgaben automatisch abwickeln kannst und den Überblick über deine Benachrichtigungen behältst. Los geht's!
Konfiguriere deine Website für die E-Mail-Zustellbarkeit
Bevor du einen automatisierten E-Mail-Workflow in WordPress einrichtest, musst du zunächst sicherstellen, dass deine Website so konfiguriert ist, dass sie zuverlässig E-Mails versendet.
WordPress hat zwar eine eingebaute Funktion zum Versenden von E-Mails, aber sie hängt von der PHP-Mail-Funktion ab. Viele Hosting-Anbieter unterstützen PHP-Mail nicht vollständig, und selbst wenn deine E-Mails verschickt werden, können sie in Spam-Ordnern landen.
Um dieses Problem zu lösen, empfehle ich immer die Verwendung des WP Mail SMTP-Plugins. Es schließt die Lücke, indem es E-Mails über vertrauenswürdige SMTP-Dienste von Drittanbietern wie SendLayer, Gmail oder SMTP.com weiterleitet.
Diese Dienste authentifizieren deine E-Mails, indem sie sie über einen SMTP-Server leiten. Dadurch haben sie eine viel bessere Chance, den Posteingang des Empfängers zu erreichen, anstatt als Spam markiert zu werden.
Wenn du WP Mail SMTP zum ersten Mal verwendest, ist die Einrichtung ganz einfach. Es gibt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dich durch alles führt, von der Installation bis zur Konfiguration des SMTP-Mailers deiner Wahl.
Wenn du diesen Teil richtig machst, ist sichergestellt, dass der automatisierte Arbeitsablauf, den du in den nächsten Schritten erstellst, reibungslos abläuft, ohne dass du dir Sorgen machen musst, ob die E-Mails zugestellt werden oder nicht.
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Wie man einen automatisierten E-Mail-Workflow in WordPress einrichtet
WP Mail SMTP bietet bereits leistungsstarke Funktionen, die dir helfen, den Überblick über deine E-Mail-Aktivitäten zu behalten. Du kannst z.B. Warnmeldungen für fehlgeschlagene E-Mails einrichten und dich sofort über Slack, Discord, Microsoft Teams, SMS oder sogar über Webhooks benachrichtigen lassen.
Aber was ist, wenn du mehr Anpassungsmöglichkeiten brauchst? Dann ist die Integration von WP Mail SMTP und Uncanny Automator genau das Richtige für dich. Mit dieser Kombination kannst du detaillierte Workflows erstellen, die über einfache Benachrichtigungen hinausgehen.
Du könntest z.B. Auslöser für bestimmte E-Mail-Ereignisse erstellen, wie z.B. dein Team zu benachrichtigen, wenn eine E-Mail mit dem Wort "storniert" in der Betreffzeile geöffnet wird. Lass uns das für dich einrichten!
Schritt 1: Installiere das Uncanny Automator Plugin
Uncanny Automator ist ein praktisches Automatisierungswerkzeug ohne Code, das deine WordPress-Website mit mehr als 185 Apps und Diensten verbindet, um E-Mail-Marketing, E-Commerce, soziale Medien oder sogar CRM-Aufgaben zu verwalten.
Eine der Funktionen, die ich am hilfreichsten finde, ist die Möglichkeit, automatisierte E-Mails zu versenden, die durch Echtzeit-Aktionen auf deiner WordPress-Website ausgelöst werden, sodass du mehr Kontrolle darüber hast, wie und wann Nachrichten versendet werden.
Um loszulegen, gehe in dein WordPress Dashboard und klicke auf Plugins " Neu hinzufügen. Gib in der Suchleiste "Uncanny Automator" ein und drücke die Eingabetaste.
Sobald du das Plugin siehst, klickst du auf die Schaltfläche Jetzt installieren und aktivierst es dann. Wenn du auf Probleme stößt, kannst du jederzeit eine detaillierte Anleitung zur Installation von WordPress-Plugins lesen.
Schritt 2: Melde dich für ein Uncanny Automator Konto an
Nachdem du das Plugin aktiviert hast, rufe den Automator " Einrichtungsassistenten in deinem WordPress Dashboard auf, um loszulegen. Der Einrichtungsassistent macht den Prozess einfach und führt dich Schritt für Schritt durch die erste Konfiguration.
Wenn sich der Assistent öffnet, siehst du eine Option, um dein kostenloses Konto zu verbinden. Wenn du darauf klickst, wirst du auf die Uncanny Automator Website weitergeleitet.
Hier musst du dich für ein Konto anmelden. Fülle einfach die erforderlichen Angaben aus und klicke auf " Anmelden", um den Vorgang abzuschließen.
Sobald dein Konto eingerichtet ist, hast du die Möglichkeit, zu deinem WordPress-Dashboard zurückzukehren. Von dort aus kannst du sofort mit der Erstellung deines ersten Automatisierungsrezepts beginnen.
Schritt 3: Erstellen eines Uncanny Automator Rezepts
"Rezepte" in Uncanny Automator sind im Wesentlichen Vorlagen für die Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe. Du kannst diese Arbeitsabläufe entweder für angemeldete Benutzer oder für alle Benutzer erstellen. Für diesen Leitfaden wählen wir die Option " Alle" .
Sobald du auf die Schaltfläche Bestätigen geklickt hast, landest du auf einer Seite, auf der du dein Rezept anpassen kannst. Der erste Schritt ist der Name deines Rezepts. Gib ihn einfach in das Feld oben auf der Seite ein, um Ordnung zu schaffen.
Der nächste Schritt besteht darin, einen Trigger einzurichten, der ein wichtiger Bestandteil jedes Workflows ist. Für dieses Beispiel wählen wir WP Mail SMTP Pro als Trigger-Plugin. Damit können wir eine Aktion automatisieren, wenn bestimmte WordPress-E-Mails geöffnet werden.
Nachdem du WP Mail SMTP Pro ausgewählt hast, werden weitere Optionen angezeigt, mit denen du die Art des Triggers festlegen kannst, den du benötigst. Wir werden den Auslöser Eine E-Mail mit einem bestimmten Text in der Betreffzeile wird geöffnet verwenden.
Sobald du diesen Auslöser ausgewählt hast, erscheint ein neues Feld mit dem Namen "Text to match". Hier gibst du die Betreffzeile oder das Schlüsselwort ein, das du verfolgen möchtest.
Wenn du zum Beispiel "storniert" eingibst, sendet der Workflow eine Slack-Benachrichtigung, sobald jemand eine E-Mail mit diesem Wort in der Betreffzeile öffnet.
Sobald du alle Details ausgefüllt hast, musst du deinen Auslöser speichern. Mit diesem Schritt stellst du sicher, dass deine Automatisierung immer dann aktiv ist, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Schritt 4: Richte die Aktion mit Uncanny Automator ein
Im Abschnitt Aktionen klickst du zunächst auf Aktion hinzufügen, um festzulegen, was passiert, wenn dein Auslöser aktiviert wird.
Als Nächstes siehst du eine Liste von Apps, Diensten und Plugins, die Uncanny Automator verwenden kann, um WP Mail SMTP zu verbinden. Für dieses Beispiel wähle ich Slack als Dienst.
Wenn du Slack auswählst, wirst du in einem Popup aufgefordert, dich für ein kostenloses Uncanny Automator-Konto anzumelden. Klicke auf " Anmelden" und folge den Anweisungen, um dein Konto zu erstellen.
Nachdem du die Anmeldung abgeschlossen hast , gehst du zurück zu deinem WordPress-Dashboard und klickst auf die Schaltfläche Konto verbinden .
Daraufhin öffnet sich ein weiteres Popup, in dem du auf die Schaltfläche Slack-Arbeitsbereich verbinden klickst, um fortzufahren.
Uncanny Automator fragt jetzt nach der Erlaubnis, auf deinen Slack-Arbeitsbereich zuzugreifen. Klicke auf Zulassen , um den Zugriff zu erlauben.
Sobald das geschehen ist, erscheint eine Bestätigung, die eine Vorschau des Uncanny Automator-Bots in deinem Slack-Arbeitsbereich zeigt.
Wenn du möchtest, kannst du den Namen und das Symbol des Bots anpassen oder die Standardeinstellungen beibehalten und dann einfach auf " Einstellungen speichern" klicken.
Schließe das Popup und deine Slack-Verbindung ist fertig. Jetzt kannst du die Aktion festlegen, die Slack ausführen soll, wenn der Auslöser aktiviert wird.
Für dieses Beispiel wähle ich die Aktion Eine Nachricht an einen Kanal senden. Diese Option sorgt dafür, dass eine Slack-Benachrichtigung verschickt wird, sobald eine WordPress-E-Mail mit dem entsprechenden Betrefftext geöffnet wird.
Als Nächstes wählst du im Dropdown-Menü Slack-Kanal den Slack-Kanal aus, in dem du diese Benachrichtigungen erhalten möchtest. Gib in das Feld Nachricht den Benachrichtigungstext ein, den Slack senden soll.
Um den Benachrichtigungen mehr Kontext zu geben, kannst du Details aus der E-Mail selbst abrufen. Klicke auf die Schaltfläche mit dem Sternchen (*) , um auf dynamische Token zuzugreifen.
In diesem Beispiel verwende ich die Token "E-Mail-Betreff" und "An E-Mail", sodass jede Slack-Benachrichtigung die Betreffzeile der E-Mail und die E-Mail-Adresse des Empfängers enthält.
Im nächsten Schritt fügen wir den Uncanny Automator-Bot zu dem Slack-Kanal hinzu, in dem wir Benachrichtigungen erhalten möchten, und nehmen das Rezept live.
Schritt 5: Nimm dein Uncanny Automator-Rezept in Betrieb
Um den Uncanny Automator Bot zu deinem Slack-Kanal hinzuzufügen, gehst du einfach in den gewünschten Kanal und gibst "@uncannyautomator" in das Nachrichtenfeld ein.
Es erscheint ein Popup-Fenster. Wähle hier Uncanny Automator aus der Liste aus und drücke die Eingabetaste , um ihn zum Kanal hinzuzufügen.
Als Nächstes gehst du zum Abschnitt Rezept und schaltest die Schaltfläche in die Live-Position um. Dadurch wird sichergestellt, dass das Rezept voll funktionsfähig ist.
Und das ist alles, was du brauchst! Du hast jetzt erfolgreich Uncanny Automator mit WP Mail SMTP Pro eingerichtet und einen automatisierten E-Mail-Workflow geschaffen, der sich nahtlos in Slack integriert.
Schau dir die Seite mit den E-Mail-Integrationen und Rezepten an, um eine Vorstellung von den Möglichkeiten zu bekommen, die du mit Uncanny Automator erstellen kannst.
FAQs zur Erstellung eines automatisierten E-Mail-Workflows in WordPress
Die Erstellung eines automatisierten E-Mail-Workflows in WordPress ist ein beliebtes Thema bei unseren Lesern. Hier findest du Antworten auf einige häufig gestellte Fragen dazu:
Wie richtet man automatische E-Mails in WordPress ein?
Du kannst automatische E-Mails in WordPress mit verschiedenen Plugins wie WP Mail SMTP und WPForms einrichten. WP Mail SMTP stellt sicher, dass deine E-Mails zuverlässig zugestellt werden, indem es deine WordPress-Website mit einem vertrauenswürdigen E-Mail-Anbieter verbindet.
WPForms ist eine hervorragende Wahl, um E-Mails zu automatisieren, die auf Aktionen wie dem Absenden von Formularen basieren. Wenn ein Besucher ein Formular auf deiner Website ausfüllt, kann WPForms automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an dich und Bestätigungs-E-Mails an den Nutzer senden.
Wie funktioniert Uncanny Automator mit WP Mail SMTP?
Uncanny Automator verbindet WP Mail SMTP mit anderen Apps und Plugins und ermöglicht es dir, E-Mail-Workflows zu automatisieren.
Du kannst z. B. Auslöser für bestimmte E-Mail-Betreffzeilen oder Benutzeraktionen festlegen und Benachrichtigungen per E-Mail oder über integrierte Plattformen wie Slack senden.
Diese Einrichtung macht die Verwaltung automatisierter E-Mail-Workflows nahtlos und anpassbar.
Ist es möglich, E-Mail-Benachrichtigungen für bestimmte Aktionen in WordPress zu versenden?
Ja, du kannst mit WP Mail SMTP und Uncanny Automator E-Mail-Benachrichtigungen für bestimmte Aktionen in WordPress versenden.
Lege Auslöser fest, wie z. B. "ein Nutzer sendet ein Formular aus" oder "eine E-Mail wird mit einem bestimmten Text in der Betreffzeile geöffnet", und das System sendet automatisch eine Benachrichtigung an die von dir ausgewählte E-Mail-Adresse oder App.
Kann ich von WordPress aus E-Mail-Benachrichtigungen an Slack oder andere Apps senden?
Mit WP Mail SMTP kannst du verschiedene Warnungen für E-Mails erhalten, die von deiner Website aus nicht versendet werden können.
Um E-Mail-Benachrichtigungen im WordPress-Dashboard einzurichten, gehe zu WP Mail SMTP " Einstellungen und klicke auf den Reiter Benachrichtigungen .
Als Nächstes erfährst du, wie du weitere automatisierte E-Mails in WordPress einrichtest.
Suchst du nach weiteren Ideen, wie du deine WordPress-Website so einrichten kannst, dass sie automatisch E-Mail-Benachrichtigungen versendet? In diesem Leitfaden findest du umfassende Anleitungen für verschiedene E-Mail-Automatisierungstools, die dir verschiedene Möglichkeiten aufzeigen, wie du in WordPress automatisierte E-Mails für unterschiedliche Zwecke versenden kannst.
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