Cómo gestionar el correo electrónico en WordPress Multisite (sin dolores de cabeza)

¿Te está dando dolores de cabeza tu correo electrónico WordPress multisitio? Gestionar el correo electrónico de varios sitios web bajo una misma instalación puede resultar abrumador, pero no tiene por qué.

Cuando se ejecuta una red multisitio de WordPress, cada subsitio genera su propio flujo de envíos de formularios de contacto, restablecimiento de contraseñas, notificaciones de comentarios, recibos de WooCommerce y docenas de otros correos electrónicos automatizados. 

Todos estos mensajes fluyen a través del mismo sistema de correo electrónico, lo que dificulta la supervisión de lo que se envía o la resolución de problemas de entrega: ¿El problema está en un plugin concreto, en una dirección de correo o en toda la configuración del servidor?

La buena noticia es que con WP Mail SMTP, usted puede tomar el control de su sistema de correo electrónico multisitio, mejorar las tasas de entrega, y obtener visibilidad de lo que está sucediendo exactamente en toda su red. 

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Por qué el correo electrónico multisitio de WordPress resulta complicado

Las redes multisitio de WordPress son potentes herramientas para las organizaciones que gestionan varios sitios web. Con una sola instalación de WordPress, puede alimentar docenas o incluso cientos de sitios individuales, cada uno con sus propios temas, plugins y contenido.

Esto puede ser mucho más eficiente que las instalaciones individuales de WordPress, pero la gestión del correo electrónico en toda la red puede ser un reto.

• Más correos electrónicos: Cada subsitio genera su propio flujo de mensajes automáticos. Una red con 20 subsitios podría enviar 20 veces el volumen de correos electrónicos de una sola instalación.
• Múltiples plugins: Diferentes subsitios a menudo utilizan diferentes plugins, cada uno con sus propios disparadores de correo electrónico. Un subsitio puede usar Contact Form 7, otro WPForms, y un tercero Gravity Forms, todos enviando mensajes a través de su servidor.
• No hay gestión centralizada: En el núcleo de WordPress Multisite, no hay un registro central que muestre todos los correos electrónicos que se envían a través de su red. Cuando un usuario informa de que falta un mensaje, tienes que buscar en varios paneles para investigarlo.
• Infraestructura compartida: Todos esos correos electrónicos salen de su servidor a través del mismo canal de entrega. Si ese canal tiene problemas (como mala reputación del remitente o falta de autenticación), afecta a todos los sitios de su red.
• Complejidad de la resolución de problemas: Cuando falla la entrega del correo electrónico, identificar el origen se vuelve exponencialmente más difícil. ¿Fue un plugin en el sitio A? ¿Un problema de configuración en el sitio B? ¿O un problema de toda la red?

La buena noticia es que la gestión de una red multisitio no perjudica automáticamente la entregabilidad del correo electrónico. Los problemas técnicos subyacentes son los mismos que afectan a cualquier sitio de WordPress.

Mediante el uso de un plugin de correo electrónico WordPress Multisite como WP Mail SMTP, puede simplificar significativamente la tarea de seguimiento y solución de problemas de entrega de correo electrónico a través de múltiples sitios web.

Por qué SMTP es mejor que la función de correo predeterminada de WordPress

Si se pregunta por qué debería molestarse en cambiar la configuración del correo electrónico de WordPress, la verdad es sencilla: la forma predeterminada en que WordPress envía los correos electrónicos no es muy fiable.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ofrece tres grandes ventajas que hacen que merezca la pena pasarse a él:

1. Sus correos electrónicos están debidamente autorizados

Cuando envía correos electrónicos a través de SMTP, cada mensaje recibe una "prueba de identidad" digital (denominadas SPF y DKIM).

Esto indica a los proveedores de correo electrónico como Gmail y Outlook: "Sí, este mensaje es realmente de este sitio web". Sin esta prueba, tus mensajes suelen acabar en las carpetas de spam o se bloquean por completo.

2. Se acabaron los problemas de "Límite de mensajes superado

La mayoría de las empresas de alojamiento web ponen límites estrictos al número de correos electrónicos que puedes enviar utilizando el método predeterminado. Muchos alojamientos te limitan a 100-300 correos al día.

También pueden ralentizar los correos electrónicos si se envían demasiados a la vez. En una red multisitio, estos límites se comparten entre todos tus sitios web, lo que se convierte rápidamente en un problema a medida que crece tu red.

Los servicios de correo electrónico transaccional y los proveedores de correo SMTP tienen límites más generosos que se pueden ampliar a medida que crecen los sitios, de modo que los formularios de contacto, los restablecimientos de contraseña y los correos electrónicos de notificación se entregan sin llegar a límites frustrantes.

3. Mejor reputación con los proveedores de correo electrónico

Los servicios de correo electrónico que ofrecen conexiones SMTP (como SendLayer, Brevo o SMTP.com) tienen buenas relaciones con los principales proveedores de correo electrónico.

Mantienen "limpias" las reputaciones de los remitentes, supervisan los problemas de entrega y ayudan a resolverlos, y proporcionan informes detallados que muestran si los correos electrónicos se están entregando.

Esto es especialmente importante para las redes multisitio, en las que un sitio problemático podría afectar a la entrega de correo electrónico de todos los demás sitios.

Piense en SMTP como si utilizara un servicio de entrega profesional en lugar de esperar que su correo llegue a través del sistema postal normal. Para cualquier sitio WordPress que envíe correos electrónicos importantes, es simplemente la opción más fiable.

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Cómo WP Mail SMTP Pro facilita el correo electrónico multisitio

Ahora que entiende los desafíos del correo electrónico multisitio de WordPress y por qué SMTP es esencial, veamos las características de WP Mail SMTP Pro específicamente diseñadas para redes multisitio.

Arquitectura optimizada para múltiples sitios

WP Mail SMTP Pro funciona perfectamente con instalaciones WordPress multisitio. Es compatible con la activación de red, lo que significa que puede instalarlo y activarlo una vez para todos sus sitios en lugar de hacerlo repetidamente para cada sitio.

Su licencia cubre toda su red como una única instalación, lo que le ahorra dinero en comparación con las soluciones que cobran por sitio. Todos tus sitios utilizan la misma versión del plugin, lo que evita los problemas de compatibilidad que se producen cuando los sitios ejecutan versiones diferentes.

Opciones de configuración flexibles

WP Mail SMTP Pro le ofrece dos maneras de configurar su red multisitio:

1. Modo de configuración global

La opción Configuración global te ofrece un lugar central para gestionar todo. Solo tienes que activar la opción Hacer que la configuración sea global para toda la red para utilizar automáticamente la misma configuración de correo electrónico en todos tus sitios.

Esto significa que sólo tiene que actualizar las credenciales SMTP, el nombre del remitente o la ruta de retorno una vez, y los cambios funcionarán en todas partes al instante. Los administradores de los subsitios no pueden acceder a estos ajustes ni modificarlos, lo que evita errores y mantiene la coherencia de la identidad del correo electrónico en todos los sitios.

2. Modo de configuración por sitio

Cuando necesite más flexibilidad, puede dejar que los sitios individuales establezcan sus propias configuraciones de correo electrónico. Esto funciona bien cuando diferentes sitios necesitan diferentes identidades de envío.

Puede mezclar enfoques: algunos sitios pueden utilizar su red por defecto mientras que otros utilizan su propia configuración. Esto es especialmente útil para agencias u organizaciones que alojan sitios de clientes separados dentro de una red multisitio.

Registro exhaustivo del correo electrónico

Una de las mejores características es el sistema unificado de registro de correo electrónico. Como administrador de red, puedes ver todos los correos electrónicos enviados desde cualquier sitio en un registro central en tu panel de administración de red.

Puede filtrar el registro para centrarse en sitios específicos al solucionar problemas. Cada correo electrónico muestra su estado con colores claros: Enviado (verde), Fallido (rojo) o Pendiente (gris).

Puede ver el contenido completo de cualquier correo electrónico, incluidas las cabeceras, los destinatarios y los archivos adjuntos. Los mensajes fallidos pueden reenviarse con un solo clic después de solucionar cualquier problema. Para llevar un registro, puede exportar los registros de sitios específicos como archivos CSV.

Informes por correo electrónico para su red

WP Mail SMTP Pro le ayuda a monitorizar el rendimiento del correo electrónico en toda su red. Puede ver informes detallados para cualquier sitio desde su panel de administración de red.

Estos informes realizan un seguimiento de las entregas, los fallos y las tasas de apertura de todos sus sitios. Cambiar entre los diferentes informes de sitio es fácil utilizando el menú desplegable en la esquina superior derecha de la pantalla de Informes de Email.

Esto le proporciona una visibilidad clara del rendimiento del sistema de correo electrónico de su red, para que pueda detectar y solucionar rápidamente cualquier problema de entrega antes de que afecte a sus usuarios.

Guía paso a paso para configurar el correo electrónico en WordPress Multisite

La configuración de WP Mail SMTP Pro en su red multisitio requiere un enfoque ligeramente diferente al de una instalación estándar de WordPress. Siga estas instrucciones para empezar con la entrega de correo electrónico fiable en todos sus sitios.

Instalación del plugin WP Mail SMTP Pro

En primer lugar, tendrá que descargar el plugin WP Mail SMTP Pro. Si aún no has comprado una licencia, haz clic en el botón de abajo.

Obtenga WP Mail SMTP Pro ahora

Una vez que haya comprado una licencia, acceda a su cuenta WP Mail SMTP y navegue hasta la pestaña Descargas en el panel de control de su cuenta. A continuación, haga clic en el botón Descargar WP Mail SMTP junto a su licencia.

Esto descargará en su ordenador un archivo zip que contiene el plugin.

Nota: Si el archivo se descomprime automáticamente durante la descarga, deberá comprimirlo de nuevo antes de subirlo a WordPress. El instalador del plugin solo acepta archivos zip.

A diferencia de los plugins normales, los plugins multisitio deben instalarse a través del área de administración de la red.

Para instalar el plugin, acceda a su panel de control de WordPress con una cuenta de Super Admin y vaya a Network Admin " Dashboard.

Haga clic en la opción Plugins en el menú de la barra lateral y haga clic en el botón Añadir nuevo. Haga clic en Elegir Archivo y seleccione el archivo zip WP Mail SMTP Pro que descargó. A continuación, haz clic en Instalar ahora y espera a que se complete la instalación.

Tras la instalación, haga clic en el botón Activar red.

Esta activación de red es crucial para la funcionalidad multisitio. Sólo mediante la activación a nivel de red podrá acceder a la configuración global y a las funciones de registro de correo electrónico de toda la red.

Configuración global frente a configuración por sitio

Ahora debe decidir si desea utilizar una configuración unificada en toda la red o permitir que cada sitio tenga su propia configuración:

Para la configuración global de la red:

En su panel de administración de red, vaya a WP Mail SMTP " Configuración y marque la casilla Hacer la configuración del plugin global para toda la red y guarde los cambios.

Con esta opción activada, todos los ajustes se aplicarán a todos los subsitios de su red. Las páginas de configuración de WP Mail SMTP estarán ocultas en los paneles de control de los subsitios, impidiendo que los administradores del sitio realicen cambios.

Para configurar WP Mail SMTP para cada subsitio:

En su panel de administración de red, vaya a WP Mail SMTP " Configuración y asegúrese de que la casilla Hacer que la configuración del plugin sea global para toda la red NO está seleccionada antes de guardar los cambios.

Complete su configuración

Después de instalar el plugin WP Mail SMTP Pro, asegúrese de verificar su clave de licencia en Multisitio. La ventaja de verificar tu clave de licencia a nivel de red es que puedes usar tu licencia en tantos subsitios como desees sin comprar licencias de sitio adicionales.

A continuación, tendrá que completar la configuración del plugin por:

1. Selección y configuración del mailer
2. Configurar el correo electrónico y el nombre del remitente
3. Activación de las funciones de registro de correo electrónico
4. Enviar un correo electrónico de prueba para comprobar que todo funciona

y ¡listo! Ha instalado correctamente WP Mail SMTP Pro en su red multisitio y está listo para aprovechar las ventajas de una gestión más fácil y eficiente del correo electrónico a través de su red de sitios WordPres.

Vea nuestro tutorial completo para usar WP Mail SMTP en WordPress Multisite para más instrucciones de configuración.

Utilizar el registro de correo electrónico para detectar problemas rápidamente

Una de las mejores características de WP Mail SMTP para redes multisitio es el Registro de Email. Piense en ello como una cámara de seguridad para sus correos electrónicos - que le permite ver todo lo que está sucediendo a través de todos sus sitios web en un solo lugar.

Es super fácil de activar en su panel de administración de red. Simplemente vaya a WP Mail SMTP " Email Log y haga clic en el botón Enable Email Log.

Ahora el plugin empezará a grabar cada email que se envíe desde cualquier sitio de tu red.

Lo que verá en el diario

La página principal del registro de correo electrónico te muestra todo lo que necesitas de un vistazo:

• Cuándo - La fecha y hora en que se envió cada correo electrónico
• Qué - El asunto y el contenido del mensaje
• Quién - Quién lo envió y a quién se envió
• Estado - Indicadores codificados por colores que muestran si el correo electrónico fue:
  • Verde = Enviado correctamente
  • Rojo = Error de envío
  • Gris = Sigue procesándose

El menú desplegable de selección de sitios es especialmente útil para los administradores de sitios múltiples. Cuando alguien dice "No recibí el correo electrónico", puedes ver inmediatamente cuál de tus sitios intentó enviarlo.

Búsqueda de correos electrónicos específicos

Para redes con muchos sitios o correos electrónicos, puedes filtrar fácilmente el registro:

• Elija un intervalo de fechas específico
• Filtro para mostrar sólo los correos electrónicos de un determinado sitio web
• Mira sólo los correos fallidos que necesitan tu atención
• Buscar direcciones de correo electrónico o líneas de asunto específicas

Esto facilita mucho el seguimiento de los problemas cuando se producen. Puedes hacer clic en un correo electrónico para ver los detalles individuales y reenviarlo si falla. Consulta nuestra guía completa sobre el registro de correos electrónicos para obtener más información sobre su uso.

Para los ocupados administradores de red, esta visibilidad no tiene precio. En lugar de rebuscar en varios paneles o añadir código de depuración especial, puede verlo todo en un solo lugar y resolver los problemas en cuestión de minutos en lugar de horas.

¿Debe utilizar una configuración global o por sitio?

Una de las decisiones más importantes a la hora de configurar WP Mail SMTP para multisitios es si utilizar una configuración global para toda la red o permitir que los subsitios individuales mantengan sus propias configuraciones. Ambos enfoques tienen sus méritos, y la elección correcta depende de su estructura de red específica y la filosofía de gestión.

Cuándo utilizar la configuración global

La configuración global proporciona un enfoque centralizado y uniforme para la entrega de correo electrónico en toda la red. Esta opción es ideal en los siguientes escenarios:

1. Redes de una sola organización

Si todos los subsitios pertenecen a la misma organización y comparten una identidad de marca común, la configuración global garantiza una comunicación por correo electrónico coherente:

• Todos los correos electrónicos parecen proceder de la misma identidad organizativa (por ejemplo, [email protected])
• Se mantiene la coherencia de la marca en todos los puntos de contacto con el cliente
• Los cambios en la configuración del correo electrónico pueden aplicarse al instante en toda la red.

2. Eficacia del mantenimiento

Para los administradores de red que gestionan muchos subsitios, la configuración global reduce drásticamente la sobrecarga de mantenimiento:

• Actualice las credenciales SMTP una sola vez en lugar de hacerlo en docenas de sitios individuales
• Solucionar problemas de correo electrónico desde un único punto de configuración
• Implantar actualizaciones de seguridad o mejores prácticas en todos los sitios simultáneamente

3. Entornos controlados

Cuando se necesita un control estricto de las comunicaciones salientes, la configuración global proporciona ventajas de gobernanza:

• Evitar que los administradores de subsitios utilicen servicios de correo electrónico no autorizados
• Garantizar que todas las comunicaciones de la red se ajustan a las políticas de la organización.
• Mantener normas de entregabilidad coherentes en todos los sitios

4. Recursos compartidos

Si su red utiliza un servicio de correo electrónico de pago con precios basados en el volumen, la configuración global ayuda a optimizar el uso de los recursos:

• Agrupe su volumen de envíos en una sola cuenta
• Conseguir niveles de precios más altos mediante el uso combinado
• Simplificar la facturación y la gestión de cuentas

Cuándo utilizar la configuración por sitio

Las configuraciones por centro ofrecen mayor flexibilidad y autonomía. Este enfoque funciona mejor en estas situaciones:

1. Redes multicliente

Las agencias o empresas de alojamiento que atienden a varios clientes se benefician de la configuración por sitio:

• Cada cliente puede utilizar su propia dirección de correo electrónico como remitente.
• Los clientes pueden conectarse a sus proveedores de correo electrónico preferidos
• La facturación y el uso de los recursos permanecen separados entre los clientes

2. Diversidad de dominios

Las redes en las que los subsitios utilizan nombres de dominio diferentes suelen necesitar configuraciones de correo electrónico individualizadas:

• Cada subsitio puede autenticarse correctamente con su propio dominio
• Los registros SPF/DKIM pueden adaptarse específicamente a cada dominio
• La reputación de envío permanece separada entre los distintos dominios

3. Gestión autónoma de subsitios

Cuando los subsitios tienen sus propios administradores con capacidades técnicas:

• Los administradores de los centros mantienen el control sobre su propia configuración y servicio de correo electrónico
• Los equipos individuales pueden solucionar problemas y optimizar su propio envío de correo electrónico.
• Las necesidades especializadas pueden satisfacerse sin afectar a otros emplazamientos

Preguntas frecuentes

Aquí están las respuestas a preguntas comunes sobre el uso de WP Mail SMTP Pro con redes WordPress multisitio:

Si te tomas en serio la mejora de la entrega de correo electrónico a través de tu red multisitio, WP Mail SMTP Pro proporciona las herramientas que necesitas para asegurar que tus mensajes lleguen a su destino de forma fiable. Con sus características específicas multisitio, puede mejorar el sistema de correo electrónico de su red y optimizar el proceso de entrega para todos sus sitios.

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