Come gestire l'e-mail in WordPress Multisite (senza mal di testa)

L'email del vostro WordPress multisito vi sta dando dei grattacapi? La gestione della posta elettronica su più siti web con un'unica installazione può sembrare opprimente, ma non deve esserlo per forza.

Quando si gestisce una rete WordPress multisito, ogni sottosito genera il proprio flusso di invii di moduli di contatto, reset di password, notifiche di commenti, ricevute di WooCommerce e decine di altre e-mail automatiche. 

Tutti questi messaggi passano attraverso lo stesso sistema di posta elettronica, rendendo difficile il monitoraggio di ciò che viene inviato o la risoluzione di problemi di consegna: Il problema riguarda un plugin specifico, un particolare indirizzo e-mail o l'intera configurazione del server?

La buona notizia è che con WP Mail SMTP potete prendere il controllo del vostro sistema di posta elettronica multisito, migliorare i tassi di recapito e ottenere visibilità su ciò che sta accadendo nell'intera rete. 

Correggete subito le vostre e-mail di WordPress Multisite

Perché la posta elettronica di WordPress Multisite sembra complicata

Le reti multisito di WordPress sono strumenti potenti per le organizzazioni che gestiscono più siti web. Con un'unica installazione di WordPress, è possibile alimentare decine o addirittura centinaia di siti individuali, ciascuno con i propri temi, plugin e contenuti.

Questa soluzione può essere molto più efficiente rispetto alle singole installazioni di WordPress, ma la gestione delle e-mail in tutta la rete può essere impegnativa.

• Più e-mail: Ogni sottosito genera un proprio flusso di messaggi automatici. Una rete con 20 sottositi può inviare un volume di e-mail 20 volte superiore a quello di una singola installazione.
• Plugin multipli: I diversi sottositi utilizzano spesso diversi plugin, ognuno con i propri trigger per le e-mail. Un sottosito potrebbe utilizzare Contact Form 7, un altro WPForms e un terzo Gravity Forms, tutti inviando messaggi attraverso il vostro server.
• Nessuna gestione centralizzata: In WordPress Multisite core, non esiste un registro centrale che mostri tutte le e-mail inviate attraverso la rete. Quando un utente segnala un messaggio mancante, dovete cercare tra più dashboard per indagare.
• Infrastruttura condivisa: Tutte le e-mail lasciano il vostro server attraverso lo stesso canale di consegna. Se questo canale ha dei problemi (come una scarsa reputazione del mittente o un'autenticazione mancante), si ripercuote su tutti i siti della vostra rete.
• Complessità nella risoluzione dei problemi: Quando la consegna delle e-mail fallisce, l'identificazione della fonte diventa esponenzialmente più difficile. È stato un plugin sul sito A? Un problema di configurazione sul sito B? O un problema a livello di rete?

Ecco la buona notizia: la gestione di una rete multisito non danneggia automaticamente la deliverability delle e-mail. Le sfide tecniche sottostanti sono le stesse che riguardano qualsiasi sito WordPress.

Utilizzando un plugin per WordPress Multisite come WP Mail SMTP, potete semplificare notevolmente il compito di monitorare e risolvere i problemi di consegna delle e-mail su più siti web.

Perché SMTP è meglio della funzione di posta predefinita di WordPress

Se vi state chiedendo perché dovreste preoccuparvi di cambiare l'impostazione delle e-mail di WordPress, ecco la semplice verità: il modo in cui WordPress invia le e-mail di default non è molto affidabile.

Il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) offre tre grandi vantaggi che valgono la pena di essere utilizzati:

1. Le vostre e-mail sono autorizzate correttamente

Quando si inviano e-mail tramite SMTP, ogni messaggio riceve una "prova di identità" digitale (chiamata SPF e DKIM).

In questo modo si dice ai provider di posta elettronica come Gmail e Outlook: "Sì, questo messaggio proviene davvero da questo sito web". Senza questa prova, i messaggi finiscono spesso nelle cartelle di spam o vengono bloccati completamente.

2. Niente più problemi di "Limite di messaggi superato".

La maggior parte delle società di web hosting pone limiti severi al numero di e-mail che è possibile inviare utilizzando il metodo predefinito. Molti host limitano l'invio a 100-300 e-mail al giorno.

Possono anche rallentare le e-mail se ne vengono inviate troppe contemporaneamente. In una rete multisito, questi limiti sono condivisi tra tutti i siti web, il che diventa rapidamente un problema quando la rete cresce.

I servizi di posta elettronica transazionale e i provider di posta elettronica SMTP hanno limiti più generosi che possono essere aumentati con la crescita dei siti, in modo che i moduli di contatto, le reimpostazioni di password e le e-mail di notifica vengano consegnate senza toccare i frustranti limiti massimi.

3. Migliore reputazione con i provider di e-mail

I servizi di posta elettronica che offrono connessioni SMTP (come SendLayer, Brevo o SMTP.com) hanno buoni rapporti con i principali provider di posta elettronica.

Mantengono una reputazione di invio "pulita", monitorano i problemi di consegna e aiutano a risolverli, e forniscono report dettagliati che mostrano se le e-mail vengono consegnate.

Questo è particolarmente importante per le reti multisito, dove un sito problematico potrebbe influenzare la consegna delle e-mail per tutti gli altri siti.

Considerate l'SMTP come un servizio di consegna professionale, invece di sperare che la vostra posta arrivi attraverso il normale sistema postale. Per qualsiasi sito WordPress che invia e-mail importanti, è semplicemente la scelta più affidabile.

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Come WP Mail SMTP Pro rende facile l'invio di e-mail su più siti

Ora che avete compreso le sfide della posta elettronica dei siti multipli di WordPress e il motivo per cui l'SMTP è essenziale, analizziamo le caratteristiche di WP Mail SMTP Pro, progettato specificamente per le reti di siti multipli.

Architettura ottimizzata per più siti

WP Mail SMTP Pro funziona perfettamente con le installazioni WordPress multisito. Supporta l'attivazione di rete, il che significa che potete installarlo e attivarlo una sola volta per tutti i vostri siti, invece di farlo ripetutamente per ogni sito.

La licenza copre l'intera rete con un'unica installazione, consentendo di risparmiare rispetto alle soluzioni che prevedono il pagamento per sito. Tutti i vostri siti utilizzano la stessa versione del plugin, evitando i problemi di compatibilità che si verificano quando i siti utilizzano versioni diverse.

Opzioni di configurazione flessibili

WP Mail SMTP Pro offre due modi per configurare la rete multisito:

1. Modalità Impostazioni globali

L'opzione Impostazioni globali consente di gestire tutto in un unico luogo centrale. Basta attivare l'impostazione Rendi le impostazioni globali a livello di rete per utilizzare automaticamente le stesse impostazioni e-mail in tutti i siti.

Ciò significa che è sufficiente aggiornare le credenziali SMTP, il nome di origine o il percorso di ritorno una sola volta e le modifiche funzionano immediatamente ovunque. Gli amministratori dei sottositi non possono accedere o modificare queste impostazioni, evitando errori e mantenendo l'identità della vostra e-mail coerente in tutti i siti.

2. Modalità Impostazioni per sito

Quando è necessaria una maggiore flessibilità, è possibile lasciare che i singoli siti impostino le proprie configurazioni di posta elettronica. Questo funziona bene quando siti diversi hanno bisogno di identità di invio diverse.

È possibile mescolare gli approcci: alcuni siti possono utilizzare le impostazioni predefinite della rete, mentre altri utilizzano le proprie impostazioni. Ciò è particolarmente utile per le agenzie o le organizzazioni che ospitano siti clienti separati all'interno di una rete multisito.

Registrazione completa delle e-mail

Una delle caratteristiche migliori è il sistema unificato di registrazione delle e-mail. In qualità di amministratore di rete, è possibile vedere tutte le e-mail inviate da qualsiasi sito in un unico registro centrale nella dashboard di Network Admin.

È possibile filtrare il registro per concentrarsi su siti specifici durante la risoluzione dei problemi. Ogni e-mail mostra il suo stato con colori chiari: inviata (verde), fallita (rossa) o in attesa (grigia).

È possibile visualizzare il contenuto completo di qualsiasi e-mail, comprese le intestazioni, i destinatari e gli allegati. Le e-mail non riuscite possono essere inviate nuovamente con un clic dopo aver risolto eventuali problemi. Per la conservazione dei registri, è possibile esportare i log da siti specifici come file CSV.

Rapporti via e-mail per la vostra rete

WP Mail SMTP Pro vi aiuta a monitorare le prestazioni della posta elettronica in tutta la vostra rete. È possibile visualizzare rapporti dettagliati per qualsiasi sito dalla dashboard dell'amministratore di rete.

Questi rapporti tengono traccia delle consegne, dei fallimenti e dei tassi di apertura per tutti i vostri siti. È facile passare da un report all'altro utilizzando il menu a discesa nell'angolo in alto a destra della schermata Rapporti e-mail.

Questo vi dà una chiara visibilità sulle prestazioni del sistema di posta elettronica della vostra rete, in modo da poter individuare e risolvere rapidamente eventuali problemi di consegna prima che si ripercuotano sui vostri utenti.

Guida passo per passo all'installazione di WordPress Multisite Email

L'impostazione di WP Mail SMTP Pro sulla vostra rete multisito richiede un approccio leggermente diverso rispetto a un'installazione WordPress standard. Seguite queste istruzioni per iniziare ad avere una consegna affidabile delle e-mail su tutti i vostri siti.

Installazione del plugin WP Mail SMTP Pro

Per prima cosa, è necessario scaricare il plugin WP Mail SMTP Pro. Se non avete ancora acquistato una licenza, procedete facendo clic sul pulsante qui sotto.

Ottenere WP Mail SMTP Pro ora

Una volta acquistata la licenza, accedere al proprio account WP Mail SMTP e navigare nella scheda Download nel cruscotto del proprio account. Quindi, fare clic sul pulsante Scarica WP Mail SMTP accanto alla licenza.

In questo modo si scaricherà sul computer un file zip contenente il plugin.

Nota: se il file viene decompresso automaticamente durante il download, è necessario comprimerlo nuovamente prima di caricarlo su WordPress. Il programma di installazione del plugin accetta solo file zip.

A differenza dei normali plugin, i plugin multisito devono essere installati attraverso l'area di amministrazione della rete.

Per installare il plugin, accedere alla dashboard di WordPress con un account Super Admin e navigare in Network Admin " Dashboard.

Fate clic sull'opzione Plugin nel menu della barra laterale e fate clic sul pulsante Aggiungi nuovo. Fare clic su Scegli file e selezionare il file zip di WP Mail SMTP Pro scaricato. Quindi, fare clic su Installa ora e attendere il completamento dell'installazione.

Dopo l'installazione, fare clic sul pulsante Attiva rete.

L'attivazione della rete è fondamentale per la funzionalità del multisito. Solo l'attivazione a livello di rete consente di accedere alle impostazioni globali e alle funzioni di registrazione delle e-mail a livello di rete.

Configurazione delle impostazioni globali e di quelle per sito

A questo punto è necessario decidere se utilizzare impostazioni unificate per tutta la rete o se consentire a ogni sito di avere una propria configurazione:

Per le impostazioni globali di rete:

Nella dashboard dell'amministratore di rete, andare su WP Mail SMTP " Impostazioni e selezionare la casella " Rendi le impostazioni del plugin globali per tutta la rete " e salvare le modifiche.

Con questa opzione attivata, tutte le impostazioni saranno applicate a tutti i sottositi della rete. Le pagine delle impostazioni di WP Mail SMTP saranno nascoste dalle dashboard dei sottositi, impedendo agli amministratori del sito di apportare modifiche.

Per configurare le impostazioni SMTP di WP Mail per ogni sottosito:

Nella dashboard dell'amministratore di rete, andare su WP Mail SMTP " Impostazioni e assicurarsi che la casella di controllo Rendi le impostazioni del plugin globali a livello di rete NON sia selezionata prima di salvare le modifiche.

Completare la configurazione

Dopo aver installato il plugin WP Mail SMTP Pro, assicurarsi di verificare la chiave di licenza in Multisite. Il vantaggio di verificare la chiave di licenza a livello di rete è che potete utilizzare la vostra licenza su tutti i sottositi che desiderate senza dover acquistare licenze aggiuntive per i siti.

Successivamente, è necessario completare la configurazione del plugin:

1. Selezione e configurazione del mailer
2. Impostazione dell'indirizzo e-mail e del nome del destinatario
3. Abilitazione delle funzioni di registrazione delle e-mail
4. Inviare un'e-mail di prova per verificare che tutto funzioni

e il gioco è fatto! Avete installato WP Mail SMTP Pro sulla vostra rete multisito e siete pronti a trarre vantaggio da una gestione più semplice ed efficiente della posta elettronica nella vostra rete di siti WordPres.

Per ulteriori istruzioni sulla configurazione, consultare il nostro tutorial completo sull'utilizzo di WP Mail SMTP in WordPress Multisite.

Usare il registro delle e-mail per individuare rapidamente i problemi

Una delle migliori caratteristiche di WP Mail SMTP per le reti multisito è il registro delle e-mail. Consideratelo come una telecamera di sicurezza per le vostre e-mail: vi permette di vedere tutto ciò che accade su tutti i vostri siti web in un unico posto.

È facilissimo da attivare nella dashboard dell'amministratore di rete. Basta andare su WP Mail SMTP " Registro e-mail e fare clic sul pulsante Abilita registro e-mail.

A questo punto il plugin inizierà a registrare ogni e-mail inviata da qualsiasi sito della vostra rete.

Cosa vedrete nel diario di bordo

La pagina principale del Registro e-mail mostra tutto ciò che serve in un colpo d'occhio:

• Quando - La data e l'ora di invio di ciascuna e-mail.
• Cosa - L'oggetto e il contenuto del messaggio
• Chi - Chi l'ha inviata e a chi è stata inviata
• Stato - Indicatori colorati che mostrano se l'e-mail è stata:
  • Verde = invio riuscito
  • Rosso = Invio non riuscito
  • Grigio = Ancora in fase di elaborazione

Il menu a tendina per la selezione del sito è particolarmente utile per gli amministratori di più siti. Quando qualcuno dice "Non ho ricevuto l'e-mail", è possibile vedere immediatamente quale dei vostri siti ha cercato di inviarla.

Trovare e-mail specifiche

Per le reti con molti siti o e-mail, è possibile filtrare facilmente il registro:

• Scegliere un intervallo di date specifico
• Filtro per mostrare solo le email provenienti da un determinato sito web
• Guardate solo le email fallite che richiedono la vostra attenzione
• Ricerca di indirizzi e-mail o oggetti specifici

In questo modo è molto più facile rintracciare i problemi quando si verificano. È possibile fare clic su un'e-mail per vedere i singoli dettagli e reinviarla se non è andata a buon fine. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo del registro delle e-mail, consultate la nostra guida completa alla registrazione delle e-mail.

Per gli amministratori di rete impegnati, questa visibilità non ha prezzo. Invece di scavare in più dashboard o aggiungere codice di debug speciale, è possibile vedere tutto in un unico posto e risolvere i problemi in pochi minuti invece che in ore.

È meglio usare le impostazioni globali o quelle per sito?

Una delle decisioni più importanti quando si configura WP Mail SMTP per un sito multiplo è se utilizzare impostazioni globali a livello di rete o consentire ai singoli sottositi di mantenere le proprie configurazioni. Entrambi gli approcci hanno i loro meriti e la scelta giusta dipende dalla struttura specifica della rete e dalla filosofia di gestione.

Quando utilizzare le impostazioni globali

Le impostazioni globali forniscono un approccio centralizzato e uniforme alla consegna delle e-mail in tutta la rete. Questa opzione è ideale nei seguenti scenari:

1. Reti a organizzazione singola

Se tutti i sottositi appartengono alla stessa organizzazione e condividono un'identità di marca comune, le impostazioni globali garantiscono una comunicazione e-mail coerente:

• Tutte le e-mail sembrano provenire dalla stessa identità organizzativa (ad esempio, [email protected]).
• La coerenza del marchio viene mantenuta in tutti i punti di contatto con i clienti.
• Le modifiche alla configurazione della posta elettronica possono essere applicate istantaneamente a tutta la rete.

2. Efficienza della manutenzione

Per gli amministratori di rete che gestiscono molti sottositi, le impostazioni globali riducono drasticamente i costi di manutenzione:

• Aggiornare le credenziali SMTP una sola volta invece che su decine di siti individuali
• Risoluzione dei problemi di posta elettronica da un unico punto di configurazione
• Implementare gli aggiornamenti di sicurezza o le migliori pratiche in tutti i siti contemporaneamente.

3. Ambienti controllati

Quando è necessario un controllo rigoroso sulle comunicazioni in uscita, le impostazioni globali offrono vantaggi di governance:

• Impedire agli amministratori dei sottositi di utilizzare servizi di posta elettronica non autorizzati.
• Garantire che tutte le comunicazioni di rete siano conformi alle politiche organizzative.
• Mantenere standard di deliverability coerenti in tutti i siti

4. Risorse condivise

Se la rete utilizza un servizio di posta elettronica a pagamento con tariffe basate sul volume, le impostazioni globali aiutano a ottimizzare l'uso delle risorse:

• Raggruppate il vostro volume di invio sotto un unico account
• Ottenere livelli di prezzo più elevati grazie all'utilizzo combinato
• Semplificare la fatturazione e la gestione dei conti

Quando utilizzare le impostazioni per sito

Le configurazioni per sito offrono maggiore flessibilità e autonomia. Questo approccio funziona meglio in queste situazioni:

1. Reti multicliente

Le agenzie o le società di hosting che servono più clienti traggono vantaggio dalle impostazioni per sito:

• Ogni cliente può utilizzare il proprio indirizzo e-mail come mittente.
• I clienti possono collegarsi ai loro fornitori di servizi di posta elettronica preferiti
• La fatturazione e l'utilizzo delle risorse rimangono separati tra i clienti

2. Diversità del dominio

Le reti in cui i sottositi utilizzano nomi di dominio diversi spesso necessitano di impostazioni e-mail personalizzate:

• Ogni sottosito può autenticarsi correttamente con il proprio dominio
• I record SPF/DKIM possono essere adattati specificamente a ciascun dominio.
• La reputazione di invio rimane separata tra i diversi domini

3. Gestione autonoma dei sottositi

Quando i sottositi hanno i propri amministratori con capacità tecniche:

• I gestori del sito mantengono il controllo sulla propria configurazione di posta elettronica e sul servizio di posta elettronica.
• I singoli team possono risolvere i problemi e ottimizzare la consegna delle proprie e-mail.
• Le esigenze specifiche possono essere soddisfatte senza influenzare gli altri siti.

Domande frequenti

Ecco le risposte alle domande più comuni sull'uso di WP Mail SMTP Pro con le reti multisito di WordPress:

Se volete migliorare la consegna delle e-mail nella vostra rete di siti multipli, WP Mail SMTP Pro vi fornisce gli strumenti necessari per garantire che i vostri messaggi arrivino a destinazione in modo affidabile. Grazie alle sue funzioni specifiche per i siti multipli, potete migliorare il sistema di posta elettronica della vostra rete e ottimizzare il processo di consegna per tutti i vostri siti.

Correggete subito le vostre e-mail di WordPress Multisite

Successivamente, aggiornare il servizio di posta elettronica del multisito

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