Mais de 16% dos e-mails de organizações sem fins lucrativos nunca chegam às caixas de entrada dos doadores. Quanto é que isso está a custar à sua organização?
Muitas organizações sem fins lucrativos escolhem o WordPress porque é uma forma económica de criar um site profissional. Mas eis o que a maioria não percebe: confiar na configuração de e-mail padrão do WordPress pode significar que as suas mensagens mais importantes não estão a chegar aos apoiantes.
Para as organizações sem fins lucrativos, o correio eletrónico é tudo. É através dele que se estabelece contacto com os doadores e se anunciam campanhas, e se agradece às pessoas pelas suas contribuições. Quando essas mensagens não são transmitidas, isso pode ser muito prejudicial para a sua causa.
Mas a maioria dos problemas de entrega de e-mail do WordPress são simples de corrigir. Não é necessário um grande orçamento tecnológico ou uma equipa de programadores.
Neste post, vou mostrar-lhe exatamente o que está a correr mal com os emails para organizações sem fins lucrativos. Vamos calcular quanto é que isso lhe pode estar a custar. Em seguida, apresento-lhe passos simples para melhorar a capacidade de entrega, de modo a que as suas mensagens importantes cheguem efetivamente aos seus apoiantes.
Corrija já os seus e-mails para organizações sem fins lucrativos
- O que é a capacidade de entrega do correio eletrónico e porque é que as organizações sem fins lucrativos se devem preocupar?
- Porque é que as organizações sem fins lucrativos se debatem com a capacidade de entrega do correio eletrónico?
- Como é que o WP Mail SMTP ajuda as organizações sem fins lucrativos?
- Quanto é que a fraca capacidade de entrega de e-mails está a custar à sua organização sem fins lucrativos?
- Quais são as consequências no mundo real?
- Como pode corrigir a capacidade de entrega de correio eletrónico para a sua organização sem fins lucrativos?
- Lista de verificação rápida para melhorar a capacidade de entrega do seu correio eletrónico
O que é a capacidade de entrega do correio eletrónico e porque é que as organizações sem fins lucrativos se devem preocupar?
A capacidade de entrega de correio eletrónico significa garantir que os seus e-mails chegam efetivamente às caixas de entrada das pessoas, em vez de às pastas de spam ou de serem completamente bloqueados.
Se dirige uma organização sem fins lucrativos, é provável que cerca de 16% dos seus e-mails se percam algures entre o seu sítio Web e as caixas de entrada dos seus apoiantes. Isto traduz-se em cerca de 92,8 milhões de dólares em oportunidades de angariação de fundos perdidas todos os anos em todas as organizações sem fins lucrativos.
Isto afecta todo o tipo de mensagens de correio eletrónico importantes. Os seus apelos urgentes de angariação de fundos podem nunca ser vistos. Os recibos de donativos podem desaparecer. As mensagens de correio eletrónico de agradecimento que ajudam a criar relações com os doadores vão parar às pastas de spam.
Até os convites para eventos e os e-mails de coordenação de voluntários podem ser bloqueados. Cada e-mail perdido é uma oportunidade perdida de envolver alguém que já se preocupa com a sua causa.
Porque é que as organizações sem fins lucrativos se debatem com a capacidade de entrega do correio eletrónico?
A maioria das organizações sem fins lucrativos está a trabalhar com orçamentos apertados e apoio técnico limitado. Pode não ter uma pessoa dedicada às TI ou os recursos para contratar especialistas em marketing por correio eletrónico.
Isto leva a alguns problemas comuns. Muitas organizações sem fins lucrativos optam por ferramentas de correio eletrónico básicas ou confiam na configuração de correio eletrónico predefinida do seu fornecedor de alojamento. Estas soluções podem parecer boas à primeira vista, mas muitas vezes não têm uma autenticação adequada.
Sem protocolos de autenticação como SPF, DKIM e DMARC configurados corretamente, os fornecedores de correio eletrónico não confiam nas suas mensagens. A reputação do remetente pode ser prejudicada ao longo do tempo, especialmente se não limpar regularmente as suas listas de correio eletrónico.
Os utilizadores do WordPress assumem frequentemente que a configuração do seu alojamento de correio eletrónico é suficientemente boa para mensagens importantes. Infelizmente, os sistemas de correio eletrónico de alojamento partilhado são frequentemente assinalados por filtros de spam porque outros sites no mesmo servidor podem estar a enviar mensagens problemáticas.
Como é que o WP Mail SMTP ajuda as organizações sem fins lucrativos?
O WP Mail SMTP facilita a correção dos problemas mais comuns de entrega de correio eletrónico em sítios WordPress.
O plug-in lida com a autenticação de e-mail automaticamente. Depois de o ligar a um serviço de correio eletrónico fiável, como o Gmail, o Outlook ou um fornecedor dedicado como o SendLayer, ele configura os protocolos adequados para verificar se os seus e-mails são legítimos.
Com a versão Pro do plugin, obterá também registos de erros detalhados quando os e-mails não forem enviados, para que possa identificar e corrigir rapidamente os problemas; alertas de falha de e-mail para que saiba imediatamente quando as mensagens falham e mailers de backup automatizados para que possa encaminhar os seus e-mails através de um serviço diferente se o seu fornecedor de e-mail principal falhar.
Corrija já os seus e-mails para organizações sem fins lucrativos
O WP Mail SMTP integra-se perfeitamente com formulários de donativos, sistemas de registo de eventos e outras ferramentas WordPress de que as organizações sem fins lucrativos dependem para as suas operações diárias.
Quanto é que a fraca capacidade de entrega de e-mails está a custar à sua organização sem fins lucrativos?
Vamos colocar alguns números neste problema. Em média, as organizações sem fins lucrativos angariam entre 58 e 90 dólares por cada 1.000 mensagens de correio eletrónico que enviam.
Se enviar 10.000 mensagens de correio eletrónico por mês e 16% nunca chegarem às caixas de entrada, são 1.600 mensagens perdidas. Utilizando a estimativa mais baixa, esses e-mails perdidos podem representar 93 dólares em donativos perdidos todos os meses. Ao longo de um ano, isso representa mais de US$ 1.100.
Para as organizações sem fins lucrativos maiores que enviam 100.000 e-mails por mês, a matemática torna-se mais dolorosa. Esses 16.000 e-mails perdidos podem significar 928 dólares em donativos perdidos todos os meses, ou mais de 11.000 dólares por ano.
Eis uma forma simples de estimar as suas próprias perdas: Pegue no seu volume mensal de emails, multiplique por 0,16 para obter os emails perdidos e, em seguida, multiplique esse número por 0,074 (o donativo médio por email). O resultado pode surpreendê-lo.
Se estiver a perder donativos devido a problemas de entrega de correio eletrónico, o WP Mail SMTP pode ajudar a resolver estes problemas rapidamente.
Quais são as consequências no mundo real?
Para além dos números, os problemas de entrega de correio eletrónico causam danos contínuos nas suas relações com os apoiantes.
Quando os doadores não recebem e-mails de agradecimento depois de terem efectuado as suas contribuições, podem pensar que não valoriza os seus donativos. Alguns podem deixar de fazer donativos porque nunca receberam a confirmação de que o donativo foi efectuado.
Os apelos à angariação de fundos perdidos significam que os apoiantes que querem ajudar durante campanhas urgentes nunca têm essa oportunidade. Podem ver as suas publicações nas redes sociais mais tarde e perguntar-se porque não os contactou diretamente.
Uma fraca capacidade de entrega também prejudica a sua capacidade de criar relações duradouras. Actualizações regulares sobre o seu impacto e histórias do terreno ajudam a manter os doadores envolvidos entre campanhas. Quando estes e-mails não chegam, os apoiantes perdem gradualmente a ligação com o seu trabalho.
A participação em eventos é afetada quando os convites vão parar às pastas de spam. A coordenação de voluntários torna-se quase impossível se as pessoas não receberem as suas mensagens sobre as próximas oportunidades.
Como pode corrigir a capacidade de entrega de correio eletrónico para a sua organização sem fins lucrativos?
O primeiro passo para corrigir a capacidade de entrega de e-mail do seu site WordPress sem fins lucrativos é instalar o WP Mail SMTP. Basta mudar da função de e-mail padrão do WordPress para o e-mail SMTP para corrigir muitos problemas com o seu site não enviando e-mails.
Depois disso, siga estes seis passos práticos que ajudarão a que mais mensagens de correio eletrónico cheguem às caixas de entrada dos apoiantes.
Configurar a autenticação de e-mail
A autenticação de correio eletrónico indica aos servidores receptores que os seus emails são legítimos. São necessários três protocolos principais: SPF, DKIM e DMARC.
O SPF lista os servidores autorizados a enviar mensagens de correio eletrónico a partir do seu domínio. O DKIM adiciona uma assinatura digital para verificar se os seus e-mails não foram adulterados. O DMARC indica aos outros fornecedores de correio eletrónico o que fazer se um correio eletrónico não passar nestas verificações.
A maioria dos fornecedores de alojamento pode ajudá-lo a configurá-los, ou pode utilizar um plugin como o WP Mail SMTP que trata dos pormenores técnicos por si.
Mantenha a sua lista de correio eletrónico limpa
Remova os endereços de correio eletrónico que saltam ou que não se envolvem com os seus e-mails há muito tempo. O envio para endereços inactivos prejudica a reputação do remetente.
Estabeleça um horário regular para limpar as suas listas. Remova imediatamente as rejeições graves e considere a possibilidade de remover as rejeições leves depois de falharem várias vezes. Poderá também querer enviar uma campanha de reengajamento aos assinantes inactivos antes de os remover completamente.
Escrever um melhor conteúdo de correio eletrónico
Evite palavras e frases que accionem os filtros de spam. Termos como "urgente", "actue agora" e "grátis" podem causar problemas, especialmente quando utilizados repetidamente ou em maiúsculas.
Mantenha os seus e-mails focados e inclua apelos claros à ação. Certifique-se de que o nome "de" e a linha de assunto representam corretamente a sua organização para que as pessoas reconheçam os seus e-mails.
Utilizar uma infraestrutura de correio eletrónico fiável
Os serviços de correio eletrónico gratuitos, como o Gmail, são bons se não estiver a enviar muitos e-mails, mas têm limites e pode ter problemas se tiver um site muito ocupado. Em vez disso, é melhor atualizar para um serviço de correio eletrónico profissional como o SendLayerque começa com apenas $5 por mês e foi concebido para otimizar a entrega de correio eletrónico a partir do seu sítio Web ou aplicação.
Verifique se o seu domínio ou endereço IP do servidor foi colocado numa lista negra. Existem ferramentas gratuitas online que podem analisar várias listas negras de uma só vez.
Monitorizar o desempenho do seu correio eletrónico
Acompanhe as suas taxas de abertura, taxas de rejeição e taxas de reclamação de spam. A maioria dos serviços de e-mail fornece essas métricas em seus painéis de controle. Também pode utilizar os registos de e-mail SMTP do WP Mail para verificar se existem e-mails não entregues ou devolvidos.
Se notar que as suas taxas de abertura estão a descer ou que as taxas de rejeição estão a aumentar, investigue rapidamente. Estes podem ser os primeiros sinais de problemas de capacidade de entrega.
Facilite o cancelamento da subscrição
Inclua uma ligação clara para anular a subscrição em cada e-mail. Quando as pessoas não conseguem cancelar facilmente a subscrição, é mais provável que marquem os seus e-mails como spam, o que prejudica a reputação do remetente.
Processe os pedidos de anulação de subscrição rapidamente e não tente convencer as pessoas a saírem da sua lista. Uma lista mais pequena e empenhada é muito melhor do que uma lista grande cheia de destinatários desinteressados.
Lista de verificação rápida para melhorar a capacidade de entrega do seu correio eletrónico
Eis o que deve fazer agora mesmo para começar a resolver os problemas de correio eletrónico da sua organização sem fins lucrativos:
- Instalar o WP Mail SMTP e configurá-lo com um fornecedor de correio eletrónico fiável
- Verifique se os seus e-mails estão a ir parar às pastas de spam, enviando mensagens de teste para diferentes fornecedores de e-mail
- Configurar a autenticação SPF, DKIM e DMARC para o seu domínio
- Remover endereços de correio eletrónico rejeitados e inactivos das suas listas
- Reveja os seus e-mails recentes para detetar palavras e frases que desencadeiam o spam
- Monitorizar as suas métricas de correio eletrónico durante as próximas semanas para acompanhar as melhorias
Cada e-mail que não chega a um apoiante é uma oportunidade perdida de causar impacto. Com 16% dos e-mails de organizações sem fins lucrativos a perderem-se, pode estar a perder milhares de dólares em donativos todos os anos.
A maioria dos problemas de entrega de correio eletrónico pode ser resolvida com as ferramentas e os conhecimentos certos. Comece por auditar a sua atual configuração de correio eletrónico e implementar as práticas que abordámos nesta publicação.
Se estiver pronto para melhorar a capacidade de entrega de e-mails da sua organização sem fins lucrativos, experimente o WP Mail SMTP hoje mesmo. Os seus apoiantes querem receber notícias suas, por isso certifique-se de que as suas mensagens importantes chegam realmente até eles.
Corrija seus e-mails do WordPress agora
Já se apercebeu de problemas de entrega de correio eletrónico na sua organização sem fins lucrativos? Partilhe as suas experiências nos comentários abaixo ou diga-nos que outros desafios de correio eletrónico gostaria que abordássemos em futuras publicações.
A seguir, certifique-se de que os seus e-mails estão em conformidade com o EAA
A Lei Europeia da Acessibilidade está agora em vigor e aplica-se também aos e-mails. Consulte o nosso guia da EAA para mensagens de correio eletrónico para saber o que precisa de fazer para garantir que as mensagens de correio eletrónico das suas organizações sem fins lucrativos são acessíveis a todos.
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