Quer configurar o Postmaster Tools... mas não sabe por onde começar?
O Postmaster Tools permite-lhe monitorizar as suas queixas de spam e a reputação do seu domínio. Isso é muito importante agora que o Gmail está a bloquear e-mails de forma mais agressiva.
Felizmente, o Postmaster Tools é gratuito e fácil de configurar. Se já utilizou um serviço do Google, como o Analytics, a configuração demora apenas alguns minutos.
Neste artigo
Quem precisa do Postmaster Tools?
Deve configurar as Ferramentas do Postmaster se satisfizer algum dos seguintes critérios:
1. Envia regularmente mensagens de correio eletrónico para destinatários do Gmail
O Postmaster Tools é uma ferramenta que a Google fornece para monitorizar os e-mails enviados aos utilizadores do Gmail.
Realisticamente, é provável que a maioria das suas listas de correio eletrónico inclua um grande número de caixas de correio do Gmail, a menos que esteja a enviar para um grupo muito específico de pessoas, como uma lista de correio interno da empresa. (De acordo com a Techjury, o Gmail tinha uma quota de 75,8% do mercado de correio eletrónico em 2023).
Tenha em atenção que os destinatários do Gmail nem sempre estão a utilizar endereços de e-mail do Gmail. As pessoas que utilizam domínios personalizados ou o Google Workspace estão "ocultas", pelo que nem sempre é claro quem está a utilizar o Gmail e quem não está. Para estar seguro, é melhor utilizá-lo (é gratuito).
2. Envia e-mails de marketing (ou tem um grande site)
O Postmaster Tools funciona melhor para os remetentes de correio eletrónico em massa, que o Google define como um domínio que envia mais de 5000 e-mails por dia.
Se envia regularmente boletins informativos por correio eletrónico, ter as Ferramentas do Postmaster vai ajudar.
Da mesma forma, se utiliza o WooCommerce ou uma plataforma semelhante, é provável que envie um elevado número de e-mails transaccionais: e-mails de reposição de palavra-passe, recibos, etc.
Se não enviar um grande número de mensagens de correio eletrónico neste momento, pode ainda assim configurar as Ferramentas do Postmaster para estar preparado para a altura em que o fizer.
Tenha em atenção que poderá ver a seguinte mensagem:
No data to display at present. Please come back later.
Postmaster Tools requires your domain to satisfy certain conditions before data is visible for this chart.
Normalmente, isto significa que não está a enviar e-mails suficientes para que o Google possa calcular estatísticas significativas.
Cabe-lhe a si decidir se quer configurá-lo de qualquer forma ou não o fazer até que a sua empresa cresça um pouco mais.
Como adicionar um domínio às Ferramentas do Postmaster
Adicionar um domínio às Ferramentas do Postmaster é simples e deve demorar menos de 10 minutos.
Para começar, vá para o site das Ferramentas do Google Postmaster e inicie sessão. Se já estiver a utilizar o Google Analytics, inicie sessão utilizando o endereço de e-mail que utiliza para a sua conta do Analytics.
O pop-up de boas-vindas já estará aberto. Clique em Começar a utilizar para começar.
Em seguida, introduza o nome de domínio de onde provêm os seus e-mails.
Este deve ser o domínio que utiliza como remetente, ou o "e-mail de origem", quando envia e-mails a partir do seu domínio. Normalmente, será o seu sítio Web principal.
Se o seu nome de domínio já estiver verificado para outro serviço Google, não precisa de fazer mais nada! Verá a confirmação de que o seu domínio está configurado.
Se ainda não utilizou este domínio com os serviços Google, terá de o verificar. A Google pedir-lhe-á que adicione um registo TXT ao seu DNS.
Para tal, dirija-se ao painel de controlo da empresa onde comprou o seu domínio. Provavelmente, será a empresa de registo de nomes de domínio ou o seu anfitrião Web. Se estiver a utilizar um serviço como o Cloudflare, deverá abrir os seus registos DNS nesse local.
Localize a parte do painel de controlo que trata do seu DNS (que pode ser chamada de Zona DNS) e adicione um novo registo TXT. Copie o registo fornecido para os campos.
Nota: A maioria dos fornecedores pedir-lhe-á que introduza um Nome, que não é apresentado nas instruções do Google. Se o seu fornecedor não preencher este campo por predefinição, pode introduzir com segurança @ no campo Nome.
Agora guarde o seu registo e aguarde alguns minutos. As alterações no Cloudflare podem ser quase instantâneas, mas outros registadores ou anfitriões podem demorar mais tempo.
Depois de aguardar que a alteração tenha efeito, volte a mudar para as Ferramentas do Postmaster e prima Verificar para continuar.
E pronto! Agora o seu domínio foi adicionado às Ferramentas do Postmaster.
Como ler os gráficos no Google Postmaster Tools
O Google está agora a acompanhar vários aspectos da capacidade de entrega do seu e-mail. Os dados serão apresentados numa série de gráficos na sua conta.
Eis um resumo rápido do que pode ver.
Tal como referi, tenha em atenção que os dados aqui apresentados são apenas contabilizados a partir de contas Gmail. Não se trata de uma medição de todo o domínio de tudo o que envia.
Taxa de Spam
A sua taxa de spam é o número de e-mails enviados versus o número de queixas de spam recebidas por dia. O seu objetivo deve ser manter esta taxa abaixo de 0,1%.
Pode fazê-lo tornando mais fácil para as pessoas anularem a subscrição de e-mails de marketing e utilizando double optins em vez de single optins.
É normal que as taxas de queixas de spam aumentem ocasionalmente porque o Google mede cada dia isoladamente.
Se a taxa de spam for consistentemente superior a 0,3%, vale a pena investigar por que razão isso está a acontecer. Poderá estar a enviar e-mails a pessoas que não os querem receber.
Reputação IP
A reputação do IP é a fiabilidade do endereço IP de onde provêm os seus e-mails. O Google pode marcar os e-mails como spam se a sua reputação de IP for má.
Não se esqueça de que a reputação do IP está ligada ao seu fornecedor de marketing por correio eletrónico. É uma medida do IP deles e do seu.
Se vir uma tendência descendente, contacte a plataforma que está a utilizar para saber se estão a ver a mesma coisa.
Reputação do domínio
A reputação do domínio é a fiabilidade do nome de domínio que verificou nas Ferramentas do Postmaster. Isto pode ser tido em conta na pontuação de spam do Google, juntamente com outras medidas.
O cenário ideal é uma classificação consistente de Alta, como mostra a nossa imagem de ecrã acima.
Espera: O que é a reputação do IP versus a reputação do domínio?
Verá agora que o Google tem opções separadas para a reputação do IP e a reputação do domínio. A diferença é a seguinte:
- A reputação do IP mede a reputação do servidor que realmente envia os seus emails. Pode ser um serviço como o Constant Contact, o ConvertKit ou o Drip. Outras pessoas que utilizam o serviço partilham o mesmo IP, pelo que está um pouco mais vulnerável ao impacto das acções de outros utilizadores.
- A reputação do domínio é uma medida dos e-mails que são enviados a partir do seu nome de domínio como um todo.
Ciclo de feedback
Os remetentes de grande volume ou em massa podem ativar esta funcionalidade para acompanhar mais detalhadamente as queixas de spam. Necessitará de um cabeçalho de correio eletrónico especial denominado Feedback-ID se pretender utilizar esta funcionalidade. Muito provavelmente, não precisará de ver este relatório.
Autenticação
Este gráfico mostra quantas mensagens de correio eletrónico foram aprovadas nas verificações de segurança.
Em termos mais técnicos, mostra quantas mensagens de correio eletrónico tentaram autenticar-se utilizando DMARC, SPF e DKIM e quantas realmente o fizeram.
Encriptação
Este gráfico é muito semelhante ao gráfico de reputação do domínio que já mostrámos. Ele deve ficar em 100%.
Se a percentagem for inferior, poderá estar a utilizar detalhes de ligação desactualizados para o seu fornecedor de correio eletrónico.
Verifique os sítios Web ou plataformas que estão a enviar mensagens de correio eletrónico a partir do seu domínio e actualize-os de uma ligação SSL para uma ligação TLS.
Erros de entrega
Por último, mas não menos importante, o último gráfico é o mais útil. O relatório Erros de entrega mostra se os emails foram rejeitados ou temporariamente atrasados. Um atraso temporário é rotulado como TempFail neste relatório.
Este gráfico indica-lhe se o Gmail está a bloquear os seus e-mails e, em caso afirmativo, porquê.
Se vir alguns saltos, clique no ponto do gráfico e o motivo das falhas será apresentado por baixo.
Pequenos saltos aqui e ali não são motivo de grande preocupação. No entanto, taxas de erro muito grandes são um sinal de alerta definitivo. Pode ter recebido um erro 550 ou um erro 421, o que lhe dá mais pistas sobre o motivo pelo qual estão a ocorrer.
Aqui estão as 3 mensagens de erro mais importantes relacionadas com os e-mails bloqueados no Gmail:
421-4.7.0 unsolicited mail originating from your IP address. To protect our users from spam, mail sent from your IP address has been temporarily rate limited.
550-5.7.1 Our system has detected an unusual rate of unsolicited mail originating from your IP address. To protect our users from spam, mail sent from your IP address has been blocked.
550-5.7.26 This mail is unauthenticated, which poses a security risk to the sender and Gmail users, and has been blocked. The sender must authenticate with at least one of SPF or DKIM. For this message, DKIM checks did not pass and SPF check for example.com did not pass with ip: 192.186.0.1.
Se estiver a ver estes erros, verifique se o seu nome de domínio tem os registos DNS corretos para autenticar o correio eletrónico. É também uma boa ideia examinar as suas mensagens de correio eletrónico para se certificar de que tem as ligações de anulação de subscrição corretas.
Nota: O WP Mail SMTP preserva os cabeçalhos de lista de anulação de subscrição que o seu fornecedor de correio eletrónico adiciona. Isso significa que seus e-mails terão uma opção de cancelamento de inscrição com um clique na parte superior.
Se estiver a usar um plugin SMTP diferente, certifique-se de que está a preservar o cabeçalho crucial list-unsubscribe. Se não estiver lá, pode querer considerar mudar para o WP Mail SMTP para a melhor proteção possível contra queixas de spam e e-mails falhados.
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