Comment gérer les courriels dans WordPress Multisite (sans les maux de tête)

Votre messagerie WordPress multisite vous donne-t-elle des maux de tête ? Gérer la messagerie électronique de plusieurs sites web sous une même installation peut sembler insurmontable, mais ce n'est pas une fatalité.

Lorsque vous gérez un réseau WordPress multisite, chaque sous-site génère son propre flux de soumissions de formulaires de contact, de réinitialisations de mots de passe, de notifications de commentaires, de reçus WooCommerce et de dizaines d'autres courriels automatisés. 

Tous ces messages transitent par le même système de messagerie, ce qui rend difficile le contrôle de ce qui est envoyé ou la résolution des problèmes de livraison : Le problème vient-il d'un plugin spécifique, d'une adresse électronique particulière ou de l'ensemble de la configuration de votre serveur ?

La bonne nouvelle est qu'avec WP Mail SMTP, vous pouvez prendre le contrôle de votre système d'email multisite, améliorer les taux de délivrabilité, et gagner en visibilité sur ce qui se passe exactement sur l'ensemble de votre réseau. 

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Pourquoi la messagerie électronique multisite de WordPress est-elle compliquée ?

Les réseaux multisites WordPress sont des outils puissants pour les organisations qui gèrent plusieurs sites web. Avec une seule installation de WordPress, vous pouvez alimenter des dizaines, voire des centaines de sites individuels, chacun avec ses propres thèmes, plugins et contenus.

Cela peut être beaucoup plus efficace que des installations WordPress individuelles, mais la gestion des courriels sur l'ensemble du réseau peut s'avérer difficile.

• Plus de courriels: Chaque sous-site génère son propre flux de messages automatisés. Un réseau comptant 20 sous-sites peut envoyer 20 fois plus de courriels qu'une installation unique.
• Multiples plugins: Différents sous-sites utilisent souvent différents plugins, chacun avec ses propres déclencheurs d'e-mail. Un sous-site peut utiliser Contact Form 7, un autre WPForms et un troisième Gravity Forms, tous envoyant des messages via votre serveur.
• Pas de gestion centralisée: Dans WordPress Multisite core, il n'y a pas de journal central montrant tous les emails envoyés à travers votre réseau. Lorsqu'un utilisateur signale un message manquant, vous devez parcourir plusieurs tableaux de bord pour enquêter.
• Infrastructure partagée: Tous ces courriels quittent votre serveur par le même canal de distribution. Si ce canal rencontre des problèmes (comme une mauvaise réputation de l'expéditeur ou une authentification manquante), cela affecte tous les sites de votre réseau.
• Complexité du dépannage: Lorsque l'envoi d'un courriel échoue, l'identification de la source devient exponentiellement plus difficile. S'agit-il d'un plugin sur le site A ? D'un problème de configuration sur le site B ? Ou d'un problème au niveau du réseau ?

Voici la bonne nouvelle : l'exploitation d'un réseau multisite ne nuit pas automatiquement à la délivrabilité de vos courriels. Les défis techniques sous-jacents sont les mêmes que ceux qui affectent tout site WordPress.

En utilisant un plugin WordPress Multisite comme WP Mail SMTP, vous pouvez considérablement simplifier la tâche de surveillance et de dépannage de l'envoi d'emails sur plusieurs sites web.

Pourquoi le SMTP est plus efficace que la fonction de messagerie par défaut de WordPress

Si vous vous demandez pourquoi vous devriez changer votre configuration d'email WordPress, voici la vérité : la façon dont WordPress envoie les emails par défaut n'est pas très fiable.

Le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) offre trois grands avantages qui valent la peine d'être adoptés :

1. Vos courriels sont dûment autorisés

Lorsque vous envoyez des courriers électroniques par SMTP, chaque message reçoit une "preuve d'identité" numérique (appelée SPF et DKIM).

Cela indique aux fournisseurs de messagerie comme Gmail et Outlook : "Oui, ce message provient bien de ce site web". Sans cette preuve, vos messages finissent souvent dans des dossiers de spam ou sont complètement bloqués.

2. Fini les problèmes de "limite de message dépassée".

La plupart des hébergeurs imposent des limites strictes au nombre d'e-mails que vous pouvez envoyer en utilisant la méthode par défaut. Beaucoup d'hébergeurs vous limitent à 100-300 courriels par jour.

Elles peuvent également ralentir les courriers électroniques s'ils sont trop nombreux à être envoyés en même temps. Dans un réseau multisite, ces limites sont partagées entre tous vos sites web, ce qui devient rapidement un problème au fur et à mesure que votre réseau s'agrandit.

Les services de messagerie transactionnelle et les fournisseurs de services de messagerie SMTP ont des limites plus généreuses que vous pouvez augmenter au fur et à mesure de la croissance de vos sites, de sorte que vos formulaires de contact, vos réinitialisations de mot de passe et vos courriels de notification sont tous délivrés sans atteindre des plafonds frustrants.

3. Meilleure réputation auprès des fournisseurs de courrier électronique

Les services de messagerie qui proposent des connexions SMTP (comme SendLayer, Brevo ou SMTP.com) entretiennent de bonnes relations avec les principaux fournisseurs de services de messagerie.

Ils maintiennent des réputations d'envoi "propres", surveillent les problèmes de livraison et aident à les résoudre, et fournissent des rapports détaillés indiquant si les courriels sont livrés.

Ceci est particulièrement important pour les réseaux multisites, où un site problématique peut affecter la distribution du courrier électronique pour tous les autres sites.

Pensez au SMTP comme si vous utilisiez un service de livraison professionnel au lieu d'espérer que votre courrier arrive à destination par le biais du système postal normal. Pour tout site WordPress qui envoie des courriels importants, c'est tout simplement le choix le plus fiable.

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Comment WP Mail SMTP Pro facilite l'envoi d'emails multisites

Maintenant que vous comprenez les défis de l'email multisite WordPress et pourquoi le SMTP est essentiel, regardons les fonctionnalités de WP Mail SMTP Pro spécifiquement conçues pour les réseaux multisites.

Architecture optimisée multisite

WP Mail SMTP Pro fonctionne parfaitement avec les installations WordPress multisites. Il supporte l'activation réseau, ce qui signifie que vous pouvez l'installer et l'activer une seule fois pour tous vos sites au lieu de le faire plusieurs fois pour chaque site.

Votre licence couvre l'ensemble de votre réseau en une seule installation, ce qui vous permet d'économiser de l'argent par rapport aux solutions facturées par site. Tous vos sites utilisent la même version du plugin, ce qui évite les problèmes de compatibilité qui surviennent lorsque les sites utilisent des versions différentes.

Options de configuration flexibles

WP Mail SMTP Pro vous offre deux façons de configurer votre réseau multisite :

1. Mode réglages globaux

L'option Paramètres globaux vous permet de tout gérer en un seul endroit. Il vous suffit d'activer le paramètre Rendre les paramètres globaux à l'échelle du réseau pour utiliser automatiquement les mêmes paramètres de messagerie sur tous vos sites.

Cela signifie que vous ne mettez à jour les informations d'identification SMTP, le nom de l'expéditeur ou le chemin de retour qu'une seule fois, et que les changements s'appliquent instantanément à tous les sites. Les administrateurs de sous-sites ne peuvent pas accéder à ces paramètres ni les modifier, ce qui permet d'éviter les erreurs et de conserver une identité de messagerie cohérente sur tous les sites.

2. Mode de paramétrage par site

Si vous avez besoin de plus de flexibilité, vous pouvez laisser les sites individuels définir leurs propres configurations de messagerie. Cela fonctionne bien lorsque des sites différents ont besoin d'identités d'envoi différentes.

Vous pouvez mélanger les approches - certains sites peuvent utiliser les paramètres par défaut de votre réseau tandis que d'autres utilisent leurs propres paramètres. Cette possibilité est particulièrement utile pour les agences ou les organisations qui hébergent des sites clients distincts au sein d'un réseau multisite.

Enregistrement complet des courriels

L'une des meilleures caractéristiques est le système unifié d'enregistrement des courriels. En tant qu'administrateur de réseau, vous pouvez voir tous les courriels envoyés à partir de n'importe quel site dans un journal central dans le tableau de bord de l'administrateur de réseau.

Vous pouvez filtrer le journal pour vous concentrer sur des sites spécifiques lors du dépannage. L'état de chaque courriel est indiqué par des couleurs claires : envoyé (vert), échoué (rouge) ou en attente (gris).

Vous pouvez afficher le contenu complet d'un courriel, y compris les en-têtes, les destinataires et les pièces jointes. Les courriels qui ont échoué peuvent être renvoyés d'un seul clic après avoir corrigé les problèmes éventuels. Pour conserver des archives, vous pouvez exporter les journaux de sites spécifiques sous forme de fichiers CSV.

Rapports par courrier électronique pour votre réseau

WP Mail SMTP Pro vous aide à surveiller les performances des emails sur l'ensemble de votre réseau. Vous pouvez consulter des rapports détaillés pour n'importe quel site à partir de votre tableau de bord d'administration du réseau.

Ces rapports permettent de suivre les livraisons, les échecs et les taux d'ouverture pour tous vos sites. Il est facile de passer d'un rapport de site à l'autre en utilisant le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit de l'écran Rapports d'email.

Vous disposez ainsi d'une visibilité claire sur les performances du système de messagerie de votre réseau, ce qui vous permet de repérer et de résoudre rapidement tout problème de livraison avant qu'il n'affecte vos utilisateurs.

Guide d'installation pas à pas de l'email sur WordPress Multisite

La mise en place de WP Mail SMTP Pro sur votre réseau multisite nécessite une approche légèrement différente de celle d'une installation WordPress standard. Suivez ces instructions pour commencer à envoyer des emails de manière fiable sur tous vos sites.

Installation du plugin WP Mail SMTP Pro

Tout d'abord, vous devez télécharger le plugin WP Mail SMTP Pro. Si vous n'avez pas encore acheté de licence, cliquez sur le bouton ci-dessous.

Obtenir WP Mail SMTP Pro maintenant

Une fois que vous avez acheté une licence, connectez-vous à votre compte WP Mail SMTP et naviguez vers l'onglet Téléchargements dans le tableau de bord de votre compte. Ensuite, cliquez sur le bouton Télécharger WP Mail SMTP à côté de votre licence.

Ceci téléchargera un fichier zip contenant le plugin sur votre ordinateur.

Remarque : si le fichier se décompresse automatiquement lors du téléchargement, vous devrez le compresser à nouveau avant de le télécharger sur WordPress. Le programme d'installation du plugin n'accepte que les fichiers zip.

Contrairement aux plugins classiques, les plugins multisites doivent être installés via la zone d'administration du réseau.

Pour installer le plugin, connectez-vous à votre tableau de bord WordPress avec un compte Super Admin et naviguez vers Network Admin " Dashboard.

Cliquez sur l'option Plugins dans le menu latéral et cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau. Cliquez sur Choose File et sélectionnez le fichier zip WP Mail SMTP Pro que vous avez téléchargé. Cliquez ensuite sur Installer maintenant et attendez que l'installation soit terminée.

Après l'installation, cliquez sur le bouton Activation du réseau.

Cette activation au niveau du réseau est cruciale pour la fonctionnalité multisite. Seule l'activation au niveau du réseau vous permet d'accéder aux paramètres globaux et aux fonctions d'enregistrement des courriels à l'échelle du réseau.

Configuration des paramètres globaux et des paramètres par site

Vous devez maintenant décider si vous voulez utiliser des paramètres unifiés pour l'ensemble de votre réseau ou si vous voulez permettre à chaque site d'avoir sa propre configuration :

Pour les paramètres globaux du réseau :

Dans votre tableau de bord d'administration du réseau, allez dans WP Mail SMTP " Settings et cochez la case Make the plugin settings global network-wide et enregistrez vos modifications.

Avec cette option activée, tous les paramètres s'appliqueront à chaque sous-site de votre réseau. Les pages de paramétrage de WP Mail SMTP seront cachées des tableaux de bord des sous-sites, empêchant les administrateurs de site d'effectuer des changements.

Pour configurer les paramètres SMTP de WP Mail pour chaque sous-site :

Dans votre tableau de bord d'administration du réseau, allez dans WP Mail SMTP " Settings et assurez-vous que la case Make the plugin settings global network-wide n'est PAS cochée avant d'enregistrer vos modifications.

Complétez votre configuration

Après avoir installé le plugin WP Mail SMTP Pro, assurez-vous de vérifier votre clé de licence dans Multisite. L'avantage de vérifier votre clé de licence au niveau du réseau est que vous pouvez utiliser votre licence sur autant de sous-sites que vous le souhaitez sans acheter de licences de site supplémentaires.

Ensuite, vous devrez terminer la configuration du plugin par :

1. Sélection et configuration de l'expéditeur
2. Configuration de l'adresse électronique et du nom de l'expéditeur
3. Activation des fonctions d'enregistrement des courriels
4. Envoi d'un courriel test pour vérifier que tout fonctionne

et c'est tout ! Vous avez installé avec succès WP Mail SMTP Pro sur votre réseau multisite et vous êtes prêt à profiter d'une gestion plus facile et plus efficace des emails à travers votre réseau de sites WordPres.

Voir notre tutoriel complet sur l'utilisation de WP Mail SMTP dans WordPress Multisite pour plus d'instructions de configuration.

Utiliser le journal des courriels pour repérer rapidement les problèmes

L'une des meilleures fonctionnalités de WP Mail SMTP pour les réseaux multisites est le journal des emails. Voyez-le comme une caméra de sécurité pour vos emails - il vous permet de voir tout ce qui se passe sur tous vos sites web en un seul endroit.

C'est très facile à activer dans votre tableau de bord d'administration du réseau. Il suffit d'aller dans WP Mail SMTP " Email Log et de cliquer sur le bouton Enable Email Log.

Le plugin va maintenant commencer à enregistrer chaque email envoyé depuis n'importe quel site de votre réseau.

Ce que vous verrez dans le journal

La page principale du journal des courriels vous montre tout ce dont vous avez besoin en un coup d'œil :

• Quand - La date et l'heure d'envoi de chaque courriel.
• Quoi - L'objet et le contenu du message
• Qui - Qui a envoyé le message et à qui il a été envoyé
• Statut - Indicateurs de couleur indiquant si l'e-mail a été envoyé :
  • Vert = Envoi réussi
  • Rouge = Échec de l'envoi
  • Gris = En cours de traitement

La liste déroulante de sélection des sites est particulièrement utile pour les administrateurs multisites. Lorsque quelqu'un dit "Je n'ai pas reçu l'e-mail", vous pouvez immédiatement voir lequel de vos sites a essayé de l'envoyer.

Recherche d'e-mails spécifiques

Pour les réseaux comportant un grand nombre de sites ou d'e-mails, vous pouvez facilement filtrer le journal :

• Choisir une plage de dates spécifique
• Filtre pour afficher uniquement les courriels provenant d'un certain site web
• N'examinez que les courriers électroniques qui ont échoué et qui requièrent votre attention
• Recherche d'adresses électroniques ou de lignes d'objet spécifiques

Il est ainsi beaucoup plus facile de détecter les problèmes lorsqu'ils surviennent. Vous pouvez cliquer sur un courriel pour en voir les détails et le renvoyer en cas d'échec. Consultez notre guide complet sur l'enregistrement des courriels pour plus d'informations sur l'utilisation du journal des courriels.

Pour les administrateurs réseau très occupés, cette visibilité n'a pas de prix. Au lieu de fouiller dans plusieurs tableaux de bord ou d'ajouter un code de débogage spécial, vous pouvez tout voir en un seul endroit et résoudre les problèmes en quelques minutes au lieu de plusieurs heures.

Faut-il utiliser des paramètres globaux ou des paramètres par site ?

L'une des décisions les plus importantes lors de la configuration de WP Mail SMTP pour le multisite est de savoir s'il faut utiliser des paramètres globaux pour l'ensemble du réseau ou permettre aux sous-sites individuels de maintenir leurs propres configurations. Les deux approches ont leurs mérites, et le bon choix dépend de la structure de votre réseau et de votre philosophie de gestion.

Quand utiliser les paramètres globaux

Les paramètres globaux permettent une approche centralisée et uniforme de la distribution du courrier électronique sur l'ensemble du réseau. Cette option est idéale dans les scénarios suivants :

1. Réseaux à organisation unique

Si tous les sous-sites appartiennent à la même organisation et partagent une identité de marque commune, les paramètres globaux garantissent une communication par courrier électronique cohérente :

• Tous les courriels semblent provenir de la même identité organisationnelle (par exemple, [email protected]).
• La cohérence de la marque est maintenue dans tous les points de contact avec les clients.
• Les modifications apportées à la configuration du courrier électronique peuvent être appliquées instantanément à l'ensemble du réseau.

2. Efficacité de la maintenance

Pour les administrateurs de réseau qui gèrent de nombreux sous-sites, les paramètres globaux réduisent considérablement les frais de maintenance :

• Mettre à jour les informations d'identification SMTP une seule fois au lieu de le faire sur des dizaines de sites individuels
• Résoudre les problèmes de messagerie à partir d'un point de configuration unique
• Mettre en œuvre les mises à jour de sécurité ou les meilleures pratiques sur tous les sites simultanément

3. Environnements contrôlés

Lorsque vous avez besoin d'un contrôle strict sur les communications sortantes, les paramètres globaux offrent des avantages en matière de gouvernance :

• Empêcher les administrateurs de sous-sites d'utiliser des services de messagerie non autorisés
• Veiller à ce que toutes les communications sur le réseau respectent les politiques de l'organisation
• Maintenir des normes de faisabilité cohérentes sur tous les sites

4. Ressources partagées

Si votre réseau utilise un service de messagerie payant dont la tarification est basée sur le volume, les paramètres globaux permettent d'optimiser l'utilisation des ressources :

• Regroupez votre volume d'envoi sous un seul compte
• Obtenir des niveaux de prix plus élevés grâce à l'utilisation combinée
• Simplifier la facturation et la gestion des comptes

Quand utiliser les paramètres par site

Les configurations par site offrent une plus grande flexibilité et une plus grande autonomie. Cette approche est la plus efficace dans ces situations :

1. Réseaux multi-clients

Les agences ou les sociétés d'hébergement desservant plusieurs clients bénéficient de paramètres par site :

• Chaque client peut utiliser sa propre adresse électronique en tant qu'expéditeur.
• Les clients peuvent se connecter à leurs fournisseurs de services de courrier électronique préférés
• La facturation et l'utilisation des ressources restent séparées entre les clients

2. Diversité des domaines

Les réseaux dont les sous-sites utilisent des noms de domaine différents nécessitent souvent des paramètres de messagerie individualisés :

• Chaque sous-site peut s'authentifier correctement avec son propre domaine
• Les enregistrements SPF/DKIM peuvent être spécifiquement adaptés à chaque domaine.
• La réputation de l'expéditeur reste distincte entre les différents domaines

3. Gestion autonome des sous-sites

Lorsque les sous-sites ont leurs propres administrateurs dotés de compétences techniques :

• Les gestionnaires de site conservent le contrôle de leur propre configuration et de leur service de messagerie électronique.
• Les équipes individuelles peuvent dépanner et optimiser l'envoi de leurs propres courriels.
• Les besoins spécifiques peuvent être satisfaits sans affecter les autres sites.

Questions fréquemment posées

Voici les réponses aux questions les plus courantes sur l'utilisation de WP Mail SMTP Pro avec les réseaux multisites de WordPress :

Si vous souhaitez améliorer la distribution des emails sur votre réseau multisite, WP Mail SMTP Pro fournit les outils dont vous avez besoin pour vous assurer que vos messages atteignent leur destination de manière fiable. Avec ses fonctionnalités spécifiques à plusieurs sites, vous pouvez améliorer le système de messagerie de votre réseau et optimiser le processus de livraison pour tous vos sites.

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