Guida all'automazione delle e-mail per le piccole imprese (da quella semplice a quella basata sull'intelligenza artificiale)

Se gestisci una piccola impresa, conosci già questa sensazione. Controlli la tua casella di posta elettronica come prima cosa al mattino e, prima ancora di aver bevuto il caffè, sei già sommerso dalle e-mail. Conferme d'ordine, domande dei clienti, follow-up che hai dimenticato di inviare, moduli da compilare a cui devi rispondere... la lista è infinita.

Ma la maggior parte di quelle e-mail non ha effettivamente bisogno che tu le scriva. La giusta configurazione dell'automazione può gestire le attività ripetitive mentre tu ti concentri sulle parti della tua attività che richiedono effettivamente un tocco umano.

In questa guida illustrerò i diversi livelli di automazione delle e-mail, dalle nozioni di base che dovresti impostare oggi stesso, fino agli strumenti di intelligenza artificiale in grado di redigere e inviare e-mail per tuo conto. Non è necessario fare tutto in una volta. Consideralo come un menu: scegli ciò che è più adatto alla situazione attuale della tua azienda e aggiungi altri elementi man mano che cresci.

Per prima cosa: assicurati che le tue e-mail vengano effettivamente consegnate

Prima di automatizzare qualsiasi cosa, devi assicurarti che le e-mail inviate dal tuo sito arrivino effettivamente nelle caselle di posta elettronica dei destinatari.

Per impostazione predefinita, WordPress utilizza la funzione di posta integrata in PHP per inviare e-mail. Il problema? La maggior parte dei provider di hosting non la supporta correttamente. Ciò significa che le e-mail di reimpostazione della password, le notifiche dei moduli e le conferme degli ordini potrebbero finire nella cartella dello spam o addirittura non arrivare affatto.

Questo è il tipo di problema che può farti perdere clienti senza che tu te ne renda conto.

La soluzione è semplice: utilizza un plugin SMTP come WP Mail SMTP per instradare le tue e-mail attraverso un servizio di posta elettronica adeguato. Una volta collegato a un provider come SendLayer, le tue e-mail vengono autenticate con record SPF e DKIM, che comunicano ai provider di posta in arrivo come Gmail e Outlook che i tuoi messaggi sono legittimi.

Ci vogliono circa 10 minuti per configurarlo ed è la cosa più importante che puoi fare per garantire la consegna delle tue e-mail. Tutto il resto in questa guida si basa su questo presupposto: se le tue e-mail non vengono consegnate, automatizzarle non servirà a nulla.

Correggete subito le vostre e-mail di WordPress

Per saperne di più: Come configurare WP Mail SMTP

1. Automatizza le tue e-mail transazionali

Le email transazionali sono i messaggi che il tuo sito invia automaticamente quando qualcuno compie un'azione: cose come conferme d'ordine, aggiornamenti sulla spedizione, reimpostazioni della password e notifiche di invio di moduli.

Queste e-mail potrebbero non sembrare "marketing", ma spesso rappresentano la prima interazione che un cliente ha con la tua azienda dopo aver effettuato un acquisto o essersi registrato. Se sembrano poco professionali o, peggio ancora, non vengono visualizzate affatto, la fiducia viene rapidamente compromessa.

Ecco cosa dovresti avere in esecuzione automatica:

• Conferme dell'ordine e del pagamento: se utilizzi WooCommerce, queste sono integrate, ma assicurati che vengano effettivamente consegnate (vedi la sezione sopra).
• Notifiche di invio dei moduli: quando qualcuno compila un modulo di contatto, dovrebbe ricevere una conferma immediata e tu dovresti ricevere una notifica.
• Email con account e password: devono arrivare immediatamente. Un cliente che aspetta 20 minuti per ricevere un'email di reimpostazione della password è un cliente che sta per rinunciare.
• Aggiornamenti su spedizioni e consegne: se vendi prodotti fisici, le e-mail di tracciamento automatiche tengono informati i clienti senza che tu debba inviare messaggi individuali.

La maggior parte di queste sono già integrate in plugin come WPForms e WooCommerce. La chiave è assicurarsi che siano affidabili e abbiano un aspetto professionale, ed è qui che entrano in gioco WP Mail SMTP e un buon provider di email transazionali.

Per saperne di più: I migliori provider di email transazionali per WordPress

2. Imposta sequenze di benvenuto e campagne di gocciolamento

Una volta che le tue e-mail transazionali sono solide, il livello successivo è automatizzare le tue e-mail di marketing.

Il punto di partenza più semplice è una sequenza di benvenuto. Qualcuno si iscrive alla tua newsletter o crea un account e, invece del silenzio, nei giorni successivi riceve una serie di e-mail che presentano la tua attività, condividono i tuoi contenuti migliori o offrono uno sconto sul primo acquisto.

Questo tipo di automazione è incredibilmente efficace perché raggiunge le persone proprio nel momento in cui sono più interessate a ciò che fai. E una volta che hai scritto le e-mail e impostato la sequenza, funziona in modo automatico.

Ecco come potrebbe essere una semplice sequenza di benvenuto:

• Email 1 (immediatamente): Grazie per esserti registrato, ecco cosa ti aspetta.
• Email 2 (giorno 2): Ecco la nostra risorsa/prodotto/guida più popolare.
• Email 3 (giorno 5): Una storia o una testimonianza di un cliente.
• Email 4 (giorno 7): un'offerta speciale o un chiaro passo successivo.

Piattaforme come Constant Contact, Drip e Brevo rendono tutto questo facile da configurare e si integrano direttamente con plugin per moduli come WPForms, in modo che i nuovi iscritti vengano aggiunti automaticamente alla tua lista.

Oltre alle sequenze di benvenuto, puoi impostare campagne di gocciolamento per tutti i tipi di scenari: acquisizione di nuovi clienti, coinvolgimento di persone che non effettuano acquisti da tempo o coltivazione di lead nel tempo.

Per saperne di più: Come inviare email automatiche in WordPress

3. Utilizza email automatiche basate sul comportamento dei clienti

È qui che l'automazione inizia a sembrare un superpotere.

Le email automatiche vengono inviate in base a specifiche azioni (o inazioni) compiute da un cliente sul tuo sito. A differenza delle campagne drip, che seguono un programma prestabilito, le email automatiche rispondono al comportamento in tempo reale.

Alcune delle email automatiche più efficaci per le piccole imprese includono:

• Email relative ai carrelli abbandonati — Qualcuno aggiunge articoli al proprio carrello e se ne va senza completare l'acquisto. Un'email di promemoria automatica (soprattutto se accompagnata da un piccolo sconto) può recuperare un numero sorprendente di queste vendite. Plugin WooCommerce come AutomateWoo e Retainful gestiscono bene questa funzione.
• Follow-up post-acquisto: alcuni giorni dopo che il cliente ha ricevuto l'ordine, invia un'e-mail automatica chiedendo una recensione o suggerendo prodotti complementari.
• Email di re-engagement — Se un iscritto non ha aperto le tue email negli ultimi 90 giorni, invia un'email del tipo "ci manchi" o un'offerta speciale per riportarlo sul tuo sito.
• Abbandono della navigazione: qualcuno ha visualizzato una pagina di prodotto tre volte ma non ha effettuato l'acquisto? È un segnale su cui vale la pena agire.

I dati dimostrano costantemente che le email automatiche ottengono risultati migliori rispetto alle campagne di massa, perché sono pertinenti e tempestive. Raggiungono le persone proprio nel momento in cui stanno pensando alla tua attività.

4. Collega il tuo sito WordPress agli altri tuoi strumenti

La maggior parte delle piccole imprese utilizza una serie di strumenti per gestire le proprie attività, come un CRM, un'app per la gestione dei progetti, magari Slack o Teams per la comunicazione interna. L'automazione delle e-mail diventa ancora più potente quando si collegano questi strumenti tra loro.

Ad esempio, è possibile impostare flussi di lavoro come:

• Quando arriva un modulo di alto valore, invia una notifica Slack al tuo team di vendita E aggiungi il contatto al tuo CRM.
• Quando WP Mail SMTP rileva un errore nell'invio di un'e-mail, crea automaticamente un'attività nel tuo strumento di gestione dei progetti.
• Quando qualcuno apre un'e-mail con "annullato" nell'oggetto, avvisa immediatamente il tuo team di assistenza clienti.

Strumenti come Uncanny Automator rendono possibile tutto questo senza bisogno di codice. Collega il tuo sito WordPress a oltre 185 app e servizi, così puoi creare flussi di lavoro personalizzati che si adattano al modo in cui opera effettivamente la tua azienda.

WP Mail SMTP dispone anche di avvisi integrati in caso di errori di invio delle e-mail per Slack, Discord, Microsoft Teams, SMS e webhook, così potrai tenere sotto controllo la consegna delle e-mail senza dover controllare costantemente una dashboard.

Per saperne di più: Come creare un flusso di lavoro automatizzato per le e-mail in WordPress

5. Usa l'intelligenza artificiale per scrivere le tue e-mail più velocemente

A questo punto, hai automatizzato l'invio. Ma che dire della scrittura?

È qui che gli strumenti di intelligenza artificiale hanno fatto davvero la differenza per i proprietari di piccole imprese. Invece di fissare uno schermo vuoto cercando di scrivere un'e-mail di follow-up o una campagna promozionale, è possibile utilizzare l'intelligenza artificiale per generare una prima bozza efficace in pochi secondi.

Esistono diversi modi per utilizzare l'intelligenza artificiale nella scrittura delle e-mail:

• Generatori di oggetti di posta elettronica basati sull'intelligenza artificiale: strumenti che analizzano i modelli delle e-mail più efficaci per suggerire oggetti che ottengono tassi di apertura più elevati.
• Assistenti di scrittura AI — Strumenti come Claude e ChatGPT possono redigere bozze di e-mail complete sulla base di una breve descrizione delle vostre esigenze. Specificate il vostro pubblico, l'obiettivo e il tono, e avrete un punto di partenza che potrete perfezionare.
• Funzionalità AI integrate — Molte piattaforme di email marketing ora includono strumenti di scrittura basati sull'intelligenza artificiale direttamente nei loro editor, in modo da poter generare e modificare i testi senza dover cambiare applicazione.

La chiave con le e-mail scritte dall'IA è usare il risultato come punto di partenza, non come prodotto finito. Aggiungi la tua voce, controlla che sia corretto e assicurati che suoni come qualcosa che diresti davvero. Le migliori e-mail con l'aiuto dell'IA sono quelle che i tuoi clienti non riescono a capire che sono state scritte con l'aiuto dell'IA.

Per saperne di più: I migliori strumenti di IA per scrivere e-mail migliori

6. Invia e-mail direttamente dall'IA con i server MCP

È qui che le cose si fanno davvero interessanti (e dove sta andando l'automazione delle e-mail).

Fino ad ora, anche con l'aiuto dell'intelligenza artificiale nella scrittura delle e-mail, era comunque necessario un passaggio manuale. L'intelligenza artificiale scriveva l'e-mail, tu la copiavi, la incollavi nel tuo strumento di posta elettronica e cliccavi su "Invia". Funzionava, ma era ancora un po' macchinoso.

I server MCP (Model Context Protocol) cambiano questa situazione. Un server MCP funge da ponte tra un assistente AI e un servizio esterno, consentendo all'AI di agire concretamente nel mondo reale, non solo di generare testo. E una delle applicazioni più pratiche? L'invio di e-mail.

Come funziona

SendLayer ha rilasciato un server MCP che si collega direttamente a strumenti di intelligenza artificiale come Claude e Cursor. Una volta configurato, è sufficiente chiedere all'intelligenza artificiale di inviare un'e-mail e questa si occuperà di tutto, dalla composizione del messaggio alla sua consegna attraverso l'infrastruttura autenticata SendLayer.

Ad esempio, potresti:

• Di' a Claude: "Manda un'e-mail di follow-up a [email protected] per ringraziarla dell'incontro di oggi e riassumere i tre punti d'azione di cui abbiamo discusso".
• Chiedi a Cursor di "Inviare questo rapporto via e-mail al team con una sintesi dei risultati principali".
• Elabora un lotto di dati dei clienti e chiedi all'IA di inviare risposte personalizzate a ciascuna persona.

L'intelligenza artificiale gestisce la scrittura e l'invio. Le tue e-mail continuano a passare attraverso l'infrastruttura SMTP SendLayer, quindi ottengono gli stessi vantaggi in termini di autenticazione e deliverability che otterresti inviandole in qualsiasi altro modo.

A chi è rivolto?

Al momento, i server MCP sono più adatti ai proprietari di piccole imprese che hanno dimestichezza con alcune configurazioni tecniche. Dovrai installare il server localmente, collegarlo alla tua chiave SendLayer e configurarlo con lo strumento di intelligenza artificiale che preferisci.

Non è ancora del tutto "basta cliccare un pulsante e via", ma è notevolmente più semplice rispetto a quanto richiedeva in passato questo tipo di integrazione dell'IA. E se già utilizzi strumenti di IA come Claude o Cursor nel tuo lavoro quotidiano, aggiungere l'invio di e-mail è il passo successivo naturale.

Questa tecnologia è ancora agli albori, ma la direzione è chiara. Anziché limitarsi ad aiutarti nella scrittura, l'IA può gestire l'intero flusso di lavoro, dalla composizione alla consegna.

Per iniziare: Come inviare e-mail da Cursor con SendLayer P

Inizia da dove sei

Non è necessario implementare tutti e sei i livelli di automazione delle e-mail dall'oggi al domani. Anzi, cercare di fare tutto in una volta è un ottimo modo per sentirsi sopraffatti e non fare nulla.

Ecco un modo pratico per riflettere su questo argomento:

Se non hai ancora fatto nulla, inizia dal livello 0. Configura WP Mail SMTP con un provider di posta elettronica adeguato e assicurati che le tue e-mail transazionali raggiungano effettivamente i destinatari. Questo da solo può fare una differenza significativa nella tua esperienza cliente.

Se hai già coperto le basi, dai un'occhiata alle sequenze di benvenuto e alle email automatiche. Si tratta di automazioni ad alto impatto che, una volta impostate, non richiedono ulteriori interventi e possono aumentare direttamente le tue entrate.

Se hai già automatizzato i tuoi processi, esplora le opzioni basate sull'intelligenza artificiale. L'uso dell'IA per redigere le e-mail consente di risparmiare tempo prezioso e i server MCP rappresentano la nuova frontiera delle possibilità.

Il vero scopo dell'automazione è quello di recuperare tempo. Ogni email che non devi scrivere, inviare o seguire manualmente è tempo che puoi dedicare alle parti della tua attività che solo tu puoi svolgere.

Correggete subito le vostre e-mail di WordPress

Successivamente, scopri come proteggerti dal phishing basato sull'intelligenza artificiale.

Sebbene l'intelligenza artificiale e l'automazione abbiano reso l'invio di e-mail molto più rapido, facile e conveniente per le piccole imprese, hanno anche consentito ai criminali di accedere a metodi più sofisticati di truffe via e-mail.

Scopri di più sui rischi delle e-mail di phishing, sul perché l'intelligenza artificiale le ha rese più pericolose e su come proteggere te stesso e la tua azienda nella nostra guida alla prevenzione del phishing basato sull'intelligenza artificiale con l'autenticazione delle e-mail.

Siete pronti a sistemare le vostre e-mail? Iniziate oggi stesso con il miglior plugin SMTP per WordPress. Se non avete il tempo di sistemare le vostre e-mail, potete ottenere l'assistenza completa di White Glove Setup come acquisto aggiuntivo e c'è una garanzia di rimborso di 14 giorni per tutti i piani a pagamento.

Se questo articolo vi è stato utile, seguiteci su Facebook e Twitter per altri consigli e tutorial su WordPress.