Wie man ein Kontaktformular mit mehreren E-Mail-Adressen erstellt

Du erstellst ein Kontaktformular mit mehreren E-Mail-Adressen, an die du Benachrichtigungen senden möchtest?

In vielen Fällen möchtest du vielleicht Benachrichtigungen über die Übermittlung von Formularen an verschiedene Mitglieder deines Teams senden.

Oder du möchtest für verschiedene Personengruppen (Kunden und dein Team) ganz unterschiedliche Benachrichtigungen erstellen.

Egal, was dein Ziel ist, wir zeigen dir, wie du ein WordPress-Kontaktformular mit mehreren E-Mail-Adressen erstellen kannst.

Warum sollte ich mehrere E-Mail-Adressen zu einem WordPress-Kontaktformular hinzufügen?

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen du mehrere E-Mail-Adressen zu deinem Kontaktformular hinzufügen möchtest:

• Senden von E-Mails an verschiedene Teammitglieder: Vielleicht gibt es in deinem Team mehrere Personen, die für E-Mails zuständig sind. Es ist sinnvoll, dass sie alle eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Nutzer ein Formular auf deiner Website ausfüllt.
• Individuelle Benachrichtigungen an verschiedene Gruppen von Personen senden: Es ist üblich, eine Benachrichtigung für dein eigenes Team einzurichten, wenn ein Nutzer ein Formular abschickt, und eine separate Benachrichtigung für den Besucher, der das Formular abschickt. Auf diese Weise können beide Parteien Benachrichtigungen erhalten, die für sie nützlich sind.
• Senden an verschiedene Empfänger je nach Antwort des Nutzers: Manchmal ist es sinnvoll, eine Benachrichtigung nur dann an einen bestimmten Empfänger zu senden, wenn der Nutzer beim Absenden des Formulars eine bestimmte Antwort gegeben hat.

Zum Glück brauchen wir nur ein einziges Kontaktformular-Plugin, das all diese Benachrichtigungsszenarien abdeckt - WPForms.

Wie man ein WordPress-Kontaktformular mit mehreren E-Mail-Adressen erstellt

Sehen wir uns an, wie wir das Beste aus mehreren Benachrichtigungen in 4 verschiedenen Szenarien machen können.

Installation von WPForms

Du brauchst ein Plugin für die Formularerstellung, das so flexibel ist, dass du mehrere E-Mail-Adressen einrichten kannst. Wir empfehlen WPForms, weil du damit mehrere E-Mail-Adressen auf viele verschiedene Arten hinzufügen kannst. Und es macht den Prozess besonders einfach!

Um zu beginnen, hol dir WPForms Pro. Wenn du Hilfe bei der Installation von WPForms auf deiner Website brauchst, kannst du diese Anleitung lesen.

Als Nächstes werden wir ein Formular erstellen, in das wir mehrere E-Mail-Adressen eintragen können.

Ein WordPress-Formular erstellen

Sobald WPforms auf deiner Website installiert ist, kannst du ein neues Formular erstellen und die E-Mail-Adressen der Empfänger einfügen.

Um ein Formular zu erstellen, klicke auf WPForms " Add New.

Du solltest jetzt den Formularerstellungsbildschirm von WPForm sehen. Hier gibst du deinem Formular einen Namen, damit du später leicht darauf zurückgreifen kannst. Wähle dann eine Vorlage aus den verfügbaren Optionen aus.

Nachdem du die Vorlage ausgewählt hast, sollte sie innerhalb von ein paar Sekunden geladen sein. Du kannst das Formular mit den Drag-and-Drop-Feldern anpassen.

Wenn du mit dem Anpassen deines Formulars fertig bist, kannst du im nächsten Schritt die E-Mail-Adressen für die Benachrichtigung einrichten.

Wir zeigen dir 4 verschiedene Möglichkeiten, wie du mehrere E-Mail-Adressen zu deinem Kontaktformular hinzufügen kannst.

Fall 1: Eine einzige Benachrichtigung für mehrere E-Mail-Adressen einrichten

Es ist eine häufige Anforderung, dieselbe Formularbenachrichtigung an mehrere Personen zu senden. Mit WPForms ist das extrem einfach zu machen.

Gehe in deinem Formularerstellungsbildschirm zu Einstellungen " Benachrichtigungen.

Gib die E-Mail-Adressen aller Personen, an die du die Benachrichtigung senden möchtest, in das Feld E-Mail Adresse senden ein. Die einzelnen E-Mail-Adressen sollten durch ein Komma getrennt werden, wie im folgenden Beispiel gezeigt.

Hinweis: Du kannst sowohl Smart Tags als auch vollständige E-Mail-Adressen in dem Feld verwenden. Im obigen Beispiel gibt es ein Smart Tag für die E-Mail-Adresse des Administrators und eine vollständige E-Mail-Adresse für andere Personen.

Wenn du möchtest, kannst du hier auch die Betreffzeile und die Nachricht der Benachrichtigung anpassen. Weitere Details findest du in dieser Anleitung zum Einrichten von WPForms-Benachrichtigungen.

Fall 2: E-Mail mit mehreren Empfängern mit Durchschlag

Bei der oben beschriebenen Methode erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Benachrichtigung.

Das bedeutet, dass die Empfänger keine anderen Personen sehen können, die ebenfalls dieselbe Benachrichtigung erhalten haben. Sie können auch nicht die Reply-All-Funktion verwenden, um all diesen Personen zu antworten, da sie nur eine einzige E-Mail-Adresse sehen (die Absender-E-Mail).

Du kannst aber die Funktion "Carbon Copy" von WPForms aktivieren, damit jeder Empfänger auf alle anderen Parteien, die dieselbe Formularbenachrichtigung erhalten, antworten kann.

Du kannst ein CC-Feld in deine Formularbenachrichtigungseinstellungen aufnehmen, indem du zu WPForms " Einstellungen gehst und die Registerkarte E-Mail auswählst.

Die Einstellungen für die Durchschlagskopie findest du unten auf dieser Seite. Setze ein Häkchen bei der Option " Durchschlag" und klicke auf " Einstellungen speichern" , um sie zu aktivieren.

Gehe zurück zum Benachrichtigungsbereich deines Formulars. Du solltest jetzt ein CC-Feld direkt unter dem Feld E-Mail-Adresse senden an sehen. Wie zuvor kannst du mehrere E-Mail-Adressen in das CC-Feld eingeben, die durch Kommas getrennt sind.

Jetzt können deine Empfänger die Reply-All-Funktion ihres E-Mail-Dienstes nutzen, um allen anderen Personen, die diese Benachrichtigung erhalten haben, eine Antwort zu schicken.

Wenn du das CC-Feld verwendest, ist es besser, nur eine E-Mail-Adresse in das Feld "E-Mail-Adresse senden an" einzutragen. Du kannst die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger in das CC-Feld eintragen, damit nur eine Kopie der E-Mail an jeden Empfänger gesendet wird.

Fall 3: E-Mail an bestimmte Empfänger auf Basis der Formularantwort

Angenommen, du möchtest Formularbenachrichtigungen an verschiedene Mitglieder deines Teams senden, je nachdem, welche Antworten der/die Benutzer/in beim Absenden des Formulars gegeben hat.

Das kannst du ganz einfach mit der bedingten Logikfunktion von WPForm machen.

Im folgenden Beispiel haben wir ein Kontaktformular erstellt, in dem du angeben kannst, welche Support-Abteilung du kontaktieren möchtest.

Anhand ihrer Antwort wird die Formularbenachrichtigung nur an die Person(en) gesendet, die die E-Mails für diese Abteilung bearbeiten.

Wenn der/die Nutzer/in die Vorverkaufsabteilung kontaktieren möchte, können wir eine separate Benachrichtigung mit der E-Mail-Adresse "Senden an" und anderen Details zu dieser Abteilung einrichten.

Nachdem du die E-Mail angepasst hast, scrollst du nach unten und klickst auf die Schaltfläche neben " Bedingte Logik aktivieren".

Verwende die einfachen Dropdown-Menüs, um Regeln zu erstellen, die festlegen, wann eine Benachrichtigung an einen bestimmten Empfänger gesendet werden soll.

Nachdem du die Regeln für intelligente Benachrichtigungen eingerichtet hast, gehst du zum Anfang der Seite mit den Einstellungen für Formularbenachrichtigungen.

Klicke auf Neue Benachrichtigung hinzufügen und wiederhole den gleichen Vorgang noch einmal, um eine separate Benachrichtigung für andere Empfänger einzurichten, die von verschiedenen Nutzerantworten abhängen (z. B. wenn ein Nutzer eine andere Supportabteilung kontaktieren möchte).

Als Nächstes werden wir uns ansehen, wie wir völlig separate Benachrichtigungen für verschiedene Empfänger einrichten.

Fall 4: Getrennte Benachrichtigungen für verschiedene Empfänger

Mit WPForms kannst du auch individuelle Benachrichtigungen für verschiedene Empfänger oder Personengruppen erstellen.

Erstellen wir zum Beispiel eine Formularbenachrichtigung, die an den Administrator gesendet wird, wenn ein Nutzer ein Formular abschickt, und eine weitere Benachrichtigung, die an den Nutzer gesendet wird, der ein Formular ausfüllt.

Für die erste Benachrichtigung passt du die Standardbenachrichtigung wie gewohnt an und fügst die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers in das Feld "An E-Mail Adresse senden" ein.

Als nächstes klickst du oben auf Neue Benachrichtigung hinzufügen und gibst deiner zweiten Benachrichtigung einen Namen.

Passe nun die E-Mail-Nachricht an und füge die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers in das Feld "Senden an E-Mail-Adresse" ein.

Da wir diese Benachrichtigung an die Nutzer senden wollen, die das Formular abgeschickt haben, verwenden wir ein Smart Tag, um die E-Mail, die sie im Formular angegeben haben, als Empfänger zu verwenden.

Dazu klickst du auf den Link " Smart Tags anzeigen" im Feld " An E-Mail Adresse senden".

Es öffnet sich nun ein Dropdown-Menü mit verschiedenen verfügbaren Smart Tags. Suche und klicke auf E-Mail , um das entsprechende Smart Tag für das E-Mail-Feld in das Feld "Senden an E-Mail" einzufügen.

Jetzt sendet WPForms die Benachrichtigung automatisch an die E-Mail-Adresse, die der Nutzer beim Absenden des Formulars angegeben hat.

Achte darauf, dass du die Betreffzeile, die Nachricht und andere Details so anpasst, dass sie für den Empfänger deiner zweiten Benachrichtigung relevant sind (in unserem Beispiel ist es die Person, die das Formular abschickt).

Wir sind damit fertig, Formularbenachrichtigungen mit mehreren E-Mail-Adressen einzurichten. Aber was ist, wenn du Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails hast? In diesem Fall wird niemand deine Benachrichtigungen erhalten können!

Im nächsten Schritt zeigen wir dir, wie du eventuelle E-Mail-Probleme auf deiner WordPress-Seite beheben kannst.

SMTP konfigurieren, um die Zustellbarkeit von Benachrichtigungen sicherzustellen

WordPress-E-Mails werden oft nicht versendet, wenn du die Standard-PHP-Mail-Funktion für ausgehende E-Mails verwendest.

Du kannst also noch so perfekt angepasste Formularbenachrichtigungen haben, sie nützen dir nichts, wenn sie nicht gesendet werden.

Zum Glück kannst du die meisten Probleme, bei denen WordPress keine E-Mails versendet, mit WP Mail SMTP beheben.

Installiere WP Mail SMTP auf deiner Website und verbinde es mit deinem Mailer. Unser Einrichtungsassistent macht es unglaublich einfach, deine WordPress-E-Mails mit einem Mailing-Anbieter zu verbinden.

Sobald du WP Mail SMTP auf deiner Website eingerichtet hast, sollten die Formularbenachrichtigungen, die wir zuvor erstellt haben, ohne Probleme verschickt werden können.

Wir empfehlen auch diesen Leitfaden zum Einrichten von E-Mails für Autoren, wenn ihre Beiträge veröffentlicht werden. Das kann sehr nützlich sein, wenn du einen Blog mit mehreren Autoren betreibst.

Und das war's! Du kannst jetzt ein WordPress-Kontaktformular mit mehreren E-Mail-Adressen in einer Vielzahl von verschiedenen Szenarien erstellen. Nutze diese Fähigkeit von WPForms zu deinem Vorteil, um das Beste aus den Formularbenachrichtigungen herauszuholen.

Als Nächstes: Stoppen Sie Kontakt-Formular-Spam

WPForms hat einen fortschrittlichen Schutz für Kontaktformulare eingebaut. In unserem Beitrag über das Stoppen von Spam in Kontaktformularen erfährst du, wie du WPForms zur Bekämpfung von Spam-Einträgen einsetzen kannst.

Vergiss auch nicht, dir unseren detaillierten Leitfaden über die besten Praktiken für das Zurücksetzen von Passwörtern per E-Mail anzusehen.

Repariere deine WordPress-E-Mails jetzt

Bist du bereit, deine E-Mails zu verbessern? Starten Sie noch heute mit dem besten WordPress SMTP-Plugin. WP Mail SMTP Elite beinhaltet ein vollständiges White Glove Setup und bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.

Wenn dir dieser Artikel geholfen hat, dann folge uns bitte auf Facebook und Twitter für weitere WordPress-Tipps und -Anleitungen.