Cómo crear un formulario de contacto con varias direcciones de correo electrónico

¿Está creando un formulario de contacto con varias direcciones de correo electrónico a las que enviar notificaciones?

En muchos casos, es posible que desee enviar notificaciones de envío de formularios a diferentes miembros de su equipo.

O puede que desee crear mensajes de notificación completamente separados para diferentes grupos de personas (clientes y su equipo).

Sea cual sea su objetivo, le mostraremos cómo crear un formulario de contacto de WordPress con varias direcciones de correo electrónico.

¿Por qué debería añadir varias direcciones de correo electrónico a un formulario de contacto de WordPress?

Existen varios escenarios posibles en los que podría querer añadir múltiples direcciones de correo electrónico a su formulario de contacto:

• Envío de correos electrónicos a diferentes miembros del equipo: Puede haber varias personas responsables de los correos electrónicos en su equipo. Es lógico que todos ellos reciban notificaciones cuando un usuario envía un formulario en tu sitio web.
• Envío de notificaciones personalizadas a diferentes grupos de personas: Es habitual configurar una notificación para tu propio equipo cuando un usuario envía un formulario y otra notificación distinta para el visitante que realiza el envío. De este modo, ambas partes pueden recibir notificaciones personalizadas que les resulten útiles.
• Envío a diferentes destinatarios en función de la respuesta del usuario: A veces, tiene sentido enviar una notificación a un destinatario específico sólo si el usuario dio una respuesta concreta al enviar el formulario.

Afortunadamente, sólo necesitamos un único plugin de formulario de contacto para cubrir todos estos escenarios de notificación: WPForms.

Cómo crear un formulario de contacto de WordPress con varias direcciones de correo electrónico

Veamos cómo sacar el máximo partido de las notificaciones múltiples en 4 escenarios diferentes.

Instalación de WPForms

Usted va a necesitar un plugin constructor de formularios que tenga la flexibilidad suficiente para permitir la configuración de múltiples direcciones de correo electrónico. Recomendamos WPForms porque le permite agregar múltiples direcciones de correo electrónico de muchas maneras diferentes. Y hace que el proceso sea extraordinariamente sencillo.

Para empezar, obtenga WPForms Pro. Puede ver esta guía doc si necesita ayuda para instalar WPForms en su sitio.

A continuación, vamos a crear un formulario en el que podremos añadir varias direcciones de correo electrónico.

Crear un formulario de WordPress

Una vez instalado WPforms en su sitio, puede empezar a crear un nuevo formulario e incluir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

Para crear un formulario, haga clic en WPForms " Añadir nuevo.

Ahora debería ver la pantalla del creador de formularios de WPForm. Aquí, dale un nombre a tu formulario para que puedas volver a él más tarde si lo necesitas. A continuación, seleccione una plantilla de las opciones disponibles.

Después de seleccionar la plantilla, debería cargarse en un par de segundos. Puedes personalizar el formulario utilizando los campos de arrastrar y soltar.

Cuando hayas terminado de personalizar tu formulario, puedes pasar al siguiente paso para configurar las direcciones de correo electrónico de notificación.

Le mostraremos 4 casos distintos para añadir varias direcciones de correo electrónico a su formulario de contacto.

Caso 1: Configurar una única notificación para varias direcciones de correo electrónico

Es un requerimiento común tener la misma notificación de formulario enviada a múltiples personas. Con WPForms, esto es extremadamente fácil de hacer.

En la pantalla del creador de formularios, vaya a Configuración " Notificaciones.

Aquí, introduzca las direcciones de correo electrónico de todas las personas a las que desea enviar la notificación dentro del campo Enviar a dirección de correo electrónico. Cada dirección de correo electrónico debe ir separada por una coma, como se muestra en el siguiente ejemplo.

Nota: puede utilizar tanto etiquetas inteligentes como direcciones de correo electrónico completas en el campo. En el ejemplo anterior, hay una etiqueta inteligente para la dirección de correo electrónico del administrador y una dirección de correo electrónico completa para otras personas.

Si lo desea, puede personalizar la línea de asunto del correo electrónico y el mensaje de la notificación desde aquí también. Para más detalles, vea esta guía sobre cómo configurar las notificaciones WPForms.

Caso 2: Enviar un correo electrónico a varios destinatarios con copia oculta

En el método anterior, cada destinatario recibirá su propia copia de la notificación.

Esto significa que los destinatarios no pueden ver a otras personas que también han recibido la misma notificación. Tampoco podrán utilizar la función de responder a todos para responder a todas estas personas, ya que sólo verán una única dirección de correo electrónico (el correo electrónico del remitente).

Pero puede activar la función Carbon Copy de WPForms para permitir que cada destinatario responda a todas las demás partes que reciban la misma notificación de formulario.

Puede incluir un campo CC en la configuración de notificación de su formulario yendo a WPForms " Configuración y seleccionando la pestaña Correo electrónico.

Encontrará la configuración de Carbon Copy en la parte inferior de esta página. Marca la opción Carbon Copy y haz clic en Save Settings para activarla.

Vuelva al área de notificación de su formulario. Ahora debería ver un campo CC justo debajo del campo Enviar a dirección de correo electrónico. Como antes, puede introducir varias direcciones de correo electrónico en el campo CC separadas por comas.

Ahora, los destinatarios podrán utilizar la función "responder a todos" de su servicio de correo electrónico para enviar una respuesta a todas las demás personas que hayan recibido esta notificación.

Al utilizar el campo CC, es mejor incluir sólo una dirección de correo electrónico en el campo Enviar a dirección de correo electrónico. Puedes añadir las direcciones de correo electrónico de todos los demás destinatarios en el campo CC para que sólo se envíe una copia del correo electrónico a cada destinatario.

Caso 3: Enviar un correo electrónico a destinatarios específicos en función de la respuesta a un formulario

Supongamos que desea enviar notificaciones de formulario a diferentes miembros de su equipo en función de las respuestas proporcionadas por el usuario que envía el formulario.

Puede hacerlo fácilmente utilizando la función de lógica condicional de WPForm.

En el ejemplo siguiente, hemos creado un formulario de contacto que pide a los usuarios que especifiquen con qué departamento de asistencia desean ponerse en contacto.

En función de su respuesta, la notificación del formulario sólo se enviará a la(s) persona(s) que gestione(n) los correos electrónicos de ese departamento.

Si el usuario desea ponerse en contacto con el departamento de preventa, podemos configurar una notificación independiente con la dirección de correo electrónico Enviar a y otros detalles asociados a ese departamento.

Una vez que haya personalizado el correo electrónico, desplácese hacia abajo y utilice el botón de alternancia situado junto a Activar lógica condicional.

Ahora, utilice los sencillos menús desplegables para crear reglas que determinen cuándo debe enviarse una notificación a un destinatario concreto.

Después de configurar las reglas de notificación inteligentes, vaya a la parte superior de la página de configuración de notificaciones de formularios.

Haga clic en Añadir nueva notificación y repita de nuevo el mismo proceso para configurar una notificación distinta para otros destinatarios en función de las diferentes respuestas de los usuarios (como, por ejemplo, si un usuario desea ponerse en contacto con un departamento de asistencia distinto).

A continuación, veremos cómo configurar notificaciones totalmente independientes para distintos destinatarios.

Caso 4: Notificaciones separadas para distintos destinatarios

Con WPForms, también puede crear notificaciones personalizadas para diferentes destinatarios o grupos de personas.

Por ejemplo, vamos a crear una notificación de formulario para enviar al administrador cuando un usuario envía un formulario y otra notificación para enviar al usuario que rellena un formulario.

Para la primera notificación, personalice la notificación predeterminada como lo haría normalmente e introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo Enviar a dirección de correo electrónico.

A continuación, haz clic en Añadir nueva notificación en la parte superior y dale un nombre a tu segunda notificación.

Ahora, personalice el mensaje de correo electrónico e introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo Enviar a dirección de correo electrónico.

Como queremos enviar esta notificación a los usuarios que envíen el formulario, utilizaremos una etiqueta inteligente para utilizar el correo electrónico que proporcionaron en el formulario como destinatario.

Para ello, haga clic en el enlace Mostrar etiquetas inteligentes del campo Enviar a dirección de correo electrónico.

Se abrirá un menú desplegable con diferentes etiquetas inteligentes disponibles. Busque y haga clic en Correo electrónico para insertar la etiqueta inteligente adecuada para el campo Correo electrónico dentro del campo Enviar a dirección de correo electrónico.

Ahora, WPForms enviará automáticamente la notificación a la dirección de correo electrónico que el usuario rellenó durante el envío del formulario.

Asegúrese de personalizar el asunto, el mensaje y otros detalles para que sean relevantes para el destinatario de su segunda notificación (en nuestro ejemplo, es la persona que envía el formulario).

Ya hemos terminado de configurar las notificaciones de formularios con varias direcciones de correo electrónico. Pero, ¿y si tienes problemas de entregabilidad del correo electrónico? En ese caso, ¡nadie podrá recibir tus notificaciones!

En el siguiente paso, le mostraremos cómo solucionar los problemas de correo electrónico que pueda tener en su sitio de WordPress.

Configurar SMTP para garantizar la entrega de notificaciones

Los correos electrónicos de WordPress a menudo no se envían si se utiliza la función de correo predeterminada de PHP para los correos salientes.

Así que puede tener las notificaciones de formularios más perfectamente personalizadas, pero no le servirán de nada si no se envían.

Afortunadamente, puede solucionar la mayoría de los problemas con WordPress no enviar correo electrónico utilizando WP Mail SMTP.

Adelante, instala WP Mail SMTP en tu sitio y conéctalo con tu proveedor de correo. Nuestro asistente de configuración hace que sea increíblemente fácil conectar tus correos de WordPress con un proveedor de servicios de correo.

Una vez que haya configurado WP Mail SMTP en su sitio, las notificaciones de formularios que creamos anteriormente deberían comenzar a enviarse sin problemas.

También te recomendamos que eches un vistazo a esta guía sobre cómo configurar los correos electrónicos para los autores cuando se publican sus entradas. Esto puede ser muy útil si tienes un blog con varios autores.

Y ya está. Ahora puede hacer un formulario de contacto de WordPress con múltiples direcciones de correo electrónico en una variedad de escenarios diferentes. Utilice esta capacidad de WPForms a su ventaja para obtener el máximo provecho de las notificaciones de formulario.

A continuación, Stop Contact Form Spam

WPForms tiene un avanzado sistema de prevención de formularios de contacto. Ver nuestro post sobre cómo detener el spam de formulario de contacto para aprender cómo se puede utilizar WPForms para luchar contra las entradas de spam.

Además, no olvides consultar nuestra guía detallada sobre las mejores prácticas para restablecer contraseñas por correo electrónico.

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