As devoluções de correio eletrónico podem parecer um mistério quando se está a gerir uma campanha, especialmente quando tudo o resto parece estar a correr bem.
Já lidei com a minha quota-parte de notificações de rejeição, e não só são frustrantes, como também podem prejudicar seriamente o desempenho do seu correio eletrónico.
Neste artigo, vou rever tudo o que aprendi sobre devoluções de correio eletrónico, incluindo o que as causa, porque são importantes e que medidas práticas pode tomar para as corrigir.
O que são devoluções de correio eletrónico?
As devoluções de correio eletrónico ocorrem quando a sua mensagem não chega à caixa de entrada do destinatário. É como enviar uma encomenda para um endereço incorreto, que depois volta para si.
Isto pode acontecer por várias razões, como problemas com o endereço de correio eletrónico do destinatário ou com o servidor de correio eletrónico. No entanto, se as devoluções continuarem a acontecer, podem diminuir a reputação do remetente.
Existem dois tipos principais de devoluções de correio eletrónico: suaves e difíceis. Uma devolução suave é temporária, como quando a caixa de entrada de alguém está cheia ou o servidor de correio eletrónico está em baixo. Por outro lado, um hard bounce é permanente.
Se estiver a enfrentar problemas com devoluções de correio eletrónico e portas SMTP e estiver à procura de uma forma de monitorizar o desempenho do seu correio eletrónico, garantindo a máxima capacidade de entrega, poderá querer considerar a utilização do WP Mail SMTP.
Utilizei os registos de correio eletrónico do WP Mail SMTP para identificar mensagens de correio eletrónico que falharam e devoluções repetidas, para poder decidir se continuava a tentar ou se removia o endereço da minha lista.
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Tipos de devoluções de correio eletrónico
Compreender por que razão os e-mails são devolvidos ajuda-o a manter a sua lista saudável, a proteger a reputação do remetente e a garantir que os seus e-mails chegam efetivamente às pessoas a quem se destinam.
Saltos difíceis
Os hard bounces ocorrem quando existe um problema permanente que impede a entrega do correio eletrónico. Pense nisso como se estivesse a tentar enviar uma carta para um endereço inexistente.
Algumas causas comuns de devoluções difíceis incluem endereços de correio eletrónico inválidos, domínios mal escritos ou contas de correio eletrónico que foram encerradas.
Por exemplo, se escrever por engano "[email protected]" em vez de "[email protected]", o seu e-mail será devolvido porque o domínio não existe.
Ao longo do tempo, apercebi-me de que deixar os hard bounces sem resposta pode prejudicar a reputação do remetente, tornando mais difícil que os e-mails legítimos cheguem às caixas de entrada.
A melhor abordagem é remover esses endereços da sua lista assim que forem sinalizados para evitar falhas repetidas.
Saltos suaves
Os soft bounces, por outro lado, são temporários. Ocorrem quando há um problema momentâneo com a conta de correio eletrónico ou o servidor do destinatário.
Por exemplo, a caixa de entrada pode estar cheia, o servidor pode estar em baixo ou o seu correio eletrónico pode ser demasiado grande para ser processado. Os soft bounces resolvem-se frequentemente por si próprios, ao contrário dos hard bounces, mas vale a pena monitorizá-los.
Já me deparei com casos em que as mensagens de correio eletrónico foram rejeitadas temporariamente, mas enviá-las novamente mais tarde funcionou perfeitamente. Manter-se atento às devoluções temporárias ajuda-o a identificar padrões e a evitar problemas de entrega desnecessários.
Se uma mensagem de correio eletrónico continuar a ser rejeitada pelo mesmo motivo em várias tentativas, poderá ser altura de analisar mais profundamente ou considerar a remoção do endereço.
Como são identificadas as devoluções de correio eletrónico
Quando uma mensagem de correio eletrónico é rejeitada, não desaparece simplesmente no vazio. O servidor de correio eletrónico do destinatário desempenha um papel importante na identificação do problema e na notificação do mesmo.
Sempre que o seu correio eletrónico não é entregue, o servidor envia uma mensagem de devolução com detalhes sobre o que correu mal. Estas mensagens incluem frequentemente códigos de erro que explicam o problema. Estas mensagens incluem frequentemente códigos de erro que explicam o problema.
Por exemplo, se o problema for temporário, como uma caixa de entrada cheia, poderá ver um código como 4xx, o que significa que se trata de um soft bounce. Se o problema for permanente, como um endereço de correio eletrónico inválido, o código de erro será normalmente 5xx, o que significa que se trata de um hard bounce.
Estes códigos de erro são como um roteiro, ajudando-o a descobrir o que correu mal e como o corrigir. Aqui está uma tabela de códigos de erro de devolução de correio eletrónico comuns, categorizados por tipo e com descrições:
| Código de erro | Tipo | Descrição |
| 4xx | Salto suave | Problema temporário que impede a entrega, como uma caixa de entrada cheia ou uma falha temporária do servidor. |
| 5xx | Salto forte | Problema permanente que impede a entrega, como um endereço de correio eletrónico ou domínio inválido. |
| 421 | Salto suave | Serviço não disponível; normalmente indica um problema temporário com o servidor do destinatário. |
| 450 | Salto suave | Caixa de correio indisponível; frequentemente causada por um servidor ocupado ou sobrecarregado. |
| 451 | Salto suave | Erro temporário do servidor; a mensagem não pôde ser processada nesse momento. |
| 452 | Salto suave | Armazenamento insuficiente do sistema; o servidor do destinatário ficou sem espaço de armazenamento. |
| 550 | Salto forte | A caixa de correio do utilizador não está disponível; normalmente devido a um endereço de correio eletrónico inválido ou a uma conta desactivada. |
| 551 | Salto forte | O destinatário não é local; o servidor de correio eletrónico não reconhece o domínio do destinatário. |
| 552 | Salto forte | Alocação de armazenamento excedida; a mensagem de correio eletrónico excede a capacidade da caixa de entrada do destinatário. |
| 553 | Salto forte | Endereço de correio eletrónico inválido; frequentemente causado por erros de digitação ou formatação incorrecta. |
| 554 | Salto forte | A transação falhou; normalmente significa que a mensagem foi rejeitada pelo servidor por razões de segurança. |
Porque é que as devoluções de correio eletrónico acontecem?
Compreender porque é que as devoluções de correio eletrónico acontecem tem sido crucial para mim na gestão eficaz das minhas campanhas. Deixe-me explicar as razões mais comuns para que possa detetar potenciais problemas e resolvê-los rapidamente.
Razões mais comuns para os saltos difíceis
Os hard bounces são problemas permanentes que impossibilitam que o seu e-mail chegue ao destinatário. Aqui estão as causas mais comuns com que já lidei:
- Endereços de correio eletrónico inválidos: Isto acontece frequentemente quando alguém introduz um e-mail falso durante o registo ou quando um endereço está desatualizado.
- Domínios com erros de digitação: Um pequeno erro de digitação, como "@gamil.com" em vez de "@gmail.com", pode levar a uma rejeição imediata.
- Contas fechadas ou inactivas: Alguns endereços de e-mail são desactivados ao longo do tempo, especialmente se pertencerem a utilizadores que já não acedem aos mesmos.
- Domínios inexistentes: Se o domínio não existir de todo, o servidor de correio eletrónico não pode processar a sua mensagem.
- Endereço do remetente bloqueado: Por vezes, o servidor do destinatário pode bloquear totalmente o seu endereço de correio eletrónico devido a interações ou filtros anteriores.
- Configuração incorrecta do servidor de correio eletrónico: Ocasionalmente, um problema técnico do seu lado, como um endereço de remetente mal configurado, pode resultar em devoluções difíceis.
Razões comuns para os saltos suaves
Os soft bounces são normalmente temporários e podem resolver-se por si próprios, mas ignorá-los pode prejudicar as suas campanhas. Aqui estão os motivos mais comuns:
- Caixa de entrada do destinatário cheia: Quando a caixa de entrada de um destinatário atinge o seu limite de armazenamento, o seu e-mail é rejeitado temporariamente.
- Falhas temporárias no servidor: Se o servidor de correio eletrónico do destinatário ou do remetente estiver em baixo no momento do envio, a mensagem será devolvida.
- Tamanho do email que excede os limites: Anexos grandes ou designs de correio eletrónico demasiado complexos podem, por vezes, exceder o tamanho permitido pelo servidor do destinatário.
- Limitação de taxa no servidor de destino: Alguns servidores têm restrições quanto ao número de mensagens de correio eletrónico que podem receber num curto período de tempo.
- Conteúdo semelhante a spam: Mesmo os e-mails legítimos podem acionar os filtros de spam, fazendo com que sejam rejeitados temporariamente.
- Problemas de autenticação: Se a autenticação do seu domínio(SPF, DKIM ou DMARC) não for aprovada, o seu correio eletrónico pode ser rejeitado.
Factores externos que levam a devoluções de e-mails
Por vezes, as devoluções não são causadas pela configuração do destinatário ou pela sua lista, mas sim por factores externos. Eis alguns dos casos com que já lidei:
- Endereços IP na lista negra: Se o seu IP de envio estiver assinalado em listas negras de correio eletrónico, os servidores podem rejeitar todas as mensagens de correio eletrónico provenientes desse IP.
- Má reputação do remetente: Uma baixa pontuação do remetente, muitas vezes causada por queixas frequentes de spam ou elevadas taxas de devolução, pode fazer com que os servidores suspeitem dos seus e-mails.
- Filtros de spam hiperactivos: Mesmo os e-mails bem concebidos podem ser assinalados como spam por filtros demasiado rigorosos, especialmente se contiverem determinadas palavras-chave ou problemas de formatação.
- Problemas de alojamento partilhado: Se estiver num alojamento partilhado, outro utilizador no mesmo servidor pode estar a causar problemas de reputação que afectam as suas campanhas.
- Políticas de segurança do destinatário: Algumas organizações utilizam definições de segurança rigorosas que rejeitam mensagens de correio eletrónico de remetentes desconhecidos ou não verificados.
Como corrigir as devoluções de correio eletrónico
Uma rejeição pode parecer um pequeno problema à primeira vista, mas se acontecer frequentemente, pode prejudicar a sua capacidade de entrega e reputação. Veja como eu resolvi o problema passo a passo.
Limpar e verificar a sua lista de correio eletrónico
Um hábito que fez uma grande diferença para mim é analisar regularmente a minha lista de e-mails para remover endereços inválidos e inactivos (isto é incrivelmente útil quando se enviam e-mails para fins de marketing).
Com o tempo, as pessoas deixam de utilizar determinadas contas de correio eletrónico ou podem anular a subscrição sem o notificar. Estes endereços desactualizados podem dar origem a hard bounces, que prejudicam a sua reputação.
O que faço é verificar se existem padrões, como e-mails que não abrem uma única mensagem há seis meses ou mais. A remoção destes endereços mantém a lista actualizada e ajuda-me a concentrar-me nos utilizadores activos que querem realmente receber notícias minhas
Também pode utilizar ferramentas de verificação de correio eletrónico para verificar se um endereço de correio eletrónico é válido antes de premir "enviar". Estas ferramentas identificam erros de digitação, contas falsas e até endereços que estão temporariamente indisponíveis.
Por exemplo, serviços como o Hunter.io facilitaram o carregamento da minha lista e a sua limpeza em poucos minutos. Agora, antes de qualquer grande campanha, certifico-me de que a minha lista passa por esta verificação extra.
Dica de bónus: Se estiver a utilizar um plug-in de formulário de contacto como o WPForms para recolher endereços de e-mail para o seu boletim informativo, pode ativar a confirmação de e-mail para evitar rejeições causadas por utilizadores que digitam o seu e-mail incorretamente nos formulários.
Melhorar a reputação do remetente
Se há uma coisa que aprendi sobre o marketing por correio eletrónico, é que a reputação do remetente pode ser decisiva para as suas campanhas.
Com o double opt-in, os subscritores confirmam o seu endereço de correio eletrónico clicando numa hiperligação numa mensagem de correio eletrónico de confirmação. Este passo extra garante que apenas as pessoas que realmente querem os meus e-mails são adicionadas à minha lista.
Pode parecer um obstáculo extra, mas reduz drasticamente as hipóteses de endereços inválidos ou falsos entrarem na sua lista. Outra coisa em que me concentro é em ser transparente com os meus subscritores.
Certifico-me de que sabem que tipo de conteúdo podem esperar e com que frequência o vão receber. Isto cria confiança e mantém os níveis de envolvimento elevados, o que os fornecedores de correio eletrónico consideram um bom sinal.
Além disso, não se esqueça de que frases de spam como "Aja agora!" ou "100% grátis" podem acionar filtros. Mesmo que o seu correio eletrónico não seja assinalado como spam, estas frases levantam suspeitas.
Mantenho sempre as minhas linhas de assunto claras, concisas e alinhadas com o que está dentro do e-mail. Para o corpo do e-mail, concentro-me em fornecer valor. Por exemplo, dê uma olhada no exemplo de e-mail de carrinho abandonado abaixo:
A mensagem de correio eletrónico destaca-se imediatamente pelo seu humor e abordagem informal. Parece que vem de uma pessoa real e não dá a sensação de ser spam.
Otimizar a entrega de correio eletrónico
Uma das primeiras coisas que verifico sempre é o tamanho das minhas mensagens de correio eletrónico. Os e-mails com anexos grandes ou conteúdos demasiado pesados podem ser rejeitados pelos servidores dos destinatários.
Para o evitar, mantenho as minhas mensagens de correio eletrónico leves, minimizando o tamanho das imagens, evitando anexos desnecessários e optando por esquemas simples.
Outro fator-chave é manter-se dentro dos limites de envio do servidor do destinatário. O envio de demasiadas mensagens de correio eletrónico de uma só vez pode levantar suspeitas, especialmente no caso de campanhas maiores.
Se estiver a aquecer um novo IP, as ferramentas do WP Mail SMTP para aquecimento de IP são uma óptima opção. Ao ativar a funcionalidade Otimizar o envio de e-mails, os seus e-mails são colocados em fila de espera para entrega assíncrona.
O WP Mail SMTP Pro também oferece um recurso chamado Limite de taxa de e-mail para evitar exceder os limites do seu servidor de e-mail.
Quando o limite é atingido, os novos e-mails ficam em fila de espera para serem enviados mais tarde. Esta abordagem inteligente ajuda-o a gerir eficazmente o tráfego de correio eletrónico e a evitar custos adicionais para planos mais elevados.
Monitorizar as taxas de rejeição
A monitorização das taxas de rejeição não só me ajuda a detetar problemas precocemente, como também me dá uma ideia mais clara do que pode precisar de ser ajustado nas minhas campanhas de correio eletrónico.
Se o vejo a subir, é um sinal de que algo precisa de ser corrigido, quer seja a minha lista de e-mails, conteúdo ou práticas de envio. O WP Mail SMTP torna isso muito mais fácil com seu painel de relatórios de e-mail.
O painel de controlo mostra uma análise detalhada dos e-mails enviados, dos que falharam e muito mais. Gosto do facto de ser tão simples detetar problemas sem ter de vasculhar um labirinto de dados.
Mas, se for necessário, tenho sempre a opção de aceder a registos detalhados. Isto permite o acompanhamento de todos os e-mails enviados a partir do seusite, facilitando a deteção de falhas e a resolução de problemas.
Também recomendo a utilização de ferramentas como o Google Postmaster e o Microsoft SNDS para obter informações sobre a forma como os fornecedores de correio eletrónico vêem o seu domínio ou endereço IP.
É como obter feedback do outro lado, ajudando-o a ver se existem problemas de reputação em que poderia não ter reparado.
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Perguntas e Respostas - Porque é que os e-mails devolvidos acontecem?
As devoluções de correio eletrónico são um tópico de interesse popular entre os nossos leitores. Aqui estão as respostas a algumas perguntas comuns sobre o assunto:
O que significa "estado de devolução"?
Um "estado rejeitado" significa que uma mensagem de correio eletrónico não pôde ser entregue na caixa de entrada do destinatário. Isto acontece quando existe um problema como um endereço inválido, uma caixa de entrada cheia ou um erro temporário do servidor.
Devo eliminar os e-mails devolvidos?
Sim, especialmente se forem hard bounces. Manter endereços inválidos na sua lista pode prejudicar a reputação do remetente. Os soft bounces devem ser monitorizados; se persistirem, considere a possibilidade de os remover.
Qual é uma taxa de rejeição aceitável para o marketing por correio eletrónico?
Uma taxa de rejeição aceitável é, normalmente, inferior a 2%. Se a sua taxa for superior, isso pode indicar problemas com a sua lista de correio eletrónico ou com as práticas de envio.
Um número excessivo de devoluções fará com que os meus e-mails sejam marcados como spam?
Sim, demasiadas devoluções podem prejudicar a reputação do remetente. Isto pode fazer com que os fornecedores de correio eletrónico assinalem os seus e-mails como spam ou os bloqueiem completamente.
Porque é que as minhas mensagens de correio eletrónico estão a ser devolvidas como não entregues?
Os e-mails são devolvidos como não entregues quando o endereço do destinatário é inválido, a sua caixa de entrada está cheia, o servidor de e-mail está em baixo ou o conteúdo do e-mail acciona os filtros de spam.
A seguir, saiba como escolher o fornecedor de SMTP certo para o seu site
Quando comecei a utilizar o WordPress, aprendi rapidamente que a sua forma integrada de lidar com os e-mails nem sempre era fiável. Por isso, neste guia, vou partilhar dicas sobre o que procurar ao selecionar um fornecedor de SMTP e comparar algumas das melhores opções disponíveis.
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