Wie man E-Mails aus dem Kontaktformular in der WordPress-Datenbank speichert

Hast du dich jemals gefragt, wie du E-Mails aus deinen WordPress-Kontaktformularen in der Datenbank deiner Website speichern kannst?

Wenn du WordPress verwendest, müssen die in ein Kontaktformular eingegebenen Informationen nicht verloren gehen, wenn du auf die Schaltfläche "Absenden" drückst. Wenn du diese Daten speicherst, hast du einen historischen Datensatz der Kommunikation, auf den du jederzeit zugreifen kannst.

Speichern von Kontaktformulare-Mails in WordPress

Dieses Tutorial zeigt dir, wie du deine Formular- und E-Mail-Verwaltung verbessern kannst, indem du WP Mail SMTP für die E-Mail-Protokollierung und die Premium-Version von WPForms für die Speicherung von Einträgen verwendest.

Warum sollte man Kontaktformulare in der WordPress-Datenbank speichern?

E-Mails, die du über ein Kontaktformular verschickst, sollten in deiner WordPress-Datenbank gespeichert werden, damit du leicht darauf zugreifen kannst. Die Bedeutung dieser Strategie wird durch einige wichtige Gründe unterstrichen, wie z. B:

• Datensicherheit - Du kannst den Verlust wichtiger Informationen vermeiden, indem du deine E-Mails in der WordPress-Datenbank speicherst. E-Mails, die du über das Kontaktformular versendest, werden gespeichert, falls sie auf dem Transportweg verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden.
• Geschäftskontinuität - E-Mails mit Kontaktformularen enthalten oft wichtige Kundenanfragen oder Kundenfeedback; diese in einer Datenbank aufzubewahren, hilft, den Geschäftsbetrieb reibungslos aufrechtzuerhalten. Im Falle von Unterbrechungen des E-Mail-Dienstes ist dieses Datenarchiv von unschätzbarem Wert.
• E-Mail-Analyse - In den gespeicherten E-Mails in deiner WordPress-Datenbank findest du vielleicht eine Fundgrube an Informationen über die Kommunikationsgewohnheiten deiner Kunden. Anhand der Antworten und Fragen deiner Kunden kannst du deine Geschäftstaktik entsprechend anpassen.
• Kommunikationsmanagement - Das Führen eines Protokolls über die E-Mails des Kontaktformulars ermöglicht ein besser organisiertes Kommunikationsmanagement, da es das Verfolgen, Suchen und Sortieren erleichtert. Bei der Bewältigung einer großen Menge an Post ist dies von unschätzbarem Wert.
• Erneutes Versenden von fehlgeschlagenen E-Mails - Mit der in WP Mail SMTP integrierten Funktion zum erneuten Versenden von E-Mails, die als nicht zugestellt zurückgegeben wurden, kannst du diese mühelos erneut versenden. So kannst du deinen Kundenservice verbessern, indem du sicherstellst, dass wichtige Mitteilungen nicht auf dem Transportweg verloren gehen.

Kontaktformulare können in der WordPress-Datenbank gespeichert werden, aber das ist nur der Anfang ihrer Nützlichkeit. Der nächste Schritt besteht darin zu verstehen, wie man sie effektiv einsetzt.

Wie man E-Mails aus dem Kontaktformular in der WordPress-Datenbank speichert

Es gibt 2 einfache Möglichkeiten, die E-Mails aus Kontaktformularen in deiner WordPress-Datenbank zu speichern: mit einem Plugin zur E-Mail-Protokollierung oder mit deinem Formularerstellungs-Plugin.

Hier erfährst du, wie du beide Methoden nutzen kannst, um den Überblick über alle deine Kontaktformular-E-Mails zu behalten.

Methode 1: Speichern von Kontaktformulare-Mails in E-Mail-Protokollen mit WP Mail SMTP

Du brauchst die WP Mail SMTP Pro Lizenz oder höher, um die vollständige E-Mail-Protokollierung auf deiner WordPress-Website zu aktivieren. Folge den folgenden Schritten, um loszulegen.

1. Installieren und Aktivieren von WP Mail SMTP

Um deine WordPress-E-Mails zu protokollieren, werden wir das Plugin WP Mail SMTP installieren. Mehr als 3 Millionen WordPress-Nutzer vertrauen auf WP Mail SMTP, um die Zustellung und Nachverfolgung von E-Mails zu verbessern.

Du kannst die .zip-Datei für die Installation des WordPress-Plugins von deinem WP Mail SMTP-Konto herunterladen. Sie ist auf der Registerkarte " Downloads" verfügbar.

Als Nächstes loggst du dich in WordPress ein und lädst die .zip-Datei auf der Plugins-Seite hoch. Wenn du Hilfe brauchst, schau dir an , wie du ein Plugin in WordPress installierst.

Der WP Mail SMTP-Einrichtungsassistent wird gestartet, sobald das Plugin auf deiner WordPress-Seite aktiviert ist.

2. Wähle deinen E-Mail-Anbieter

Wir können nun den Einrichtungsassistenten verwenden, um deinen bevorzugten SMTP-Dienst zu konfigurieren. Klicke auf die Schaltfläche Let's Get Started, um zu beginnen.

WP Mail SMTP funktioniert mit verschiedenen kostenpflichtigen und kostenlosen E-Mail-Anbietern. Um einen Mailer auszuwählen, klicke auf dem folgenden Bildschirm auf seinen Namen.

Wenn du dich für einen Mail-Anbieter entschieden hast, kannst du mit der Einrichtung fortfahren, indem du dir unsere Dokumentation in der Tabelle unten ansiehst.

Mailer in allen Versionen verfügbar	Mailer in WP Mail SMTP Pro
SendLayer	Amazon SES
SMTP.de	Microsoft 365 / Outlook.com
Brevo	Zoho Mail
Google Workspace / Gmail
Mailgun
Poststempel
SendGrid
SparkPost
Andere SMTP

Wenn eine E-Mail gesendet wird, vermerken die meisten Logging-Plugins, dass sie entweder gesendet oder fehlgeschlagen ist. Sie können dir aber keine Informationen darüber geben, was danach passiert ist.

Wenn du WP Mail SMTP für die Protokollierung von WordPress-E-Mails verwendest, hast du mehr Einblick in den Zustellungsstatus deiner Nachrichten.

Mit WP Mail SMTP kannst du zwei zusätzliche Statusberichte freischalten: Unbestätigt (wartend) und Bestätigt (zugestellt), die dich über folgende Dinge informieren:

• Gesendet - Dies zeigt an, dass WordPress die E-Mail erfolgreich erstellt und gesendet hat.
• Fehlgeschlagen - Wenn eine E-Mail den Status "fehlgeschlagen" hat, wurde sie nie gesendet. Dies kann vorkommen, wenn dein SMTP-Server ausgefallen ist oder wenn es ein Problem mit der Einrichtung deines Servers gibt.
• Bestätigt - Wenn eine E-Mail bestätigt wird, bedeutet das, dass sie erfolgreich gesendet und in den Posteingang des Empfängers zugestellt wurde.
• Unbestätigt - Unbestätigt bedeutet, dass die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde, WP Mail SMTP aber noch auf den Status wartet.

Unbestätigte und bestätigte E-Mail-Dienste werden von den folgenden E-Mail-Anbietern unterstützt. Hier ist eine Tabelle mit den einzelnen Status und den E-Mail-Anbietern, die sie unterstützen:

E-Mail-Service	Gescheitert	Gesendet	Wartet / Unbestätigt	Geliefert / Bestätigt
SendLayer	✓	✓	✓	✓
SMTP.de	✓	✓	✓	✓
Brevo (ehemals Sendinblue)	✓	✓	✓	✓
Amazon SES	✓	✓
Google Workspace / Gmail	✓	✓
Mailgun	✓	✓	✓	✓
Microsoft 365 / Outlook.com	✓	✓
Poststempel	✓	✓	✓	✓
SendGrid	✓	✓
SparkPost	✓	✓	✓	✓
Zoho Mail	✓	✓
Andere SMTP	✓	✓

Wir empfehlen, WP Mail SMTP mit einem Transaktionsmailer wie SendLayer, Brevo, SMTP.com, Mailgun, Postmark oder SparkPost zu verwenden, um eine optimale E-Mail-Verfolgung zu gewährleisten.

3. Verwenden Sie den Einrichtungsassistenten, um alle E-Mail-Inhalte zu protokollieren

In Schritt 2 des Einrichtungsassistenten hast du die Möglichkeit, den Mailer deiner Wahl auszuwählen und seine Einstellungen zu konfigurieren.

In Schritt 3 kannst du die E-Mail-Funktionen aktivieren. Deine 4 Optionen sind Verbesserte E-Mail-Zustellbarkeit, E-Mail-Fehlerverfolgung, Detaillierte E-Mail-Protokolle und Sofortige E-Mail-Warnungen.

Klicke auf Detaillierte E-Mail-Protokolle, um sie zu aktivieren und automatisch Optionen für vollständige E-Mail-Berichte und wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung hinzuzufügen (optional).

Um möglichst genaue Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir dir, auch den Inhalt aller von dir versendeten E-Mails zu protokollieren.

Auf dem nächsten Bildschirm kannst du dies tun. Du musst die Option aktivieren: Den Inhalt für alle gesendeten E-Mails speichern.

Du musst dies tun, wenn du eine deiner E-Mails erneut versenden oder die von deinem Kontaktformular-Plugin generierten E-Mails, wie z. B. die Anmeldebenachrichtigungen, speichern möchtest.

Beachte aber, dass dabei alle E-Mail-Inhalte gespeichert werden müssen. Dazu können Daten, Passwörter und persönliche Informationen gehören.

Auf diesem Bildschirm kannst du auch wählen, ob du E-Mail-Anhänge in deinem WordPress-Uploads-Ordner speichern willst, ob du verfolgen willst, wann eine E-Mail geöffnet wird, und ob du verfolgen willst, wann ein Link in einer E-Mail angeklickt wird, indem du die entsprechenden Optionen aktivierst.

Nachdem du diesen Schritt abgeschlossen hast, führt der Einrichtungsassistent einen Test deiner Verbindung durch und informiert dich, wenn es Probleme gibt. Wenn alles reibungslos verläuft, erhältst du die unten stehende Erfolgsmeldung.

Während die meisten Einstellungen mit dem Einrichtungsassistenten vorgenommen werden können, musst du zum Ändern der Webhook- und Log-Aufbewahrungseinstellungen zu WP Mail SMTP " Einstellungen " E-Mail Log navigieren .

Jede E-Mail, die mit dem wp_mail() Funktion wird nun protokolliert, da du gerade die Konfiguration der E-Mail-Protokolle für WordPress abgeschlossen hast.

4. WordPress E-Mail-Protokolle anzeigen

Lass uns jetzt die E-Mail-Protokolle überprüfen. Um das E-Mail-Protokoll für WordPress einzusehen, gehe in deinem Dashboard auf WP Mail SMTP " E-Mail-Protokoll.

Vielleicht hast du noch nicht viele Logs zur Verfügung, weil deine Installation neu ist. Wir werden dir zeigen, wie es aussehen wird, wenn einige Zeit vergangen ist.

Beginnen wir damit, das Protokoll nach dem Datum zu sortieren. In diesem Beispiel suchen wir nach allen E-Mails, die am 20. April nicht zugestellt werden konnten.

Du kannst die Logdateien für ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich schnell und einfach einsehen, indem du die Datumsauswahl oben im WP Mail SMTP-E-Mail-Protokoll benutzt.

In der folgenden Abbildung kannst du sehen, wie wir es einsetzen. Wir versuchen, Nachrichten zu finden, die zwischen dem 14. und 21. April in unserem WordPress-Blog gepostet wurden.

Wir wissen, dass die ersten drei E-Mails erfolgreich zugestellt wurden, weil unser Transaktionsmailer sie mit einem grünen Kreis und einem Häkchen als zugestellt anzeigt.

Ein roter Punkt neben einer E-Mail zeigt an, dass sie fehlgeschlagen ist. Die Schaltflächen Protokoll anzeigen und Löschen erscheinen, wenn wir den Mauszeiger über diese Zeile bewegen.

Sieh dir das E-Mail-Protokoll an, indem du auf die Schaltfläche Log anzeigen klickst. Jede einzelne Protokollseite ermöglicht es uns,:

• Drucke das E-Mail-Protokoll aus, oder speichere es als PDF
• Exportiere dieses Protokoll als CSV-, EML- oder Excel-Datei.

Das E-Mail-Protokoll verrät dir auch, welches Plugin die E-Mail erzeugt hat.

Du kannst die Empfängeradresse ändern und die E-Mail erneut senden, indem du " Erneut senden" wählst. So kannst du E-Mails zur Aktivierung neuer Benutzer und zum Zurücksetzen von Passwörtern erneut versenden.

Die vollständigen Kopfzeilen des Protokolls können über das Dropdown-Menü " Technische Details" am unteren Rand des Fensters angezeigt werden, um eine detailliertere Fehlersuche zu ermöglichen.

Der betreffende Empfänger hat das Gmail-Limit für die Anzahl der Nachrichten erreicht, die er auf einmal empfangen kann. Auf diese Weise wissen wir, dass es kein Problem mit unserem E-Mail-Dienst oder unserer Konfiguration war.

Die Protokolle können entweder im normalen oder im kompakten Format direkt von der Detailseite der Protokolldatei aus gedruckt werden. Wenn du Papier sparen oder die Größe der PDF-Datei verringern willst, aber eine umfangreiche Protokolldatei hast, ist die Kompaktansicht eine gute Option.

Kehren wir zum Hauptprotokoll-Panel zurück und sehen uns die alternativen Möglichkeiten an, mit denen wir die E-Mail-Protokolle von WordPress kontrollieren können.

Die E-Mail-Protokolle können mithilfe der Suchleiste gefiltert werden. Die Liste kann durch weitere Suchparameter weiter eingegrenzt werden, bis das gewünschte Ergebnis gefunden ist.

Wir haben bereits Datumsfilter angewendet. Als Nächstes sehen wir uns den Betreff und die Kopfzeilen an, um zu prüfen, ob in dieser Woche fehlgeschlagene Anmeldedaten gesendet wurden.

Diese Such- und Filterfunktionen machen es einfach, jede E-Mail zu finden und zu erfahren, ob sie gesendet und zugestellt wurde oder nicht.

Mit dem WP Mail SMTP Plugin kannst du sogar deine E-Mail-Berichte einsehen, um Details über deine Öffnungs- und Klickraten zu erfahren.

Um darauf zuzugreifen, navigiere zum Menü WP Mail SMTP " E-Mail-Berichte. Du kannst nun im WordPress-Dashboard überprüfen, wie es um die Zustellbarkeit deiner E-Mails bestellt ist.

Das macht WP Mail SMTP zu einem wertvollen Tool, mit dem du die Nutzerinnen und Nutzer im Auge behalten kannst, um ihr Engagement für E-Mails zu messen.

Da du dich vielleicht nicht jeden Tag in WordPress einloggen möchtest, um sicherzustellen, dass deine Benutzeraktivierungs-E-Mails verschickt werden, bietet WP Mail SMTP auch dafür eine Lösung.

WP Mail SMTP verschickt jeden Montag eine wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung, damit du den Erfolg deiner E-Mail-Kampagnen im Auge behalten kannst, ohne auf WordPress zuzugreifen.

Du kannst auch sofortige E-Mail-Benachrichtigungen verwenden, die dich sofort informieren, wenn deine Website eine E-Mail nicht versendet, damit du das Problem beheben kannst.

5. E-Mail-Öffnungen und -Klicks verfolgen

Jetzt, wo du weißt, dass deine E-Mails ihre Empfänger erreichen, solltest du überprüfen, ob sie auch geöffnet und gelesen werden.

WP Mail SMTP Pro hilft dir nicht nur dabei, den Überblick über deine WordPress-E-Mails zu behalten, sondern erfasst auch, wie oft deine HTML-E-Mails geöffnet und angeklickt werden.

Wenn du Online-Kurse verkaufst oder Newsletter über WordPress verschickst, wirst du die E-Mail-Verfolgungsfunktion als äußerst hilfreich empfinden.

Das ist ganz leicht zu machen! Gehe einfach zu WP Mail SMTP " Einstellungen. Um auf deine WordPress-E-Mail-Protokolleinstellungen zuzugreifen, wähle im Menü die Option E-Mail-Protokoll.

Als Nächstes scrollst du nach unten und aktivierst diese beiden Optionen:

• Verfolgung geöffneter E-Mails
• Click Link Tracking

Die Öffnungs- und Klickdaten werden jetzt neben jedem einzelnen E-Mail-Protokoll angezeigt, damit du sie leichter einsehen kannst.

Wenn du WP Mail SMTP Pro Kunde bist, kannst du in deinem E-Mail-Bericht auch die kompletten Öffnungs- und Klickraten einsehen.

Und das war's! Jetzt weißt du, wie du deine Kontaktformular-E-Mails protokollieren kannst.

Aber was ist mit der Erfassung und Speicherung von Kontaktformulardaten in WordPress? Vielleicht möchtest du WPForms mit WP Mail SMTP verwenden.

In dieser Kombination kümmert sich WP Mail SMTP darum, dass deine E-Mails ordnungsgemäß protokolliert und versendet werden und bietet sogar die Möglichkeit, fehlgeschlagene E-Mails erneut zu versenden.

Das Formularerstellungs-Plugin WPForms hingegen zeichnet sich durch die Erfassung und Speicherung von Formulardaten direkt in deinem WordPress-Backend aus.

Dies optimiert die Speicherung von Kontaktformular-E-Mails in WordPress und schafft ein abgerundetes und zuverlässiges System für die Kommunikation in deinem Unternehmen.

Methode 2: Kontaktformulareinträge in WPForms speichern

Mit WPForms kannst du Formulareinträge in deiner WordPress-Datenbank speichern. So kannst du auch E-Mail-Benachrichtigungen von deinem Admin-Dashboard aus verschicken.

Du brauchst eine kostenpflichtige WPForms-Lizenz, um auf deine Formulareinträge zuzugreifen und Benachrichtigungen zu verschicken.

1. WPForms verwenden, um Daten von Formulareinträgen zu speichern

Das Speichern und Abrufen von Formulardaten in der WordPress-Datenbank ist mit der Premium-Version von WPForms äußerst benutzerfreundlich.

Sobald du das Formular-Plugin installiert und aktiviert hast, kannst du ein einfaches Kontaktformular erstellen und die Eintragsspeicherfunktion von WPForms nutzen.

Während du im Drag-and-Drop-WPForms-Builder für dein Kontaktformular arbeitest, wechselst du im Kontaktformular-Plugin zum Menü Einstellungen " Allgemein.

Vergewissere dich, dass das Kästchen mit der Aufschrift Disable entry storing information in WordPress im Abschnitt Advanced des Menüs deaktiviert ist.

Nachdem du dein Formular veröffentlicht hast, teste es, indem du es selbst fertigstellst und abschickst. Dadurch wird das Formular in deinem WordPress-Dashboard abgeschickt und du kannst es dir ansehen.

Um deinen Testeintrag und andere Formulareingaben zu sehen, navigiere zu WPForms " Einträge und wähle das von dir erstellte Kontaktformular aus.

Wenn du nach unten scrollst, kannst du deine Einträge als gelesen markieren, sie zu deinen Favoriten hinzufügen und sogar die löschen, die du nicht behalten möchtest.

Du kannst die Einträge im Kontaktformular auch schnell durchsuchen und Filter hinzufügen. Um einen bestimmten Eintrag zu finden, kannst du sogar eine umfassende Suche nach einem beliebigen Formularfeld oder bestimmten Bedingungen durchführen.

Um einen bestimmten Formulareintrag anzuzeigen, klicke in der Spalte " Aktionen" auf " Anzeigen". Von hier aus kannst du auch Benachrichtigungen erneut senden.

Denke daran, dass du ein E-Mail-Protokollierungs-Plugin wie WP Mail SMTP brauchst, um den gesamten Inhalt aller E-Mails zu sehen, die von deinem Kontaktformular-Plugin gesendet werden.

Wenn du Zahlungen über deine Formulare einziehst, kannst du die Details über WPForms " Zahlungen aufrufen, um eine visuelle Darstellung zu erhalten.

Im Abschnitt " Zahlungen" findest du neben den Verkäufen und Abonnements auch Informationen zu den Coupons, die du auf deinen Formularen verwendet hast.

2. Zugriff auf Formulardaten in der WordPress-Datenbank

Wenn WordPress zum ersten Mal installiert wird, erstellt es automatisch eine Datenbank für dich, auch wenn du sie im Frontend vielleicht nicht sehen kannst.

Das WPForms-Plugin speichert alle Daten, die an die WordPress-Datenbank übermittelt werden, automatisch in vier Tabellen. Sie lauten wie folgt:

• wp_wpforms_entries - Diese Datenbanktabelle speichert die Informationen in den Feldern (Werten) deiner Einträge.
• wp_wpforms_entry_meta - Die Metadaten dieser Tabelle enthalten Eintrags-IDs sowie Erstellungs- und Änderungsdaten.
• wp_wpforms_entry_fields - Diese Tabelle speichert die in deine Formulare eingegebenen Informationen in einem verschlüsselten Format.
• wp_wpforms_tasks_meta - Diese Tabelle wird verwendet, um Informationen über Aufgaben zu erfassen, die im Hintergrund ausgeführt werden.
• wp_wpforms_payments - In dieser Tabelle werden Daten wie Status, Betrag, angewandte Rabatte, Währung, Zahlungsgateway und Transaktions-ID gespeichert.
• wp_wpforms_payment_meta - Diese Tabelle enthält zusätzliche Zahlungsinformationen, wie die IP-Adresse des Kunden und andere interne Daten.

Nach der Installation von WordPress stellen dir die meisten Webhoster einfache Webprogramme wie phpMyAdmin zur Verfügung, um deine MySQL-Datenbank zu verwalten.

Bluehost-Nutzer können auf den phpMyAdmin-Datenbankserver zugreifen, indem sie unten auf der Homepage auf Hilfreiche Links " Erweitert " phpMyAdmin klicken.

Wähle die Datenbank, in der sich deine WordPress-Installation befindet, und navigiere dann mit phpMyAdmin zur Tabelle wp_wpforms_entries.

Es gibt viele Dinge, die du hier tun kannst. Du kannst diesen phpMyAdmin for WordPress database management beginner's guide für weitere Informationen lesen.

Als Nächstes exportierst und speicherst du deine Kontaktformular-E-Mails

Nachdem du nun gelernt hast, wie du E-Mails und Formulareinträge in der WordPress-Datenbank speicherst, ist es vielleicht auch an der Zeit, einen Blick in unsere Dokumentation zu werfen, um zu erfahren , wie du E-Mail-Protokolle für Kontaktformulare exportieren und speichern kannst.

Speichern von Kontaktformulare-Mails in WordPress

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