Oltre il 16% delle e-mail delle organizzazioni non profit non raggiunge mai le caselle di posta dei donatori. Quanto costa alla vostra organizzazione?
Molte organizzazioni non profit scelgono WordPress perché è un modo economico per costruire un sito web professionale. Ma la maggior parte non se ne rende conto: affidarsi all'impostazione predefinita di WordPress per le e-mail può significare che i messaggi più importanti non raggiungono i sostenitori.
Per le organizzazioni non profit, l'e-mail è tutto. È il modo in cui ci si mette in contatto con i donatori, si annunciano le campagne e si ringraziano le persone per i loro contributi. Quando questi messaggi non arrivano, possono essere davvero dannosi per la vostra causa.
Ma la maggior parte dei problemi di recapito delle e-mail su WordPress sono semplici da risolvere. Non è necessario un enorme budget tecnologico o un team di sviluppatori.
In questo post vi mostrerò esattamente cosa non va nelle e-mail delle nonprofit. Calcoleremo quanto vi sta costando. Poi vi darò dei semplici passi per migliorare la deliverability in modo che i vostri messaggi importanti raggiungano effettivamente i vostri sostenitori.
Correggete subito le vostre e-mail non profit
- Cos'è la deliverability delle e-mail e perché le organizzazioni non profit dovrebbero preoccuparsene?
- Perché le organizzazioni non profit lottano con la deliverability delle e-mail?
- In che modo WP Mail SMTP può aiutare le organizzazioni non profit?
- Quanto costa alla vostra nonprofit la scarsa recapitabilità delle e-mail?
- Quali sono le conseguenze nel mondo reale?
- Come si può risolvere il problema della deliverability delle e-mail per la vostra nonprofit?
- Lista di controllo rapida per migliorare la deliverability delle e-mail
Cos'è la deliverability delle e-mail e perché le organizzazioni non profit dovrebbero preoccuparsene?
La deliverability delle e-mail significa assicurarsi che le vostre e-mail arrivino effettivamente nelle caselle di posta delle persone, invece che nelle cartelle di spam o che vengano completamente bloccate.
Se gestite una nonprofit, è probabile che circa il 16% delle vostre e-mail si perda tra il vostro sito web e la casella di posta dei vostri sostenitori. Ciò si traduce in circa 92,8 milioni di dollari di opportunità di raccolta fondi perse ogni anno per tutte le organizzazioni non profit.
Ciò riguarda tutti i tipi di e-mail importanti. I vostri appelli urgenti per la raccolta di fondi potrebbero non essere mai visti. Le ricevute delle donazioni potrebbero sparire. Le e-mail di ringraziamento che aiutano a costruire un rapporto con i donatori finiscono nelle cartelle di spam.
Anche gli inviti agli eventi e le e-mail di coordinamento dei volontari possono essere bloccati. Ogni email persa è un'occasione persa per coinvolgere qualcuno che ha già a cuore la vostra causa.
Perché le organizzazioni non profit lottano con la deliverability delle e-mail?
La maggior parte delle organizzazioni non profit lavora con budget ridotti e un supporto tecnologico limitato. Potreste non avere una persona dedicata all'IT o le risorse per assumere specialisti di email marketing.
Questo porta ad alcuni problemi comuni. Molte organizzazioni non profit utilizzano strumenti di posta elettronica di base o si affidano all'impostazione predefinita del provider di hosting. Queste soluzioni possono sembrare buone all'inizio, ma spesso mancano di un'autenticazione adeguata.
Senza protocolli di autenticazione come SPF, DKIM e DMARC impostati correttamente, i provider di e-mail non si fidano dei vostri messaggi. La reputazione del vostro mittente può essere danneggiata nel tempo, soprattutto se non pulite regolarmente le vostre liste di e-mail.
Gli utenti di WordPress spesso pensano che la configurazione della posta elettronica del loro hosting sia sufficiente per i messaggi importanti. Purtroppo, i sistemi di posta elettronica degli hosting condivisi vengono spesso segnalati dai filtri antispam perché altri siti sullo stesso server potrebbero inviare e-mail problematiche.
In che modo WP Mail SMTP può aiutare le organizzazioni non profit?
WP Mail SMTP consente di risolvere facilmente i problemi più comuni di recapito delle e-mail sui siti WordPress.
Il plugin gestisce automaticamente l'autenticazione delle e-mail. Una volta collegato a un servizio di posta elettronica affidabile come Gmail, Outlook o un provider dedicato come SendLayer, imposta i protocolli appropriati per verificare la legittimità delle e-mail.
Con la versione Pro del plugin, avrete anche un registro dettagliato degli errori quando le e-mail non riescono a essere inviate, in modo da poter identificare e risolvere rapidamente i problemi; avvisi di fallimento delle e-mail, in modo da sapere immediatamente quando i messaggi non vanno a buon fine, e mailer di backup automatizzati, in modo da poter instradare le vostre e-mail attraverso un servizio diverso se il vostro provider di e-mail principale va in tilt.
Correggete subito le vostre e-mail non profit
WP Mail SMTP si integra perfettamente con i moduli di donazione, i sistemi di registrazione degli eventi e altri strumenti WordPress su cui le organizzazioni non profit fanno affidamento per le loro operazioni quotidiane.
Quanto costa alla vostra nonprofit la scarsa recapitabilità delle e-mail?
Diamo un po' di numeri a questo problema. In media, le organizzazioni non profit raccolgono tra i 58 e i 90 dollari per ogni 1.000 e-mail inviate.
Se inviate 10.000 e-mail al mese e il 16% non raggiunge mai le caselle di posta, si tratta di 1.600 e-mail perse. Se si utilizza la stima più bassa, queste e-mail mancanti potrebbero rappresentare 93 dollari di donazioni perse ogni mese. In un anno, la cifra ammonta a oltre 1.100 dollari.
Per le grandi organizzazioni non profit che inviano 100.000 e-mail al mese, i conti si fanno più dolorosi. Queste 16.000 e-mail perse potrebbero significare 928 dollari di mancate donazioni ogni mese, o più di 11.000 dollari all'anno.
Ecco un modo semplice per stimare le proprie perdite: Prendete il vostro volume mensile di e-mail, moltiplicatelo per 0,16 per ottenere le e-mail perse, quindi moltiplicate questo numero per 0,074 (la donazione media per e-mail). Il risultato potrebbe sorprendervi.
Se state perdendo donazioni a causa di problemi di consegna delle e-mail, WP Mail SMTP può aiutarvi a risolvere rapidamente questi problemi.
Quali sono le conseguenze nel mondo reale?
Al di là dei numeri, i problemi di recapito delle e-mail danneggiano continuamente le relazioni con i sostenitori.
Quando i donatori non ricevono e-mail di ringraziamento dopo aver effettuato una donazione, potrebbero pensare che non apprezziate i loro doni. Alcuni potrebbero smettere di donare del tutto perché non hanno mai ricevuto la conferma che la loro donazione è andata a buon fine.
Gli appelli di raccolta fondi mancati significano che i sostenitori che vogliono aiutare durante le campagne urgenti non ne hanno la possibilità. Potrebbero vedere i vostri post sui social media e chiedersi perché non li avete contattati direttamente.
Una scarsa deliverability danneggia anche la vostra capacità di costruire relazioni durature. Aggiornamenti regolari sul vostro impatto e storie dal campo aiutano a mantenere i donatori impegnati tra una campagna e l'altra. Quando queste e-mail non arrivano, i sostenitori perdono gradualmente il contatto con il vostro lavoro.
La partecipazione agli eventi diminuisce quando gli inviti finiscono nelle cartelle dello spam. Il coordinamento dei volontari diventa quasi impossibile se le persone non ricevono i messaggi sulle opportunità in arrivo.
Come si può risolvere il problema della deliverability delle e-mail per la vostra nonprofit?
Il primo passo per risolvere il problema della consegna delle e-mail dal vostro sito WordPress nonprofit è installare WP Mail SMTP. Il semplice passaggio dalla funzione email predefinita di WordPress all'email SMTP risolverà molti problemi di mancato invio delle email da parte del vostro sito.
Dopodiché, seguite questi sei passi pratici che vi aiuteranno a far sì che un maggior numero di e-mail raggiunga le caselle di posta dei sostenitori.
Impostazione dell'autenticazione e-mail
L'autenticazione delle e-mail indica ai server di ricezione che le vostre e-mail sono legittime. Sono necessari tre protocolli principali: SPF, DKIM e DMARC.
SPF elenca i server autorizzati a inviare e-mail dal vostro dominio. DKIM aggiunge una firma digitale per verificare che le vostre e-mail non siano state manomesse. DMARC indica agli altri provider di e-mail cosa fare se un'e-mail non supera questi controlli.
La maggior parte dei provider di hosting può aiutarvi a configurarli, oppure potete usare un plugin come WP Mail SMTP che gestisce i dettagli tecnici per voi.
Mantenete pulita la vostra lista di e-mail
Rimuovete gli indirizzi e-mail che rimbalzano o che non si impegnano con le vostre e-mail da molto tempo. L'invio a indirizzi inattivi danneggia la reputazione del mittente.
Stabilite un calendario regolare per la pulizia delle liste. Rimuovete immediatamente gli hard bounce e prendete in considerazione la possibilità di rimuovere i soft bounce dopo che hanno fallito più volte. Potreste anche inviare una campagna di reengagement agli iscritti inattivi prima di rimuoverli del tutto.
Scrivere contenuti e-mail migliori
Evitate parole e frasi che attivano i filtri antispam. Termini come "urgente", "agisci subito" e "gratis" possono causare problemi, soprattutto se usati ripetutamente o in maiuscolo.
Mantenete le vostre e-mail focalizzate e includete chiari inviti all'azione. Assicuratevi che il nome "da" e l'oggetto rappresentino accuratamente la vostra organizzazione, in modo che i destinatari riconoscano le vostre e-mail.
Utilizzare un'infrastruttura e-mail affidabile
I servizi di posta elettronica gratuiti come Gmail vanno bene se non si inviano molte e-mail, ma hanno dei limiti e si possono incontrare dei problemi se si ha un sito web molto trafficato. È meglio passare a un servizio di posta elettronica professionale come SendLayerche parte da soli 5 dollari al mese ed è progettato per una consegna ottimale delle e-mail dal vostro sito web o dalla vostra app.
Verificate se il vostro dominio o l'indirizzo IP del server sono stati inseriti in una lista nera. Esistono strumenti gratuiti online in grado di scansionare più blacklist contemporaneamente.
Monitorare le prestazioni delle e-mail
Tenete traccia dei tassi di apertura, di rimbalzo e di reclamo per spam. La maggior parte dei servizi di posta elettronica fornisce queste metriche nelle proprie dashboard. È anche possibile utilizzare i registri SMTP di WP Mail per verificare la presenza di e-mail non consegnate o rimbalzate.
Se notate che i vostri tassi di apertura calano o che i tassi di rimbalzo aumentano, indagate rapidamente. Questi potrebbero essere i primi segnali di problemi di deliverability.
Semplificare la disiscrizione
Includete un chiaro link di cancellazione in ogni e-mail. Se le persone non possono cancellarsi facilmente, è più probabile che contrassegnino le vostre e-mail come spam, danneggiando così la vostra reputazione di mittenti.
Elaborate rapidamente le richieste di cancellazione e non cercate di convincere le persone a lasciare la vostra lista. Una lista piccola e coinvolta è molto meglio di una grande lista piena di destinatari non interessati.
Lista di controllo rapida per migliorare la deliverability delle e-mail
Ecco cosa fare subito per iniziare a risolvere i problemi di posta elettronica della vostra nonprofit:
- Installare WP Mail SMTP e configurarlo con un provider di posta elettronica affidabile.
- Verificate se le vostre e-mail finiscono nelle cartelle di spam inviando messaggi di prova a diversi provider di posta elettronica.
- Impostare l'autenticazione SPF, DKIM e DMARC per il proprio dominio.
- Rimuovete gli indirizzi e-mail rimbalzati e inattivi dalle vostre liste.
- Esaminate le vostre e-mail recenti per individuare le parole e le frasi che scatenano lo spam.
- Monitorare le metriche delle email nelle settimane successive per monitorare i miglioramenti.
Ogni e-mail che non raggiunge un sostenitore è un'occasione persa per avere un impatto. Se il 16% delle e-mail delle organizzazioni non profit va perso, potreste perdere migliaia di dollari in donazioni ogni anno.
La maggior parte dei problemi di deliverability delle e-mail è risolvibile con gli strumenti e le conoscenze giuste. Iniziate a verificare la vostra attuale configurazione di posta elettronica e implementate le pratiche che abbiamo trattato in questo post.
Se siete pronti a migliorare la deliverability delle e-mail della vostra nonprofit, provate oggi stesso WP Mail SMTP. I vostri sostenitori vogliono sentirvi, quindi assicuratevi che i vostri messaggi importanti li raggiungano davvero.
Correggete subito le vostre e-mail di WordPress
Avete riscontrato problemi di deliverability delle email nella vostra nonprofit? Condividete le vostre esperienze nei commenti qui sotto, oppure fateci sapere quali altre sfide legate alle e-mail vorreste che affrontassimo nei prossimi post.
Successivamente, assicuratevi che le vostre e-mail siano conformi agli EAA
L'European Accessibility Act è ora in vigore e si applica anche alle e-mail. Date un'occhiata alla nostra guida sull 'EAA per le e-mail per scoprire cosa dovete fare per assicurarvi che le vostre e-mail siano accessibili a tutti.
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