9 Estratégias comprovadas para reduzir as queixas de spam no correio eletrónico

Se envia e-mails, provavelmente está preocupado com as queixas de spam. E deve estar! Mesmo o e-mail mais bem-intencionado pode acabar na pasta de spam se não tiver cuidado.

Como alguém que trabalha em marketing por correio eletrónico para várias marcas, posso dizer-lhe que manter a pontuação das queixas de spam baixa é uma batalha constante. Quando se trabalha com listas de milhares de pessoas, é difícil manter toda a gente satisfeita.

Mas se não trabalhar para reduzir as queixas de spam, a sua reputação de remetente pode ser gravemente afetada. Isto, por sua vez, fará com que as suas taxas de entrega caiam a pique, pelo que mesmo os seus e-mails cuidadosamente elaborados e cheios de informações valiosas acabam por ir diretamente para a pasta de spam. Já passei por isso e não é um bom sítio para estar, acredite!

Embora nem sempre seja possível eliminar completamente as queixas de spam, existem certamente algumas medidas que pode tomar para as reduzir ao mínimo. Quer seja um profissional de marketing por correio eletrónico experiente ou esteja apenas a começar, estas dicas irão ajudá-lo a criar mensagens de correio eletrónico que chegam às caixas de entrada e não às pastas de spam.

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Qual é a sua taxa de reclamações de spam?

A sua taxa de reclamação de spam é uma métrica crucial no marketing por correio eletrónico. Representa a percentagem dos seus e-mails que os destinatários marcam como spam.

Os fornecedores de serviços Internet utilizam esta taxa para determinar a qualidade das suas práticas de correio eletrónico. Por exemplo, se a sua taxa de spam for de 0,1%, isso significa que, por cada 1.000 e-mails enviados, recebeu uma queixa de spam.

O que é uma boa taxa de reclamações de spam?

O Google e outros fornecedores de correio eletrónico aconselham os remetentes de correio eletrónico a terem como objetivo uma taxa de queixas de spam não superior a 0,1% e nunca superior a 0,3%.

De facto, se atingir este limiar de 0,3% mais do que um par de vezes, poderá descobrir que fornecedores como o Google e o Yahoo bloqueiam totalmente os seus e-mails.

No entanto, não é certamente o único se a sua taxa de spam for muito superior a isto. As taxas médias de spam variam consoante o sector, mas um estudo recente da Techradar concluiu que a taxa média de queixas de spam no espaço B2B excedia os 2%.

Pode verificar e reduzir a sua taxa de queixas de spam revendo a sua análise de correio eletrónico na sua plataforma de marketing por correio eletrónico e utilizando ferramentas de monitorização de terceiros, como o Google Postmaster Tools.

A importância de manter baixas as queixas de spam

Uma taxa elevada de queixas de spam pode ter várias consequências negativas:

• Diminuição da reputação do remetente
• Redução da capacidade de entrega de correio eletrónico
• Taxas de abertura e de cliques mais baixas
• Potencial inclusão na lista negra dos ISPs

Deve monitorizar a sua taxa de queixas de spam como parte da sua estratégia global de marketing por correio eletrónico. Ao manter esta taxa baixa, pode proteger a reputação do remetente e garantir que as suas mensagens chegam aos destinatários pretendidos.

Se a sua taxa de queixas de spam for mais elevada do que gostaria, nem tudo está perdido. Continue a ler para saber como pode minimizar as queixas de spam e manter a sua taxa dentro de limites aceitáveis.

Estratégias comprovadas para reduzir as queixas de spam de correio eletrónico

Já estive no seu lugar. Mais do que uma vez, deparei-me com a realidade de uma taxa de queixas de spam 10 vezes superior ao que deveria ser.

Mas aqui estão as boas notícias: com uma otimização concentrada e uma honestidade brutal sobre os e-mails que estava a enviar, consegui reduzir esse número e mantê-lo consistentemente baixo.

As estratégias que estou prestes a partilhar não são apenas teoria - testei-as na prática e posso dizer com confiança que funcionam. Mas os benefícios vão para além da simples redução das queixas de spam. Estas tácticas também conduziram a:

• Aumento das taxas de abertura
• Mais cliques
• Vendas mais elevadas
• E o mais importante (na minha opinião) é o excelente feedback dos destinatários

Afinal de contas, manter o seu público satisfeito não deveria ser o seu objetivo número um?

Agora, vamos aos pormenores de como reduzir as queixas de spam por correio eletrónico.

1. Implementar o Double Opt-In

O opt-in duplo é o segurança da sua lista de correio eletrónico, garantindo que apenas os subscritores mais interessados entram. O processo é o seguinte: depois de alguém se inscrever, recebe um e-mail de confirmação e tem de clicar numa ligação para finalizar a subscrição.

Porquê dar-se ao trabalho? É simples: qualidade em vez de quantidade. O opt-in duplo verifica a propriedade do e-mail, elimina endereços falsos ou mal digitados e confirma o interesse genuíno no seu conteúdo.

Além disso, está em conformidade com os requisitos do remetente do Google, que afirmam a necessidade de "obter o consentimento explícito dos destinatários antes de enviar e-mails de marketing". O opt-in duplo garante que está a marcar esta caixa crucial.

Sim, poderá haver uma ligeira quebra no número de subscritores inicialmente. Mas a contrapartida é uma lista mais empenhada e menos suscetível de marcar os seus e-mails como spam.

A implementação é geralmente simples - a maioria das plataformas de correio eletrónico oferece esta opção como uma configuração simples. Se estiver a utilizar uma solução personalizada, terá de criar um e-mail de confirmação e uma página de destino.

Lembre-se, este e-mail de confirmação é a sua primeira impressão. Mantenha-o simples, claro e faça com que a hiperligação de confirmação se destaque.

Ao utilizar o opt-in duplo, não está apenas a reduzir as queixas de spam - está a criar uma lista de subscritores que querem genuinamente receber os seus e-mails (em vez daqueles que o fazem por acidente ou apenas para obter o seu íman de leads).

2. Manter uma lista de correio eletrónico limpa

Sem uma manutenção regular, a sua lista de correio eletrónico pode ficar cheia de subscritores inactivos, e-mails inválidos e potenciais armadilhas de spam. Uma lista limpa é crucial para reduzir as queixas de spam e melhorar o desempenho geral do seu correio eletrónico.

Para limpar a sua lista, deve remover regularmente os subscritores inactivos, os e-mails devolvidos e os endereços inválidos.

Comece por identificar os assinantes que não abriram ou clicaram nos seus e-mails nos últimos 6-12 meses. Considere a possibilidade de realizar uma campanha de reativação para estes utilizadores. Se continuarem a não responder, é altura de os deixar ir. Muitos fornecedores de serviços de correio eletrónico oferecem ferramentas para o ajudar a identificar e remover automaticamente estes assinantes inactivos.

Não se esqueça dos hard bounces - trata-se de e-mails que não puderam ser entregues devido a razões permanentes, como endereços inexistentes. Se a sua plataforma de correio eletrónico não remover automaticamente estes endereços de correio eletrónico da sua lista, certifique-se de que os remove manualmente para manter uma boa reputação de remetente.

Também deve ter cuidado com picos repentinos nas taxas de subscrição, especialmente de fornecedores de correio eletrónico gratuitos. Estes podem ser bots de spam ou registos falsos. A implementação de CAPTCHAs nos seus formulários de inscrição pode ajudar a evitar esta situação.

2. Segmentar o seu público

Segmentar o seu público significa dividir a sua lista de correio eletrónico com base em critérios específicos. Podem ser informações demográficas, como a idade ou a localização, dados comportamentais, como compras anteriores ou envolvimento com o correio eletrónico, ou mesmo factores como interesses ou valores.

Ao enviar conteúdo mais direcionado e relevante para estes segmentos, é mais provável que envolva os seus subscritores e menos provável que os aborreça com mensagens irrelevantes.

Esta relevância é fundamental para reduzir as queixas de spam. Afinal, é muito menos provável que as pessoas marquem uma mensagem de correio eletrónico como spam se esta contiver informações que realmente desejam.

Agora, vou ser honesto convosco. Quando se trata dos e-mails que envio, sei que poderia fazer muito melhor com a segmentação. É uma ferramenta poderosa, mas tem uma contrapartida: eficácia versus esforço. Embora a segmentação possa aumentar significativamente o desempenho do seu correio eletrónico, também requer tempo e recursos adicionais.

Terá de encontrar o equilíbrio certo para a sua empresa, ponderando os potenciais benefícios em relação ao trabalho adicional envolvido. Comece com pouco, talvez com apenas um ou dois segmentos, e expanda gradualmente à medida que vê resultados. A chave é encontrar uma estratégia de segmentação que lhe dê um bom retorno do investimento sem sobrecarregar a sua equipa ou o seu orçamento.

A maioria das plataformas de marketing por correio eletrónico oferece ferramentas de segmentação incorporadas. Utilize-as em seu benefício. Muitas vezes, permitem-lhe criar segmentos dinâmicos que se actualizam automaticamente com base no comportamento dos subscritores.

Lembre-se, o objetivo da segmentação não é apenas enviar conteúdos diferentes para grupos diferentes. Trata-se de criar experiências mais personalizadas e valiosas para os seus subscritores. Quando fornece conteúdo relevante de forma consistente, verá taxas de envolvimento mais elevadas, menos cancelamentos de subscrições e, sim, menos queixas de spam.

3. Personalizar o conteúdo do correio eletrónico

Todos nós já recebemos aquelas mensagens de correio eletrónico que começam com "Caro cliente". Como é que o fizeram sentir? Provavelmente não muito valorizado, certo? É aí que entra a personalização.

Enquanto a segmentação consiste em agrupar o seu público, a personalização consiste em fazer com que cada subscritor sinta que o e-mail foi criado só para ele. É a diferença entre "Olá, entusiastas da corrida!" e "Olá Sarah, pronta para a sua maratona no próximo mês?"

Comece pelo básico. Utilize os nomes dos seus subscritores na linha de assunto ou na saudação. Mas não se fique por aí. Pode alterar secções inteiras do seu e-mail com base nos dados individuais dos assinantes. Por exemplo, pode mostrar diferentes recomendações de produtos com base em compras anteriores ou no histórico de navegação.

Um colega meu recebeu um e-mail que fazia referência à sua comida favorita na linha de assunto (algo que ele tinha mencionado em tom de brincadeira no seu perfil do LinkedIn). Embora eu não recomende necessariamente perseguir os seus destinatários no LinkedIn para hiper-personalizar os seus e-mails, este é um ótimo exemplo de como a personalização pode fazer com que as suas mensagens se destaquem na caixa de entrada.

Lembre-se de que a personalização não se trata apenas de aumentar as taxas de abertura ou de cliques (embora isso também aconteça). Trata-se de criar relações com os seus subscritores. Quando as pessoas sentem que compreende as suas necessidades, é mais provável que aguardem os seus e-mails em vez de os marcarem como indesejados.

4. A frequência ideal de correio eletrónico para reduzir as queixas de spam por correio eletrónico

Encontrar a frequência correta de envio de correio eletrónico é crucial. Se enviar com demasiada frequência, arrisca-se a incomodar os seus subscritores, o que levará a um maior número de anulações de subscrições e queixas de spam. Se enviar com pouca frequência, o envolvimento pode diminuir, pois as pessoas esquecem-se que se inscreveram na sua lista.

Então, como é que se encontra esse ponto ideal? Eis algumas abordagens:

• Pergunte aos seus subscritores: Sim, é assim tão simples. Inclua opções de frequência no seu formulário de inscrição ou envie um inquérito de preferências à sua lista. Por exemplo, estou atualmente a criar uma opção de "resumo" mensal para os assinantes que não querem receber um e-mail todas as semanas.
• Teste e monitorize: Experimente diferentes frequências de envio com pequenos segmentos da sua lista e acompanhe o impacto nas taxas de abertura, cliques e anulações de subscrição.
• Observe os sinais de cansaço: Se vir que as taxas de abertura estão a cair ou que as anulações de subscrição estão a aumentar, talvez seja altura de reduzir a frequência.
• Considere o seu conteúdo: Se tiver dificuldade em criar conteúdo valioso para cada e-mail, isso é um sinal de que pode estar a enviar demasiadas vezes.
• Tenha em conta o seu sector e o seu público: Um boletim informativo diário pode funcionar para um sítio de notícias, mas seria provavelmente um exagero para uma empresa de software B2B.

Por último, considere a possibilidade de implementar uma opção de "subscrição descendente". Esta opção permite que os subscritores reduzam a frequência dos e-mails ou pausem os e-mails sem cancelar completamente a subscrição. Fazemos isto todos os anos durante o período da Black Friday, quando estamos a enviar muitos e-mails promocionais sobre as vendas que estamos a realizar. É uma excelente forma de manter os subscritores que, de outra forma, poderiam abandonar o barco.

Lembre-se, é melhor enviar um e-mail fantástico por mês do que quatro e-mails semanais medíocres que não acrescentam valor à vida dos seus subscritores.

5. Utilize linhas de assunto claras e honestas

A sua linha de assunto é a primeira coisa que os seus subscritores vêem e, muitas vezes, o fator decisivo para abrirem ou não o seu e-mail. Mas não se trata apenas de os fazer clicar - trata-se também de definir as expectativas corretas.

Sejamos realistas: todos nós já nos sentimos tentados a utilizar aquela linha de assunto super apelativa e ligeiramente enganadora para aumentar as nossas taxas de abertura. Eu sei que sim.

E eis a questão: não há nada de errado com uma linha de assunto que desperte a curiosidade. De facto, continuoa utilizar linhas de assunto intrigantes para captar a atenção. O segredo é encontrar um equilíbrio entre chamar a atenção e ser honesto.

A diferença reside em evitar clickbait e não fazer promessas que não pode cumprir. Lembre-se de que o seu objetivo é atrair aberturas de subscritores interessados, não enganar as pessoas para que abram e-mails que não querem. Quando as suas linhas de assunto cumprem consistentemente a sua promessa, está a criar confiança. E a confiança é a sua melhor defesa contra reclamações de spam.

6. Facilite o cancelamento da subscrição

Eu sei o que está a pensar: "Porque é que eu haveria de querer facilitar a saída das pessoas da minha lista?" A ideia de perder subscritores pode ser assustadora. Mas aqui está a verdade contra-intuitiva: facilitar o cancelamento da subscrição é uma das melhores formas de reduzir as queixas de spam.

Pense nisso. Quando alguém quer deixar de receber os seus e-mails, encontra uma forma de o fazer. Se cancelar a subscrição for um incómodo, adivinhe o que farão? Sim, carregam no botão de spam.

Coloque o link para cancelar a subscrição onde seja fácil de encontrar. O rodapé é a norma, mas também pode considerar adicioná-lo no corpo do seu e-mail.

Deveria também utilizar um cabeçalho "list-unsubscribe " (até porque o Google e o Yahoo exigem agora que os remetentes de correio eletrónico em massa o utilizem).

O cabeçalho list-unsubscribe é um pouco de código no seu e-mail que permite aos clientes de e-mail fornecer uma opção de cancelamento de subscrição diretamente na sua interface. Provavelmente já viu isto como um botão "Cancelar subscrição" na parte superior dos e-mails no Gmail ou no Outlook.

Isto é incrivelmente conveniente para os subscritores e pode reduzir significativamente as queixas de spam. A maioria das plataformas de marketing por correio eletrónico já adiciona esta funcionalidade por defeito, mas consulte o nosso guia para adicionar cabeçalhos de lista de cancelamento de subscrição aos seus e-mails do WordPress para obter mais orientações.

O seu processo de anulação da subscrição também deve ser de "um clique", o que significa que não é necessário iniciar sessão e marcar caixas para lhe dar feedback. Se quiser pedir esse feedback, pode fazê-lo depois de confirmar o cancelamento da subscrição.

7. Autenticar os seus e-mails (SPF, DKIM, DMARC)

A autenticação de correio eletrónico ajuda a garantir que os e-mails que dizem ser seus são realmente seus. Isto não só protege a sua marca, como também reduz significativamente as hipóteses de os seus e-mails serem marcados como spam.

Existem três protocolos de autenticação principais que precisa de configurar: SPF, DKIM e DMARC. Vamos analisá-los em pormenor:

• SPF (Sender Policy Framework): Indica aos servidores de receção quais os endereços IP autorizados a enviar mensagens de correio eletrónico em nome do seu domínio. Se um e-mail vier de um IP que não esteja na lista, pode ser rejeitado ou marcado como spam.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): O DKIM adiciona uma assinatura digital às suas mensagens de correio eletrónico que verifica se não foram adulteradas em trânsito. Isto cria confiança nos servidores de receção.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Indica aos servidores receptores o que fazer com os e-mails que não passam nas verificações SPF ou DKIM. Pode também enviar-lhe relatórios sobre mensagens de correio eletrónico que utilizem o seu domínio, ajudando-o a detetar potenciais abusos.

Devo também referir que a autenticação SPF e DKIM é agora obrigatória para todos os e-mails que enviar aos utilizadores do Gmail. Se o seu domínio não estiver autenticado para enviar correio eletrónico, as suas mensagens serão devolvidas.

Se estiver a utilizar o WP Mail SMTP, pode verificar facilmente se o seu correio eletrónico está autenticado enviando um correio eletrónico de teste.

Não está totalmente autenticado? Não se preocupe, elaborámos um guia de iniciação à autenticação de correio eletrónico para o orientar no processo de configuração.

8. Monitorizar a reputação do remetente

Pense na sua reputação de remetente como a sua pontuação de crédito de marketing por correio eletrónico. Tal como uma boa pontuação de crédito lhe pode proporcionar melhores condições de empréstimo, uma boa reputação do remetente pode colocar os seus e-mails na caixa de entrada e não na pasta de spam. E, tal como a sua pontuação de crédito, é algo que tem de monitorizar e manter constantemente.

A reputação do remetente é essencialmente a forma como os fornecedores de caixas de correio vêem o correio eletrónico proveniente do seu endereço IP e domínio. É afetada por factores como:

• Queixas de spam
• Saltos
• Taxas de envolvimento (aberturas, cliques)
• A armadilha do spam atinge
• Volume e consistência do seu envio

Então, como monitorizar a reputação do remetente? As ferramentas de monitorização da reputação, como o SenderScore e o Google Postmaster Tools, são um bom ponto de partida. Também pode utilizar sítios como o MXToolbox, que lhe pode dizer se o seu IP foi colocado na lista negra.

Para além de monitorizar as suas pontuações de reputação com estes serviços de terceiros, mantenha-se atento às suas métricas de envolvimento. Taxas de abertura baixas ou taxas de rejeição elevadas podem indicar problemas de reputação.

Se notar que a sua reputação está a cair, não entre em pânico. Comece por limpar a sua lista, reduzindo o volume de envios e concentrando-se nos seus subscritores mais empenhados. Aumente gradualmente à medida que a sua reputação melhora.

9. Informe os seus subscritores sobre os seus e-mails

Vamos terminar com uma estratégia que é frequentemente negligenciada, mas incrivelmente poderosa: educar os seus assinantes sobre os seus e-mails. Definir expectativas claras desde o início pode fazer uma grande diferença na forma como os seus e-mails são recebidos.

Por exemplo, quando se inscreve no WP Mail SMTP, recebe primeiro a nossa série de e-mails de boas-vindas. Esta série apresenta-lhe todas as funcionalidades do plugin e fornece dicas e estratégias úteis para melhorar a capacidade de entrega do seu e-mail WordPress.

O envio imediato de e-mails sem pelo menos um rápido e-mail de boas-vindas pode ser bastante chocante. Alguns subscritores podem não saber quem é ou porque lhes está a enviar um e-mail, o que é uma receita infalível para uma elevada taxa de queixas de spam.

Utilize um nome "De" consistente para que os subscritores reconheçam instantaneamente os seus e-mails e os lembrem de quando e porque se inscreveram. Um simples "Está a receber este e-mail porque se inscreveu em X" pode evitar confusão e queixas de spam.

Poderá também fornecer instruções sobre como colocar o seu endereço de correio eletrónico na lista branca. Isto pode ajudar a garantir que os seus e-mails não são apanhados nos filtros de spam.

Lembre-se, um subscritor instruído tem menos probabilidades de marcar os seus e-mails como spam. Eles sabem o que esperar, compreendem o valor que estão a receber e é mais provável que se envolvam positivamente com o seu conteúdo.

E é só isso! Lembre-se de que uma estratégia de e-mail bem elaborada não se trata de enviar mais e-mails, mas sim de enviar e-mails que os seus assinantes realmente desejam receber. Por exemplo, pode ser necessário enviar e-mails quando um comprador abandona o carrinho.

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Em seguida, faça com que os seus e-mails tenham um aspeto fantástico

O design do correio eletrónico também pode contribuir muito para que os seus e-mails tenham um aspeto mais profissional e para incentivar as pessoas a lê-los. Isto, por sua vez, pode ajudar a manter as queixas de spam baixas. Consulte os nossos exemplos de design de correio eletrónico e as melhores práticas para obter algumas dicas que o ajudarão a criar mensagens de correio eletrónico apelativas que manterão os leitores envolvidos.

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