As devoluções de e-mail podem parecer um mistério quando você está gerenciando uma campanha, especialmente quando tudo o mais parece estar funcionando sem problemas.
Já lidei com meu quinhão de notificações de rejeição, e elas não são apenas frustrantes, mas podem prejudicar seriamente o desempenho do seu e-mail.
Neste artigo, abordarei tudo o que aprendi sobre rejeições de e-mail, inclusive o que as causa, por que são importantes e quais medidas práticas você pode tomar para corrigi-las.
O que são devoluções de e-mail?
As devoluções de e-mail ocorrem quando sua mensagem não chega à caixa de entrada do destinatário. É como enviar um pacote para um endereço incorreto, e ele volta para você.
Isso pode ocorrer por vários motivos, como problemas com o endereço de e-mail do destinatário ou com o servidor de e-mail dele. No entanto, se as devoluções continuarem ocorrendo, elas podem diminuir a reputação do remetente.
Há dois tipos principais de devoluções de e-mail: suave e difícil. Uma devolução suave é temporária, como quando a caixa de entrada de alguém está cheia ou o servidor de e-mail está fora do ar. Por outro lado, uma rejeição grave é permanente.
Se você estiver enfrentando problemas com devoluções de e-mail e portas SMTP e estiver procurando uma maneira de monitorar o desempenho do seu e-mail e, ao mesmo tempo, garantir a máxima capacidade de entrega, talvez queira considerar o uso do WP Mail SMTP.
Usei os registros de e-mail do WP Mail SMTP para identificar e-mails com falha e devoluções repetidas, para que eu pudesse decidir se continuaria tentando ou removeria o endereço da minha lista.
Corrija seus e-mails do WordPress agora
Tipos de devoluções de e-mail
Entender por que os e-mails são devolvidos ajuda a manter sua lista saudável, a proteger a reputação do remetente e a garantir que seus e-mails realmente cheguem às pessoas a quem se destinam.
Saltos difíceis
Os hard bounces ocorrem quando há um problema permanente que impede que o e-mail seja entregue. Pense nisso como se estivesse tentando enviar uma carta para um endereço inexistente.
Algumas causas comuns de hard bounces incluem endereços de e-mail inválidos, domínios com erros ortográficos ou contas de e-mail que foram encerradas.
Por exemplo, se você digitar por engano "[email protected]" em vez de "[email protected]", seu e-mail será devolvido porque o domínio não existe.
Com o tempo, percebi que deixar os hard bounces sem solução pode prejudicar a reputação do remetente, dificultando o acesso de e-mails legítimos às caixas de entrada.
A melhor abordagem é remover esses endereços de sua lista assim que eles forem sinalizados para evitar falhas repetidas.
Saltos suaves
Os soft bounces, por outro lado, são temporários. Eles ocorrem quando há um problema momentâneo com a conta de e-mail ou o servidor do destinatário.
Por exemplo, a caixa de entrada pode estar cheia, o servidor pode estar inativo ou o e-mail pode ser muito grande para ser processado. Os soft bounces geralmente se resolvem sozinhos, ao contrário dos hard bounces, mas ainda assim vale a pena monitorá-los.
Já encontrei casos em que os e-mails foram devolvidos temporariamente, mas enviá-los novamente mais tarde funcionou muito bem. Ficar de olho nas devoluções temporárias ajuda a identificar padrões e evitar problemas desnecessários de capacidade de entrega.
Se um e-mail continuar a ser devolvido pelo mesmo motivo em várias tentativas, talvez seja hora de analisar mais a fundo ou considerar a remoção do endereço.
Como as devoluções de e-mail são identificadas
Quando um e-mail é devolvido, ele não desaparece simplesmente no vazio. O servidor de e-mail do destinatário desempenha um papel importante na identificação do problema e na notificação sobre ele.
Toda vez que seu e-mail não é entregue, o servidor envia uma mensagem de devolução com detalhes sobre o que deu errado. Essas mensagens geralmente incluem códigos de erro que explicam o problema.
Por exemplo, se o problema for temporário, como uma caixa de entrada cheia, você poderá ver um código como 4xx, o que significa que é um soft bounce. Se o problema for permanente, como um endereço de e-mail inválido, o código de erro geralmente será 5xx, marcando-o como um hard bounce.
Esses códigos de erro são como um roteiro, ajudando você a descobrir o que deu errado e como corrigi-lo. Aqui está uma tabela de códigos de erro de devolução de e-mail comuns, categorizados por tipo e com descrições:
| Código de erro | Tipo | Descrição |
| 4xx | Salto suave | Problema temporário que impede a entrega, como uma caixa de entrada cheia ou uma interrupção temporária do servidor. |
| 5xx | Salto forte | Problema permanente que impede a entrega, como um endereço de e-mail ou domínio inválido. |
| 421 | Salto suave | Serviço não disponível; normalmente indica um problema temporário com o servidor do destinatário. |
| 450 | Salto suave | Caixa de correio indisponível; geralmente causada por um servidor ocupado ou sobrecarregado. |
| 451 | Salto suave | Erro temporário do servidor; a mensagem não pôde ser processada naquele momento. |
| 452 | Salto suave | Armazenamento insuficiente do sistema; o servidor do destinatário ficou sem espaço de armazenamento. |
| 550 | Salto forte | Caixa de correio do usuário indisponível; normalmente devido a um endereço de e-mail inválido ou a uma conta desativada. |
| 551 | Salto forte | O destinatário não é local; o servidor de e-mail não reconhece o domínio do destinatário. |
| 552 | Salto forte | Alocação de armazenamento excedida; a mensagem de e-mail excede a capacidade da caixa de entrada do destinatário. |
| 553 | Salto forte | Endereço de e-mail inválido; geralmente causado por erros de digitação ou formatação incorreta. |
| 554 | Salto forte | Falha na transação; normalmente significa que a mensagem foi rejeitada pelo servidor por motivos de segurança. |
Por que ocorrem devoluções de e-mail?
Entender por que ocorrem as devoluções de e-mail tem sido fundamental para que eu gerencie minhas campanhas com eficiência. Vou detalhar os motivos comuns para que você possa identificar possíveis problemas e corrigi-los rapidamente.
Motivos comuns para rejeições difíceis
Hard bounces são problemas permanentes que impossibilitam que seu e-mail chegue ao destinatário. Aqui estão as causas mais comuns com as quais já lidei:
- Endereços de e-mail inválidos: Isso geralmente acontece quando alguém insere um e-mail falso durante a inscrição ou quando um endereço está desatualizado.
- Domínios com erros de digitação: Um pequeno erro de digitação, como "@gamil.com" em vez de "@gmail.com", pode levar a uma rejeição imediata.
- Contas fechadas ou inativas: Alguns endereços de e-mail são desativados com o tempo, especialmente se pertencerem a usuários que não os acessam mais.
- Domínios inexistentes: Se o domínio não existir, o servidor de e-mail não poderá processar sua mensagem.
- Endereço do remetente bloqueado: Às vezes, o servidor do destinatário pode bloquear totalmente seu endereço de e-mail devido a interações ou filtros anteriores.
- Configuração incorreta do servidor de correio eletrônico: Ocasionalmente, um problema técnico de sua parte, como um endereço de remetente mal configurado, pode resultar em hard bounces.
Motivos comuns de soft bounces
Os soft bounces geralmente são temporários e podem ser resolvidos por conta própria, mas ignorá-los ainda pode prejudicar suas campanhas. Aqui estão os motivos mais comuns que eu descobri:
- Caixa de entrada cheia do destinatário: Quando a caixa de entrada de um destinatário atinge seu limite de armazenamento, seu e-mail é rejeitado temporariamente.
- Interrupções temporárias do servidor: Se o servidor de e-mail do destinatário ou do remetente estiver fora do ar no momento do envio, o e-mail será devolvido.
- Tamanho do e-mail que excede os limites: Anexos grandes ou designs de e-mail muito complexos podem, às vezes, exceder o tamanho permitido pelo servidor do destinatário.
- Limitação de taxa no servidor do destinatário: Alguns servidores têm restrições quanto ao número de e-mails que podem receber em um curto período.
- Conteúdo semelhante a spam: Até mesmo e-mails legítimos podem acionar filtros de spam, fazendo com que sejam devolvidos temporariamente.
- Problemas de autenticação: Se a autenticação do seu domínio(SPF, DKIM ou DMARC) não for aprovada, seu e-mail poderá ser devolvido.
Fatores externos que levam à rejeição de e-mails
Às vezes, as devoluções não são causadas pela configuração do destinatário ou pela sua lista, mas sim por fatores externos. Aqui estão algumas com as quais já lidei:
- Endereços IP em listas negras: Se o seu IP de envio for sinalizado por listas negras de e-mail, os servidores poderão rejeitar todos os e-mails provenientes dele.
- Má reputação do remetente: Uma baixa pontuação do remetente, geralmente causada por reclamações frequentes de spam ou altas taxas de rejeição, pode fazer com que os servidores suspeitem de seus e-mails.
- Filtros de spam hiperativos: Mesmo e-mails bem projetados podem ser sinalizados como spam por filtros excessivamente rígidos, especialmente se contiverem determinadas palavras-chave ou problemas de formatação.
- Problemas de hospedagem compartilhada: Se você estiver usando hospedagem compartilhada, outro usuário no mesmo servidor pode estar causando problemas de reputação que afetam suas campanhas.
- Políticas de segurança do destinatário: Algumas organizações usam configurações de segurança rígidas que rejeitam e-mails de remetentes desconhecidos ou não verificados.
Como corrigir devoluções de e-mail
Uma rejeição pode parecer um problema pequeno no início, mas se acontecer com frequência, pode prejudicar sua capacidade de entrega e sua reputação. Veja como eu resolvi esse problema passo a passo.
Limpe e verifique sua lista de e-mails
Um hábito que fez uma grande diferença para mim é examinar regularmente minha lista de e-mails para remover endereços inválidos e inativos (isso é incrivelmente útil ao enviar e-mails para fins de marketing).
Com o tempo, as pessoas param de usar determinadas contas de e-mail ou podem cancelar a assinatura sem notificá-lo. Esses endereços desatualizados podem levar a hard bounces, o que prejudica sua reputação.
O que eu faço é verificar se há padrões, como e-mails que não abrem uma única mensagem há seis meses ou mais. A remoção desses endereços mantém a lista atualizada e me ajuda a focar nos usuários ativos que realmente querem receber notícias minhas
Você também pode usar ferramentas de verificação de e-mail para verificar se um endereço de e-mail é válido antes de clicar em "enviar". Essas ferramentas identificam erros de digitação, contas falsas e até mesmo endereços que estão temporariamente indisponíveis.
Por exemplo, serviços como o Hunter.io facilitaram o upload da minha lista e a limpeza em questão de minutos. Agora, antes de qualquer grande campanha, eu me certifico de que minha lista passe por essa verificação extra.
Dica de bônus: se estiver usando um plug-in de formulário de contato como o WPForms para coletar endereços de e-mail para o seu boletim informativo, poderá ativar a confirmação de e-mail para evitar rejeições causadas por usuários que digitam seus e-mails incorretamente nos formulários.
Melhorar a reputação do remetente
Se há uma coisa que aprendi sobre marketing por e-mail, é que a reputação do remetente pode ser decisiva para suas campanhas.
Com o double opt-in, os assinantes confirmam seu endereço de e-mail clicando em um link em um e-mail de confirmação. Essa etapa adicional garante que somente as pessoas que realmente desejam meus e-mails sejam adicionadas à minha lista.
Isso pode parecer um obstáculo extra, mas reduz drasticamente as chances de endereços inválidos ou falsos entrarem sorrateiramente em sua lista. Outro aspecto em que me concentro é ser transparente com meus assinantes.
Eu me certifico de que eles saibam que tipo de conteúdo devem esperar e com que frequência o receberão. Isso gera confiança e mantém altos os níveis de engajamento, o que os provedores de e-mail consideram um bom sinal.
Além disso, lembre-se de que frases de spam como "Aja agora!" ou "100% grátis" podem acionar filtros. Mesmo que seu e-mail não seja sinalizado como spam, essas frases deixam as pessoas desconfiadas.
Sempre mantenho minhas linhas de assunto claras, concisas e alinhadas com o que está dentro do e-mail. No corpo do e-mail, concentro-me em fornecer valor. Por exemplo, dê uma olhada no exemplo de e-mail de carrinho abandonado abaixo:
O e-mail se destaca imediatamente por seu humor e abordagem casual. Parece que está vindo de uma pessoa real e não dá a sensação de ser um spam.
Otimizar a entrega de e-mails
Uma das primeiras coisas que sempre verifico é o tamanho dos meus e-mails. E-mails com anexos grandes ou conteúdo muito pesado podem ser rejeitados pelos servidores de destinatários.
Para evitar isso, mantenho meus e-mails leves, minimizando o tamanho das imagens, evitando anexos desnecessários e aderindo a layouts simples.
Outro fator importante é manter-se dentro dos limites de envio do servidor do destinatário. O envio de muitos e-mails de uma só vez pode levantar suspeitas, especialmente em campanhas maiores.
Se você estiver aquecendo um novo IP, as ferramentas do WP Mail SMTP para aquecimento de IP são uma ótima opção. Ao ativar o recurso Optimize Email Sending (Otimizar envio de e-mails), seus e-mails são enfileirados para entrega assíncrona.
O WP Mail SMTP Pro também oferece um recurso chamado Email Rate Limiting para evitar que os limites do seu servidor de e-mail sejam excedidos.
Quando o limite é atingido, novos e-mails aguardam em uma fila para serem enviados posteriormente. Essa abordagem inteligente ajuda você a gerenciar o tráfego de e-mails de forma eficiente e a evitar custos extras com planos mais altos.
Monitorar taxas de rejeição
O monitoramento das taxas de rejeição não apenas me ajuda a identificar problemas com antecedência, mas também me dá uma visão mais clara do que pode precisar de ajustes em minhas campanhas de e-mail.
Se eu perceber que está aumentando, é sinal de que algo precisa ser corrigido, seja na minha lista de e-mails, no conteúdo ou nas práticas de envio. O WP Mail SMTP torna isso muito mais fácil com seu painel de relatórios de e-mail.
O painel mostra uma análise detalhada dos e-mails enviados, dos que falharam e muito mais. Gosto de como é simples identificar problemas sem precisar vasculhar um labirinto de dados.
Mas, se houver necessidade, sempre tenho a opção de acessar os registros detalhados. Isso permite o rastreamento de cada e-mail enviado de seusite, facilitando a detecção de falhas e a solução de problemas.
Também recomendo o uso de ferramentas como o Google Postmaster e o Microsoft SNDS para fornecer informações sobre como os provedores de e-mail veem seu domínio ou endereço IP.
É como obter feedback do outro lado, ajudando você a ver se há problemas de reputação que talvez não tenha notado.
Corrija seus e-mails do WordPress agora
Perguntas frequentes - Por que ocorrem devoluções de e-mail?
As devoluções de e-mail são um tópico de interesse popular entre nossos leitores. Aqui estão as respostas para algumas perguntas comuns sobre o assunto:
O que significa "status de devolução"?
Um "status de devolução" significa que um e-mail não pôde ser entregue na caixa de entrada do destinatário. Isso acontece quando há um problema como um endereço inválido, uma caixa de entrada cheia ou um erro temporário do servidor.
Devo excluir os e-mails devolvidos?
Sim, especialmente se forem hard bounces. Manter endereços inválidos em sua lista pode prejudicar a reputação do remetente. Os soft bounces devem ser monitorados; se persistirem, considere removê-los.
Qual é uma taxa de rejeição aceitável para o marketing por e-mail?
Uma taxa de rejeição aceitável é normalmente inferior a 2%. Se sua taxa for maior, isso pode indicar problemas com sua lista de e-mails ou com as práticas de envio.
O excesso de devoluções fará com que meus e-mails sejam marcados como spam?
Sim, o excesso de devoluções pode prejudicar sua reputação de remetente. Isso pode fazer com que os provedores de e-mail marquem seus e-mails como spam ou os bloqueiem completamente.
Por que meus e-mails estão voltando como não entregues?
Os e-mails retornam como não entregues quando o endereço do destinatário é inválido, a caixa de entrada está cheia, o servidor de e-mail está inativo ou o conteúdo do e-mail aciona filtros de spam.
A seguir, saiba como escolher o provedor de SMTP certo para seu site
Quando comecei a usar o WordPress, logo percebi que sua forma integrada de lidar com e-mails nem sempre era confiável. Portanto, neste guia, compartilharei dicas sobre o que procurar ao selecionar um provedor de SMTP e compararei algumas das melhores opções disponíveis.
Corrija seus e-mails do WordPress agora
Pronto para corrigir seus e-mails? Comece hoje mesmo a usar o melhor plugin SMTP para WordPress. Se você não tiver tempo para corrigir seus e-mails, poderá obter assistência completa da White Glove Setup como uma compra extra, e há uma garantia de reembolso de 14 dias para todos os planos pagos.
Se este artigo o ajudou, siga-nos no Facebook e no Twitter para obter mais dicas e tutoriais sobre o WordPress.
