9 Estratégias comprovadas para reduzir as reclamações de spam por e-mail

Se você envia e-mails, provavelmente está preocupado com reclamações de spam. E deveria estar! Mesmo o e-mail mais bem-intencionado pode acabar na pasta de spam se você não for cuidadoso.

Como alguém que trabalha com marketing por e-mail para várias marcas, posso lhe dizer que manter a pontuação de reclamações de spam baixa é uma batalha constante. Quando se trabalha com listas de milhares de pessoas, é difícil manter todos satisfeitos.

Mas se você não trabalhar para reduzir as reclamações de spam, sua reputação de remetente pode ser gravemente afetada. Isso, por sua vez, fará com que suas taxas de entregabilidade caiam drasticamente, de modo que até mesmo seus e-mails cuidadosamente elaborados e repletos de informações valiosas acabem indo direto para a pasta de spam. Eu já passei por isso e não é um bom lugar para se estar, acredite!

Embora nem sempre seja possível eliminar completamente as reclamações de spam, certamente há algumas medidas que você pode tomar para reduzi-las ao mínimo. Quer você seja um profissional de marketing por e-mail experiente ou esteja apenas começando, essas dicas o ajudarão a criar e-mails que cheguem às caixas de entrada, e não às pastas de spam.

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Qual é a sua taxa de reclamação de spam?

Sua taxa de reclamação de spam é uma métrica crucial no marketing por e-mail. Ela representa a porcentagem de seus e-mails que os destinatários marcam como spam.

Os provedores de serviços de Internet usam essa taxa para determinar a qualidade de suas práticas de e-mail. Por exemplo, se sua taxa de spam for de 0,1%, isso significa que, para cada 1.000 e-mails enviados, você recebeu uma reclamação de spam.

O que é uma boa taxa de reclamação de spam?

O Google e outros provedores de e-mail aconselham os remetentes de e-mail a buscar uma taxa de reclamação de spam não superior a 0,1% e nunca superior a 0,3%.

Na verdade, se você atingir esse limite de 0,3% mais de duas vezes, poderá descobrir que provedores como Google e Yahoo bloqueiam totalmente seus e-mails.

No entanto, você certamente não está sozinho se sua taxa de spam for muito maior do que isso. As taxas médias de spam variam de acordo com o setor, mas um estudo recente da Techradar descobriu que a taxa média de reclamação de spam no espaço B2B excedeu 2%.

Você pode verificar e reduzir sua taxa de reclamação de spam revisando a análise de e-mail em sua plataforma de marketing por e-mail e usando ferramentas de monitoramento de terceiros, como o Google Postmaster Tools.

A importância de manter baixas as reclamações de spam

Uma alta taxa de reclamações de spam pode levar a várias consequências negativas:

• Diminuição da reputação do remetente
• Redução da capacidade de entrega de e-mails
• Menores taxas de abertura e de cliques
• Possível inclusão na lista negra dos ISPs

Você deve monitorar sua taxa de reclamação de spam como parte de sua estratégia geral de marketing por e-mail. Ao manter essa taxa baixa, você pode proteger a reputação do remetente e garantir que suas mensagens cheguem aos destinatários pretendidos.

Se a sua taxa de reclamações de spam for mais alta do que você gostaria, nem tudo está perdido. Continue lendo para descobrir como você pode minimizar as reclamações de spam e manter sua taxa dentro de limites aceitáveis.

Estratégias comprovadas para reduzir as reclamações de spam por e-mail

Já estive em seu lugar. Mais de uma vez, enfrentei a realidade de uma taxa de reclamação de spam 10 vezes maior do que deveria ser.

Mas aqui está a boa notícia: com uma otimização focada e uma honestidade brutal sobre os e-mails que eu estava enviando, consegui reduzir esse número e mantê-lo consistentemente baixo.

As estratégias que estou prestes a compartilhar não são apenas teoria - eu as testei na prática e posso dizer com segurança que funcionam. Mas os benefícios vão além de apenas reduzir as reclamações de spam. Essas táticas também resultaram em:

• Aumento das taxas de abertura
• Mais cliques
• Vendas mais altas
• E o mais importante (em minha opinião) é o excelente feedback dos destinatários

Afinal de contas, manter seu público satisfeito não deveria ser seu objetivo número um?

Agora, vamos aos detalhes de como reduzir as reclamações de spam por e-mail.

1. Implementar o Double Opt-In

O opt-in duplo é o segurança da sua lista de e-mails, garantindo que apenas os assinantes mais interessados entrem. O processo é o seguinte: depois que uma pessoa se inscreve, ela recebe um e-mail de confirmação e precisa clicar em um link para finalizar a inscrição.

Por que se preocupar? É simples: qualidade em vez de quantidade. O opt-in duplo verifica a propriedade do e-mail, elimina endereços falsos ou digitados incorretamente e confirma o interesse genuíno em seu conteúdo.

Além disso, ele se alinha com os requisitos do remetente do Google, que afirma a necessidade de "obter o consentimento explícito dos destinatários antes de enviar e-mails de marketing". O opt-in duplo garante que você esteja marcando essa caixa crucial.

Sim, talvez você veja uma pequena queda no número de assinantes inicialmente. Mas a compensação é uma lista mais engajada e menos propensa a marcar seus e-mails como spam.

A implementação disso geralmente é simples - a maioria das plataformas de e-mail oferece essa configuração. Se estiver usando uma solução personalizada, será necessário criar um e-mail de confirmação e uma página de destino.

Lembre-se de que esse e-mail de confirmação é sua primeira impressão. Mantenha-o simples, claro e faça com que o link de confirmação se destaque.

Ao usar o opt-in duplo, você não está apenas reduzindo as reclamações de spam, mas está criando uma lista de assinantes que realmente desejam receber seus e-mails (em vez daqueles que optaram por receber por acidente ou apenas para obter seu ímã de leads).

2. Manter uma lista de e-mails limpa

Sem manutenção regular, sua lista de e-mails pode ficar cheia de assinantes inativos, e-mails inválidos e possíveis armadilhas de spam. Uma lista limpa é fundamental para reduzir as reclamações de spam e melhorar o desempenho geral do seu e-mail.

Para limpar sua lista, você deve remover regularmente assinantes inativos, e-mails devolvidos e endereços inválidos.

Comece identificando os assinantes que não abriram ou clicaram em seus e-mails nos últimos 6 a 12 meses. Considere a possibilidade de executar uma campanha de reengajamento para esses usuários. Se eles ainda não responderem, é hora de dispensá-los. Muitos provedores de serviços de e-mail oferecem ferramentas para ajudá-lo a identificar e remover esses assinantes inativos automaticamente.

Não se esqueça dos hard bounces - esses são e-mails que não puderam ser entregues por motivos permanentes, como endereços inexistentes. Se a sua plataforma de e-mail não remover automaticamente esses endereços de e-mail da sua lista, certifique-se de removê-los manualmente para manter uma boa reputação de remetente.

Você também deve ter cuidado com picos repentinos nas taxas de assinatura, especialmente de provedores de e-mail gratuitos. Podem ser bots de spam ou inscrições falsas. A implementação de CAPTCHAs em seus formulários de inscrição pode ajudar a evitar isso.

2. Segmentar seu público

Segmentar seu público significa dividir sua lista de e-mails com base em critérios específicos. Esses critérios podem ser informações demográficas, como idade ou local, dados comportamentais, como compras anteriores ou envolvimento com e-mails, ou até mesmo fatores como interesses ou valores.

Ao enviar conteúdo mais direcionado e relevante a esses segmentos, é mais provável que você envolva seus assinantes e menos provável que os irrite com mensagens irrelevantes.

Essa relevância é fundamental para reduzir as reclamações de spam. Afinal de contas, é muito menos provável que as pessoas marquem um e-mail como spam se ele contiver informações que elas realmente desejam.

Agora, vou ser sincero com você. Quando se trata dos e-mails que envio, sei que poderia fazer muito melhor com a segmentação. É uma ferramenta poderosa, mas tem uma contrapartida: eficácia versus esforço. Embora a segmentação possa aumentar significativamente o desempenho de seus e-mails, ela também exige mais tempo e recursos.

Você precisará encontrar o equilíbrio certo para sua empresa, ponderando os possíveis benefícios em relação ao trabalho extra envolvido. Comece aos poucos, talvez com apenas um ou dois segmentos, e expanda gradualmente à medida que você observar os resultados. O segredo é encontrar uma estratégia de segmentação que lhe proporcione um bom retorno sobre o investimento sem sobrecarregar sua equipe ou seu orçamento.

A maioria das plataformas de marketing por e-mail oferece ferramentas de segmentação incorporadas. Use-as a seu favor. Elas geralmente permitem que você crie segmentos dinâmicos que são atualizados automaticamente com base no comportamento do assinante.

Lembre-se de que o objetivo da segmentação não é apenas enviar conteúdo diferente para grupos diferentes. Trata-se de criar experiências mais personalizadas e valiosas para seus assinantes. Ao fornecer conteúdo relevante de forma consistente, você verá taxas de envolvimento mais altas, menos cancelamentos de assinatura e, sim, menos reclamações de spam.

3. Personalizar o conteúdo do e-mail

Todos nós já recebemos aqueles e-mails que começam com "Prezado cliente". Como você se sentiu com eles? Provavelmente não muito valorizado, certo? É aí que entra a personalização.

Enquanto a segmentação consiste em agrupar seu público, a personalização consiste em fazer com que cada assinante sinta que o e-mail foi criado especialmente para ele. É a diferença entre "Ei, entusiastas da corrida!" e "Ei, Sarah, pronta para sua maratona no próximo mês?".

Comece com o básico. Use os nomes de seus assinantes na linha de assunto ou na saudação. Mas não pare por aí. Você pode alterar seções inteiras do seu e-mail com base nos dados individuais do assinante. Por exemplo, você pode mostrar diferentes recomendações de produtos com base em compras anteriores ou no histórico de navegação.

Um colega meu recebeu um e-mail fazendo referência à sua comida favorita na linha de assunto (algo que ele havia mencionado em tom de brincadeira em seu perfil do LinkedIn). Embora eu não recomende necessariamente perseguir seus destinatários no LinkedIn para hiperpersonalizar seus e-mails, esse é um ótimo exemplo de como a personalização pode fazer com que suas mensagens se destaquem na caixa de entrada.

Lembre-se de que a personalização não se trata apenas de aumentar as taxas de abertura ou de cliques (embora ela também faça isso). Trata-se de criar relacionamentos com seus assinantes. Quando as pessoas sentem que você entende as necessidades delas, é mais provável que aguardem seus e-mails em vez de marcá-los como indesejados.

4. A frequência ideal de e-mails para reduzir as reclamações de spam por e-mail

Encontrar a frequência correta de e-mails é fundamental. Se enviar com muita frequência, você corre o risco de irritar seus assinantes, o que resultará em mais cancelamentos de inscrição e reclamações de spam. Se enviar com pouca frequência, o engajamento poderá cair, pois as pessoas esquecerão que se inscreveram na sua lista.

Então, como você encontra esse ponto ideal? Aqui estão algumas abordagens:

• Pergunte aos seus assinantes: Sim, é simples assim. Inclua opções de frequência em seu formulário de inscrição ou envie uma pesquisa de preferências à sua lista. Por exemplo, estou atualmente no processo de configuração de uma opção de "resumo" mensal para assinantes que não querem receber um e-mail toda semana.
• Teste e monitore: Experimente diferentes frequências de envio com pequenos segmentos de sua lista e acompanhe o impacto nas taxas de abertura, cliques e cancelamentos de assinatura.
• Observe os sinais de fadiga: Se você observar uma queda nas taxas de abertura ou um aumento no número de cancelamentos de assinatura, talvez seja hora de reduzir a frequência.
• Considere seu conteúdo: Se você estiver com dificuldades para criar conteúdo valioso para cada e-mail, isso é um sinal de que pode estar enviando com muita frequência.
• Leve em conta seu setor e público-alvo: Um boletim informativo diário pode funcionar para um site de notícias, mas provavelmente seria um exagero para uma empresa de software B2B.

Por fim, considere a possibilidade de implementar uma opção de "down-subscribe". Isso permite que os assinantes reduzam a frequência dos e-mails ou pausem os e-mails sem cancelar completamente a assinatura. Fazemos isso todos os anos durante o período da Black Friday, quando enviamos muitos e-mails promocionais sobre as promoções que estamos realizando. É uma ótima maneira de reter assinantes que, de outra forma, poderiam abandonar o barco.

Lembre-se de que é melhor enviar um e-mail incrível por mês do que quatro e-mails semanais medíocres que não agregam valor à vida de seus assinantes.

5. Use linhas de assunto claras e honestas

Sua linha de assunto é a primeira coisa que seus assinantes veem e, muitas vezes, o fator decisivo para que eles abram ou não seu e-mail. Mas não se trata apenas de fazer com que eles cliquem, mas também de definir as expectativas corretas.

Vamos ser sinceros: todos nós já nos sentimos tentados a usar aquela linha de assunto super atraente e ligeiramente enganosa para aumentar nossas taxas de abertura. Eu sei que já fiz isso.

E a questão é a seguinte: não há nada de errado com uma linha de assunto que desperte a curiosidade. Na verdade, eu aindauso linhas de assunto intrigantes para chamar a atenção. O segredo é encontrar um equilíbrio entre chamar a atenção e ser honesto.

A diferença está em evitar clickbait e não fazer promessas que você não pode cumprir. Lembre-se de que seu objetivo é atrair aberturas de assinantes interessados, não enganar as pessoas para que abram e-mails que não desejam. Quando suas linhas de assunto cumprem consistentemente a promessa, você cria confiança. E a confiança é sua melhor defesa contra reclamações de spam.

6. Facilite o cancelamento da assinatura

Eu sei o que você está pensando: "Por que diabos eu iria querer facilitar a saída das pessoas da minha lista?" A ideia de perder assinantes pode ser assustadora. Mas aqui está a verdade contraintuitiva: facilitar o cancelamento da assinatura é uma das melhores maneiras de reduzir as reclamações de spam.

Pense nisso. Quando alguém quiser parar de receber seus e-mails, encontrará uma maneira. Se cancelar a assinatura for um incômodo, adivinhe o que ela fará? Sim, ela clicará no botão de spam.

Coloque o link de cancelamento da assinatura em um local fácil de encontrar. O rodapé é o padrão, mas você também pode considerá-lo no corpo do e-mail.

Você também deve usar um cabeçalho list-unsubscribe (até porque o Google e o Yahoo agora exigem que os remetentes de e-mail em massa usem um cabeçalho list-unsubscribe ).

O cabeçalho list-unsubscribe é um pouco de código em seu e-mail que permite que os clientes de e-mail forneçam uma opção de cancelamento de assinatura diretamente em sua interface. Você provavelmente já viu isso como um botão "Cancelar inscrição" na parte superior dos e-mails no Gmail ou no Outlook.

Isso é incrivelmente conveniente para os assinantes e pode reduzir significativamente as reclamações de spam. A maioria das plataformas de marketing por e-mail agora adiciona esse recurso por padrão, mas confira nosso guia para adicionar cabeçalhos de lista de cancelamento de assinatura aos seus e-mails do WordPress para obter mais orientações.

Seu processo de cancelamento de assinatura também deve ser de "um clique", o que significa que não é necessário fazer login e marcar caixas para dar feedback. Se você quiser solicitar esse feedback, poderá fazê-lo depois de confirmar o cancelamento da inscrição.

7. Autentique seus e-mails (SPF, DKIM, DMARC)

A autenticação de e-mail ajuda a garantir que os e-mails que afirmam ser seus sejam realmente seus. Isso não apenas protege sua marca, mas também reduz significativamente as chances de seus e-mails serem marcados como spam.

Há três protocolos de autenticação principais que você precisa configurar: SPF, DKIM e DMARC. Vamos detalhá-los:

• SPF (Sender Policy Framework): Informa aos servidores de recebimento quais endereços IP têm permissão para enviar e-mails em nome de seu domínio. Se um e-mail vier de um IP que não esteja na lista, ele poderá ser devolvido ou marcado como spam.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): O DKIM adiciona uma assinatura digital aos seus e-mails que verifica se eles não foram adulterados em trânsito. Isso gera confiança nos servidores de recebimento.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Informa aos servidores de recebimento o que fazer com os e-mails que não passam nas verificações SPF ou DKIM. Ele também pode enviar relatórios sobre e-mails que usam seu domínio, ajudando-o a identificar possíveis abusos.

Também devo observar que a autenticação SPF e DKIM agora é obrigatória para todos os e-mails que você enviar aos usuários do Gmail. Se o seu domínio não estiver autenticado para enviar e-mails, suas mensagens serão devolvidas.

Se você estiver usando o WP Mail SMTP, poderá verificar facilmente se seu e-mail está autenticado enviando um e-mail de teste.

Não está totalmente autenticado? Não se preocupe, nós elaboramos um guia para iniciantes em autenticação de e-mail para orientá-lo no processo de configuração.

8. Monitore a reputação do seu remetente

Pense em sua reputação de remetente como sua pontuação de crédito de marketing por e-mail. Assim como uma boa pontuação de crédito pode lhe proporcionar melhores condições de empréstimo, uma boa reputação de remetente pode fazer com que seus e-mails cheguem à caixa de entrada e não à pasta de spam. E, assim como sua pontuação de crédito, é algo que precisa ser monitorado e mantido constantemente.

Sua reputação de remetente é essencialmente a forma como os provedores de caixa de correio visualizam o e-mail proveniente de seu endereço IP e domínio. Ela é afetada por fatores como:

• Reclamações de spam
• Saltos
• Taxas de engajamento (aberturas, cliques)
• A armadilha de spam atinge
• Volume e consistência de seu envio

Então, como você monitora a reputação do remetente? Ferramentas de monitoramento de reputação, como o SenderScore e o Google Postmaster Tools, são um bom ponto de partida. Você também pode usar sites como o MXToolbox, que pode informar se o seu IP foi colocado na lista negra.

Além de monitorar suas pontuações de reputação com esses serviços de terceiros, fique de olho em suas métricas de engajamento. Baixas taxas de abertura ou altas taxas de rejeição podem indicar problemas de reputação.

Se você perceber que sua reputação está caindo, não entre em pânico. Comece limpando sua lista, reduzindo o volume de envio e concentrando-se em seus assinantes mais engajados. Aumente gradualmente à medida que sua reputação melhorar.

9. Eduque seus assinantes sobre seus e-mails

Vamos concluir com uma estratégia que muitas vezes é negligenciada, mas incrivelmente poderosa: educar seus assinantes sobre seus e-mails. Definir expectativas claras desde o início pode fazer uma grande diferença na forma como seus e-mails são recebidos.

Por exemplo, ao se inscrever no WP Mail SMTP, você receberá primeiro nossa série de e-mails de boas-vindas. Ela o orienta sobre todos os recursos do plug-in e fornece dicas e estratégias úteis para melhorar a capacidade de entrega de e-mails do WordPress.

O envio imediato de e-mails sem pelo menos um rápido e-mail de boas-vindas pode ser bastante chocante. Alguns assinantes podem não saber quem você é ou por que está enviando e-mails para eles, o que é uma receita infalível para uma alta taxa de reclamação de spam.

Use um nome "De" consistente para que os assinantes reconheçam instantaneamente seus e-mails e os lembrem de quando e por que se inscreveram. Um simples "Você está recebendo este e-mail porque se inscreveu para X" pode evitar confusão e reclamações de spam.

Talvez você também queira fornecer instruções sobre como colocar seu endereço de e-mail na lista de permissões. Isso pode ajudar a garantir que seus e-mails não sejam capturados pelos filtros de spam.

Lembre-se de que um assinante instruído tem menos probabilidade de marcar seus e-mails como spam. Eles sabem o que esperar, entendem o valor que estão recebendo e têm maior probabilidade de se envolver positivamente com seu conteúdo.

E isso é tudo! Lembre-se de que uma estratégia de e-mail bem elaborada não se trata de enviar mais e-mails, mas sim de enviar e-mails que seus assinantes realmente desejam receber. Por exemplo, talvez você precise enviar e-mails quando um comprador abandona o carrinho.

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O design de e-mail também pode ajudar muito a fazer com que seus e-mails pareçam mais profissionais e a incentivar as pessoas a lê-los. Isso, por sua vez, pode ajudar a manter baixas as reclamações de spam. Confira nossos exemplos de design de e-mail e práticas recomendadas para obter algumas dicas que o ajudarão a criar e-mails atraentes que manterão os leitores envolvidos.

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