AI Zusammenfassung
Hast du schon mal eine wichtige Datei gesucht, die du von deiner WordPress-Website aus verschickt hast, und dann festgestellt, dass es keine Aufzeichnungen darüber gibt? In der Standardeinstellung speichert WordPress keine ausgehenden E-Mails oder deren Anhänge.
Sobald eine E-Mail versendet wurde, ist sie für immer verschwunden und hinterlässt einen kritischen blinden Fleck in deinen Geschäftsabläufen. Ohne Aufzeichnungen kannst du keine Probleme bei der Zustellung beheben oder einen Nachweis über die Kommunikation erbringen.
Wenn du eine Kopie jedes Dateianhangs speicherst, kannst du die Dateien, die deine Website verschickt, leicht archivieren oder überprüfen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du WordPress-E-Mail-Anhänge ganz einfach speichern kannst.
Speichere jetzt deine WordPress E-Mail-Anhänge 🙂 .
Wie versende ich einen Anhang in WordPress?
Deine WordPress-Website verschickt häufiger Anhänge, als du denkst. Zum Beispiel:
- Plugins für Kontaktformulare wie WPForms ermöglichen es den Nutzern, Dateien hochzuladen
- WooCommerce-Plugins fügen PDF-Rechnungen an Bestell-E-Mails an
- Backup-Plugins können .zip-Dateien von deiner Website senden.
Das Problem ist, dass jedes dieser Systeme Anhänge unabhängig voneinander versendet und keines von ihnen eine zentrale Aufzeichnung führt.
Egal, wie du Anhänge verschickst, es ist sinnvoll, automatisch eine Kopie zu speichern.
Weitere Informationen findest du in unserem Beitrag: Wie man eine E-Mail mit Anhängen in WordPress versendet.
Wie man WordPress E-Mail-Anhänge speichert
Befolge die folgenden Schritte, um zu erfahren, wie du mit WP Mail SMTP Pro automatisch eine Kopie jedes Anhangs speicherst, den deine Website versendet, und ein sicheres und durchsuchbares Archiv direkt in deinem WordPress-Dashboard erstellst.
- Schritt 1: Installiere das WP Mail SMTP Plugin
- Schritt 2: Verbinde dich mit einem zuverlässigen Mailer-Dienst
- Schritt 3: E-Mail-Protokollierungsfunktionen aktivieren
- Schritt 4: E-Mail-Anhänge in WordPress speichern
- Schritt 5: Anhänge in WordPress anzeigen
- Schritt 6: Anhänge aus dem E-Mail-Protokoll exportieren
Schritt 1: Installiere das WP Mail SMTP Plugin
WP Mail SMTP ist das beste E-Mail-Plugin für WordPress. Es ermöglicht es dir, E-Mails über einen externen E-Mail-Dienst zu versenden, um sicherzustellen, dass sie nicht als Spam abgelegt werden.
Die Pro-Version des Plugins hat auch ein superstarkes E-Mail-Protokoll. Ich werde dir zeigen, wie du damit E-Mail-Anhänge speichern kannst.
Um das Plugin herunterzuladen, gehe zu deinem WP Mail SMTP-Konto und wechsle zum Reiter Downloads, um die neueste Version der Plugin-Datei zu erhalten.
Wechsle zurück zu deinem WordPress-Dashboard und lade die Zip-Datei auf die Plugins-Seite hoch. Brauchst du Hilfe? Hier erfährst du , wie du ein WordPress-Plugin installierst.
Sobald das Plugin installiert ist, musst du es aktivieren. Dadurch wird der Einrichtungsassistent gestartet, der den gesamten Konfigurationsprozess vereinfacht und sicherstellt, dass du keine wichtigen Einstellungen übersiehst.
Schritt 2: Verbinde dich mit einem zuverlässigen Mailer-Dienst
Im ersten Schritt des Assistenten verbinden wir deine Website mit einem Drittanbieter für E-Mail-Dienste. Klicke auf die Schaltfläche Los geht's, um den Prozess zu starten.
Jetzt siehst du eine Liste aller Mailer-Optionen, die von WP Mail SMTP unterstützt werden. Bevor du dich für einen Mailer entscheidest, solltest du dir Gedanken machen:
- Die Art der E-Mails, die du versendest: Bestell-E-Mails von WooCommerce müssen viel schneller zugestellt werden als E-Mails von Hobbyseiten, deshalb empfehlen wir einen Anbieter von Transaktions-E-Mails für diesen Zweck.
- Die Größe der Anhänge: Amazon SES erhebt zusätzliche Gebühren für Anhänge, während bei einigen anderen Anbietern die Größe der Anhänge auf 4 MB begrenzt ist:
| Anbieter | Größenbeschränkung für Anhänge | Gebühr für Anhänge |
|---|---|---|
| Brevo (ehemals Sendinblue) | 4 MB | |
| SMTP.de | 15 MB | |
| Amazon SES | 40 MB | 0,12 $ pro GB |
| Sendgrid | 10 GB | |
| Gmail | 25 GB | |
| Google Arbeitsbereich | 25 GB | |
| Outlook/ Microsoft 365 | 4 MB | |
| Zoho Mail | 20 MB | |
| Andere SMTP | Variiert |
Wenn du einen Mailer auswählst, denke daran, dass ein hohes Größenlimit nicht unbedingt bedeutet, dass alle deine Anhänge zugestellt werden.
Die meisten E-Mail-Anbieter blockieren sehr große Anhänge. In manchen Fällen hat der Empfänger nicht genug Platz in seinem Postfach, um die Nachricht zu empfangen. Das sind beides gute Gründe, E-Mail-Anhänge in WordPress zu speichern.
Wenn du dich für einen Anbieter entschieden hast, wähle ihn aus der Liste im Einrichtungsassistenten aus und folge dem Link zur Dokumentation, um die Verbindung herzustellen.
| Mailer in allen Versionen verfügbar | Mailer in WP Mail SMTP Pro |
|---|---|
| SendLayer | Amazon SES |
| SMTP.de | Microsoft 365 / Outlook.com |
| Brevo | Zoho Mail |
| Google Workspace / Gmail | |
| Mailgun | |
| Poststempel | |
| SendGrid | |
| SparkPost | |
| Andere SMTP |
Wenn du eine Verbindung eingerichtet hast, wechsle zurück zu dieser Anleitung, um die nächsten Schritte des Assistenten zu befolgen.
Schritt 3: E-Mail-Protokollierungsfunktionen aktivieren
Nachdem du deinen Mailer verbunden hast, hast du die Möglichkeit, zusätzliche WP Mail SMTP-Funktionen zu aktivieren. Achte darauf, dass du die detaillierten E-Mail-Protokolle aktivierst. Mit dieser Funktion kannst du die Kopfzeilen, den Betreff und den Empfänger verfolgen.
Wenn detaillierte E-Mail-Protokolle aktiviert sind, wird der vollständige E-Mail-Bericht automatisch eingeschaltet. Ich empfehle dir außerdem, die wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung zu aktivieren, damit du den Überblick über deine E-Mails behältst, ohne dich bei WordPress einzuloggen.
Wenn du diese Funktionen aktiviert hast, klicke auf Speichern und Weiter, um zum letzten Konfigurationsschritt zu gelangen.
Schritt 4: E-Mail-Anhänge in WordPress speichern
Dies ist der letzte und wichtigste Konfigurationsschritt im Einrichtungsassistenten. Hier legst du fest, dass WP Mail SMTP von jedem Anhang, den deine Website versendet, eine Kopie speichern soll.
Auf diesem Bildschirm musst du das Kontrollkästchen für von WordPress gesendete Dateianhänge speichern aktivieren. Dies ist die Einstellung, die die Hauptfunktion dieses Leitfadens aktiviert.
Mit dem Einrichtungsassistenten kannst du auch zusätzliche Einstellungen für deine E-Mail-Protokolle vornehmen. Dazu gehören:
- Speichere den Inhalt aller gesendeten E-Mails. Diese Funktion speichert den Inhalt deiner WordPress-E-Mails in der Datenbank deiner Website. Sie muss aktiviert sein, wenn du E-Mails erneut versenden willst.
- Verfolgen, wann eine E-Mail geöffnet wird. Wenn du das Engagement der Nutzer/innen verfolgen willst, kannst du diese Option aktivieren, um zu sehen, wann die Empfänger/innen deine E-Mails öffnen.
- Verfolge, wann ein Link in einer E-Mail angeklickt wird. Diese Funktion hilft auch bei der Nachverfolgung der Nutzer/innen und ermöglicht es dir, zu sehen, wann die Empfänger/innen die Links in deinen E-Mails anklicken.
Wenn du eine dieser Einstellungen ändern möchtest, gehst du einfach zu WP Mail SMTP " Einstellungen " E-Mail Log. Als Nächstes wollen wir uns einen E-Mail-Anhang in WordPress ansehen.
Schritt 5: Anhänge in WordPress anzeigen
Jetzt, da die Protokollierung von Anhängen aktiviert ist, wird jede E-Mail, die du mit einer Datei versendest, in deinem WordPress-Dashboard gespeichert.
Wenn du eine E-Mail mit Anhängen in WordPress verschickt hast, kannst du die E-Mail-Anhänge ganz einfach aus dem Protokoll herunterladen. Um das auszuprobieren, gehe zu WP Mail SMTP " Email Log.
Dieser Bildschirm zeigt eine vollständige Liste aller E-Mails, die deine Website verschickt hat. Um eine bestimmte E-Mail zu finden, kannst du in der Suchleiste nach der E-Mail-Adresse des Empfängers oder einer bestimmten Betreffzeile suchen.
Die Originaldateianhänge werden im Abschnitt Anhänge aufgeführt. Klicke auf den Link, um den Anhang anzusehen oder herunterzuladen.
Obwohl du den ursprünglichen Dateinamen hier sehen kannst, wird er im Hintergrund unter einem zufälligen Dateinamen gespeichert. Das hilft, deine Dateien sicher zu halten.
Beachte, dass die Anhänge mit dem E-Mail-Protokoll verknüpft sind. Wenn du also das E-Mail-Protokoll löschst, werden auch die entsprechenden Anhänge von deinem Webhosting-Konto gelöscht.
Was, wenn du alle Anhänge auf einmal herunterladen möchtest? Sehen wir uns an, wie wir mit WP Mail SMTP Anhänge ganz einfach exportieren können.
Schritt 6: Anhänge aus dem E-Mail-Protokoll exportieren
Eine Aufzeichnung deiner Anhänge ist gut für einzelne Nachforschungen, aber manchmal musst du sie für Buchhaltungs-, Rechts- oder Archivierungszwecke in großen Mengen herunterladen.
Mit WP Mail SMTP kannst du das E-Mail-Protokoll und die Anhänge im CSV-, XLSX- und EML-Format exportieren. Für EML ist der Vorgang etwas anders, deshalb zeigen wir dir, wie du beide Varianten anwenden kannst.
Um deine Exportdatei zu erstellen, gehe zu WP Mail SMTP " Tools. Klicke dann oben auf die Registerkarte Export.
Als Erstes schauen wir uns den Export von E-Mail-Protokollen und Anhangsdetails in eine CSV-Datei oder ein Arbeitsblatt an.
Exportieren von E-Mail-Anhängen im CSV- oder XLSX-Format
CSV- und XLSX-Exporte enthalten einen Link zu jeder Anhangsdatei und nicht die Dateien selbst. Das hilft, die Dateigröße klein zu halten. Wähle zunächst unter Exporttyp entweder CSV oder Microsoft Excel aus.
Vergewissere dich unter Allgemeine Informationen, dass das Kontrollkästchen Anhänge aktiviert ist. Dadurch wird deinem Arbeitsblatt eine Spalte hinzugefügt, die einen direkten Link zu jeder gespeicherten Datei enthält.
Wenn du möchtest, kannst du weitere Informationen einfügen und den Export filtern.
Wenn du auf Exportdatei herunterladen klickst, wird eine Datei in dem Format heruntergeladen, das du unter Exportart ausgewählt hast. Wenn du sie öffnest, werden die Anhänge in der Spalte " Anhänge " aufgelistet.
Wie ich bereits erwähnt habe, wurde der Dateiname aus Sicherheitsgründen durch einen zufälligen Namen ersetzt.
E-Mail-Anhänge im EML-Format exportieren
Wenn du die Anhänge selbst exportieren willst, ist es besser, das EML-Format zu verwenden. Auf diese Weise erhältst du eine Zip-Datei von jeder E-Mail mit den Originalanhängen.
Um E-Mails mit ihren Anhängen zu exportieren, klickst du im Abschnitt Exporttyp auf EML. EML-Dateien enthalten alle Details aus dem Protokoll, einschließlich des E-Mail-Inhalts, wenn du diesen gespeichert hast.
Klicke jetzt auf Exportdatei herunterladen, um alle E-Mails im EML-Format herunterzuladen. In der Zip-Datei siehst du jede einzelne E-Mail.
Klicke auf eine beliebige E-Mail, um das Protokoll und seine Anhänge zu sehen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen in der Vorschau zu sehen.
Wenn du z.B. ein WooCommerce E-Mail-Anpassungs-Plugin verwendest, kannst du deine Vorlagen im EML-Format exportieren und versuchen, sie in verschiedenen E-Mail-Programmen zu öffnen.
FAQs zum Speichern von E-Mail-Anhängen in WordPress
Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen, die wir zum Archivieren von Anhängen, die von WordPress gesendet wurden, erhalten.
Wo werden die E-Mail-Anhänge eigentlich gespeichert?
Wenn du die Protokollierung von Anhängen in WP Mail SMTP aktivierst, werden die Dateien sicher im Standardordner für Uploads auf deiner Website gespeichert (normalerweise wp-content/uploads/wp-mail-smtp).
Aus Sicherheitsgründen weist das Plugin jedem Anhang einen zufälligen Dateinamen zu, um einen direkten öffentlichen Zugriff zu verhindern, aber du wirst immer den ursprünglichen Dateinamen in deinem E-Mail-Protokoll sehen, damit du ihn leicht identifizieren kannst.
Brauche ich WP Mail SMTP Pro, um Anhänge zu speichern?
Ja, die Möglichkeit, E-Mail-Anhänge zu speichern, anzuzeigen und zu exportieren, ist eine Funktion, die in allen WP Mail SMTP Pro und höheren Lizenzen enthalten ist.
Die Pro-Version schaltet die detaillierten E-Mail-Protokolle frei, die das Herzstück der Anhangsarchivierungsfunktion sind.
Funktioniert das auch für Anhänge, die von meinem Kontaktformular-Plugin (wie WPForms) gesendet werden?
Auf jeden Fall. WP Mail SMTP funktioniert auf der WordPress-Ebene und speichert daher automatisch Anhänge von jedem Plugin, das die Standardfunktion wp_mail() zum Versenden von E-Mails verwendet.
Dazu gehören beliebte Formularerstellungsprogramme wie WPForms, Ninja Forms und Formidable Forms sowie E-Commerce-Plugins wie WooCommerce, die PDF-Rechnungen versenden.
Was passiert mit dem gespeicherten Anhang, wenn ich den E-Mail-Protokolleintrag lösche?
Wenn du einen E-Mail-Protokolleintrag aus dem WP Mail SMTP-E-Mail-Protokoll löschst, wird auch die zugehörige Anhangsdatei dauerhaft von deinem Server gelöscht. Der Anhang ist direkt mit dem Protokolleintrag verknüpft, um sicherzustellen, dass dein Server nicht mit verwaisten Dateien überfüllt ist.
Wird das Speichern einer Kopie jedes Anhangs meine Website verlangsamen?
Nein, der Prozess des Speicherns eines Anhangs ist hochgradig optimiert und hat nur geringe Auswirkungen auf die Leistung deiner Website. Der Vorgang findet im Hintergrund statt, nachdem die E-Mail versendet wurde.
Allerdings kann die Speicherung tausender großer Dateien über einen langen Zeitraum hinweg den Speicherplatz deines Servers beanspruchen, weshalb es sich empfiehlt, sehr alte Anhänge regelmäßig zu überprüfen und zu löschen.
Aktiviere als Nächstes das Tracking von Öffnungen und Klicks
Jetzt weißt du, wie du E-Mail-Anhänge in WordPress mit dem WP Mail SMTP Plugin speichern kannst. Wenn du schon dabei bist, solltest du auch die Öffnungs- und Klickverfolgung aktivieren.
Mit der Öffnungs- und Klickverfolgung kannst du sehen, wann deine E-Mails gelesen werden. Wie das funktioniert, erfährst du in unserem Artikel über die Aktivierung der Öffnungs- und Klickverfolgung für WordPress-E-Mails. Bist du bereit, deine E-Mails zu protokollieren?
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