Resumen de la IA
¿Alguna vez ha necesitado encontrar un archivo importante que se envió desde su sitio de WordPress, sólo para darse cuenta de que no hay ningún registro de ello? Por defecto, WordPress no guarda los correos electrónicos salientes ni sus archivos adjuntos.
Una vez que se envía un correo electrónico, desaparece para siempre, lo que supone un punto ciego crítico en las operaciones de su empresa. Sin un registro, no puedes solucionar problemas de entrega ni aportar pruebas de la comunicación.
Guardar una copia de cada archivo adjunto facilita el archivado o la comprobación de los archivos que envía tu sitio. En este artículo, te mostraré cómo guardar archivos adjuntos de correo electrónico de WordPress fácilmente.
Guarda ya los archivos adjuntos de tus correos de WordPress 🙂 .
¿Cómo envío un archivo adjunto en WordPress?
Su sitio WordPress envía archivos adjuntos más a menudo de lo que cree. Por ejemplo:
- Los plugins de formularios de contacto como WPForms permiten a los usuarios subir archivos
- Los plugins de WooCommerce adjuntan facturas PDF a los correos electrónicos de los pedidos
- Los plugins de copia de seguridad pueden enviar archivos .zip de su sitio.
El problema es que cada uno de estos sistemas envía archivos adjuntos de forma independiente, y ninguno de ellos mantiene un registro central.
Independientemente de cómo envíes los archivos adjuntos, almacenar una copia automáticamente tiene sentido.
Para obtener más información, echa un vistazo a nuestro post dedicado: Cómo enviar un correo electrónico con archivos adjuntos en WordPress.
Cómo guardar archivos adjuntos de correo electrónico de WordPress
Siga los pasos que se indican a continuación para aprender a utilizar WP Mail SMTP Pro para guardar automáticamente una copia de cada archivo adjunto que envíe su sitio web, creando un archivo seguro y consultable directamente desde el panel de control de WordPress.
- Paso 1: Instalar el plugin WP Mail SMTP
- Paso 2: Conectarse a un servicio de correo fiable
- Paso 3: Activar las funciones de registro de correo electrónico
- Paso 4: Guardar archivos adjuntos de correo electrónico en WordPress
- Paso 5: Ver archivos adjuntos en WordPress
- Paso 6: Exportar archivos adjuntos desde el registro de correo electrónico
Paso 1: Instalar el plugin WP Mail SMTP
WP Mail SMTP es el mejor plugin de correo electrónico para WordPress. Le permite enviar correos electrónicos a través de un servicio de correo electrónico externo para asegurarse de que no se archivan como spam.
La versión Pro del plugin también tiene un registro de correo electrónico super potente. Te voy a mostrar cómo usarlo para guardar archivos adjuntos de correo electrónico.
Para descargar el plugin, diríjase a su cuenta WP Mail SMTP y cambie a la pestaña Descargas para obtener la última versión del archivo del plugin.
Vuelve a tu panel de WordPress y sube el archivo zip a la página de plugins. ¿Necesitas ayuda? Echa un vistazo a cómo instalar un plugin de WordPress.
Una vez instalado el plugin, asegúrese de Activarlo. Esto iniciará el Asistente de configuración, que simplifica todo el proceso de configuración y asegura que no se pierda ninguna configuración crítica.
Paso 2: Conectarse a un servicio de correo fiable
En el primer paso del Asistente, conectaremos su sitio web a un proveedor de servicios de correo electrónico de terceros. Haga clic en el botón Comencemos para iniciar el proceso.
Ahora, verá una lista de todas las opciones de correo soportadas por WP Mail SMTP. Antes de elegir un mailer, es una buena idea considerar:
- El tipo de emails que envías: Los correos electrónicos de pedidos de WooCommerce deben entregarse mucho más rápido que los correos electrónicos de sitios de pasatiempos, por lo que recomendamos un proveedor de correo electrónico transaccional para ese propósito.
- El tamaño de los archivos adjuntos: Amazon SES cobra más por los archivos adjuntos, mientras que otros proveedores tienen límites de tamaño de archivos adjuntos de tan solo 4 MB:
| Proveedor | Límite de tamaño de los archivos adjuntos | Tasa por accesorios |
|---|---|---|
| Brevo (antes Sendinblue) | 4 MB | |
| SMTP.com | 15 MB | |
| Amazon SES | 40 MB | 0,12 $ por GB |
| Sendgrid | 10 GB | |
| Gmail | 25 GB | |
| Espacio de trabajo de Google | 25 GB | |
| Outlook/ Microsoft 365 | 4 MB | |
| Zoho Mail | 20 MB | |
| Otros SMTP | Varía |
A la hora de elegir un proveedor de correo, tenga en cuenta que un límite de tamaño elevado no significa necesariamente que todos sus archivos adjuntos vayan a ser entregados.
La mayoría de los proveedores de correo electrónico bloquean los archivos adjuntos muy grandes. En algunos casos, el destinatario puede no tener espacio suficiente en su buzón para recibir el mensaje. Ambas son buenas razones para guardar los archivos adjuntos en WordPress.
Cuando te hayas decidido por un proveedor, selecciónalo de la lista del Asistente de configuración y sigue el enlace de documentación para completar la conexión.
| Mailers disponibles en todas las versiones | Mailers en WP Mail SMTP Pro |
|---|---|
| SendLayer | Amazon SES |
| SMTP.com | Microsoft 365 / Outlook.com |
| Brevo | Zoho Mail |
| Espacio de trabajo de Google / Gmail | |
| Mailgun | |
| Matasellos | |
| SendGrid | |
| SparkPost | |
| Otros SMTP |
Cuando hayas establecido una conexión, vuelve a esta guía para seguir los siguientes pasos del asistente.
Paso 3: Activar las funciones de registro de correo electrónico
Después de conectar su mailer, tendrá la opción de activar características adicionales de WP Mail SMTP. Asegúrese de activar los Registros Detallados de Email. Esta función rastreará los encabezados, el asunto y el destinatario.
Cuando se activan los Registros Detallados de Emails, el Informe Completo de Emails se activará automáticamente. También te recomiendo que actives el Resumen Semanal de Emails para que puedas hacer un seguimiento de tus emails sin necesidad de iniciar sesión en WordPress.
Una vez activadas estas funciones, haz clic en Guardar y continuar para pasar al último paso de configuración.
Paso 4: Guardar archivos adjuntos de correo electrónico en WordPress
Este es el último y más importante paso de configuración en el Asistente de Configuración. Aquí, le dirá a WP Mail SMTP que comience a guardar una copia de cada adjunto que su sitio web envíe.
En esta pantalla, debe marcar la casilla Guardar archivos adjuntos enviados desde WordPress. Esta es la configuración que activa la función principal de esta guía.
El Asistente de Configuración también le permitirá configurar opciones adicionales para sus registros de correo electrónico. Estos incluyen:
- Guarda el contenido de todos los emails enviados. Esta función guarda el contenido de sus correos de WordPress en la base de datos de su sitio. Debe estar activada si desea reenviar correos electrónicos.
- Seguimiento de la apertura de un correo electrónico. Si desea realizar un seguimiento de la participación de los usuarios, puede activar esta opción para ver cuándo abren los destinatarios sus correos electrónicos.
- Rastree cuándo se hace clic en un enlace de un correo electrónico. Esta función también ayuda con el seguimiento de usuarios y le permite ver cuándo los destinatarios hacen clic en los enlaces de sus correos electrónicos.
Si alguna vez necesita editar alguno de estos ajustes, simplemente vaya a WP Mail SMTP " Ajustes " Registro de Emails. Vamos a ver un archivo adjunto de correo electrónico en WordPress a continuación.
Paso 5: Ver archivos adjuntos en WordPress
Ahora que el registro de archivos adjuntos está activo, cada correo electrónico que su sitio envíe con un archivo se almacenará en su panel de control de WordPress.
Una vez que haya enviado un correo electrónico con archivos adjuntos en WordPress, puede descargar los archivos adjuntos del correo electrónico fácilmente desde el registro. Para probarlo, vaya a WP Mail SMTP " Email Log.
Esta pantalla muestra una lista completa de todos los correos electrónicos que su sitio ha enviado. Para encontrar un correo electrónico específico, puede utilizar la barra de búsqueda para buscar la dirección de correo electrónico de un destinatario o una línea de asunto específica.
Verá los archivos originales adjuntos en la sección Archivos adjuntos. Haga clic en el enlace para ver o descargar el archivo adjunto.
Aunque aquí puedes ver el nombre original del archivo, entre bastidores se guardará con un nombre aleatorio. Esto ayuda a mantener tus archivos seguros.
Tenga en cuenta que los archivos adjuntos están asociados al registro de correo electrónico. Por lo tanto, si eliminas el registro de correo electrónico, los archivos adjuntos correspondientes también se eliminarán de tu cuenta de alojamiento web.
¿Y si quieres descargar todos los adjuntos a la vez? Veamos cómo podemos exportar archivos adjuntos fácilmente usando WP Mail SMTP.
Paso 6: Exportar archivos adjuntos desde el registro de correo electrónico
Tener un registro de sus archivos adjuntos es estupendo para búsquedas individuales, pero a veces necesita descargarlos en bloque con fines contables, legales o de archivo.
WP Mail SMTP le permite exportar el registro de emails y sus adjuntos en formato CSV, XLSX y EML. El proceso es ligeramente diferente para EML, así que te mostraremos cómo hacerlo de ambas maneras.
Para crear su archivo de exportación, diríjase a WP Mail SMTP " Herramientas. A continuación, haga clic en la pestaña Exportar en la parte superior.
En primer lugar, vamos a ver cómo exportar los registros de correo electrónico y los detalles de los archivos adjuntos en un CSV o una hoja de cálculo.
Exportación de archivos adjuntos de correo electrónico en formato CSV o XLSX
Las exportaciones CSV y XLSX incluyen un enlace a cada archivo adjunto, en lugar de incluir los propios archivos. Esto ayuda a reducir el tamaño del archivo. En primer lugar, seleccione CSV o Microsoft Excel en Tipo de exportación.
En Información común, asegúrese de que la casilla Archivos adjuntos está seleccionada. Esto añadirá una columna a la hoja de cálculo con un enlace directo a cada archivo guardado.
Si lo desea, puede incluir más información y filtrar la exportación.
Haga clic en Descargar archivo de exportación y se descargará un archivo en el formato que haya seleccionado en tipo de exportación. Al abrirlo, los archivos adjuntos aparecen en la columna Archivos adjuntos.
Como he mencionado anteriormente, el nombre del archivo se ha sustituido por un nombre aleatorio por seguridad.
Exportar archivos adjuntos de correo electrónico en formato EML
Si quieres exportar los propios archivos adjuntos, es mejor que utilices el formato EML. De ese modo, obtendrás un archivo zip de cada correo electrónico incluyendo los archivos adjuntos originales.
Para exportar correos electrónicos con sus archivos adjuntos, haz clic en EML en la sección Tipo de exportación . Los archivos EML contienen todos los detalles del registro, incluido el contenido del correo electrónico si ha decidido guardarlo.
Ahora haga clic en Descargar archivo de exportación para descargar todos los correos electrónicos en formato EML. Dentro del archivo zip, verá cada correo electrónico individual.
Haga clic en cualquier correo electrónico para ver el registro y sus archivos adjuntos. Esta es una forma impresionante de previsualizar plantillas de correo personalizadas.
Por ejemplo, si utilizas un plugin de personalización de correo electrónico de WooCommerce, puedes exportar tus plantillas en formato EML y probar a abrirlas en diferentes clientes de correo electrónico.
Preguntas frecuentes sobre cómo guardar archivos adjuntos de correo electrónico en WordPress
Aquí encontrará respuestas a las preguntas más frecuentes que recibimos sobre el archivado de archivos adjuntos enviados desde WordPress.
¿Dónde se almacenan realmente los archivos adjuntos del correo electrónico?
Cuando activa el registro de archivos adjuntos en WP Mail SMTP, los archivos se guardan de forma segura en la carpeta Uploads estándar de su sitio web (normalmente wp-content/uploads/wp-mail-smtp).
Por seguridad, el complemento asigna un nombre de archivo aleatorio a cada archivo adjunto para evitar el acceso público directo, pero siempre verá el nombre de archivo original en el registro de correo electrónico para facilitar su identificación.
¿Necesito WP Mail SMTP Pro para guardar archivos adjuntos?
Sí, la capacidad de guardar, ver y exportar archivos adjuntos de correo electrónico es una característica incluida en todas las licencias WP Mail SMTP Pro y superiores.
La versión Pro desbloquea los Registros Detallados de Correo Electrónico, que es la característica principal que impulsa la funcionalidad de archivado de archivos adjuntos.
¿Funciona esto para los archivos adjuntos enviados desde mi plugin de formulario de contacto (como WPForms)?
Por supuesto. WP Mail SMTP funciona a nivel de WordPress, por lo que guardará automáticamente los archivos adjuntos de cualquier plugin que utilice la función estándar wp_mail() para enviar correos electrónicos.
Esto incluye creadores de formularios populares como WPForms, Ninja Forms y Formidable Forms, así como plugins de comercio electrónico como WooCommerce que envían facturas en PDF.
¿Qué ocurre con el archivo adjunto guardado si elimino la entrada del registro de correo electrónico?
Si elimina una entrada de registro de correo electrónico del Registro de Correo SMTP de WP Mail, el archivo adjunto correspondiente también será eliminado permanentemente de su servidor. El archivo adjunto está directamente vinculado a la entrada de registro para asegurar que su servidor no se llene de archivos huérfanos.
¿Guardar una copia de cada archivo adjunto ralentizará mi sitio web?
No, el proceso de guardar un archivo adjunto está altamente optimizado y tiene un impacto insignificante en el rendimiento de su sitio. La acción se realiza en segundo plano tras el envío del correo electrónico.
Sin embargo, el almacenamiento de miles de archivos de gran tamaño durante un periodo prolongado puede consumir el espacio en disco de su servidor, por lo que es una buena práctica revisar y limpiar periódicamente los archivos adjuntos muy antiguos.
A continuación, active el seguimiento de aperturas y clics
Ahora ya sabes cómo guardar adjuntos de correo electrónico en WordPress usando el plugin WP Mail SMTP. Ya que estás, asegúrate de activar también el seguimiento de aperturas y clics.
El seguimiento de aperturas y clics le permite ver cuándo se leen sus correos electrónicos. Para ver cómo funciona, consulta nuestro artículo sobre cómo activar el seguimiento de aperturas y clics en los correos electrónicos de WordPress. ¿Preparado para registrar tus emails?
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