I rimbalzi delle e-mail possono sembrare un mistero quando si gestisce una campagna, soprattutto quando tutto il resto sembra filare liscio.
Ho avuto a che fare con la mia parte di notifiche di rimbalzo e non sono solo frustranti, ma possono danneggiare seriamente le prestazioni delle vostre e-mail.
In questo articolo, analizzerò tutto ciò che ho imparato sui bounce delle e-mail, comprese le cause, i motivi per cui sono importanti e le misure pratiche che si possono adottare per risolverli.
Cosa sono i rimbalzi delle e-mail?
I bounce delle e-mail si verificano quando il messaggio non raggiunge la casella di posta del destinatario. È come spedire un pacco a un indirizzo errato e poi tornare indietro.
Questo può accadere per diversi motivi, come problemi con l'indirizzo e-mail del destinatario o con il suo server e-mail. Tuttavia, se i bounce continuano a verificarsi, possono ridurre la reputazione del mittente.
Esistono due tipi principali di bounce delle e-mail: soft e hard. Un soft bounce è temporaneo, come quando la casella di posta elettronica di qualcuno è piena o il server di posta elettronica è fuori uso. Un hard bounce, invece, è permanente.
Se avete problemi con i bounce delle e-mail e con le porte SMTP e state cercando un modo per monitorare le prestazioni delle vostre e-mail garantendo la massima deliverability, potreste prendere in considerazione l'utilizzo di WP Mail SMTP.
Ho utilizzato i log delle e-mail di WP Mail SMTP per individuare le e-mail fallite e i ripetuti soft bounce, in modo da poter decidere se continuare a provare o rimuovere l'indirizzo dalla mia lista.
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Tipi di rimbalzo delle e-mail
Capire perché le e-mail rimbalzano vi aiuta a mantenere in salute la vostra lista, a proteggere la reputazione del vostro mittente e a garantire che le vostre e-mail raggiungano effettivamente le persone a cui sono destinate.
Rimbalzi difficili
Gli hard bounce si verificano quando c'è un problema permanente che impedisce la consegna dell'e-mail. È come cercare di inviare una lettera a un indirizzo inesistente.
Alcune cause comuni di hard bounce includono indirizzi e-mail non validi, domini scritti in modo errato o account e-mail che sono stati chiusi.
Ad esempio, se si digita erroneamente "[email protected]" invece di "[email protected]", l'e-mail verrà respinta perché il dominio non esiste.
Nel corso del tempo, mi sono reso conto che lasciare i rimbalzi non risolti può danneggiare la reputazione del mittente, rendendo più difficile per le e-mail legittime raggiungere le caselle di posta.
L'approccio migliore è quello di rimuovere questi indirizzi dall'elenco non appena vengono segnalati per evitare ripetuti fallimenti.
Rimbalzi morbidi
I soft bounce, invece, sono temporanei. Si verificano quando c'è un problema momentaneo con l'account e-mail o il server del destinatario.
Ad esempio, la loro casella di posta elettronica potrebbe essere piena, il loro server potrebbe essere inattivo o la vostra e-mail potrebbe essere troppo grande per essere elaborata. I soft bounce spesso si risolvono da soli, a differenza degli hard bounce, ma vale comunque la pena di monitorarli.
Ho riscontrato casi in cui le e-mail venivano temporaneamente rimbalzate, ma l'invio successivo funzionava perfettamente. Tenere d'occhio i soft bounce aiuta a identificare gli schemi e a evitare inutili problemi di deliverability.
Se un'e-mail continua a essere respinta per lo stesso motivo per più tentativi, potrebbe essere il momento di approfondire o di considerare la possibilità di rimuovere l'indirizzo.
Come vengono identificati i rimbalzi delle e-mail
Quando un'e-mail viene respinta, non scompare nel nulla. Il server di posta elettronica del destinatario svolge un ruolo importante nell'identificare il problema e nel notificarlo.
Ogni volta che l'e-mail non viene consegnata, il server invia un messaggio di bounce con i dettagli di ciò che è andato storto. Questi messaggi spesso includono codici di errore che spiegano il problema.
Ad esempio, se il problema è temporaneo, come una casella di posta piena, si potrebbe vedere un codice come 4xx, che significa che si tratta di un soft bounce. Se il problema è permanente, come ad esempio un indirizzo e-mail non valido, il codice di errore sarà di solito 5xx, che indica un rimbalzo duro.
Questi codici di errore sono una sorta di tabella di marcia che aiuta a capire cosa è andato storto e come risolverlo. Ecco una tabella dei più comuni codici di errore di rimbalzo delle e-mail, classificati per tipo e con le relative descrizioni:
| Codice di errore | Tipo | Descrizione |
| 4xx | Rimbalzo morbido | Problema temporaneo che impedisce la consegna, come una casella di posta piena o un'interruzione temporanea del server. |
| 5xx | Rimbalzo duro | Problema permanente che impedisce la consegna, ad esempio un indirizzo e-mail o un dominio non valido. |
| 421 | Rimbalzo morbido | Servizio non disponibile; in genere indica un problema temporaneo con il server del destinatario. |
| 450 | Rimbalzo morbido | Casella postale non disponibile; spesso causata da un server occupato o sovraccarico. |
| 451 | Rimbalzo morbido | Errore temporaneo del server; il messaggio non può essere elaborato in quel momento. |
| 452 | Rimbalzo morbido | Memoria di sistema insufficiente; il server del destinatario ha esaurito lo spazio di memoria. |
| 550 | Rimbalzo duro | La casella di posta elettronica dell'utente non è disponibile, in genere a causa di un indirizzo e-mail non valido o di un account disattivato. |
| 551 | Rimbalzo duro | Destinatario non locale; il server e-mail non riconosce il dominio del destinatario. |
| 552 | Rimbalzo duro | Il messaggio e-mail supera la capacità della casella di posta del destinatario. |
| 553 | Rimbalzo duro | Indirizzo e-mail non valido; spesso causato da errori di battitura o di formattazione. |
| 554 | Rimbalzo duro | Transazione fallita; in genere significa che il messaggio è stato rifiutato dal server per motivi di sicurezza. |
Perché i rimbalzi delle e-mail avvengono?
Capire perché si verificano i bounce delle e-mail è stato fondamentale per me per gestire le mie campagne in modo efficace. Vi spiego le ragioni più comuni, in modo che possiate individuare i potenziali problemi e risolverli rapidamente.
Motivi comuni per i rimbalzi difficili
Gli hard bounce sono problemi permanenti che impediscono alle vostre e-mail di raggiungere il destinatario. Ecco le cause più comuni che ho affrontato:
- Indirizzi e-mail non validi: Questo accade spesso quando qualcuno inserisce un'e-mail falsa durante l'iscrizione o quando un indirizzo è obsoleto.
- Domini sbagliati: Un piccolo errore di battitura, come "@gamil.com" invece di "@gmail.com", può portare a un immediato bounce.
- Account chiusi o inattivi: Alcuni indirizzi e-mail vengono disattivati nel tempo, soprattutto se appartengono a utenti che non vi accedono più.
- Domini inesistenti: Se il dominio non esiste, il server e-mail non può elaborare il messaggio.
- Indirizzo del mittente bloccato: A volte, il server del destinatario potrebbe bloccare completamente il vostro indirizzo e-mail a causa di interazioni o filtri precedenti.
- Configurazione errata del server di posta: Occasionalmente, un problema tecnico da parte vostra, come un indirizzo del mittente mal configurato, può provocare rimbalzi difficili.
Motivi comuni per i rimbalzi morbidi
I soft bounce sono di solito temporanei e possono risolversi da soli, ma ignorarli può comunque danneggiare le vostre campagne. Ecco quali sono i motivi più comuni:
- Posta in arrivo piena del destinatario: Quando la casella di posta di un destinatario raggiunge il limite di memoria, l'e-mail viene rifiutata temporaneamente.
- Interruzioni temporanee del server: Se il server di posta elettronica del destinatario o del mittente è inattivo al momento dell'invio, l'e-mail verrà respinta.
- Dimensioni delle e-mail che superano i limiti: Allegati di grandi dimensioni o design di e-mail troppo complessi possono talvolta superare le dimensioni consentite dal server del destinatario.
- Limitazione della velocità sul server del destinatario: Alcuni server hanno restrizioni sul numero di e-mail che possono ricevere in un breve periodo.
- Contenuto simile allo spam: Anche le e-mail legittime possono attivare i filtri antispam, causandone il temporaneo rimbalzo.
- Problemi di autenticazione: Se l'autenticazione del vostro dominio(SPF, DKIM o DMARC) non passa, la vostra e-mail potrebbe essere respinta.
Fattori esterni che portano ai rimbalzi delle e-mail
A volte i bounce non sono causati dall'impostazione del destinatario o dalla vostra lista, ma da fattori esterni. Eccone alcuni che ho affrontato:
- Indirizzi IP in blacklist: Se il vostro IP di invio è segnalato dalle blacklist di posta elettronica, i server potrebbero rifiutare tutte le e-mail provenienti da esso.
- Scarsa reputazione del mittente: Un basso punteggio del mittente, spesso causato da frequenti reclami per spam o da un'elevata frequenza di rimbalzo, può rendere i server sospettosi nei confronti delle vostre e-mail.
- Filtri antispam iperattivi: Anche le e-mail ben progettate possono essere segnalate come spam da filtri troppo rigidi, soprattutto se contengono determinate parole chiave o problemi di formattazione.
- Problemi di hosting condiviso: Se avete un hosting condiviso, un altro utente sullo stesso server potrebbe causare problemi di reputazione che si ripercuotono sulle vostre campagne.
- Politiche di sicurezza del destinatario: Alcune organizzazioni utilizzano impostazioni di sicurezza rigide che rifiutano le e-mail provenienti da mittenti sconosciuti o non verificati.
Come risolvere i rimbalzi delle e-mail
All'inizio un rimbalzo può sembrare un problema di poco conto, ma se si verifica spesso può danneggiare la vostra deliverability e la vostra reputazione. Ecco come ho affrontato il problema passo dopo passo.
Pulire e verificare l'elenco di e-mail
Un'abitudine che ha fatto una grande differenza per me è quella di controllare regolarmente la mia lista di e-mail per rimuovere gli indirizzi non validi e inattivi (questo è incredibilmente utile quando si inviano e-mail per scopi di marketing).
Con il passare del tempo, le persone smettono di utilizzare determinati account di posta elettronica, oppure possono annullare l'iscrizione senza avvisarvi. Questi indirizzi obsoleti possono causare hard bounce, che danneggiano la vostra reputazione.
Verifico la presenza di schemi, come le e-mail che non hanno aperto nemmeno un messaggio da sei mesi o più. La rimozione di questi indirizzi mantiene l'elenco fresco e mi aiuta a concentrarmi sugli utenti attivi che vogliono effettivamente sentirmi.
Potete anche utilizzare gli strumenti di verifica delle e-mail per controllare se un indirizzo e-mail è valido prima di premere "invia". Questi strumenti identificano errori di battitura, account falsi e persino indirizzi temporaneamente non disponibili.
Ad esempio, servizi come Hunter.io hanno reso facile caricare la mia lista e ripulirla in pochi minuti. Ora, prima di ogni grande campagna, mi assicuro che la mia lista venga sottoposta a questo ulteriore controllo.
Suggerimento bonus: se utilizzate un plugin per i moduli di contatto come WPForms per raccogliere gli indirizzi e-mail per la vostra newsletter, potete attivare la conferma e-mail per evitare i rimbalzi causati da utenti che digitano l'e-mail in modo errato nei moduli.
Migliorare la reputazione del mittente
Se c'è una cosa che ho imparato sull'email marketing è che la reputazione del mittente può fare o distruggere le vostre campagne.
Con il double opt-in, gli iscritti confermano il loro indirizzo e-mail facendo clic su un link in un'e-mail di conferma. Questo passo in più garantisce che solo le persone che vogliono veramente le mie e-mail vengano aggiunte alla mia lista.
Potrebbe sembrare un ostacolo in più, ma riduce drasticamente le possibilità che indirizzi non validi o falsi si intrufolino nella vostra lista. Un altro aspetto su cui mi concentro è la trasparenza nei confronti dei miei iscritti.
Mi assicuro che sappiano che tipo di contenuti aspettarsi e con quale frequenza li riceveranno. In questo modo si crea fiducia e si mantiene alto il livello di coinvolgimento, che i provider di e-mail considerano un buon segnale.
Inoltre, tenete presente che frasi di spam come "Agisci ora!" o "100% gratis" possono attivare i filtri. Anche se la vostra e-mail non viene segnalata come spam, queste frasi insospettiscono le persone.
Mantengo sempre un oggetto chiaro, conciso e in linea con il contenuto dell'e-mail. Per quanto riguarda il corpo dell'e-mail, mi concentro sull'offerta di valore. Per esempio, date un'occhiata all'esempio di email con carrello abbandonato qui sotto:
L'e-mail si distingue immediatamente per l'umorismo e l'approccio informale. Sembra provenire da una persona reale e non dà la sensazione di essere spammosa.
Ottimizzare la consegna delle e-mail
Una delle prime cose che controllo sempre è la dimensione delle mie e-mail. Le e-mail con allegati di grandi dimensioni o contenuti troppo pesanti possono essere rifiutate dai server dei destinatari.
Per evitarlo, mantengo le mie e-mail leggere, riducendo al minimo le dimensioni delle immagini, evitando gli allegati non necessari e attenendomi a layout semplici.
Un altro fattore chiave è il rispetto delle soglie di invio del server del destinatario. L'invio di un numero eccessivo di e-mail in una volta sola può far scattare l'allarme, soprattutto per le campagne più grandi.
Se state riscaldando un nuovo IP, gli strumenti di WP Mail SMTP per il riscaldamento dell'IP sono un'ottima opzione. Abilitando la funzione Ottimizza invio e-mail, le vostre e-mail vengono accodate per la consegna asincrona.
WP Mail SMTP Pro offre anche una funzione chiamata Email Rate Limiting per evitare di superare i limiti del vostro server di posta elettronica.
Quando il limite viene raggiunto, le nuove e-mail vengono messe in coda per essere inviate successivamente. Questo approccio intelligente vi aiuta a gestire il traffico e-mail in modo efficiente e a evitare costi aggiuntivi per piani più elevati.
Monitorare la frequenza di rimbalzo
Il monitoraggio delle frequenze di rimbalzo non solo mi aiuta a individuare tempestivamente i problemi, ma mi fornisce anche un quadro più chiaro di ciò che potrebbe essere necessario modificare nelle mie campagne e-mail.
Se vedo che aumenta, è un segnale che qualcosa deve essere aggiustato, che si tratti della mia lista di email, dei contenuti o delle pratiche di invio. WP Mail SMTP rende tutto questo molto più semplice con il suo cruscotto di report sulle email.
La dashboard mostra una ripartizione dettagliata delle e-mail inviate, di quelle non riuscite e altro ancora. Mi piace la semplicità con cui è possibile individuare i problemi senza dover scavare in un labirinto di dati.
Ma se si presenta la necessità, ho sempre la possibilità di accedere a registri dettagliati. Questo permette di tracciare ogni e-mail inviata dal vostrosito, rendendo più semplice l'individuazione dei guasti e la risoluzione dei problemi.
Consiglio anche di utilizzare strumenti come Google Postmaster e Microsoft SNDS per capire come i provider di e-mail vedono il vostro dominio o indirizzo IP.
È come ricevere un feedback dall'altra parte, aiutandovi a capire se ci sono problemi di reputazione che potreste non aver notato.
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Domande frequenti - Perché i rimbalzi delle e-mail avvengono?
I rimbalzi delle e-mail sono un argomento di grande interesse per i nostri lettori. Ecco le risposte ad alcune domande comuni al riguardo:
Che cosa significa "stato rimbalzato"?
Uno "stato di rimbalzo" significa che un'e-mail non è stata consegnata alla casella di posta del destinatario. Questo accade quando c'è un problema come un indirizzo non valido, una casella di posta piena o un errore temporaneo del server.
Devo eliminare le email rimbalzate?
Sì, soprattutto se si tratta di hard bounce. Mantenere indirizzi non validi nel proprio elenco può danneggiare la reputazione del mittente. I rimbalzi morbidi devono essere monitorati; se persistono, bisogna considerare la possibilità di rimuoverli.
Qual è una frequenza di rimbalzo accettabile per l'email marketing?
Un tasso di rimbalzo accettabile è in genere inferiore al 2%. Se il tasso è più alto, può indicare problemi con la vostra lista di e-mail o con le pratiche di invio.
Un numero eccessivo di bounce fa sì che le mie e-mail vengano contrassegnate come spam?
Sì, un numero eccessivo di bounce può danneggiare la reputazione del mittente. Questo può indurre i provider di posta elettronica a segnalare le vostre e-mail come spam o a bloccarle del tutto.
Perché le mie e-mail risultano non recapitabili?
Le e-mail vengono restituite come non recapitabili quando l'indirizzo del destinatario non è valido, la sua casella di posta è piena, il server e-mail non funziona o il contenuto dell'e-mail attiva i filtri antispam.
Quindi, imparate a scegliere il giusto provider SMTP per il vostro sito.
Quando ho iniziato a usare WordPress, ho imparato presto che il suo modo integrato di gestire le e-mail non era sempre affidabile. In questa guida, quindi, condividerò i consigli su cosa cercare quando si sceglie un provider SMTP e confronterò alcune delle migliori opzioni disponibili.
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