Riepilogo AI
Avete mai avuto bisogno di trovare un file importante che è stato inviato dal vostro sito WordPress, solo per rendersi conto che non c'è traccia di esso? Per impostazione predefinita, WordPress non salva le e-mail in uscita o i loro allegati.
Una volta che un'e-mail è stata inviata, è sparita per sempre, lasciando un punto cieco critico nelle operazioni aziendali. Senza una registrazione, non è possibile risolvere i problemi di consegna o fornire una prova della comunicazione.
Conservare una copia di ogni file allegato facilita l'archiviazione o il controllo dei file inviati dal vostro sito. In questo articolo vi mostrerò come salvare facilmente gli allegati delle e-mail di WordPress.
Salvate subito gli allegati delle vostre e-mail di WordPress! 🙂
Come si invia un allegato in WordPress?
Il vostro sito WordPress invia allegati più spesso di quanto pensiate. Ad esempio:
- I plugin per i moduli di contatto, come WPForms, consentono agli utenti di caricare i file.
- I plugin di WooCommerce allegano le fatture in PDF alle e-mail degli ordini
- I plugin di backup possono inviare file .zip del vostro sito.
Il problema è che ognuno di questi sistemi invia gli allegati in modo indipendente e nessuno di essi tiene un registro centrale.
Indipendentemente dal modo in cui si inviano gli allegati, è opportuno conservarne una copia automaticamente.
Per maggiori informazioni, consultate il nostro post dedicato: Come inviare un'e-mail con allegati in WordPress.
Come salvare gli allegati delle e-mail di WordPress
Seguite i passaggi seguenti per imparare a usare WP Mail SMTP Pro per salvare automaticamente una copia di ogni allegato inviato dal vostro sito web, creando un archivio sicuro e consultabile proprio all'interno della vostra dashboard di WordPress.
- Passo 1: Installare il plugin WP Mail SMTP
- Fase 2: connessione a un servizio di mailing affidabile
- Passo 3: Abilitare le funzioni di registrazione delle e-mail
- Passo 4: Salvare gli allegati delle e-mail in WordPress
- Passo 5: visualizzare gli allegati in WordPress
- Passo 6: Esportazione degli allegati dal registro e-mail
Passo 1: Installare il plugin WP Mail SMTP
WP Mail SMTP è il miglior plugin di posta elettronica per WordPress. Consente di inviare le e-mail attraverso un servizio di posta elettronica esterno per assicurarsi che non vengano archiviate come spam.
La versione Pro del plugin dispone anche di un potentissimo registro delle e-mail. Vi mostrerò come utilizzarlo per salvare gli allegati delle e-mail.
Per scaricare il plugin, accedete al vostro account WP Mail SMTP e passate alla scheda Download per ottenere l'ultima versione del file del plugin.
Tornate alla vostra dashboard di WordPress e caricate il file zip nella pagina dei plugin. Avete bisogno di una mano? Consultate come installare un plugin di WordPress.
Una volta installato il plugin, assicurarsi di attivarlo. In questo modo si avvierà l'Installazione guidata, che semplifica l'intero processo di configurazione e garantisce di non perdere nessuna impostazione critica.
Fase 2: connessione a un servizio di mailing affidabile
Nella prima fase della procedura guidata, collegheremo il vostro sito web a un provider di servizi e-mail di terze parti. Fate clic sul pulsante Let's Get Started per iniziare il processo.
Ora viene visualizzato un elenco di tutti i mailer supportati da WP Mail SMTP. Prima di scegliere un mailer, è una buona idea prendere in considerazione:
- Il tipo di e-mail inviate: Le e-mail relative agli ordini di WooCommerce devono essere consegnate molto più rapidamente rispetto a quelle dei siti di hobbistica, quindi consigliamo un provider di e-mail transazionali per questo scopo.
- La dimensione degli allegati: Amazon SES addebita un costo aggiuntivo per gli allegati, mentre alcuni altri provider hanno limiti di dimensione degli allegati fino a 4 MB:
| Fornitore | Limite di dimensione degli allegati | Tassa per gli allegati |
|---|---|---|
| Brevo (ex Sendinblue) | 4 MB | |
| SMTP.com | 15 MB | |
| Amazon SES | 40 MB | 0,12 dollari per GB |
| Sendgrid | 10 GB | |
| Gmail | 25 GB | |
| Spazio di lavoro Google | 25 GB | |
| Outlook/ Microsoft 365 | 4 MB | |
| Zoho Mail | 20 MB | |
| Altro SMTP | Variabile |
Quando scegliete un mailer, tenete presente che un limite di dimensioni elevato non significa necessariamente che tutti gli allegati saranno consegnati.
La maggior parte dei provider di posta elettronica blocca gli allegati molto grandi. In alcuni casi, il destinatario potrebbe non avere abbastanza spazio nella casella di posta elettronica per ricevere il messaggio. Questi sono entrambi buoni motivi per salvare gli allegati delle e-mail in WordPress.
Una volta scelto il provider, selezionarlo dall'elenco dell'Installazione guidata e seguire il link alla documentazione per completare la connessione.
| Mailers disponibili in tutte le versioni | Postini in WP Mail SMTP Pro |
|---|---|
| SendLayer | Amazon SES |
| SMTP.com | Microsoft 365 / Outlook.com |
| Brevo | Zoho Mail |
| Spazio di lavoro Google / Gmail | |
| Pistola postale | |
| Timbro postale | |
| InviaGrid | |
| SparkPost | |
| Altro SMTP |
Una volta impostata la connessione, tornate a questa guida per seguire le fasi successive della procedura guidata.
Passo 3: Abilitare le funzioni di registrazione delle e-mail
Dopo aver collegato il vostro mailer, avrete la possibilità di attivare ulteriori funzioni di WP Mail SMTP. Assicuratevi di attivare il registro dettagliato delle e-mail. Questa funzione terrà traccia delle intestazioni, dell'oggetto e del destinatario.
Quando i Registri e-mail dettagliati sono abilitati, il Rapporto e-mail completo viene attivato automaticamente. Vi consiglio anche di attivare il Riepilogo settimanale delle e-mail, in modo da poter tenere traccia delle vostre e-mail senza accedere a WordPress.
Una volta abilitate queste funzioni, fare clic su Salva e continua per passare alla fase finale della configurazione.
Passo 4: Salvare gli allegati delle e-mail in WordPress
Questo è l'ultimo e più importante passo della configurazione guidata. Qui si dirà a WP Mail SMTP di iniziare a salvare una copia di ogni allegato inviato dal sito web.
In questa schermata, è necessario selezionare la casella Salva allegati file inviati da WordPress. Questa è l'impostazione che attiva la funzione principale di questa guida.
L'installazione guidata consente di configurare ulteriori impostazioni per i registri e-mail. Queste includono:
- Memorizza il contenuto di tutte le e-mail inviate. Questa funzione salva il contenuto delle e-mail di WordPress nel database del sito. Deve essere attivata se si desidera inviare nuovamente le e-mail.
- Traccia quando un'e-mail viene aperta. Se volete monitorare il coinvolgimento degli utenti, potete attivare questa opzione per vedere quando i destinatari aprono le vostre e-mail.
- Tracciare quando un link in un'e-mail viene cliccato. Questa funzione è utile anche per il tracciamento degli utenti e vi permette di vedere quando i destinatari fanno clic sui link nelle vostre e-mail.
Se avete bisogno di modificare una di queste impostazioni, andate su WP Mail SMTP " Impostazioni " Registro e-mail. Vediamo ora come visualizzare un allegato e-mail in WordPress.
Passo 5: visualizzare gli allegati in WordPress
Ora che la registrazione degli allegati è attiva, ogni e-mail inviata dal vostro sito con un file verrà memorizzata nella vostra dashboard di WordPress.
Una volta inviata un'e-mail con allegati in WordPress, è possibile scaricare facilmente gli allegati dal registro. Per provarlo, andate su WP Mail SMTP " Registro e-mail.
Questa schermata mostra un elenco completo di tutte le e-mail inviate dal sito. Per trovare un'e-mail specifica, è possibile utilizzare la barra di ricerca per cercare l'indirizzo e-mail del destinatario o un oggetto specifico.
Gli allegati dei file originali sono elencati nella sezione Allegati. Fare clic sul link per visualizzare o scaricare l'allegato.
Anche se il nome del file originale è visibile qui, dietro le quinte verrà salvato con un nome casuale. Questo aiuta a mantenere i file sicuri.
Tenete presente che i file allegati sono associati al registro e-mail. Pertanto, se si elimina il registro e-mail, anche gli allegati corrispondenti verranno eliminati dal vostro account di web hosting.
E se si desidera scaricare tutti gli allegati in una volta sola? Vediamo come esportare facilmente gli allegati utilizzando WP Mail SMTP.
Passo 6: Esportazione degli allegati dal registro e-mail
Avere un registro degli allegati è ottimo per le ricerche individuali, ma a volte è necessario scaricarli in blocco per scopi contabili, legali o di archiviazione.
WP Mail SMTP consente di esportare il registro delle e-mail e gli allegati in formato CSV, XLSX ed EML. Il processo è leggermente diverso per EML, quindi vi mostreremo come farlo in entrambi i modi.
Per creare il file di esportazione, andare su WP Mail SMTP " Strumenti. Quindi, fare clic sulla scheda Esportazione in alto.
Per prima cosa, vediamo come esportare i log delle e-mail e i dettagli degli allegati in un foglio di calcolo o in un CSV.
Esportazione degli allegati e-mail in formato CSV o XLSX
Le esportazioni CSV e XLSX includono un link a ciascun file allegato, anziché includere i file stessi. Ciò contribuisce a mantenere le dimensioni del file ridotte. Per prima cosa, selezionare CSV o Microsoft Excel in Tipo di esportazione.
In Informazioni comuni, assicurarsi che la casella di controllo Allegati sia selezionata. In questo modo si aggiungerà una colonna al foglio di calcolo contenente un link diretto a ciascun file salvato.
Se si desidera, è possibile includere ulteriori informazioni e filtrare l'esportazione.
Facendo clic su Scarica file di esportazione, verrà scaricato un file nel formato selezionato nel tipo di esportazione. Quando lo si apre, gli allegati sono elencati nella colonna Allegati.
Come ho detto sopra, il nome del file è stato sostituito con un nome casuale per sicurezza.
Esportazione di allegati e-mail in formato EML
Se si desidera esportare gli allegati stessi, è meglio utilizzare il formato EML. In questo modo, si otterrà un file zip di ogni e-mail, compresi gli allegati originali.
Per esportare le e-mail con i relativi allegati, fare clic su EML nella sezione Tipo di esportazione . I file EML contengono tutti i dettagli del registro, compreso il contenuto dell'e-mail, se si è scelto di salvarlo.
Ora fate clic su Scarica file di esportazione per scaricare tutte le e-mail in formato EML. All'interno del file zip, potrete vedere ogni singolo messaggio di posta elettronica.
Fare clic su qualsiasi e-mail per visualizzare il registro e i relativi allegati. Questo è un modo fantastico per visualizzare in anteprima i modelli di e-mail personalizzati.
Ad esempio, se si utilizza un plugin per la personalizzazione delle e-mail di WooCommerce, è possibile esportare i modelli in formato EML e provare ad aprirli in diversi client di posta elettronica.
Domande frequenti sul salvataggio degli allegati delle e-mail in WordPress
Ecco le risposte alle domande più frequenti che riceviamo sull'archiviazione degli allegati inviati da WordPress.
Dove vengono memorizzati gli allegati delle e-mail?
Quando si attiva la registrazione degli allegati in WP Mail SMTP, i file vengono salvati in modo sicuro nella cartella Uploads standard del sito web (di solito wp-content/uploads/wp-mail-smtp).
Per motivi di sicurezza, il plugin assegna un nome di file randomizzato a ciascun allegato per impedire l'accesso pubblico diretto, ma il nome originale del file sarà sempre visibile nel Registro e-mail per una facile identificazione.
Ho bisogno di WP Mail SMTP Pro per salvare gli allegati?
Sì, la possibilità di salvare, visualizzare ed esportare gli allegati delle e-mail è una funzione inclusa in tutte le licenze di WP Mail SMTP Pro e superiori.
La versione Pro sblocca i Registri e-mail dettagliati, che sono la caratteristica principale che alimenta la funzionalità di archiviazione degli allegati.
Funziona anche per gli allegati inviati dal mio plugin per i moduli di contatto (come WPForms)?
Assolutamente sì. WP Mail SMTP funziona a livello di WordPress, quindi salverà automaticamente gli allegati da qualsiasi plugin che utilizza la funzione standard wp_mail() per inviare le e-mail.
Questo include i più diffusi costruttori di moduli come WPForms, Ninja Forms e Formidable Forms, oltre a plugin di e-commerce come WooCommerce che inviano fatture in PDF.
Cosa succede all'allegato salvato se si elimina la voce di registro dell'e-mail?
Se si elimina una voce di registro delle e-mail dal Registro e-mail SMTP di WP Mail, anche il file allegato corrispondente verrà eliminato definitivamente dal server. L'allegato è direttamente collegato alla voce di registro per garantire che il server non si riempia di file orfani.
Salvare una copia di ogni allegato rallenterà il mio sito web?
No, il processo di salvataggio di un allegato è altamente ottimizzato e ha un impatto trascurabile sulle prestazioni del vostro sito. L'azione avviene in background dopo l'invio dell'e-mail.
Tuttavia, se l'archiviazione di migliaia di file di grandi dimensioni può consumare lo spazio su disco del vostro server, è buona norma rivedere e ripulire periodicamente gli allegati molto vecchi.
Quindi, attivare il monitoraggio delle aperture e dei clic
Ora sapete come salvare gli allegati delle e-mail in WordPress utilizzando il plugin WP Mail SMTP. Già che ci siete, assicuratevi di attivare anche il monitoraggio delle aperture e dei clic.
Il monitoraggio delle aperture e dei clic vi permette di vedere quando le vostre e-mail vengono lette. Per vedere come funziona, date un'occhiata al nostro articolo su come abilitare il monitoraggio delle aperture e dei clic per le e-mail di WordPress. Siete pronti a registrare le vostre e-mail?
Correggete subito le vostre e-mail di WordPress
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