Se tem um negócio em linha e comunica regularmente com clientes, subscritores ou clientes, provavelmente já sabe que a reputação do seu envio de correio eletrónico é tudo.
Uma má reputação significa que as suas mensagens podem acabar em pastas de spam ou ser totalmente bloqueadas, o que pode prejudicar o envolvimento, as vendas e a eficácia geral.
Nesta publicação, partilharei algumas formas simples de monitorizar a sua reputação de correio eletrónico, além de ferramentas que podem facilitar este processo para determinar se os seus e-mails chegam às caixas de entrada ou desaparecem nas pastas de spam.
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Porque é que a monitorização da reputação do e-mail é importante para os utilizadores do WordPress
A reputação associada à sua conta de correio eletrónico pode ser decisiva para a eficácia das suas comunicações, quer se trate de campanhas de marketing, confirmações de encomendas ou inscrições de utilizadores.
Quando a sua reputação é forte, é mais provável que as mensagens de correio eletrónico cheguem à caixa de entrada, garantindo que são vistas e que se toma medidas. No entanto, se a sua reputação for afetada, esses e-mails podem ser assinalados como spam ou bloqueados, o que leva a ligações perdidas, menor envolvimento e potenciais perdas de vendas ou de confiança no sítio.
Para os utilizadores do WordPress, isto é especialmente importante porque muitos de nós utilizamos plug-ins para automatizar processos de correio eletrónico, como o envio de recibos de encomendas, links de reposição de palavras-passe ou boletins informativos de marketing.
Estar atento à reputação do correio eletrónico significa que está a trabalhar ativamente para manter um elevado envolvimento e evitar quaisquer erros que possam prejudicar a credibilidade do seu site. Isto é crucial, especialmente se estiver a planear enviar muitos e-mails durante a Black Friday ou outros períodos de saldos.
Factores importantes que afectam a sua reputação de e-mail
Os fornecedores de correio eletrónico como o Gmail, Outlook e Yahoo avaliam constantemente a reputação de cada remetente. Analisam factores como a frequência com que os seus e-mails são marcados como spam, quantos são devolvidos devido a endereços inválidos e se os destinatários se envolvem com as suas mensagens. Eis alguns outros factores que afectam a sua reputação de correio eletrónico:
Histórico e volume de envio
Uma das coisas essenciais que aprendi sobre a reputação do correio eletrónico é o impacto que o seu histórico de envio e o volume têm. Se estiver a enviar e-mails muito esporadicamente ou se, de repente, enviar um lote enorme, isso levanta bandeiras vermelhas para os fornecedores de e-mail.
Para construir uma reputação forte, é melhor manter um horário consistente, mesmo que isso signifique começar com pouco e aumentar gradualmente o volume à medida que a sua lista cresce. Os e-mails regulares e de confiança mostram que é um remetente fiável, tornando menos provável que as suas mensagens acabem na pasta do lixo.
Um aumento acentuado do volume, em que normalmente envia 1.000 e-mails numa única semana, e depois numa semana envia 15.000, vai fazer com que muitos ISPs olhem duas vezes,
Jaina Mistry, Diretora de Marketing de Marcas e Conteúdos, Litmus.
Reclamações de spam e cancelamentos de subscrição
Nunca é demais sublinhar que as queixas dos utilizadores e as anulações de subscrição afectam diretamente a sua pontuação de reputação. Sempre que alguém marca o seu correio eletrónico como spam, envia uma mensagem aos fornecedores de correio eletrónico de que o seu conteúdo pode não ser bem-vindo.
Para minimizar estas acções, deve certificar-se de que as pessoas querem realmente receber notícias suas. Uma opção de exclusão clara e fácil também ajuda. Afinal de contas, é melhor para alguém cancelar a subscrição do que clicar em "spam".
Consulte este guia para obter mais informações sobre como reduzir a sua taxa de queixas de spam. Tenha em mente que uma taxa típica de reclamações de spam não deve ultrapassar 0,1% a 0,3%.
Taxa de rejeição e endereços inválidos
Estar atento às taxas de rejeição é uma forma simples, mas poderosa, de proteger a reputação do seu correio eletrónico. Taxas de rejeição elevadas, frequentemente causadas por endereços de correio eletrónico inválidos, indicam aos fornecedores que a sua lista pode não estar bem mantida. A limpeza regular da sua lista é a melhor forma de o evitar.
Uma lista limpa reduz as devoluções e mostra aos fornecedores que está a enviar para endereços válidos, ajudando a manter a sua reputação em bom estado. Recomendo a realização regular de verificações de higiene da lista de correio eletrónico. Não espere que as rejeições se acumulem.
Métricas de envolvimento (aberturas, cliques e respostas)
O envolvimento positivo, como elevadas taxas de abertura, cliques e respostas, faz maravilhas pela reputação do correio eletrónico. Os fornecedores consideram estes sinais como prova de que os destinatários consideram os seus e-mails úteis.
Vi de perto como pequenos ajustes, como a criação de uma linha de assunto persuasiva, a alteração do design do seu e-mail, como a utilização do modo escuro, ou a personalização (incluindo o primeiro nome do seu subscritor), podem aumentar as aberturas e os cliques.
Para não mencionar que a inclusão de chamadas para ação (CTAs) claras também incentiva os leitores a envolverem-se mais. Quando as pessoas interagem ativamente com os seus e-mails, é um forte indicador de que está a fornecer valor, o que mantém a sua reputação saudável e os seus e-mails na caixa de entrada.
Ferramentas essenciais para monitorizar a reputação do correio eletrónico
O próprio WordPress não oferece soluções incorporadas especificamente para rastrear a reputação do remetente. Mas não se preocupe, existem muitas ferramentas de terceiros que se integram bem com o WordPress e tornam simples monitorizar o desempenho dos seus e-mails.
1. WP Mail SMTP
Uma das minhas ferramentas preferidas para monitorizar o desempenho do e-mail no WordPress é o WP Mail SMTP. Este plugin é incrivelmente eficaz para lidar com a capacidade de entrega de e-mail diretamente a partir do seu painel de controlo do WordPress.
Se alguma vez teve de lidar com o facto de os e-mails não chegarem aos seus subscritores ou serem assinalados como spam, o WP Mail SMTP pode ser um verdadeiro salva-vidas. Ele liga o seu site a um servidor SMTP adequado para ajudar os seus e-mails a chegar às caixas de entrada dos assinantes.
Com este plugin, pode integrar fornecedores de correio eletrónico populares como o Gmail, Sendinblue e Microsoft Outlook, dando-lhe flexibilidade quanto ao serviço de correio eletrónico que melhor se adequa às suas necessidades.
O que é particularmente útil é que o WP Mail SMTP inclui opções de registo detalhadas. Isto significa que pode acompanhar cada e-mail que o seu site envia, ver se há alguma falha e investigar potenciais problemas à medida que eles surgem.
Através do painel de controlo dos relatórios de correio eletrónico, pode obter informações sobre a capacidade de entrega global das suas mensagens e controlar as taxas de abertura, as taxas de cliques e até a frequência dos erros de entrega.
Mais importante ainda, pode enviar um e-mail de teste através do WP Mail SMTP para determinar se o seu e-mail é autenticado através de SPF, DKIM e DMARC e verificar quaisquer outros problemas de entrega.
Se os seus e-mails desempenham um papel crítico no seu negócio, o WP Mail SMTP é uma excelente forma de obter controlo e garantir que tudo corre bem.
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2. Ferramentas do Google Postmaster
Se o seu público incluir um bom número de utilizadores do Gmail, esta ferramenta é essencial para monitorizar a reputação do remetente e resolver quaisquer problemas com a capacidade de entrega do Gmail.
A configuração das Ferramentas do Google Postmaster é bastante simples. Só precisa de verificar o seu domínio com o Google e, em seguida, está pronto para aceder a uma grande quantidade de dados específicos dos destinatários do Gmail.
Com as Ferramentas do Google Postmaster, obtém informações que podem realmente ajudá-lo a controlar a forma como o Gmail vê os seus e-mails. Uma métrica vital é a taxa de spam, que mostra a percentagem dos seus e-mails que acabam por ser marcados como spam pelos utilizadores.
Estas informações são cruciais porque uma taxa de spam elevada pode indicar ao Gmail que encaminhe mais dos seus e-mails para pastas de spam, afectando a sua reputação ao longo do tempo.
Também verá dados sobre a reputação do IP se enviar e-mails a partir de um IP dedicado, juntamente com informações sobre o ciclo de feedback, que o alertam para queixas de utilizadores que assinalaram os seus e-mails como spam.
Outra métrica útil é o estado da reputação do seu domínio, que lhe permite saber até que ponto o Gmail considera o seu domínio fiável. Uma boa reputação aqui aumenta as suas hipóteses de chegar à caixa de entrada principal em vez de chegar às promoções ou ao spam.
De um modo geral, as Ferramentas do Google Postmaster oferecem uma visão aprofundada especificamente para problemas relacionados com o Gmail, tornando-a uma excelente ferramenta para identificar e melhorar áreas que possam estar a afetar a sua reputação.
3. Pontuação do remetente por validade
O Sender Score da Validity é uma ferramenta gratuita para monitorizar a reputação do seu correio eletrónico. Classifica o endereço IP a partir do qual envia mensagens de correio eletrónico numa escala de 0 a 100.
O que considero mais útil no Sender Score é a forma como decompõe a sua classificação com base na atividade real de correio eletrónico, incluindo factores como queixas de spam e taxas de rejeição.
Quanto mais próxima de 100 for a sua pontuação, melhor será a sua reputação. Um Sender Score elevado significa geralmente que os fornecedores de serviços de Internet (ISPs) consideram os seus e-mails fiáveis.
Se notar uma queda no seu Sender Score, é muitas vezes um sinal para investigar o que poderá estar a correr mal. Talvez muitos utilizadores tenham marcado os seus e-mails como spam ou tenha havido um salto súbito nas devoluções devido a endereços de e-mail inválidos.
Para não mencionar que, como esta ferramenta é amplamente respeitada pelos ISPs, manter um olho no seu Sender Score significa que também está a par do que eles estão a ver.
4. Microsoft SNDS (Smart Network Data Services)
À semelhança do Google Postmaster Tools, que o ajuda a analisar a sua reputação entre os destinatários do Gmail, o SNDS dá-lhe uma visão dos bastidores das contas baseadas na Microsoft, como o Outlook e o Hotmail.
Considerei-o especialmente útil para detetar quaisquer problemas de reputação específicos dos domínios Microsoft, que podem ser mais difíceis de identificar sem este tipo de informação.
Com o SNDS, tem acesso a dados sobre coisas como taxas de queixas de spam, o volume de emails enviados e quaisquer bloqueios que a Microsoft possa ter colocado nos seus emails.
Uma das caraterísticas que mais aprecio no SNDS é o facto de fornecer uma visão dos indicadores de "semáforo" para cada dia, mostrando se os seus e-mails são considerados seguros (verde), suspeitos (amarelo) ou problemáticos (vermelho).
Este tipo de feedback visual facilita o acompanhamento da sua reputação ao longo do tempo e permite verificar se as suas alterações estão a fazer a diferença.
5. Projeto Spamhaus
O Spamhaus é uma das ferramentas mais respeitadas para rastrear o spam e vigiar as ciberameaças, como o phishing e o malware.
Esta ferramenta é incrivelmente útil porque opera várias listas de bloqueio baseadas no DNS, normalmente conhecidas como DNSBLs, que são utilizadas por fornecedores de serviços Internet (ISPs) e servidores de correio eletrónico em todo o mundo.
Utilizando o Spamhaus, pode verificar se o seu endereço IP ou domínio consta de alguma das suas listas de bloqueio. Se vir o seu IP assinalado, é uma forte indicação de que houve atividade relacionada com spam associada ao seu endereço.
Os fornecedores de correio eletrónico baseiam-se frequentemente nestas listas para tomarem decisões rápidas sobre os e-mails que devem ser autorizados e os que devem ser bloqueados, pelo que qualquer problema com o Spamhaus pode fazer com que as suas mensagens acabem nas pastas de spam.
Perguntas frequentes - Monitorizar a reputação do envio de correio eletrónico
A monitorização da reputação do envio de correio eletrónico é um tópico de interesse popular entre os nossos leitores. Aqui estão as respostas a algumas perguntas comuns sobre o assunto:
O que é a reputação de envio de correio eletrónico?
A reputação de envio de correio eletrónico é uma pontuação que os fornecedores de serviços de Internet (ISP) utilizam para avaliar se os seus e-mails devem chegar às caixas de entrada dos utilizadores ou ser marcados como spam.
Esta pontuação depende de factores como a frequência com que as pessoas abrem os seus e-mails, o número de devoluções, queixas de spam e se segue boas práticas de e-mail.
Como posso corrigir a reputação do meu remetente de correio eletrónico?
Para melhorar a sua reputação de remetente de correio eletrónico, comece por limpar a sua lista de correio eletrónico para remover endereços inactivos ou incorrectos.
Envie mensagens de correio eletrónico apenas aos utilizadores que tenham optado por participar e evite utilizar linguagem de spam nas suas linhas de assunto. Monitorize regularmente as suas métricas de correio eletrónico, como taxas de abertura e queixas de spam, e ajuste a sua abordagem com base no que encontrar.
Como verificar a sua reputação de envio?
Pode verificar a sua reputação de envio utilizando ferramentas como Google Postmaster Tools, SenderScore by Validity e Microsoft SNDS.
Estas ferramentas fornecem informações sobre a pontuação do seu endereço IP e feedback sobre a forma como os ISPs vêem os seus e-mails, ajudando-o a identificar quaisquer problemas com a capacidade de entrega.
Quanto tempo é necessário para corrigir a reputação do correio eletrónico?
Melhorar a sua reputação de correio eletrónico demora normalmente algumas semanas. Enviar constantemente e-mails relevantes e de alta qualidade e manter a sua lista actualizada são passos essenciais.
Com esforços constantes, a maioria das melhorias pode ser observada no prazo de um mês, mas o tempo exato varia em função da gravidade dos problemas anteriores.
Em seguida, confira nosso Guia para Iniciantes sobre Entregabilidade de E-mails para Sites WordPress
A razão mais comum para os e-mails não serem entregues a partir de um site WordPress é a configuração padrão do e-mail. Fora da caixa, o WordPress usa a função PHP mail() para enviar e-mails. Consulte este guia para obter uma estratégia completa para melhorar a capacidade de entrega dos seus e-mails.
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